Das Rathaus von Ripollet hat die Auswertung von Daten aus den Verfahren vonEtram Diese Lösung wandelt die Dokumente in strukturierte und nützliche Informationen für die kommunale Verwaltung um. Sie ermöglicht den Übergang von einer dokumentenbasierten zu einer datenorientierten Verwaltung und verbessert so die Entscheidungsfindung.
Bisher wurden Anträge als PDF-Dokumente verwaltet, was eine manuelle Prüfung und Verarbeitung der Informationen erforderte und die Nutzung erschwerte. Um dies zu beheben, hat der Stadtrat die Formulare neu gestaltet, sodass strukturierte Daten direkt aus der Quelle erfasst und deren Verarbeitung automatisiert wird.
Diese Lösung ist im dokumentiertDigiCanvis-Observatorium als bewährte Praxis der lokalen Verwaltung.
Wie es funktioniert?
Die Lösung basiert auf derVerwendung eigener FormulareEtram die ermöglichen Daten für jeden Eingriff auf strukturierte Weise definieren und sammeln Aus der Anfrage werden automatisch XML-Dateien mit allen Informationen generiert.
Diese Dateien werden beim Erstellen des Registrierungseintrags im Dokumentenmanager gespeichert und von dort durch einen vom Stadtrat entwickelten Agenten extrahiert und transformiert, um sie nutzbar zu machen.
Die Funktionsweise des Systems ist wie folgt:
- Der Benutzer wählt die zu verarbeitende Prozedur über eine Weboberfläche aus.
- Das System identifiziert die mit diesem Vorgang verbundenen Registrierungseinträge.
- Der Agent ruft die von den Formularen generierten XML-Dateien ab. Etram.
- Es wird ein automatisierter Prozess zur Datenextraktion, -transformation und -ladung angewendet.
- Es wird eine Datei mit den strukturierten Daten zur Analyse generiert.
Was sind die Vorteile?
- Reduzierung manueller Tätigkeiten. Die manuelle Dokumentenbearbeitung entfällt.
- Verbesserte Datenqualität. Die Informationen sind kohärent und wiederverwendbar.
- Bessere Entscheidungsfindung. Strukturierte Daten stehen zur Verfügung, um Indikatoren und Belege zu erstellen.
- Verbesserung des Bürgererlebnisses. Einfachere und verständlichere Formulare.
Die Stadtverwaltung von Ripollet nutzt dieses System seit 2024 und hat damit bereits über 7.000 Abrechnungen automatisiert abgewickelt. Das Projekt wurde aus eigenen Mitteln und ohne zusätzliche Kosten realisiert und beweist, dass ein datenorientiertes Managementmodell effizient und skalierbar umgesetzt werden kann.
Die wichtigsten Aspekte, die bei der Umsetzung dieser Initiative zu berücksichtigen sind, finden Sie in der Datei Automatisierung der Datenauswertung von VerfahrenEtram.
