Address 2.0 : le modèle de travail collaboratif, efficace et sécurisé d’AOC

Défi

Comment consolider un modèle de travail collaboratif, efficace et sécurisé qui nous permette d'optimiser l'organisation du travail dans un environnement hybride, d'améliorer la coordination entre les équipes et de faciliter la collaboration avec les acteurs externes ?

Contexte et problème

Avec la mise en place progressive du télétravail depuis 2015 et son déploiement généralisé pendant la pandémie — un processus qui a abouti à la définition du Le modèle de travail hybride et flexible d'AOC—, la nécessité d'avoir notre propre modèle d'organisation du travail collaboratif dans les environnements numériques était évidente.

Dans ce contexte, l’AOC avait déjà lancé une première initiative, le projet Endreça, visant à organiser l’information et à soutenir le travail numérique. Cependant, ce modèle, basé sur le serveur de fichiers traditionnel et le courrier électronique comme outil central de communication et de gestion documentaire, présentait des limites importantes dans un contexte de travail hybride :

• Fragmentation de l'information et difficulté à identifier la version actuelle des documents, résultant de l'utilisation intensive du courrier électronique et des pièces jointes, ce qui a généré des doublons et peu de transparència dans le cadre d'un travail collaboratif.
• Absence d'outils adéquats pour l'édition collaborative et la traçabilité des modificationsce qui rendait difficile le travail simultané des personnes et le suivi de l'évolution des documents.
• Difficultés de partage sécurisé avec des collaborateurs externes et absence de critères homogènes dans l'utilisation des outils numériquesce qui a entraîné des incohérences dans la gestion de l'information et a limité la collaboration interfonctionnelle entre les équipes.

S’appuyant sur le projet initial Endreça et sur l’expérience acquise, la nécessité d’évoluer vers un modèle plus avancé – Endreça 2.0 – a été identifiée, permettant :

• structurer le travail collaboratif au quotidien de manière claire et ordonnée,
• assurer la sécurité et la gouvernance de l'information,
• et assurer une adoption homogène du modèle dans toute l'organisation.

Solution proposée

Endreça 2.0 est le modèle de travail collaboratif de l'AOC, qui redéfinit la manière de travailler en se basant sur un cadre commun, partagé par l'ensemble de l'organisation, fondée sur l’utilisation systématique d’outils numériques et sur des critères de gouvernance clairs.

Ce modèle ne se limite pas à l'intégration de nouveaux outils, mais établit plutôt une méthode de travail. homogène, structuré et axé sur les résultats, applicable à l'ensemble de l'organisation.

Piliers du modèle

Le modèle est basé sur six piliers, cinq consolidées et une sixième en développement :

• Intranet d'entreprise dans SharePoint
  Il s'agit du point d'accès unique et centralisé aux outils, ressources, modèles et informations provenant de différents domaines. Il remplace l'ancien intranet basé sur Confluence et intègre un modèle de maintenance fédérée, dans lequel chaque domaine est responsable de la mise à jour de son contenu, renforçant ainsi la gouvernance des connaissances.

• Équipes, canaux et groupes de discussion dans Teams
  Ils constituent le principal espace de communication et de travail collaboratif de l'organisation, basé sur des conversations, des vidéoconférences et un accès intégré à la documentation. remplaçant progressivement les courriels internes et les outils de messagerie instantanée non professionnels comme canaux réguliers de coordination et de suivi des travaux.
  Le modèle établit clairement une distinction entre :
  • Teams, lorsqu'un espace de travail collaboratif stable avec gouvernance des documents, canaux, gestion des permissions et traçabilité est nécessaire ;
  • et les groupes de discussion, lorsque le besoin est principalement d'une communication rapide, d'une coordination rapide ou d'un suivi informel, sans qu'il soit nécessaire de disposer d'un espace documentaire séparé.
    Cette différenciation nous permet d'éviter la prolifération inutile d'équipes, de réduire la dépendance aux courriels internes et aux outils de messagerie instantanée externes (tels que WhatsApp ou Telegram) et de promouvoir une organisation plus ordonnée, durable et facile à gérer.
    
