e-SET

Què és?

El servei “e-SET” va néixer l’any 2012 com un projecte col·laboratiu per a servir un “pack” integrat d’eines i sistema de treball que acompanyi als ajuntaments a travessar la frontera cap a la digitalització, i l’ús eficient de l’administració electrònica, mitjançant:

• Un sistema de treball comú compatible amb elements d’integració arxivística.
• Un conjunt de serveis d’administració electrònica bàsics : registre electrònic, e-TRAM, SEU-e, e-Tauler, e-NOTUM, VIA OBERTA, solucions d’autenticació i signatura, iARXIU.
• La possibilitat d’incorporar un gestor d’expedients que pot ser servit per altres administracions en col·laboració o, a futur (en el seu defecte) per l’AOC
• L’objectiu del Servei e-SET és disposar d’un model d’administració electrònica que vagi més enllà de la utilització singular dels aplicatius produïts per l’AOC, i asseguri que les administracions locals, sobretot de petit format, puguin compartir un sistema de treball que els permeti sumar recursos, minorar costos, i enfortir les seves xarxes de col·laboració, conjuntament amb un millor servei a la ciutadania.

L’e-SET té vocació d’esdevenir un estàndard al territori, i es desenvolupa amb la col·laboració d’altres entitats supramunicipals i implica:

1. un canvi en la metodologia de treball integral i per a tota l’organització.
2. la gestió digital de la informació garantint-se si cal el suport híbrid.
3. l’estructuració de la informació sota criteris objectius, definits, i homogenis no només internament sinó vers les altres administracions que hagin adoptat el model.
4. l’enllaç dels serveis d’administració electrònica de l’AOC amb aquesta metodologia.
5. la transformació dels hàbits de treball dels empleats adscrits a l’organització.
6. la construcció d’un back-office robust per assegurar un front-office òptim.
7. la incorporació dels membres de la corporació (electes) a l’e-administració.
8. la generació de capacitats internes per a mantenir aquesta e-Transformació en el temps.
9. un compromís inter-institucional i amb visió de país.

Beneficis

La implantació de l’e-SET pot aportar enormes beneficis a les organitzacions. Els principals:

1. Millora de la seguretat i satisfacció del treballador públic
2. Optimització del temps del personal administratiu en les seves tasques diàries
3. Accessibilitat per part del persona i electes de tota la documentació, des de qualsevol lloc
4. Increment en la comunicació electrònica entre ajuntament i ciutadans, evitant desplaçaments i donant major agilitat en la gestió i la resposta
5. Apropament de l’equip de govern a la ciutadania, incrementant-se alhora la transparència
6. Millor aprofitament dels recursos

En conclusió, l’e-SET és un servei que permet als ajuntaments compartir model i recursos, ajudant-los a optimitzar les TIC, rendibilitzar costos i millorar els serveis als seus ciutadans.

Sistema de treball

e-SET és un sistema de treball i de gestió comú desenvolupat i propietat del Consorci AOC però que es llicencia en la modalitat de Creative Commons, Reconeixement-NoComercial-CompartirIgual 3.0

El model e-SET té present aspectes que van des la digitalització en origen de tota la documentació de registre, comptar amb sistemes de seguiment d’expedients, l’impuls de la signatura electrònica o de les notificacions electròniques, disposar d’una agenda corporativa en línia, etc, utilitzant de forma intensiva diferents solucions d’administració electrònica proveïdes pel Consorci AOC i altres administracions supramunicipals.

Globalment el que és busca és una millora global en el sistema de treball, -amb l’evident compliment de les normes de procediment administratiu i administració electrònica-, amb la implantació d’un seguit de solucions per a fer el dia a dia de treballadors públics i ciutadans més àgil, i que l’administració electrònica no sigui una trava sinó un benefici per treballadors i ciutadans.

