e-SET

Mètode de treball provat en 30 ajuntaments petits que implanta la digitalització integral de la gestió interna i impulsa la cultura digital de l’organització

L’impuls de les TIC i l’administració electrònica són factors de progrés i competitivitat, però comporten un canvi en el model tradicional de funcionament de les administracions públiques com a prestadores de serveis a la ciutadania.

En aquest context les administracions, sobretot els ajuntaments de tamany més petit, són els que disposen de majors problemes, principalment de lideratge i mètode per a desplegar una e-transformació capaç, no només de donar resposta a l’assoliment dels drets ciutadans, sinó també per a beneficiar-se de l’ús intensiu de les TIC, l’administració electrònica, i en general de la societat del coneixement.

El Consorci AOC disposa de solucions d’administració electrònica per a poder donar una resposta de qualitat al sector públic, tot ajudant-los a millorar en la seva gestió, i complir amb les diferents lleis associades al desplegament de l’administració electrònica i el procediment administratiu comú fixat, sobretot, en la recent Llei 39/2015, que suposa sobretot al món local un verdader repte tant d’organització interna, com en la seva vessant de relació electrònica amb els ciutadans i empreses.

A la pràctica s’observa que la incorporació de solucions l’administració electrònica implica un esforç per el treballador públic, que normalment no es tradueix en una millora directa en el seu dia a dia. Si el treballador no entén la necessitat i, sobretot, li suposa un increment de la seva càrrega de treball, es generen resistències i, en moltes ocasions, una nul·la o baixa utilització de les solucions d’administració electrònica desplegades des del Consorci AOC i altres entitats supramunicipals.

Els obstacles observats són: 

  1. manca d’un model digital intern en aquestes administracions que doni utilitat a les eïnes que serveix el Consorci AOC, així com altres administracions supramunicipals.
  2. el treballador públic ha de realitzar un esforç individual per incorporar les eïnes, -habitualment amb actuacions aïllades i inconnexes sense trobar recompensa en una millora directa en el seu dia a dia-, el que genera resistències.
  3. moltes administracions locals no han sabut com fixar un objectiu de transformació i impuls de l’administració electrònica malgrat són conscients de la seva importància

Així doncs… què és l’e-SET ?

El servei “e-SET” va néixer l’any 2012 com un projecte col·laboratiu per a servir un “pack” integrat d’eines i sistema de treball que acompanyi als ajuntaments a travessar la frontera cap a la digitalització, i l’ús eficient de l’administració electrònica, mitjançant:

  1. Un sistema de treball comú compatible amb elements d’integració arxivística.
  2. Un conjunt de serveis d’administració electrònica bàsics : registre electrònic, e-TRAM, SEU-e, e-Tauler, e-NOTUM, VIA OBERTA, solucions d’autenticació i signatura, i-ARXIU.
  3. La possibilitat d’incorporar un gestor d’expedients que pot ser servit per altres administracions en col·laboració o, a futur (en el seu defecte) per l’AOC

L’objectiu del Servei e-SET és disposar d’un model d’administració electrònica que vagi més enllà de la utilització singular dels aplicatius produïts per l’AOC, i asseguri que les administracions locals de petit format, puguin compartir un sistema de treball que els permeti sumar recursos, minorar costos, i enfortir les seves xarxes de col·laboració, conjuntament amb un millor servei a la ciutadania.

L’e-SET té vocació d’esdevenir un estàndard al territori, i es desenvolupa amb la col·laboració d’altres entitats supramunicipals i implica:

  1. un canvi en la metodologia de treball integral i per a tota l’organització.
  2. la gestió digital de la informació garantint-se si cal el suport híbrid.
  3. l’estructuració de la informació sota criteris objectius, definits, i homogenis no només internament sinó vers les altres administracions que hagin adoptat el model.
  4. l’enllaç dels serveis d’administració electrònica de l’AOC amb aquesta metodologia.
  5. la transformació dels hàbits de treball dels empleats adscrits a l’organització.
  6. la construcció d’un back-office robust per assegurar un front-office òptim.
  7. la incorporació dels membres de la corporació (electes) a l’e-administració.
  8. la generació de capacitats internes per a mantenir aquesta e-Transformació en el temps.
  9. un compromís inter-institucional i amb visió de país.