• Documents dans le cloud (SharePoint et OneDrive)
  Ils offrent un environnement sécurisé pour le stockage et l'édition collaborative, garantissant une version unique de chaque document et facilitant l'accès depuis n'importe quel lieu et appareil.

• Gestion de projets et de tâches avec JIRA
  Il permet de planifier, de suivre et de visualiser l'état d'avancement des projets et des tâches, améliorant ainsi la traçabilité, la coordination et la responsabilisation entre les équipes.

• Ordres du jour ouverts
  Ils privilégient le transparència et faciliter la coordination et la planification des réunions dans un environnement de travail hybride.

• Intelligence artificielle (pilier émergent)
  L'AOC intègre progressivement des outils d'intelligence artificielle pour faciliter le travail quotidien, dans le but d'améliorer l'efficacité, d'automatiser les tâches et de favoriser la production de connaissances. Ce sixième pilier comprend notamment l'utilisation de Copilot comme outil d'entreprise, ainsi que l'exploration d'autres solutions (telles que Perplexity, Fabric, NotebookLM ou ChatGPT dans des environnements contrôlés) pour des cas d'usage comme la rédaction de comptes rendus de réunion, l'analyse d'informations ou l'aide à la décision.
  Ce déploiement est réalisé selon des directives d'utilisation claires, avec des critères de prudence, de protection des données et de supervision humaine, et constitue une nouvelle évolution du modèle Endreça vers un environnement de Travail augmenté par l'IA.

Ce modèle repose sur un principe clé : Toujours travailler sur des informations partagées, accessibles et mises à jour, selon des critères communs à toute l'organisation.

Gouvernance modèle

Endreça 2.0 repose sur un ensemble de décisions structurelles définies dès le départ pour garantir la cohérence et la pérennité du modèle :

• Définition de les équipes comme unité de travail de base, en accord avec la structure organisationnelle.
• Établir des critères clairs pour différencier équipes organiques, équipes de projet et groupes de discussion, avec des responsabilités, une configuration et des usages définis en fonction de la nature de chaque besoin.
• L’utilisation de groupes de discussion pour des conversations ponctuelles, une coordination rapide ou un suivi informel permet d’éviter la création inutile d’équipes.
• Définition de politiques d'utilisation et de sécurité dès le début.
• Boosting d'un modèle deadoption homogène et partagée dans toute l'organisation.
• Intégration progressive des outils dans un écosystème numérique cohérentqui évolue en intégrant de nouvelles capacités, notamment l'intelligence artificielle.

Idée forte de la solution : Address 2.0 introduit non seulement de nouveaux outils, mais consolide également un modèle de travail collaboratif, efficace et sûr, qui transforme la manière dont l'organisation communique, gère l'information et coordonne ses équipes, et qui évolue vers un avenir fondé sur Intelligence accrue.

Cas d'utilisation

Address 2.0 se traduit par une nouvelle façon de travailler au quotidien :

• Travaillez avec une seule version du document
  Les équipes partagent des liens plutôt que des pièces jointes, ce qui élimine les doublons et permet la coédition en temps réel avec une traçabilité complète des modifications. Cette dynamique est de plus en plus enrichie par le soutien d'outils d'IA (tels que Copilot), qui facilitent la révision, la synthèse et la génération de contenu à partir de documents partagés.
• Accès aux documents depuis les espaces de travail
  Les documents sont stockés dans SharePoint et accessibles depuis Teams, ce qui évite la dispersion des informations et facilite leur localisation. Cela permet également d'évoluer vers de nouvelles fonctionnalités d'interrogation et d'exploitation intelligente des données.
• Organisation cohérente des équipes (organiques ou de projet) et des groupes de discussion
  Les équipes organiques et les équipes de projet sont distinguées, avec des critères clairs de création, d'utilisation et de responsabilité, garantissant une structure ordonnée, durable et alignée sur l'organisation.
  On crée des équipes lorsqu'on a besoin d'un espace de travail collaboratif stable avec une documentation partagée, des canaux thématiques, une gouvernance et une traçabilité.
  En revanche, lorsque le besoin porte principalement sur une communication rapide, une coordination efficace ou un suivi informel, l'utilisation de groupes de discussion est privilégiée, évitant ainsi la prolifération inutile d'équipes et simplifiant la gestion de l'écosystème numérique.
• Partage sécurisé avec des collaborateurs externes
  Les documents sont partagés selon des autorisations définies, un contrôle d'accès et une expiration des liens, garantissant ainsi la sécurité et la conformité légale. Ce modèle est compatible avec l'utilisation d'outils d'IA dans des environnements contrôlés, dans le respect des critères de protection des données et sous supervision humaine.
• Réduction des e-mails
  Teams devient le principal espace de coordination, favorisant des conversations contextualisées et transparentes liées aux projets et réduisant l'utilisation du courrier électronique comme canal de travail interne.
• Amélioration de la planification et de la coordination
  Les agendas ouverts permettent de connaître les disponibilités et d'organiser les réunions plus efficacement, améliorant ainsi la coordination entre les équipes dans un environnement de travail hybride.

