Repte
Com podem consolidar un model de treball col·laboratiu, eficient i segur que permeti optimitzar l’organització del treball en un entorn híbrid, millorar la coordinació entre equips i facilitar la col·laboració amb agents externs?
Context i problemàtica
Amb la implantació progressiva del teletreball des de 2015 i el seu desplegament generalitzat durant la pandèmia —procés que va culminar amb la definició del Model de treball híbrid i flexible de l’AOC—, es va evidenciar la necessitat de disposar d’un model propi per organitzar el treball col·laboratiu en entorns digitals.
En aquest context, l’AOC ja disposava d’una primera iniciativa, el projecte Endreça, orientada a l’organització de la informació i al suport al treball digital. Tanmateix, aquest model, basat en el servidor de fitxers tradicional i en el correu electrònic com a eina central de comunicació i gestió documental, presentava limitacions rellevants en un context de treball híbrid:
- Fragmentació de la informació i dificultat per identificar la versió vigent dels documents, derivada de l’ús intensiu del correu electrònic i dels adjunts, que generava duplicats i poca transparència en el treball compartit.
- Manca d’eines adequades per a l’edició col·laborativa i la traçabilitat dels canvis, fet que dificultava el treball simultani entre persones i el seguiment de l’evolució dels documents.
- Dificultats en la compartició segura amb col·laboradors externs i absència de criteris homogenis en l’ús de les eines digitals, que provocaven incoherències en la gestió de la informació i limitaven el treball transversal entre equips
A partir del projecte inicial Endreça i de l’experiència acumulada, es va identificar la necessitat d’evolucionar cap a un model més avançat —Endreça 2.0— que permetés:
- estructurar el treball col·laboratiu en el dia a dia de manera clara i ordenada,
- garantir la seguretat i la governança de la informació,
- i assegurar una adopció homogènia del model a tota l’organització.
Solució proposada
Endreça 2.0 és el model de treball col·laboratiu de l’AOC, que redefineix la manera de treballar a partir d’un marc comú, compartit per tota l’organització, basat en l’ús coherent de les eines digitals i en criteris clars de governança.
Aquest model no es limita a incorporar noves eines, sinó que estableix una manera de treballar homogènia, estructurada i orientada a resultats, aplicable a tota l’organització.
Pilars del model
El model s’articula sobre sis pilars, cinc de consolidats i un sisè en evolució:
- Intranet corporativa en SharePoint
És el punt d’accés únic i centralitzat a eines, recursos, plantilles i informació de les diferents àrees. Substitueix l’anterior intranet basada en Confluence i incorpora un model de manteniment federat, en què cada àrea és responsable de mantenir els seus continguts actualitzats, reforçant així la governança del coneixement.
- Equips, canals i grups de xat de Teams
Constitueixen l’espai principal de comunicació i treball col·laboratiu de l’organització, basat en converses, videoconferències i accés integrat a la documentació, substituint progressivament el correu electrònic intern i les eines de missatgeria instantània no corporatives com a canals habituals de coordinació i seguiment del treball.
El model diferencia clarament entre:- equips de Teams, quan cal un espai estable de treball col·laboratiu amb governança documental, canals, gestió de permisos i traçabilitat;
- i grups de xat, quan la necessitat és principalment de comunicació puntual, coordinació ràpida o seguiment informal, sense necessitat d’un espai documental propi.
Aquesta diferenciació permet evitar la proliferació innecessària d’equips, reduir la dependència del correu electrònic intern i d’eines externes de missatgeria instantània (com WhatsApp o Telegram) i afavorir una organització més ordenada, sostenible i fàcil de gestionar.
- Documents al núvol (SharePoint i OneDrive)
Proporcionen un entorn segur per a l’emmagatzematge i l’edició col·laborativa, assegurant una única versió de cada document i facilitant-ne l’accés des de qualsevol ubicació i dispositiu.
- Gestió de projectes i tasques amb JIRA
Permet planificar, fer seguiment i visualitzar l’estat de projectes i tasques, millorant la traçabilitat, la coordinació i la rendició de comptes entre equips.
- Agendes obertes
Afavoreixen la transparència i faciliten la coordinació i la planificació de reunions en un entorn de treball híbrid.
- Intel·ligència artificial (pilar emergent)
L’AOC està incorporant progressivament eines d’intel·ligència artificial com a suport al treball diari, amb l’objectiu de millorar l’eficiència, automatitzar tasques i facilitar la generació de coneixement. Aquest sisè pilar inclou, entre d’altres, l’ús de Copilot com a eina corporativa, així com l’exploració d’altres solucions (com Perplexity, Fabric, NotebookLM o ChatGPT en entorns controlats) per a casos d’ús com la redacció d’actes de reunió, l’anàlisi d’informació o el suport a la presa de decisions.
