L’Ajuntament de Ripollet ha automatitzat l’explotació de les dades dels tràmits d’Etram per convertir-les en informació estructurada i útil per a la gestió municipal. Aquesta solució permet passar d’una gestió basada en documents a un model orientat a dades, millorant la presa de decisions.
Fins ara, les sol·licituds es gestionaven com a documents PDF, fet que obligava a revisar i tractar manualment la informació i en dificultava l’explotació. Per resoldre-ho, l’ajuntament ha redissenyat els formularis per recollir dades estructurades des de l’origen i ha automatitzat el seu tractament.
Aquesta solució està documentada a l’Observatori dels DigiCanvis com a bona pràctica de l’administració local.
Com funciona?
La solució es basa en l’ús de formularis propis d’Etram que permeten definir i recollir les dades de cada tràmit de forma estructurada des de la sol·licitud, generant automàticament arxius XML amb tota la informació.
Aquests arxius es guarden al gestor documental quan es crea l’assentament de registre i, a partir d’aquí, un agent desenvolupat per l’Ajuntament extreu i transforma aquestes dades per fer-les explotables.
El funcionament del sistema és el següent:
- La persona usuària selecciona el tràmit a processar des d’una interfície web.
- El sistema identifica els assentaments del registre associats a aquest tràmit.
- L’agent recupera els arxius XML generats pels formularis Etram.
- S’aplica un procés automatitzat d’extracció, transformació i càrrega de dades.
- Es genera un fitxer amb les dades estructurades per a l’anàlisi.
Quins són els beneficis?
- Reducció de tasques manuals. S’elimina el tractament manual dels documents.
- Millora de la qualitat de les dades. La informació és coherent i reutilitzable.
- Millor presa de decisions. Es disposa de dades estructurades per crear indicadors i evidències.
- Millora de l’experiència de la ciutadania. Formularis més simples i entenedors.
L’Ajuntament de Ripollet utilitza aquest sistema des de 2024 i ja ha permès processar més de 7.000 assentaments de manera automatitzada. El projecte s’ha realitzat amb recursos propis i sense costos addicionals, demostrant que és possible avançar cap a un model de gestió orientat a la dada de manera eficient i escalable.
Podeu conèixer els aspectes clau a tenir en compte per implantar aquesta iniciativa a la fitxa Automatització de l’explotació de dades dels tràmits d’Etram.