Phases du projet

1. Exploration et définition du modèle (2020)
Dans cette phase initiale, les besoins de travail collaboratif de l'organisation sont analysés et les bases du modèle sont définies, tant au niveau fonctionnel que de gouvernance, dans le cadre de Microsoft 365.

Spécifiquement:

• Des séances de diagnostic sont réalisées (Évaluation du travail d'équipe) avec Nextret pour analyser comment transférer le modèle Endreça vers l'environnement Teams.
• La formation à la gouvernance de Microsoft 365 vise à définir le modèle d'équipe (organique, fonctionnelle et de projet), les critères de création et d'administration ainsi que le rôle de SharePoint et OneDrive.
• Les intégrations possibles avec d'autres outils d'entreprise (tels que JIRA ou l'intranet) sont analysées.
• Les risques et les besoins sont identifiés, notamment en ce qui concerne la collaboration avec des acteurs externes.

2. Projet pilote au sein de la sous-direction de la stratégie et de l’innovation (2021)
Le modèle est validé dans un environnement réel et contrôlé, ce qui permet de tester et d'ajuster son fonctionnement avant son déploiement général.

Cette phase permet :

• Mettre en œuvre le modèle dans un premier domaine de l'organisation.
• Validez la structure de travail en fonction de Teams et SharePoint.
• Identifier les bonnes pratiques et détecter les améliorations opérationnelles nécessaires pour faciliter leur adoption.

3. Déploiement à l’échelle de l’organisation (2022-2023)
Une fois le modèle validé, il est progressivement déployé dans toute l'organisation, combinant mise en œuvre technologique, formation et actions de gestion du changement.

Les principales actions comprennent :

• Migration ordonnée des documents du système de fichiers traditionnel vers le cloud.
• Création des équipes Teams et définition de la structure SharePoint.
• Formation généralisée dans toute l'organisation, à destination des utilisateurs et des administrateurs (10/2022 – 01/2023).
• Création de l’équipe Teams AOCkers : principal moyen/canal de communication interne de l’AOC (9/11/2022).
• Actions de communication et de soutien pour faciliter l'adoption du modèle.
• Réplication structurée du modèle d'adresse au sein de l'environnement SharePoint.

4. Consolidation et évolution continue (2024–2026)
Dans cette phase, le modèle se consolide en tant que mode de fonctionnement régulier et évolue continuellement pour s'adapter aux nouveaux besoins et aux opportunités technologiques.

Les éléments suivants sont particulièrement encouragés :

• Déploiement du nouvel intranet d'entreprise sur SharePoint comme point d'accès central (15/12/2023).
• Renforcement des critères de sécurité et de partage d'informations.
• L'intégration progressive des nouvelles fonctionnalités de l'écosystème Microsoft 365.
• Promouvoir une culture collaborative grâce à un nouvel espace sur l'Intranet dédié aux bonnes pratiques et à la réactivation du canal de soutien Endreça 2.0 – AOCkers (13/2/2026).
• L'intégration progressive des technologies d'intelligence artificielle constitue une nouvelle évolution du modèle, visant à améliorer l'efficacité et à soutenir le travail quotidien.

Résultats attendus et indicateurs d'impact

Résultats attendus

La mise en œuvre d'Endreça 2.0 vise à améliorer le fonctionnement global de l'organisation grâce à une méthode de travail plus collaborative, structurée et efficace.

