Herausforderung

Wie können wir ein kollaboratives, effizientes und sicheres Arbeitsmodell etablieren, das es uns ermöglicht, die Arbeitsorganisation in einem hybriden Umfeld zu optimieren, die Koordination zwischen Teams zu verbessern und die Zusammenarbeit mit externen Partnern zu erleichtern?

Kontext und Problem

Mit der schrittweisen Einführung von Telearbeit seit 2015 und ihrer weitverbreiteten Nutzung während der Pandemie – ein Prozess, der in der Definition von … gipfelte Das hybride und flexible Arbeitsmodell von AOC—, daher war die Notwendigkeit eines eigenen Modells zur Organisation kollaborativer Arbeit in digitalen Umgebungen offensichtlich.

In diesem Kontext hatte die AOC bereits eine erste Initiative, das Projekt Endreça, ins Leben gerufen, das auf die Organisation von Informationen und die Unterstützung digitaler Arbeit abzielte. Dieses Modell, das auf dem traditionellen Dateiserver und E-Mail als zentralem Kommunikations- und Dokumentenverwaltungsinstrument basierte, wies jedoch in einem hybriden Arbeitsumfeld erhebliche Einschränkungen auf:

  • Informationsfragmentierung und Schwierigkeit, die aktuelle Version von Dokumenten zu ermitteln, was auf die intensive Nutzung von E-Mails und Anhängen zurückzuführen ist, die Duplikate und wenig transparència in der gemeinsamen Arbeit.
  • Mangel an geeigneten Werkzeugen für die gemeinsame Bearbeitung und die Nachvollziehbarkeit von ÄnderungenDies erschwerte es den Mitarbeitern, gleichzeitig zu arbeiten und die Entwicklung der Dokumente zu verfolgen.
  • Schwierigkeiten bei der sicheren Zusammenarbeit mit externen Kooperationspartnern und fehlende einheitliche Kriterien bei der Nutzung digitaler WerkzeugeDies führte zu Inkonsistenzen im Informationsmanagement und schränkte die funktionsübergreifende Zusammenarbeit zwischen den Teams ein.

Aufbauend auf dem ursprünglichen Endreça-Projekt und den gesammelten Erfahrungen wurde die Notwendigkeit erkannt, sich zu einem fortschrittlicheren Modell – Endreça 2.0 – weiterzuentwickeln, das Folgendes ermöglichen würde:

  • Die Zusammenarbeit im Team sollte täglich klar und geordnet strukturiert werden.
  • Informationssicherheit und Governance gewährleisten,
  • und eine einheitliche Anwendung des Modells in der gesamten Organisation sicherzustellen.

Vorgeschlagene Lösung

Endreça 2.0 ist das kollaborative Arbeitsmodell der AOC, das die Arbeitsweise auf der Grundlage eines gemeinsamer Rahmen, der von der gesamten Organisation geteilt wird, basierend auf der konsequenten Nutzung digitaler Werkzeuge und klaren Governance-Kriterien.

Dieses Modell beschränkt sich nicht auf die Einbindung neuer Werkzeuge, sondern etabliert vielmehr eine Arbeitsweise. homogen, strukturiert und ergebnisorientiertgilt für die gesamte Organisation.

Säulen des Modells

Das Modell basiert auf sechs Säulenfünf davon sind bereits etabliert, ein sechstes befindet sich in der Entwicklung:

