Het stadhuis van Ripollet heeft de exploitatie van gegevens uit de procedures geautomatiseerdEtram Om ze om te zetten in gestructureerde en bruikbare informatie voor gemeentelijk beheer. Deze oplossing maakt de overstap mogelijk van documentgebaseerd beheer naar een datagestuurd model, wat de besluitvorming verbetert.
Tot nu toe werden aanvragen beheerd als PDF-documenten, waardoor de informatie handmatig moest worden gecontroleerd en verwerkt, wat het gebruik ervan bemoeilijkte. Om dit op te lossen heeft de gemeenteraad de formulieren opnieuw ontworpen om gestructureerde gegevens rechtstreeks uit de bron te verzamelen en de verwerking ervan te automatiseren.
Deze oplossing is gedocumenteerd in deDigiCanvis Observatorium als een goede praktijk van lokaal bestuur.
Hoe het werkt?
De oplossing is gebaseerd op degebruik van eigen formulierenEtram die het mogelijk maken Definieer en verzamel gegevens voor elke procedure op een gestructureerde manier. Op basis van het verzoek worden automatisch XML-bestanden met alle informatie gegenereerd.
Deze bestanden worden opgeslagen in het documentbeheersysteem wanneer de registratie wordt aangemaakt. Van daaruit haalt een door de gemeente ontwikkelde applicatie de gegevens eruit en bewerkt ze om ze bruikbaar te maken.
De werking van het systeem is als volgt:
- De gebruiker selecteert de uit te voeren procedure via een webinterface.
- Het systeem identificeert de registervermeldingen die aan deze procedure zijn gekoppeld.
- De agent haalt de XML-bestanden op die door de formulieren zijn gegenereerd. Etram.
- Er wordt gebruikgemaakt van een geautomatiseerd proces voor het extraheren, transformeren en laden van gegevens.
- Er wordt een bestand gegenereerd met de gestructureerde gegevens voor analyse.
Wat zijn de voordelen?
- Vermindering van handmatige taken. Handmatige verwerking van documenten wordt geëlimineerd.
- Verbeterde datakwaliteit. De informatie is coherent en herbruikbaar.
- Betere besluitvorming. Gestructureerde data zijn beschikbaar om indicatoren en bewijsmateriaal te genereren.
- De ervaring van de burger verbeteren. Eenvoudigere en begrijpelijker formulieren.
De gemeenteraad van Ripollet gebruikt dit systeem sinds 2024 en heeft er al meer dan 7.000 transacties mee geautomatiseerd kunnen verwerken. Het project is met eigen middelen en zonder extra kosten uitgevoerd, wat aantoont dat een datagestuurd beheermodel efficiënt en schaalbaar kan worden geïmplementeerd.
In het dossier vindt u de belangrijkste aspecten waarmee u rekening moet houden bij de uitvoering van dit initiatief Automatisering van procedures voor data-analyseEtram.