Plus précisément, on s'attend à :

• Améliorer l'efficacité organisationnelle et réduire le temps consacré aux tâches à faible valeur ajoutée.
• Réduisez le volume des courriels et la duplication des documents.
• Améliorer l'expérience de travail des équipes dans des environnements hybrides.
• Renforcer la sécurité et le contrôle de l'information.
• Promouvoir une culture numérique fondée sur transparència et la collaboration.

Indicateurs d'impact

Pour évaluer l'évolution du modèle, un cadre d'indicateurs indicatifs, conçu pour observer les changements dans le fonctionnement de l'organisation.

Dans une première phase, et en attendant la disponibilité d'un système d'indicateurs entièrement systématisé, des indicateurs qualitatifs et observationnels peuvent être utilisés, tels que :

• Réduction perçue des courriels internes dans les processus collaboratifs.
• Augmentation du travail collaboratif dans Teams et SharePoint par rapport aux fichiers locaux.
• Amélioration de la situation géographique et de l'accès à l'information.
• Évaluation positive du modèle par les équipes (par le biais d’enquêtes internes ou de retours qualitatifs).

Indicateurs clés de performance (cadre de suivi) du modèle

De plus, cinq indicateurs clés de performance (KPI) sont définis pour configurer le cadre de surveillance du modèle Endreça 2.0 :

• Pourcentage de documents partagés par lien vs par pièce jointe
  Indicateur du degré d'adoption du travail collaboratif.
• % de la documentation dans le cloud (SharePoint/OneDrive)
  Il reflète le niveau de centralisation et d'organisation documentaire.
• Utilisation de Teams plutôt que du courrier électronique
  Cela vous permet d'observer l'évolution des canaux de communication.
• % des projets gérés avec JIRA
  Il indique le degré de traçabilité et de structuration du travail.
• Satisfaction interne à l'égard du modèle
  Il mesure la perception et l'acceptation du modèle par les équipes.

Cet ensemble d'indicateurs définit un cadre conceptuel pour la surveillance des modèlesqui peut évoluer progressivement en fonction des besoins et des capacités de l'organisation.

Les indicateurs sont proposés comme un outil d'amélioration continues'agit moins d'un contrôle exhaustif que de privilégier ceux qui apportent une réelle valeur ajoutée à l'organisation.

Preuves observées depuis le déploiement (2022–2026)

Depuis le déploiement du modèle (2022-2023) et avec sa consolidation progressive, des changements significatifs ont été observés dans le fonctionnement de l'organisation, qui peuvent être résumés par les indicateurs clés suivants :

KPI	Que mesure-t-il ?	Comment l'interpréter	État actuel (2026)
% de documents partagés par lien vs pièce jointe	taux d'abandon des pièces jointes aux e-mails	Plus le niveau est élevé, plus la maturité dans le travail collaboratif est grande.	Réduction de 90 % de l'utilisation des pièces jointes et augmentation progressive du partage via des liens.
% documentation dans le cloud (SharePoint/OneDrive)	Niveau de centralisation et ordre des documents	Indique si le modèle de fichiers locaux a été remplacé.	95 % des documents sont dans le cloud.
Utilisation de Teams plutôt que du courrier électronique	Changement dans les canaux de communication	Si Teams se développe et que le recours aux e-mails diminue, le modèle fonctionne.	Réduction de 90 % des courriels internes et coordination accrue via Teams/Intranet.
% des projets gérés avec JIRA	Traçabilité et gestion structurée du travail	Reflète le contrôle et la visibilité des projets	Utilisation à 100 % de JIRA pour la gestion de projets et de tâches.
Satisfaction interne à l'égard du modèle	Perception réelle du personnel	Accepter le changement	Évaluation positive du modèle et adoption généralisée par les équipes. Enquête de satisfaction prévue en 2026.

Ces éléments témoignent d'une évolution vers un modèle de travail plus efficace, structuré et adapté aux besoins d'un environnement hybride, et constituent une base pour le développement futur d'indicateurs plus systématisés.