  • Unternehmensintranet in SharePoint
    Es dient als zentraler Zugangspunkt zu Tools, Ressourcen, Vorlagen und Informationen aus verschiedenen Bereichen. Es ersetzt das bisherige Confluence-basierte Intranet und integriert ein föderiertes Wartungsmodell, in dem jeder Bereich für die Aktualisierung seiner Inhalte verantwortlich ist und somit die Wissensgovernance stärkt.
  • Teams, Kanäle und Chatgruppen in Teams
    Sie bilden den zentralen Kommunikations- und Zusammenarbeitsraum der Organisation, basierend auf Gesprächen, Videokonferenzen und integriertem Zugriff auf Dokumente. schrittweise Ersatz interner E-Mail- und nicht-unternehmensinterner Instant-Messaging-Tools als reguläre Kanäle zur Koordinierung und Überwachung der Arbeit.
    Das Modell unterscheidet klar zwischen:
    • Teams, wenn ein stabiler kollaborativer Arbeitsbereich mit Dokumentenverwaltung, Kanälen, Berechtigungsmanagement und Rückverfolgbarkeit benötigt wird;
    • und Chatgruppen, wenn es hauptsächlich um zeitnahe Kommunikation, schnelle Koordination oder informelle Überwachung geht, ohne dass ein separater Dokumentationsbereich erforderlich ist.
      Durch diese Differenzierung können wir die unnötige Vermehrung von Teams vermeiden, die Abhängigkeit von internen E-Mails und externen Instant-Messaging-Tools (wie WhatsApp oder Telegram) reduzieren und eine geordnetere, nachhaltigere und einfacher zu verwaltende Organisation fördern.
  • Dokumente in der Cloud (SharePoint und OneDrive)
    Sie bieten eine sichere Umgebung für die Speicherung und gemeinsame Bearbeitung, gewährleisten eine einzige Version jedes Dokuments und ermöglichen den Zugriff von jedem Ort und Gerät aus.
  • Projekt- und Aufgabenmanagement mit JIRA
    Es ermöglicht Ihnen, den Status von Projekten und Aufgaben zu planen, zu verfolgen und zu visualisieren und verbessert so die Rückverfolgbarkeit, Koordination und Verantwortlichkeit zwischen den Teams.
  • Offene Tagesordnungen
    Sie bevorzugen die transparència und die Koordination und Planung von Meetings in einem hybriden Arbeitsumfeld zu erleichtern.
  • Künstliche Intelligenz (neue Säule)
    Das AOC integriert zunehmend KI-Tools zur Unterstützung der täglichen Arbeit, um die Effizienz zu steigern, Aufgaben zu automatisieren und die Wissensgenerierung zu fördern. Diese sechste Säule umfasst unter anderem den Einsatz von Copilot als unternehmensweites Tool sowie die Erprobung anderer Lösungen (wie Perplexity, Fabric, NotebookLM oder ChatGPT in kontrollierten Umgebungen) für Anwendungsfälle wie das Verfassen von Besprechungsprotokollen, die Informationsanalyse oder die Entscheidungsfindung.
    Diese Implementierung erfolgt unter klaren Nutzungsrichtlinien, unter Berücksichtigung von Sorgfalt, Datenschutz und menschlicher Aufsicht, und stellt eine Weiterentwicklung des Endreça-Modells hin zu einem Umfeld dar, KI-gestützte Arbeit.

Dieses Modell basiert auf einem Schlüsselprinzip: Arbeiten Sie stets mit gemeinsam genutzten, zugänglichen und aktuellen Informationen, die unter Einhaltung einheitlicher Kriterien im gesamten Unternehmen verfügbar sind.

Modellsteuerung

Endreça 2.0 basiert auf einer Reihe von strukturellen Entscheidungen, die von Anfang an festgelegt wurden, um die Kohärenz und Nachhaltigkeit des Modells zu gewährleisten:

  • Definition von Teams als grundlegende Arbeitseinheit, abgestimmt auf die Organisationsstruktur.
  • Festlegung klarer Kriterien zur Unterscheidung Organische Teams, Projektteams und Chatgruppen, wobei Verantwortlichkeiten, Konfiguration und Verwendungszweck je nach Art des jeweiligen Bedarfs definiert werden.
  • Nutzung von Chatgruppen für einmalige Gespräche, schnelle Koordination oder informelle Überwachung, wodurch die unnötige Bildung von Teams vermieden wird.
  • Definition von Nutzungs- und Sicherheitsrichtlinien von Anfang an.
  • Förderung eines Modellshomogene und gemeinsame Übernahme in der gesamten Organisation.
  • Progressive Integration von Werkzeugen in ein kohärentes digitales Ökosystem, das sich durch die Integration neuer Fähigkeiten, einschließlich künstlicher Intelligenz, weiterentwickelt.

