e-SET

Mètode de treball que implanta la digitalització integral de la gestió interna i impulsa la cultura digital de l’organització

Què és?

El servei “e-SET” va néixer l’any 2012 com un projecte col·laboratiu per a servir un “pack” integrat d’eines i sistema de treball que acompanyi als ajuntaments a travessar la frontera cap a la digitalització, i l’ús eficient de l’administració electrònica, mitjançant:

  • Un sistema de treball comú compatible amb elements d’integració arxivística.
  • Un conjunt de serveis d’administració electrònica bàsics : registre electrònic, e-TRAM, SEU-e, e-Tauler, e-NOTUM, VIA OBERTA, solucions d’autenticació i signatura, i-ARXIU.
  • La possibilitat d’incorporar un gestor d’expedients que pot ser servit per altres administracions en col·laboració o, a futur (en el seu defecte) per l’AOC
  • L’objectiu del Servei e-SET és disposar d’un model d’administració electrònica que vagi més enllà de la utilització singular dels aplicatius produïts per l’AOC, i asseguri que les administracions locals, sobretot de petit format, puguin compartir un sistema de treball que els permeti sumar recursos, minorar costos, i enfortir les seves xarxes de col·laboració, conjuntament amb un millor servei a la ciutadania.

L’e-SET té vocació d’esdevenir un estàndard al territori, i es desenvolupa amb la col·laboració d’altres entitats supramunicipals i implica:

  1. un canvi en la metodologia de treball integral i per a tota l’organització.
  2. la gestió digital de la informació garantint-se si cal el suport híbrid.
  3. l’estructuració de la informació sota criteris objectius, definits, i homogenis no només internament sinó vers les altres administracions que hagin adoptat el model.
  4. l’enllaç dels serveis d’administració electrònica de l’AOC amb aquesta metodologia.
  5. la transformació dels hàbits de treball dels empleats adscrits a l’organització.
  6. la construcció d’un back-office robust per assegurar un front-office òptim.
  7. la incorporació dels membres de la corporació (electes) a l’e-administració.
  8. la generació de capacitats internes per a mantenir aquesta e-Transformació en el temps.
  9. un compromís inter-institucional i amb visió de país.

Beneficis

La implantació de l’e-SET pot aportar enormes beneficis a les organitzacions. Els principals:

  1. Millora de la seguretat i satisfacció del treballador públic
  2. Optimització del temps del personal administratiu en les seves tasques diàries
  3. Accessibilitat per part del persona i electes de tota la documentació, des de qualsevol lloc
  4. Increment en la comunicació electrònica entre ajuntament i ciutadans, evitant desplaçaments i donant major agilitat en la gestió i la resposta
  5. Apropament de l’equip de govern a la ciutadania, incrementant-se alhora la transparència
  6. Millor aprofitament dels recursos

En conclusió, l’e-SET és un servei que permet als ajuntaments compartir model i recursos, ajudant-los a optimitzar les TIC, rendibilitzar costos i millorar els serveis als seus ciutadans.

Sistema de treball

e-SET és un sistema de treball i de gestió comú desenvolupat i propietat del Consorci AOC però que es llicencia en la modalitat de Creative Commons, Reconeixement-NoComercial-CompartirIgual 3.0

El model e-SET té present aspectes que van des la digitalització en origen de tota la documentació de registre, comptar amb sistemes de seguiment d’expedients, l’impuls de la signatura electrònica o de les notificacions electròniques, disposar d’una agenda corporativa en línia, etc, utilitzant de forma intensiva diferents solucions d’administració electrònica proveïdes pel Consorci AOC i altres administracions supramunicipals.

Globalment el que és busca és una millora global en el sistema de treball, -amb l’evident compliment de les normes de procediment administratiu i administració electrònica-, amb la implantació d’un seguit de solucions per a fer el dia a dia de treballadors públics i ciutadans més àgil, i que l’administració electrònica no sigui una trava sinó un benefici per treballadors i ciutadans.