Beneficis

La implantació de l’e-SET pot aportar enormes beneficis a les organitzacions. Els principals:

  1. Millora de la seguretat i satisfacció del treballador públic
  2. Optimització del temps del personal administratiu en les seves tasques diàries
  3. Accessibilitat per part del persona i electes de tota la documentació, des de qualsevol lloc
  4. Increment en la comunicació electrònica entre ajuntament i ciutadans, evitant desplaçaments i donant major agilitat en la gestió i la resposta
  5. Apropament de l’equip de govern a la ciutadania, incrementant-se alhora la transparència
  6. Millor aprofitament dels recursos

En conclusió, l’e-SET és un servei que permet als ajuntaments compartir model i recursos, ajudant-los a optimitzar les TIC, rendibilitzar costos i millorar els serveis als seus ciutadans.

Sistema de treball

e-SET és un sistema de treball i de gestió comú desenvolupat i propietat del Consorci AOC però que es llicencia en la modalitat de Creative Commons, Reconeixement-NoComercial-CompartirIgual 3.0

El model e-SET té present aspectes que van des la digitalització en origen de tota la documentació de registre, comptar amb sistemes de seguiment d’expedients, l’impuls de la signatura electrònica o de les notificacions electròniques, disposar d’una agenda corporativa en línia, etc, utilitzant de forma intensiva diferents solucions d’administració electrònica proveïdes pel Consorci AOC i altres administracions supramunicipals.

Globalment el que és busca és una millora global en el sistema de treball, -amb l’evident compliment de les normes de procediment administratiu i administració electrònica-, amb la implantació d’un seguit de solucions per a fer el dia a dia de treballadors públics i ciutadans més àgil, i que l’administració electrònica no sigui una trava sinó un benefici per treballadors i ciutadans. L’e-SET inclou:

  1. La garantia de transversalitat de la informació dins l’organització.
  2. S’implanta per igual a qualsevol àrea funcional-temàtica de l’ajuntament.
  3. Contempla un sistema d’arxiu i classificació dels documents en paper i electrònics.
  4. Garanteix el circuit d’atenció i feedback a incidències ciutadanes.
  5. Articula la substitució del paper com a eina de treball per document electrònic.
  6. Articula la substitució de la rúbrica per signatura digital.
  7. Garanteix l’accés a tota la documentació si es treballa en remot.
  8. Preveu un sistema de indicació de fases bàsiques de tramitació visible a tots els usuaris.
  9. Articula un sistema de control de gestió per venciments dels assumptes responsabilitat de cada treballador.
  10. Preveu un sistema de registre d’activitat pendent de cada treballador.
  11. És apte per rebre qualsevol solució tecnològica (principalment solucions d’expedients).
  12. Potencia l’ús intensiu de les eines i serveis del Consorci AOC.

Fases

Els treballs de desplegament de l’e-SET es realitzen mitjançant tasques de consultoria, i  tenen una durada mínima de 3 mesos i màxima de 6 mesos en funció de la situació de partida i el número de treballadors involucrats en el canvi, i sempre es basen en un model estàndard de desplegament que inclou les següents fases:

  • 1/Fase d’anàlisi previ: fase on es realitzen els treballs d’auditoria in situ detallada que donen lloc a un informe en el que es fixa l’estratègia personalitzada de desplegament, així com un cronograma proposat
  • 2/Fase de desplegament del sistema de treball e-SET: s’inicia el desplegament efectiu del model de treball seguint el cronograma i les tasques acordades, amb la incorporació dels diferents serveis d’administració electrònica proposats. Aquesta fase inclou actuacions de promoció dels serveis electrònics disponibles per a la ciutadania amb els mitjans disponibles per l’ens.
  • 3/Fase de tancament: fase d’obtenció i avaluació d’indicadors finals, que hauran de complir En el cas que els indicadors de resultat obtinguts compleixin amb els mínims previstos, l’ens obtindrà un segell de qualitat “Govern digital” otorgat per l’AOC. Aquest segell té una validesa d’un any, podent-se renovar anualment prèvia comprovació del manteniment del model.

La nova versió del model eSET ja està a disposició amb els canvis necessaris per tal de donar compliment a les previsions de la Llei 39/2015 del Procediment Administratiu Comú de les Administracions Públiques.