Aquest desplegament es fa sota directrius clares d’ús, amb criteris de prudència, protecció de dades i supervisió humana, i constitueix una nova evolució del model Endreça cap a un entorn de treball augmentat per la IA.
Aquest model es basa en un principi clau: treballar sempre sobre informació compartida, accessible i actualitzada, amb criteris comuns a tota l’organització.
Governança del model
Endreça 2.0 es fonamenta en un conjunt de decisions estructurals definides des de l’inici per garantir la coherència i la sostenibilitat del model:
- Definició dels equips com a unitat bàsica de treball, alineats amb l’estructura organitzativa.
- Establiment de criteris clars per diferenciar equips orgànics, equips de projecte i grups de xat, amb responsabilitats, configuració i usos definits segons la naturalesa de cada necessitat.
- Utilització dels grups de xat per a converses puntuals, coordinació ràpida o seguiment informal, evitant la creació innecessària d’equips.
- Definició de polítiques d’ús i seguretat des del primer moment.
- Impuls d’un model d’adopció homogeni i compartit per tota l’organització.
- Integració progressiva de les eines en un ecosistema digital coherent, que evoluciona incorporant noves capacitats, inclosa la intel·ligència artificial.
Idea força de la solució: Endreça 2.0 no només introdueix noves eines, sinó que consolida un model de treball col·laboratiu, eficient i segur, que transforma la manera com l’organització es comunica, gestiona la informació i coordina els seus equips, i que evoluciona cap a un futur basat en la intel·ligència augmentada.
Casos d’ús
Endreça 2.0 es concreta en una nova manera de treballar en el dia a dia:
- Treball amb una única versió del document
Els equips comparteixen enllaços en lloc d’adjunts, fet que elimina duplicats i permet la coedició en temps real amb traçabilitat completa dels canvis. Progressivament, aquestes dinàmiques s’enriqueixen amb el suport d’eines d’IA (com Copilot), que faciliten la revisió, síntesi i generació de continguts a partir dels documents compartits. - Accés als documents des dels espais de treball
Els documents es guarden a SharePoint i s’accedeixen des de Teams, evitant la dispersió de la informació i facilitant-ne la localització. Això permet, a més, evolucionar cap a noves capacitats de consulta i explotació intel·ligent de la informació. - Organització coherent d’equips (orgànics o de projecte) i grups de xat
Es distingeixen equips orgànics i equips de projecte, amb criteris clars de creació, ús i responsabilitat, assegurant una estructura ordenada, sostenible i alineada amb l’organització.
Els equips de Teams es creen quan cal disposar d’un espai estable de treball col·laboratiu amb documentació compartida, canals temàtics, governança i traçabilitat.
En canvi, quan la necessitat és principalment de comunicació puntual, coordinació ràpida o seguiment informal, es prioritza l’ús de grups de xat, evitant la proliferació innecessària d’equips i simplificant la gestió de l’ecosistema digital. - Compartició segura amb col·laboradors externs
Els documents es comparteixen amb permisos definits, control d’accés i caducitat dels enllaços, garantint la seguretat i l’encaix jurídic. Aquest model és compatible amb l’ús d’eines d’IA en entorns controlats, seguint criteris de protecció de dades i supervisió humana. - Reducció del correu electrònic
Teams esdevé l’espai principal de coordinació, afavorint converses contextualitzades i transparents vinculades als projectes, i reduint l’ús del correu electrònic com a canal intern de treball. - Millora de la planificació i coordinació
Les agendes obertes permeten conèixer disponibilitats i organitzar reunions de manera més eficient, millorant la coordinació entre equips en un entorn de treball híbrid.
Fases del projecte
1. Exploració i definició del model (2020)
En aquesta fase inicial s’analitzen les necessitats de treball col·laboratiu de l’organització i es defineixen les bases del model, tant a nivell funcional com de governança, en el marc de Microsoft 365.
En concret:
- Es duen a terme sessions de diagnosi (Teamwork Assessment) amb Nextret per analitzar com traslladar el model Endreça a l’entorn Teams.
- Es realitzen formacions en governança Microsoft 365 per definir el model d’equips (orgànics, funcionals i de projecte), els criteris de creació i administració i el rol de SharePoint i OneDrive.
- S’analitzen possibles integracions amb altres eines corporatives (com JIRA o la intranet).
- S’identifiquen riscos i necessitats, especialment en relació amb la col·laboració amb agents externs.
2. Pilot a la Subdirecció d’Estratègia i Innovació (2021)
El model es valida en un entorn real i controlat, que permet testar-ne el funcionament i ajustar-lo abans del desplegament general.
Aquesta fase permet:
- Implementar el model en un primer àmbit de l’organització.