Fases

Els treballs de desplegament de l’e-SET es realitzen mitjançant tasques de consultoria, i  tenen una durada mínima de 3 mesos i màxima de 6 mesos en funció de la situació de partida i el número de treballadors involucrats en el canvi, i sempre es basen en un model estàndard de desplegament que inclou les següents fases:

  • Fase d’anàlisi previ: fase on es realitzen els treballs d’auditoria in situ detallada que donen lloc a un informe en el que es fixa l’estratègia personalitzada de desplegament, així com un cronograma proposat
  • Fase de desplegament del sistema de treball e-SET: s’inicia el desplegament efectiu del model de treball seguint el cronograma i les tasques acordades, amb la incorporació dels diferents serveis d’administració electrònica proposats. Aquesta fase inclou actuacions de promoció dels serveis electrònics disponibles per a la ciutadania amb els mitjans disponibles per l’ens.
  • Fase de tancament: fase d’obtenció i avaluació d’indicadors finals, que hauran de complir En el cas que els indicadors de resultat obtinguts compleixin amb els mínims previstos, l’ens obtindrà un segell de qualitat “Govern digital” otorgat per l’AOC. Aquest segell té una validesa d’un any, podent-se renovar anualment prèvia comprovació del manteniment del model.

La nova versió del model eSET ja està a disposició amb els canvis necessaris per tal de donar compliment a les previsions de la Llei 39/2015 del Procediment Administratiu Comú de les Administracions Públiques.

Més informació sobre el model de treball e-SET: Annex III (models de treball)  i Annex IV (manual d’usuari e-SET amb gestor) i Annex IV (manual d’usuari e-SET sense gestor)

Posem també a la vostra disposició l’Annex 1 del manual e-SET (tant per e-SET amb Gestor com sense Gestor), obtingut a partir del Quadre de Classificació de Documents Municipals (QdCM) publicat per la Direcció General d’Arxius, Biblioteques, Museus i Patrimoni de la Generalitat de Catalunya, setembre de 2016.

Programaris de mercat integrats i operatius sobre el mètode de treball e-SET

El servei e-SET és molt més que tecnologia, ans al contrari, a partir d’un un mètode de treball òptim per ajuntaments petits es recolza en la tecnologia per a millorar al dia a dia de la gestió als ajuntaments.

És evident que una relació propera entre el sistema de treball (mètode) i les solucions que es poden desplegar al territori (vinculades a la clàssica definició de gestió expedients), facilitaria encara més el desplegament del model de treball amb totes les seves potencialitats.

Tot i que des de l’AOC no oferim solucions de gestió d’expedients al món local, si que analitzem i publiquem les solucions que ofereix el mercat  adaptades a la metodologia e-SET. A continuació podeu veure el detall de la taula d’homologació de solucions (maig 2017)

Cal destacar que amb l’actualització de maig de 2017 la única solució que presenta un nivell suficient d’adequació funcional amb el mètode de treball e-SET és  Audifilm (amb la seva plataforma d’expedients Genesys).

I com avancem amb el manteniment i evolució d’aquesta taula?

Una vegada un proveïdor de solucions d’expedients ha treballat en l’adaptació de la seva solució al model e-SET, -seguint la documentació metodològica, els manuals i les especificacions que fixa la taula d’homologació de solucions-, podrà posar-se en contacte amb nosaltres mitjançant el formulari de suport perquè li realitzem l’avaluació de la seva solució.

Aquesta avaluació per part de l’AOC és exhaustiva i actualment no té cost pel proveïdor, però només s’inicia quan els treballs d’adaptació estan completament finalitzats per part del proveïdor, i es disposi de la possibilitat de realitzar una avaluació real de la solució al territori.

Una vegada analitzada la solució, i només en el cas que l’avaluació sigui favorable, es passarà a publicar el proveïdor a la taula d’homologació de solucions, actualitzant-se trimestralment (essent els propers períodes de revisió de la mateixa el juliol de 2017 i octubre 2017).

Cost del servei

Aquest servei comporta un cost per a els ens beneficiaris que està regulat per un preu públic d’acord amb les Condicions específiques de prestació del servei.