Starke Lösungsidee: Address 2.0 führt nicht nur neue Werkzeuge ein, sondern konsolidiert auch eine kollaboratives, effizientes und sicheres Arbeitsmodell, wodurch die Art und Weise, wie die Organisation kommuniziert, Informationen verwaltet und ihre Teams koordiniert, verändert wird und die sich in Richtung einer Zukunft entwickelt, die auf gesteigerte Intelligenz.

Anwendungsfälle

Address 2.0 verkörpert sich in einer neuen Arbeitsweise im Arbeitsalltag:

  • Arbeiten Sie mit einer einzigen Version des Dokuments.
    Teams teilen Links statt Anhänge, wodurch Duplikate vermieden und die gemeinsame Bearbeitung in Echtzeit mit vollständiger Nachvollziehbarkeit der Änderungen ermöglicht wird. Diese Dynamik wird zunehmend durch KI-Tools (wie Copilot) unterstützt, die die Überprüfung, Synthese und Generierung von Inhalten aus geteilten Dokumenten erleichtern.
  • Zugriff auf Dokumente aus Arbeitsbereichen
    Dokumente werden in SharePoint gespeichert und über Teams abgerufen. Dadurch wird die Streuung von Informationen verhindert und deren Auffinden erleichtert. Dies ermöglicht zudem die Weiterentwicklung hin zu neuen Funktionen für die Abfrage und intelligente Nutzung von Informationen.
  • Kohärente Organisation von Teams (organisch oder projektbezogen) und Chatgruppen
    Organische Teams und Projektteams werden unterschieden, wobei klare Kriterien für Bildung, Einsatz und Verantwortlichkeit gelten, um eine geordnete, nachhaltige und auf die Organisation abgestimmte Struktur zu gewährleisten.
    Teams werden erstellt, wenn ein stabiler, kollaborativer Arbeitsbereich mit gemeinsamer Dokumentation, thematischen Kanälen, Governance und Rückverfolgbarkeit benötigt wird.
    Wenn es hingegen vor allem um zeitnahe Kommunikation, schnelle Koordination oder informelle Überwachung geht, wird der Einsatz von Chatgruppen priorisiert, um eine unnötige Vermehrung von Teams zu vermeiden und die Verwaltung des digitalen Ökosystems zu vereinfachen.
  • Sichere gemeinsame Nutzung mit externen Mitarbeitern
    Dokumente werden mit definierten Berechtigungen, Zugriffskontrolle und Ablaufdatum der Links geteilt, um Sicherheit und Rechtskonformität zu gewährleisten. Dieses Modell ist mit dem Einsatz von KI-Tools in kontrollierten Umgebungen unter Einhaltung der Datenschutzbestimmungen und menschlicher Aufsicht kompatibel.
  • E-Mail-Reduzierung
    Teams wird zum zentralen Koordinierungsraum, der kontextbezogene und transparente Gespräche im Zusammenhang mit Projekten fördert und die Nutzung von E-Mails als internen Arbeitskanal reduziert.
  • Verbesserte Planung und Koordination
    Offene Tagesordnungen ermöglichen es Ihnen, die Verfügbarkeit zu prüfen und Besprechungen effizienter zu organisieren, wodurch die Koordination zwischen Teams in einem hybriden Arbeitsumfeld verbessert wird.

Phasen des Projekts

1. Erkundung und Definition des Modells (2020)
In dieser ersten Phase werden die Anforderungen der Organisation an die Zusammenarbeit analysiert und die Grundlagen des Modells sowohl auf funktionaler Ebene als auch auf Governance-Ebene im Rahmen von Microsoft 365 definiert.