- Validar l’estructura de treball basada en Teams i SharePoint.
- Identificar bones pràctiques i detectar millores operatives necessàries per facilitar-ne l’adopció.
3. Desplegament a tota l’organització (2022–2023)
Un cop validat el model, es desplega de manera progressiva a tota l’organització, combinant la implantació tecnològica amb accions de formació i gestió del canvi.
Les actuacions principals inclouen:
- Migració ordenada dels documents del sistema de fitxers tradicional al núvol.
- Creació dels equips de Teams i definició de l’estructura de SharePoint.
- Formació generalitzada a tota l’organització, tant per a usuaris com per a administradors (10/2022 – 01/2023).
- Creació de l’equip Teams AOCkers: principal mitjà/canal de comunicació interna de l’AOC (9/11/2022).
- Accions de comunicació i suport per facilitar l’adopció del model.
- Replicació estructurada del model Endreça dins l’entorn SharePoint.
4. Consolidació i evolució contínua (2024–2026)
En aquesta fase el model es consolida com a manera habitual de treball i evoluciona de manera contínua per adaptar-se a noves necessitats i oportunitats tecnològiques.
S’impulsen especialment:
- El desplegament de la nova intranet corporativa en SharePoint com a punt central d’accés (15/12/2023).
- El reforç dels criteris de seguretat i compartició de la informació.
- La incorporació progressiva de noves funcionalitats de l’ecosistema Microsoft 365.
- L’impuls d’una cultura col·laborativa mitjançant un nou espai a la Intranet de bones pràctiques i la reactivació del canal de suport endreça 2.0 – AOCkers (13/2/2026).
- La incorporació gradual de tecnologies d’intel·ligència artificial com a nova evolució del model, orientada a millorar l’eficiència i donar suport al treball diari.
Resultats esperats i indicadors d’impacte
Resultats esperats
La implantació d’Endreça 2.0 té com a objectiu millorar el funcionament global de l’organització a partir d’una manera de treballar més col·laborativa, estructurada i eficient.
En concret, s’espera:
- Millorar l’eficiència organitzativa i reduir el temps dedicat a tasques de baix valor.
- Reduir el volum de correu electrònic i la duplicació documental.
- Millorar l’experiència de treball dels equips en entorns híbrids.
- Incrementar la seguretat i el control sobre la informació.
- Impulsar una cultura digital basada en la transparència i la col·laboració.
Indicadors d’impacte
Per valorar l’evolució del model, es defineix un marc d’indicadors orientatius, pensat per observar els canvis en la manera de treballar de l’organització.
En una primera fase, i mentre no es disposa d’un sistema d’indicadors completament sistematitzat, es poden utilitzar indicadors qualitatius i d’observació com:
- Reducció percebuda del correu electrònic intern en processos col·laboratius.
- Increment del treball compartit en Teams i SharePoint en relació amb els arxius locals.
- Millora en la localització i accés a la informació.
- Valoració positiva del model per part dels equips (mitjançant enquestes internes o feedback qualitatiu).
KPIs clau del model (marc de seguiment)
A més, es defineixen cinc KPIs clau que configuren el marc de seguiment del model Endreça 2.0:
- % de documents compartits per enllaç vs adjunt
Indicador del grau d’adopció del treball col·laboratiu. - % de documentació al núvol (SharePoint/OneDrive)
Reflecteix el nivell de centralització i ordre documental. - Ús de Teams vs correu electrònic
Permet observar el canvi en els canals de comunicació. - % de projectes gestionats amb JIRA
Indica el grau de traçabilitat i estructuració del treball. - Satisfacció interna amb el model
Mesura la percepció i acceptació del model per part dels equips.
Aquest conjunt d’indicadors defineix un marc conceptual de seguiment del model, que pot evolucionar progressivament en funció de les necessitats i capacitats de l’organització.
Els indicadors es plantegen com un instrument de millora contínua, no tant de control exhaustiu, prioritzant aquells que aportin valor real a l’organització
Evidències observades des del desplegament (2022–2026)
Des del desplegament del model (2022–2023) i amb la seva progressiva consolidació, s’observen canvis significatius en la manera de treballar de l’organització, que es poden sintetitzar a través dels següents indicadors clau:
| KPI | Què mesura | Com interpretar-lo | Estat actual (2026) |
| % documents compartits per enllaç vs adjunt | Grau d’abandonament del correu amb adjunts | Com més alt, més maduresa en treball col·laboratiu | Reducció del 90% de l’ús de documents adjunts i augment progressiu de la compartició per enllaços. |
| % documentació al núvol (SharePoint/OneDrive) | Nivell de centralització i ordre documental | Indica si s’ha superat el model de fitxers locals | 95% dels documents al núvol. |
| Ús de Teams vs correu electrònic | Canvi en els canals de comunicació | Si Teams creix i el correu baixa, el model funciona | Reducció del 90% del correu intern i augment de la coordinació via Teams/Intranet. |
| % projectes gestionats amb JIRA | Traçabilitat i gestió estructurada del treball | Reflecteix control i visibilitat dels projectes | 100% ús de JIRA en la gestió de projectes i tasques. |
| Satisfacció interna amb el model | Percepció real del personal | Acceptació del canvi | Valoració positiva del model i adopció generalitzada pels equips. Pendent enquesta de satisfacció 2026. |
Aquestes evidències reflecteixen una evolució cap a un model de treball més eficient, estructurat i alineat amb les necessitats d’un entorn híbrid, i constitueixen una base per a un desenvolupament futur d’indicadors més sistematitzats.