Fases

Els treballs de desplegament de l’e-SET es realitzen mitjançant tasques de consultoria, i  tenen una durada mínima de 3 mesos i màxima de 6 mesos en funció de la situació de partida i el número de treballadors involucrats en el canvi, i sempre es basen en un model estàndard de desplegament que inclou les següents fases:

• Fase d’anàlisi previ: fase on es realitzen els treballs d’auditoria in situ detallada que donen lloc a un informe en el que es fixa l’estratègia personalitzada de desplegament, així com un cronograma proposat
• Fase de desplegament del sistema de treball e-SET: s’inicia el desplegament efectiu del model de treball seguint el cronograma i les tasques acordades, amb la incorporació dels diferents serveis d’administració electrònica proposats. Aquesta fase inclou actuacions de promoció dels serveis electrònics disponibles per a la ciutadania amb els mitjans disponibles per l’ens.
• Fase de tancament: fase d’obtenció i avaluació d’indicadors finals, que hauran de complir En el cas que els indicadors de resultat obtinguts compleixin amb els mínims previstos, l’ens obtindrà un segell de qualitat “Govern digital” otorgat per l’AOC. Aquest segell té una validesa d’un any, podent-se renovar anualment prèvia comprovació del manteniment del model.

La nova versió del model eSET ja està a disposició amb els canvis necessaris per tal de donar compliment a les previsions de la Llei 39/2015 del Procediment Administratiu Comú de les Administracions Públiques.

Més informació sobre el model de treball e-SET (versions actualitzades a 30 de juny del 2018):

• Annex I (quadre de classificació i catàleg de procediments/sèries documentals) obtingut a partir del Quadre de Classificació de Documents Municipals (QdCM) publicat per la Direcció General d’Arxius, Biblioteques, Museus i Patrimoni de la Generalitat de Catalunya, setembre de 2016
• Annex III (models de treball)
• Annex IV (manual d’usuari e-SET amb gestor)
• Annex IV (manual d’usuari e-SET sense gestor)
• Taules mestres del servei e-SET (unitats de treball i tipologies documentals)

Programaris de mercat integrats i operatius sobre el mètode de treball e-SET

El servei e-SET és molt més que tecnologia, ans al contrari, a partir d’un un mètode de treball òptim per ajuntaments petits es recolza en la tecnologia per a millorar al dia a dia de la gestió als ajuntaments.

És evident que una relació propera entre el sistema de treball (mètode) i les solucions que es poden desplegar al territori (vinculades a la clàssica definició de gestió d’expedients), facilitaria encara més el desplegament del model de treball amb totes les seves potencialitats.

Tot i que des de l’AOC no oferim solucions de gestió d’expedients al món local, si que analitzem i publiquem les solucions que ofereix el mercat  adaptades a la metodologia e-SET. A continuació podeu veure el detall de la taula d’homologació de solucions (març 2018).

Cal destacar que amb l’actualització de març de 2018 s’han incorporat la solució anexaClic d’eCityClic (SEMIC) i la Plataforma d’administració electrònica SIMPLIFICA d’ABSIS Berger-Levrault que, juntament amb la plataforma Genesys d’Audifilm, són les tres solucions que presenten un nivell suficient d’adequació funcional amb el mètode de treball e-SET.

I com avancem amb el manteniment i evolució d’aquesta taula?

Una vegada un proveïdor de solucions d’expedients ha treballat en l’adaptació de la seva solució al model e-SET, -seguint la documentació metodològica, els manuals i les especificacions que fixa la taula d’homologació de solucions-, podrà posar-se en contacte amb nosaltres mitjançant el formulari de suport perquè li realitzem l’avaluació de la seva solució.

Aquesta avaluació per part de l’AOC és exhaustiva i actualment no té cost pel proveïdor, però només s’inicia quan els treballs d’adaptació estan completament finalitzats per part del proveïdor, i es disposi de la possibilitat de realitzar una avaluació real de la solució al territori.

Una vegada analitzada la solució, i només en el cas que l’avaluació sigui favorable, es passarà a publicar el proveïdor a la taula d’homologació de solucions, actualitzant-se cada sis mesos.

Cost del servei

Aquest servei comporta un cost per a els ens beneficiaris que està regulat per un preu públic d’acord amb les Condicions específiques de prestació del servei.

Per a més informació sobre el preu públic, podeu consultar l’apartat “Gestío del canvi” a les Condicions de prestació dels serveis AOC.

Estat actual implantació

• Iniciar nous desplegaments del servei al territori.
• Avançar amb la cooperació interadministrativa necessària (diputacions provincials) per oferir conjuntament e-SET al territori.
• Avançar en l’evolució i millora del model per a garantir que continuï esdevenint comú a tot el territori.
• Avançar en els treballs d’auditoria i actualització de la taula d’homologació de solucions e-SET.
• Realitzar pilotatges per disposar d’un model e-SET associat a consells comarcals.