Speziell:

  • Diagnostische Sitzungen werden durchgeführt (Teamwork-Bewertung) mit Nextret zu analysieren, wie das Endreça-Modell in die Teams-Umgebung übertragen werden kann.
  • Im Rahmen des Microsoft 365 Governance-Trainings werden das Teammodell (organisch, funktional und projektbezogen), die Erstellungs- und Verwaltungskriterien sowie die Rolle von SharePoint und OneDrive definiert.
  • Es werden mögliche Integrationen mit anderen Unternehmenstools (wie JIRA oder dem Intranet) analysiert.
  • Risiken und Bedürfnisse werden identifiziert, insbesondere im Hinblick auf die Zusammenarbeit mit externen Akteuren.

2. Pilotprojekt in der Unterdirektion Strategie und Innovation (2021)
Das Modell wird in einer realen, kontrollierten Umgebung validiert, wodurch seine Funktionsweise vor dem allgemeinen Einsatz getestet und angepasst werden kann.

Diese Phase ermöglicht Folgendes:

  • Implementieren Sie das Modell in einem ersten Bereich der Organisation.
  • Validieren Sie die Arbeitsstruktur auf Basis von Teams und SharePoint.
  • Identifizieren Sie bewährte Vorgehensweisen und ermitteln Sie die notwendigen betrieblichen Verbesserungen, um deren Übernahme zu erleichtern.

3. Unternehmensweite Einführung (2022–2023)
Sobald das Modell validiert ist, wird es schrittweise in der gesamten Organisation eingeführt, wobei die technologische Umsetzung mit Schulungs- und Veränderungsmanagementmaßnahmen kombiniert wird.

Zu den wichtigsten Maßnahmen gehören:

  • Geordnete Migration von Dokumenten vom traditionellen Dateisystem in die Cloud.
  • Erstellung von Teams-Teams und Definition der SharePoint-Struktur.
  • Allgemeine Schulungen für die gesamte Organisation, sowohl für Benutzer als auch für Administratoren (10/2022 – 01/2023).
  • Gründung des Teams AOCkers: wichtigstes internes Kommunikationsmedium/-kanal des AOC (9.11.2022).
  • Kommunikations- und Unterstützungsmaßnahmen zur Erleichterung der Übernahme des Modells.
  • Strukturierte Replikation des Adressmodells innerhalb der SharePoint-Umgebung.

4. Konsolidierung und kontinuierliche Weiterentwicklung (2024–2026)
In dieser Phase festigt sich das Modell als reguläre Arbeitsweise und entwickelt sich kontinuierlich weiter, um sich an neue Bedürfnisse und technologische Möglichkeiten anzupassen.

Folgendes wird besonders empfohlen:

  • Die Einführung des neuen Firmenintranets auf SharePoint als zentralem Zugriffspunkt (15.12.2023).
  • Verschärfung der Sicherheits- und Informationsaustauschkriterien.
  • Die schrittweise Integration neuer Funktionalitäten des Microsoft 365-Ökosystems.
  • Förderung einer kollaborativen Kultur durch einen neuen Bereich im Intranet für bewährte Verfahren und die Reaktivierung des Supportkanals Endreça 2.0 – AOCkers (13.02.2026).
  • Die schrittweise Integration von Technologien der künstlichen Intelligenz als neue Evolutionsstufe des Modells zielt darauf ab, die Effizienz zu steigern und die tägliche Arbeit zu unterstützen.

Erwartete Ergebnisse und Wirkungsindikatoren

Erwartete Ergebnisse

Die Implementierung von Endreça 2.0 zielt darauf ab, die Gesamtfunktionalität der Organisation durch eine kollaborativere, strukturiertere und effizientere Arbeitsweise zu verbessern.

Konkret wird Folgendes erwartet:

  • Verbessern Sie die organisatorische Effizienz und reduzieren Sie den Zeitaufwand für Aufgaben mit geringem Wert.
  • Reduzierung des E-Mail-Aufkommens und der Dokumentenduplizierung.
  • Verbesserung des Arbeitserlebnisses von Teams in hybriden Arbeitsumgebungen.
  • Erhöhung der Sicherheit und Kontrolle über Informationen.
  • Förderung einer digitalen Kultur, die auf der transparència und Zusammenarbeit.