Beneficis i conclusions
Beneficis principals
- Millora de l’eficiència organitzativa, reduint tasques de baix valor i facilitant l’accés a la informació.
- Millora de la col·laboració transversal, amb eines i criteris comuns per treballar entre equips.
- Major seguretat i control de la informació, gràcies a la centralització al núvol i a la gestió de permisos.
- Augment de la transparència i la coordinació, amb informació accessible i agendes compartides.
- Impuls de la cultura digital i orientació a resultats, amb un model de treball clar, homogeni i escalable.
Conclusió
Endreça 2.0 s’ha consolidat com el model de treball de l’AOC per estructurar el dia a dia en entorns híbrids, garantint una organització més eficient, ordenada i col·laborativa.
El model combina eines, criteris i governança per facilitar el treball compartit, millorar la coordinació i assegurar la qualitat en la gestió de la informació.
Es tracta d’una iniciativa transferible a altres administracions que vulguin avançar cap a models de treball digitals, estructurats i orientats a resultats, amb una implantació progressiva i adaptada a les seves necessitats.
Bones pràctiques
El model Endreça 2.0 es reforça amb un espai específic de bones pràctiques a la Intranet, que recull píndoles breus, clares i aplicables sobre l’ús de les eines digitals i la gestió del treball.
Aquest espai té com a objectiu:
- facilitar l’adopció del model en el dia a dia,
- resoldre dubtes recurrents de forma pràctica,
- i garantir criteris d’ús comuns a tota l’organització.
Les bones pràctiques aborden temes clau com la compartició segura de documents, l’ús de Teams, la gestió d’agendes, la definició d’objectius o la seguretat digital, entre d’altres.
Es tracta d’un espai viu i evolutiu, que es va actualitzant de manera contínua a partir de les necessitats reals i de l’experiència dels equips, i que contribueix a consolidar hàbits de treball més eficients i coherents.
Exemples de bones pràctiques publicades (2026):
- Seguiment de contractes de proveïdors
- Ús segur de dispositius USB
- Ús adequat dels recursos corporatius digitals
- Política de seguretat i responsabilitats
- Classificació i neteja de documents
- Agendes obertes
- Definició d’objectius
- Gestió del phishing
- Reutilització de materials per a presentacions
- Ús professional de Teams
Estat del projecte
En producció. Implantat a tota l’organització, amb revisió i millora contínua.
Més informació
Documentació relacionada: estudis previs, plecs, presentacions, informes, url prototips, normativa, etc.
- Guia del treball col·laboratiu per a l’administració pública, del Consorci AOC (inclou un recull de bones pràctiques de teletreball, 31/3/2020)
- Guia ràpida per teletreballar amb seguretat – Consorci AOC (18/3/2020)
- Resultats de l’enquesta sobre eines per teletreballar de manera col·laborativa (29/3/2020)
- Moments Govern Digital: Noves formes de treballar a l’administració (23/11/2020)
- Suport M365: Capítol Col·laborar amb Teams, SharePoint i OneDrive.
- CGD2025 – Sessió “Transformant cultura organitzativa model de treball col·laboratiu i cibersegur basat en M365” de l’ICS
- CGD2025 – Sessió “Intranet intel·ligent amb SharePoint365: experiència d’Esparreguera”
Documentació interna:
- Presentació “Pilot Endreça 2.0 a Innovació” (2021)
- PRO035. Gestió de Teams i Sharepoint per a usuaris AOC + Guia del treball col·laboratiu AOC (2022)
- PRO036. Gestió de Teams i SharePoint per a administradors AOC (2022)
- PRO037. Procediment de compartició de documents (2022)
- Nova Intranet AOC (SharePoint) (15/12/2023) – Carme Callés: Pilot “Intranet AOC amb Sharepoint” | General
- Presentació “Model Endreça 2.0 a la reunió de personal” (07/05/2025)
- Nou apartat Bones pràctiques Endreça 2.0 (Intranet) (13/2/2026)