El Ayuntamiento de Ripollet ha automatizado la explotación de los datos de los trámites deEtram para convertirlas en información estructurada y útil para la gestión municipal. Esta solución permite pasar de una gestión basada en documentos a un modelo orientado a datos, mejorando la toma de decisiones.
Hasta ahora, las solicitudes se gestionaban como documentos PDF, lo que obligaba a revisar y tratar manualmente la información y dificultaba su explotación. Para resolverlo, el ayuntamiento ha rediseñado los formularios para recabar datos estructurados desde su origen y ha automatizado su tratamiento.
Esta solución está documentada en laObservatorio de los DigiCanvis como buena práctica de la administración local.
¿Cómo funciona?
La solución se basa en eluso de formularios propios deEtram que permiten definir y recoger los datos de cada trámite de forma estructurada desde la solicitud, generando automáticamente archivos XML con toda la información.
Estos archivos se guardan en el gestor documental cuando se crea el asiento de registro y, a partir de ahí, un agente desarrollado por el Ayuntamiento extrae y transforma estos datos para hacerlos explotables.
El funcionamiento del sistema es el siguiente:
- El usuario selecciona el trámite a procesar desde una interfaz web.
- El sistema identifica los asientos del registro asociados a este trámite.
- El agente recupera los archivos XML generados por los formularios Etram.
- Se aplica un proceso automatizado de extracción, transformación y carga de datos.
- Se genera un archivo con los datos estructurados para el análisis.
¿Cuáles son los beneficios?
- Reducción de tareas manuales. Se elimina el tratamiento manual de los documentos.
- Mejora de la calidad de datos. La información es coherente y reutilizable.
- Mejor toma de decisiones. Se dispone de datos estructurados para crear indicadores y evidencias.
- Mejora de la experiencia de la ciudadanía. Formularios más simples y comprensibles.
El Ayuntamiento de Ripollet utiliza este sistema desde 2024 y ya ha permitido procesar más de 7.000 asentamientos de forma automatizada. El proyecto se ha realizado con recursos propios y sin costes adicionales, demostrando que es posible avanzar hacia un modelo de gestión orientado al dato de forma eficiente y escalable.
Puede conocer los aspectos clave a tener en cuenta para implantar esta iniciativa en la ficha Automatización de la explotación de datos de los trámites deEtram.