Wirkungsindikatoren

Um die Entwicklung des Modells zu beurteilen, Rahmen von Indikativindikatoren, das darauf ausgelegt ist, Veränderungen in der Arbeitsweise der Organisation zu beobachten.

In einer ersten Phase, solange noch kein vollständig systematisiertes Indikatorensystem zur Verfügung steht, können qualitative und beobachtende Indikatoren wie die folgenden verwendet werden:

  • Wahrgenommene Reduzierung des internen E-Mail-Aufkommens in kollaborativen Prozessen.
  • Zunahme der gemeinsamen Arbeit in Teams und SharePoint im Verhältnis zu lokalen Dateien.
  • Verbesserung der Lage und des Zugangs zu Informationen.
  • Positive Bewertung des Modells durch die Teams (durch interne Umfragen oder qualitatives Feedback).

Modell der wichtigsten KPIs (Überwachungsrahmen)

Darüber hinaus werden fünf wichtige KPIs definiert, die den Überwachungsrahmen des Endreça 2.0-Modells konfigurieren:

  • Prozentsatz der per Link geteilten Dokumente im Vergleich zu Anhängen
    Indikator für den Grad der Akzeptanz kollaborativer Arbeitsweisen.
  • % der Dokumentation in der Cloud (SharePoint/OneDrive)
    Es spiegelt den Grad der Zentralisierung und der Dokumentenordnung wider.
  • Teams statt E-Mail nutzen
    Es ermöglicht Ihnen, die Veränderungen in den Kommunikationskanälen zu beobachten.
  • Prozentsatz der mit JIRA verwalteten Projekte
    Es zeigt den Grad der Rückverfolgbarkeit und Strukturierung der Arbeit an.
  • Interne Zufriedenheit mit dem Modell
    Es misst die Wahrnehmung und Akzeptanz des Modells durch die Teams.

Diese Indikatorengruppe definiert eine konzeptioneller Rahmen für die Modellüberwachung, die sich je nach Bedarf und Fähigkeiten der Organisation schrittweise weiterentwickeln können.

Die Indikatoren werden als ein Werkzeug zur kontinuierlichen Verbesserungweniger eine umfassende Kontrolle, sondern vielmehr die Priorisierung derjenigen, die dem Unternehmen einen echten Mehrwert bieten.

Erkenntnisse seit dem Einsatz (2022–2026)

Seit der Einführung des Modells (2022–2023) und seiner fortschreitenden Konsolidierung wurden signifikante Veränderungen in der Arbeitsweise der Organisation beobachtet, die sich anhand der folgenden Schlüsselindikatoren zusammenfassen lassen:

KPIWas misst es?Wie man es interpretiertAktueller Stand (2026)
% der per Link geteilten Dokumente im Vergleich zu AnhängenAbbruchrate von E-Mail-AnhängenJe höher der Wert, desto reifer die Zusammenarbeit.90% Reduzierung der Verwendung von Anhängen und stetige Zunahme des Teilens über Links.
% Dokumentation in der Cloud (SharePoint/OneDrive)Zentralisierungsgrad und DokumentenordnungGibt an, ob das lokale Dateimodell überschrieben wurde.95 % der Dokumente befinden sich in der Cloud.
Teams statt E-Mail nutzenVeränderung der KommunikationskanäleWenn Teams wächst und E-Mails an Bedeutung verlieren, funktioniert das Modell.90% Reduzierung des internen E-Mail-Aufkommens und verbesserte Koordination über Teams/Intranet.
% der mit JIRA verwalteten ProjekteRückverfolgbarkeit und strukturiertes ArbeitsmanagementSpiegelt Kontrolle und Transparenz von Projekten wider100%ige Nutzung von JIRA im Projekt- und Aufgabenmanagement.
Interne Zufriedenheit mit dem ModellTatsächliche Wahrnehmung des PersonalsAkzeptanz von VeränderungenDas Modell wurde positiv bewertet und findet breite Anwendung in den Teams. Eine Zufriedenheitsumfrage steht 2026 aus.