Avantages et conclusions

Principaux avantages

• Améliorer l'efficacité organisationnelle, en réduisant les tâches à faible valeur ajoutée et en facilitant l'accès à l'information.
• Améliorer la collaboration interfonctionnelle, avec des outils et des critères communs pour le travail inter-équipes.
• Sécurité et contrôle accrus de l'information, grâce à la centralisation du cloud et à la gestion des autorisations.
• Augmentation de la transparència et coordination, avec des informations accessibles et des agendas partagés.
• Promouvoir la culture numérique et l'orientation vers les résultats, avec un modèle de travail clair, homogène et évolutif.

Conclusion

Endreça 2.0 s'est imposé comme le modèle de travail de l'AOC pour structurer le travail quotidien dans des environnements hybrides, garantissant une organisation plus efficace, ordonnée et collaborative.

Ce modèle combine outils, critères et gouvernance pour faciliter le travail collaboratif, améliorer la coordination et garantir la qualité de la gestion de l'information.

Il s'agit d'une initiative qui peut être transférée à d'autres administrations souhaitant évoluer vers des modèles de travail numériques, structurés et axés sur les résultats, avec une mise en œuvre progressive adaptée à leurs besoins.

Bonnes pratiques

Le modèle Endreça 2.0 est renforcé par un espace spécifique pour bonnes pratiques sur l'intranet, qui comprend des conseils courts, clairs et applicables sur l'utilisation des outils numériques et la gestion du travail.

Cet espace a pour but de :

• faciliter l'adoption du modèle dans la vie quotidienne,
• résoudre les doutes récurrents de manière pratique,
• et garantir des critères d'utilisation communs à l'ensemble de l'organisation.

Les bonnes pratiques abordent des sujets clés tels que le partage sécurisé de documents, l'utilisation de Teams, la gestion de l'agenda, la définition d'objectifs et la sécurité numérique, entre autres.

C'est un espace de vie et d'évolution, qui est constamment mise à jour en fonction des besoins réels et de l'expérience des équipes, et qui contribue à consolider des habitudes de travail plus efficaces et cohérentes.

Exemples de bonnes pratiques publiées (2026) :

• Suivi des contrats fournisseurs
• Utilisation sécurisée des périphériques USB
• Utilisation appropriée des ressources numériques de l'entreprise
• Politique et responsabilités en matière de sécurité
• Classification et nettoyage des documents
• Ordres du jour ouverts
• fixation d'objectifs
• Gestion du phishing
• Réutilisation des documents pour les présentations
• Utilisation professionnelle de Teams

L'état du projet

En production. Mise en œuvre à tous les niveaux de l'organisation, avec un examen et une amélioration continus.

En savoir plus

Documentation associée : études précédentes, spécifications, présentations, rapports, URL des prototypes, réglementations, etc. 

• Guide du travail collaboratif dans l'administration publique, du consortium AOC (comprend un recueil de bonnes pratiques de télétravail, 31/3/2020) 
• Guide rapide pour télétravailler en toute sécurité – Consortium AOC (18/3/2020) 
• Résultats de l'enquête sur les outils de travail collaboratif à distance (29 / 3 / 2020)  
• Moments clés du gouvernement numérique : Nouvelles méthodes de travail au sein de l’administration (23 / 11 / 2020) 
• Assistance M365 : Chapitre Collaborer avec Teams, SharePoint et OneDrive.
• CGD2025 – Session « Transformer la culture organisationnelle en un modèle de travail collaboratif et de cybersécurité basé sur M365 » du ICS
• CGD2025 – Session « Intranet intelligent avec SharePoint365 : l’expérience Esparreguera »

• Présentation "Projet pilote Address 2.0 en matière d'innovation"(2021) 
• PRO035. Gestion des équipes et de SharePoint pour les utilisateurs d'AOC + Guide de travail collaboratif de l'AOC (2022)
• PRO036. Gestion des équipes et de SharePoint pour les administrateurs AOC (2022)
• PRO037. Procédure de partage de documents (2022)
• Déploiement du nouvel Intranet AOC (SharePoint) (15 / 12 / 2023)
• Présentation "Présentation du modèle 2.0 lors de la réunion du personnel» (07/05/2025)
• Nouvelle section Bonnes pratiques Adresse 2.0 (Intranet) (13/2/2026)