Per a més informació sobre el preu públic, podeu consultar l’apartat “Gestío del canvi” a les Condicions de prestació dels serveis AOC.

Estat actual implantació

Els treballs portats a terme fins ara han permès tenir el servei desplegat a 47 ajuntaments, 24 ajuntaments en treballs preliminars i 29 ajuntaments que ja tenen programat o en desplegament el servei.
A l’enllaç següent, podeu consultar l’estat detallat d’implantació d’e-SET al territori dels ajuntaments que han finalitzat el seu desplegament.

Full de ruta 2017

  • Iniciar nous desplegaments del servei al territori.
  • Avançar amb la cooperació interadministrativa necessària (diputacions provincials) per oferir conjuntament e-SET al territori.
  • Avançar en l’evolució i millora del model per a garantir que continuï esdevenint comú a tot el territori.
  • Avançar en els treballs d’auditoria i actualització trimestral de la taula d’homologació de solucions e-SET.
  • Realitzar pilotatges per disposar d’un model e-SET associat a consells comarcals.

El servei e-SET és ja una realitat al territori amb gairebé un centenar d’ajuntaments en diferents fases dels treballs, i que compta amb diferents administracions supramunicipals amb la voluntat ferma d’avançar en el seu desplegament territorial.

Des de l’AOC, com a i impulsors i garants del servei e-SET, entenem que ara és el moment de deixar el testimoni principal de desplegament del servei a les diputacions territorials, -que podran dotar els treballs de major agilitat, proximitat, i integració amb serveis propis-, i centrar els nostres esforços en el manteniment i evolució del model de treball.

Així doncs el desplegament del servei e-SET es prioritza als ajuntaments de menys de 5.000 habitants, i s’articula al territori tal i com a continuació s’exposa:

Demarcació de Barcelona

Podeu realitzar la sol·licitud del servei e-SET emplenant el formulari d’alta que s’acompanya, i lliurar-lo al Consorci AOC a través d’EACAT, en concret a l’apartat “Tràmits”, prestador “Consorci AOC”, tràmit “Sol·licitud Serveis AOC”.

Tot i que l’entrada de la sol·licitud es realitzi a través de l’AOC, els treballs de selecció i desplegament del servei es realitzen coordinadament amb la Diputació de Barcelona.

Demarcació de Girona

A la demarcació de Girona el servei e-SET ja porta uns quants anys desplegant-se i el coordina i presta directament la Diputació de Girona. Per a més informació sobre com es presta el servei haureu de contactar amb la Diputació de Girona via l’adreça de correu emunicipis@ddgi.cat

Demarcació de Lleida

Podeu realitzar la sol·licitud del servei e-SET emplenant el formulari d’alta que s’acompanya, i lliurar-lo al Consorci AOC a través d’EACAT, en concret a l’apartat “Tràmits”, prestador “Consorci AOC”, tràmit “Sol·licitud Serveis AOC”.

Tot i que l’entrada de la sol·licitud es realitzi a través de l’AOC, els treballs de selecció i desplegament del servei es realitzen coordinadament amb la Diputació de Lleida.

Demarcació de Tarragona

A la demarcació de Tarragona el Consorci AOC no implantarà el mètode de treball e-SET. Podeu contactar directament amb la Diputació de Tarragona i demanar informació sobre les solucions en aquest àmbit.

Per a qualsevol dubte o aclariment, podeu consultar el Portal de Suport de l’e-SET.

L'Ajuntament de La Vall de Bianya i l'eSET

“L’eSET és la implantació d’un nou sistema de treball que facilita la feina del dia a dia”

Fina Vidal
Ajuntament de la Vall de Bianya

71 ajuntaments

ja estan dins el procés de gestió del canvi

Preparats per fer el pas?

El vostre ens pot estar beneficiar-se dels avantatges d'aquest servei en menys de 15 dies des de l'enviament de la vostra sol·licitud

Connectem

La selecció de l'actualitat d'Administració Oberta a la vostra safata.

  • Aquest camp només és per validació i no s'ha de modificar.
Fet amb tecnologia digital de DeMomentSomTres