Diese Erkenntnisse spiegeln eine Entwicklung hin zu einem effizienteren, strukturierteren und besser auf die Bedürfnisse eines hybriden Umfelds abgestimmten Arbeitsmodell wider und bilden eine Grundlage für die zukünftige Entwicklung systematischerer Indikatoren.

Vorteile und Schlussfolgerungen

Hauptvorteile

  • Verbesserung der Organisationseffizienz, wodurch Aufgaben mit geringem Wert reduziert und der Zugang zu Informationen erleichtert werden.
  • Verbesserung der funktionsübergreifenden Zusammenarbeitmit gemeinsamen Werkzeugen und Kriterien für die Zusammenarbeit zwischen Teams.
  • Mehr Sicherheit und Kontrolle über InformationenDank Cloud-Zentralisierung und Berechtigungsverwaltung.
  • Zunahme der transparència und Koordinationmit leicht zugänglichen Informationen und gemeinsamen Zielen.
  • Förderung einer digitalen Kultur und Ergebnisorientierungmit einem klaren, einheitlichen und skalierbaren Arbeitsmodell.

Fazit

Endreça 2.0 hat sich als Arbeitsmodell der AOC für die Strukturierung des Arbeitsalltags in hybriden Umgebungen etabliert und gewährleistet eine effizientere, geordnetere und kollaborativere Organisation.

Das Modell kombiniert Werkzeuge, Kriterien und Governance, um die Zusammenarbeit zu erleichtern, die Koordination zu verbessern und die Qualität im Informationsmanagement sicherzustellen.

Dies ist eine Initiative, die auf andere Verwaltungen übertragen werden kann, die sich in Richtung digitaler, strukturierter und ergebnisorientierter Arbeitsmodelle bewegen wollen, wobei die Umsetzung schrittweise an ihre Bedürfnisse angepasst wird.

Gute Praktiken

Das Endreça 2.0-Modell ist mit einem speziellen Raum für Bewährte Praktiken im Intranet, das kurze, klare und anwendbare Tipps zur Nutzung digitaler Werkzeuge und zum Arbeitsmanagement enthält.

Dieser Bereich hat folgende Ziele:

  • die Übernahme des Modells im Alltag erleichtern,
  • Wiederkehrende Zweifel auf praktische Weise lösen,
  • und die Einhaltung einheitlicher Nutzungskriterien innerhalb der gesamten Organisation zu gewährleisten.

Bewährte Verfahren behandeln wichtige Themen wie die sichere gemeinsame Nutzung von Dokumenten, die Nutzung von Teams, das Agenda-Management, die Zielsetzung und die digitale Sicherheit.

Das ist ein Wohn- und Entwicklungsraum, das kontinuierlich auf der Grundlage der tatsächlichen Bedürfnisse und Erfahrungen der Teams aktualisiert wird und dazu beiträgt, effizientere und kohärentere Arbeitsgewohnheiten zu festigen.

Beispiele für veröffentlichte bewährte Verfahren (2026):

  • Überwachung von Lieferantenverträgen
  • Sichere Verwendung von USB-Geräten
  • Angemessene Nutzung digitaler Unternehmensressourcen
  • Sicherheitspolitik und Verantwortlichkeiten
  • Dokumentenklassifizierung und -bereinigung
  • Offene Tagesordnungen
  • Zielsetzung
  • Phishing-Management
  • Wiederverwendung von Materialien für Präsentationen
  • Professionelle Nutzung von Teams

Projekt-Status

In Produktion Im gesamten Unternehmen implementiert, mit kontinuierlicher Überprüfung und Verbesserung.

Weitere Informationen

Zugehörige Dokumentation: frühere Studien, Spezifikationen, Präsentationen, Berichte, Prototyp-URLs, Vorschriften usw. 

Geschlossenes Vorhängeschloss

Interne Dokumentation (Zugriff nur für AOC-Mitarbeiter):