قاعة مدينة ريبوليت وقد أتمتت عملية استغلال البيانات من إجراءاتEtram لتحويلها إلى معلومات منظمة ومفيدة للإدارة البلدية. يتيح هذا الحل الانتقال من الإدارة القائمة على المستندات إلى نموذج قائم على البيانات، مما يحسن عملية صنع القرار.
حتى الآن، كانت الطلبات تُدار كملفات PDF، مما كان يتطلب مراجعة المعلومات ومعالجتها يدويًا، الأمر الذي كان يُصعّب استخدامها. ولحل هذه المشكلة، أعاد مجلس المدينة تصميم النماذج لجمع البيانات المنظمة من المصدر، وقام بأتمتة معالجتها.
تم توثيق هذا الحل فيمرصد DigiChanges كممارسة جيدة للإدارة المحلية.
كيف تعمل؟
يعتمد الحل علىاستخدام النماذج الخاصةEtram ذلك يسمح تحديد وجمع البيانات لكل إجراء بطريقة منظمة من الطلب، يتم إنشاء ملفات XML تلقائيًا تحتوي على جميع المعلومات.
يتم حفظ هذه الملفات في مدير المستندات عند إنشاء إدخال التسجيل، ومن هناك يقوم وكيل طوره مجلس المدينة باستخراج هذه البيانات وتحويلها لجعلها قابلة للاستغلال.
تشغيل النظام هو كما يلي:
- يختار المستخدم الإجراء المراد معالجته من خلال واجهة الويب.
- يقوم النظام بتحديد إدخالات التسجيل المرتبطة بهذا الإجراء.
- يقوم البرنامج باسترداد ملفات XML التي تم إنشاؤها بواسطة النماذج Etram.
- يتم تطبيق عملية آلية لاستخراج البيانات وتحويلها وتحميلها.
- يتم إنشاء ملف يحتوي على البيانات المنظمة لأغراض التحليل.
ما هي المنافع؟
- تقليل المهام اليدوية. يتم الاستغناء عن المعالجة اليدوية للوثائق.
- تحسين جودة البيانات. المعلومات متسقة وقابلة لإعادة الاستخدام.
- تحسين عملية صنع القرار. تتوفر بيانات منظمة لإنشاء مؤشرات وأدلة.
- تحسين تجربة المواطن. نماذج أبسط وأكثر وضوحاً.
يستخدم مجلس مدينة ريبوليت هذا النظام منذ عام 2024، وقد مكّن بالفعل من معالجة أكثر من 7.000 مستوطنة آلياً. نُفّذ المشروع بموارد المجلس الذاتية ودون تكاليف إضافية، مما يُثبت إمكانية الانتقال إلى نموذج إدارة قائم على البيانات بكفاءة وقابلية للتوسع.
ويمكنك التعرف على الجوانب الرئيسية التي يجب مراعاتها لتنفيذ هذه المبادرة في الملف أتمتة استغلال البيانات في الإجراءاتEtram.