Més informació sobre el model de treball e-SET: Annex III (models de treball)  i Annex IV (manual d’usuari e-SET amb gestor) i Annex IV (manual d’usuari e-SET sense gestor)

Posem també a la vostra disposició l’Annex 1 del manual e-SET (tant per e-SET amb Gestor com sense Gestor), obtingut a partir del Quadre de Classificació de Documents Municipals (QdCM) publicat per la Direcció General d’Arxius, Biblioteques, Museus i Patrimoni de la Generalitat de Catalunya, setembre de 2016.

Programaris de mercat integrats i operatius sobre el mètode de treball e-SET

El servei e-SET és molt més que tecnologia, ans al contrari, a partir d’un un mètode de treball òptim per ajuntaments petits es recolza en la tecnologia per a millorar al dia a dia de la gestió als ajuntaments.

És evident que una relació propera entre el sistema de treball (mètode) i les solucions que es poden desplegar al territori (vinculades a la clàssica definició de gestió expedients), facilitaria encara més el desplegament del model de treball amb totes les seves potencialitats.

A partir de la nostra experiència, i essent conscients que des de l’AOC no s’ofereixen solucions de gestió d’expedients, hem avançat en un document que recull aquells aspectes que considerem interessants pels proveïdors, i que entenem que s’haurien de tenir en compte per a fer més òptim l’engranatge entre tecnologia i mètode de treball e-SET.

Més informació sobre el gestors e-SET – Annex V (proposta funcionalitats gestors)

Proposta de prototip d’un gestor e-SET

Derivat dels diferents pilotatges realitzats al territori per avançar en el desplegament del mètode de treball e-SET, les empreses ABSIS (amb la seva solució simplificada d’expedients), i Audifilm (amb la seva solució Genesys), han estat testejades i implementades, i ambdues solucions presenten un nivell suficient d’adequació funcional amb el mètode de treball e-SET.

A continuació podeu veure una taula comparativa d’ambdues solucions a octubre 2016

Cost del servei

Aquest servei comporta un cost per a els ens beneficiaris que està regulat per un preu públic d’acord amb les Condicions específiques de prestació del servei.

Per a més informació sobre el preu públic, podeu consultar l’apartat “Gestío del canvi” a les Condicions de prestació dels serveis AOC.

Estat actual implantació

Els treballs portats a terme fins ara han permès tenir el servei desplegat a 44 ajuntaments. A l’enllaç següent, podeu consultar l’estat detallat d’implantació d’e-SET al territori.

Full de ruta 2016

  • Finalitzar pla de pilotatges e-SET per a poder avançar en un desplegament obert al territori
  • Finalitzar amb el pla d’industrialització del servei
  • Publicar la modalitat i condicions del servei que incloguin els preus públics
  • Oferir una jornada de presentació del servei al  territori
  • Obrir el servei sota modalitat de preu públic
  • Iniciar nous desplegaments del servei al territori

Per sol·licitar el servei e-SET cal emplenar el formulari d’alta i lliurar-lo al Consorci AOC a través d’EACAT, en concret a l’apartat “Tràmits”, prestador “Consorci AOC”, tràmit “Sol·licitud Serveis AOC”

Formulari

Nota: Si sou un municipi de la demarcació de Girona contacteu amb la Diputació de Girona via emunicipis@ddgi.cat per demanar informació sobre el servei.

Per la resta del territori, l’AOC prioritzarà el desplegament dels ajuntaments de menys de 5.000 habitants.

Per a qualsevol dubte o aclariment, podeu consultar el Portal de Suport de l’e-SET.

L'Ajuntament de La Vall de Bianya i l'eSET

“L’eSET és la implantació d’un nou sistema de treball que facilita la feina del dia a dia”

Fina Vidal
Ajuntament de la Vall de Bianya

44 ajuntaments

ja estan dins el procés de gestió del canvi

Preparats per fer el pas?

El vostre ens pot estar beneficiar-se dels avantatges d'aquest servei en menys de 15 dies des de l'enviament de la vostra sol·licitud

Connectem

La selecció de l'actualitat d'Administració Oberta a la vostra safata.

  • Aquest camp només és per validació i no s'ha de modificar.
Fet amb tecnologia digital de DeMomentSomTres