تحد

كيف يمكننا ترسيخ نموذج عمل تعاوني وفعال وآمن يسمح لنا بتحسين تنظيم العمل في بيئة هجينة، وتحسين التنسيق بين الفرق، وتسهيل التعاون مع الجهات الخارجية؟

السياق والمشكلة

مع التطبيق التدريجي للعمل عن بُعد منذ عام 2015 وانتشاره الواسع خلال الجائحة - وهي عملية توجت بتحديد نموذج العمل الهجين والمرن لشركة AOC—، كانت الحاجة إلى نموذجنا الخاص لتنظيم العمل التعاوني في البيئات الرقمية واضحة.

في هذا السياق، كانت لدى منظمة العمل المدني (AOC) مبادرة أولى، وهي مشروع "إندريكا"، الذي يهدف إلى تنظيم المعلومات ودعم العمل الرقمي. ومع ذلك، فإن هذا النموذج، القائم على خادم الملفات التقليدي والبريد الإلكتروني كأداة مركزية للتواصل وإدارة المستندات، يُظهر قيودًا كبيرة في بيئة العمل الهجينة.

  • تشتت المعلومات وصعوبة تحديد النسخة الحالية من الوثائقنتيجة للاستخدام المكثف للبريد الإلكتروني والمرفقات، مما أدى إلى توليد نسخ مكررة وقليلة transparència في العمل المشترك.
  • عدم وجود أدوات كافية للتحرير التعاوني وتتبع التغييراتمما جعل من الصعب على الناس العمل في وقت واحد ومراقبة تطور الوثائق.
  • صعوبات في المشاركة الآمنة مع المتعاونين الخارجيين، وغياب معايير متجانسة في استخدام الأدوات الرقميةمما تسبب في تناقضات في إدارة المعلومات وتقييد العمل متعدد الوظائف بين الفرق

استنادًا إلى مشروع إندريكا الأولي والخبرة المتراكمة، تم تحديد الحاجة إلى التطور نحو نموذج أكثر تقدمًا - إندريكا 2.0 - والذي من شأنه أن يسمح بما يلي:

  • تنظيم العمل التعاوني بشكل يومي بطريقة واضحة ومنظمة،
  • ضمان أمن المعلومات وحوكمتها،
  • وضمان اعتماد النموذج بشكل متجانس في جميع أنحاء المنظمة.

الحل المقترح

إندريكا 2.0 هو نموذج العمل التعاوني الخاص بـ AOC، والذي يعيد تعريف طريقة العمل بناءً على إطار عمل مشترك، تشترك فيه المنظمة بأكملها، استنادًا إلى الاستخدام المتسق للأدوات الرقمية ومعايير الحوكمة الواضحة.

لا يقتصر هذا النموذج على دمج أدوات جديدة، بل يرسخ طريقة عمل متجانسة، ومنظمة، وموجهة نحو النتائج، ينطبق على المنظمة بأكملها.

ركائز النموذج

يعتمد النموذج على ستة أعمدةخمسة منها تم دمجها وواحدة قيد التطوير:

  • شبكة إنترانت للشركة في SharePoint
    إنها نقطة وصول مركزية واحدة للأدوات والموارد والقوالب والمعلومات من مختلف الأقسام. وهي تحل محل شبكة الإنترانت السابقة القائمة على منصة Confluence، وتتضمن نموذج صيانة موحد، حيث يكون كل قسم مسؤولاً عن تحديث محتواه، مما يعزز إدارة المعرفة.
  • الفرق والقنوات ومجموعات الدردشة في Teams
    تشكل هذه المساحات المساحة الرئيسية للمنظمة للتواصل والعمل التعاوني، وتعتمد على المحادثات ومؤتمرات الفيديو والوصول المتكامل إلى الوثائق. استبدال تدريجي للبريد الإلكتروني الداخلي وأدوات المراسلة الفورية غير التابعة للشركة كقنوات منتظمة لتنسيق العمل ومراقبته.
    يُفرّق النموذج بوضوح بين:
    • فرق العمل، عندما تكون هناك حاجة إلى مساحة عمل تعاونية مستقرة مع إدارة المستندات والقنوات وإدارة الأذونات وإمكانية التتبع؛
    • ومجموعات الدردشة، عندما تكون الحاجة في المقام الأول إلى التواصل في الوقت المناسب، أو التنسيق السريع، أو المراقبة غير الرسمية، دون الحاجة إلى مساحة توثيق منفصلة.
      يسمح لنا هذا التمييز بتجنب الانتشار غير الضروري للفرق، وتقليل الاعتماد على البريد الإلكتروني الداخلي وأدوات المراسلة الفورية الخارجية (مثل WhatsApp أو Telegram)، وتعزيز منظمة أكثر تنظيماً واستدامة وسهولة في الإدارة.
  • المستندات الموجودة في السحابة (SharePoint و OneDrive)
    فهي توفر بيئة آمنة للتخزين والتحرير التعاوني، مما يضمن وجود نسخة واحدة من كل مستند ويسهل الوصول إليه من أي مكان وجهاز.
  • إدارة المشاريع والمهام باستخدام جيرا
    يتيح لك ذلك تخطيط وتتبع وتصور حالة المشاريع والمهام، مما يحسن إمكانية التتبع والتنسيق والمساءلة بين الفرق.
  • جداول أعمال مفتوحة
    إنهم يفضلون transparència وتسهيل تنسيق وتخطيط الاجتماعات في بيئة عمل هجينة.
  • الذكاء الاصطناعي (ركيزة ناشئة)
    تُدمج شركة AOC تدريجياً أدوات الذكاء الاصطناعي لدعم العمل اليومي، بهدف تحسين الكفاءة وأتمتة المهام وتيسير توليد المعرفة. ويشمل هذا الركن السادس، من بين أمور أخرى، استخدام Copilot كأداة مؤسسية، بالإضافة إلى استكشاف حلول أخرى (مثل Perplexity وFabric وNotebookLM وChatGPT في بيئات مُحكمة) لحالات استخدام مثل صياغة محاضر الاجتماعات وتحليل المعلومات ودعم عملية صنع القرار.
    يتم تنفيذ هذا النشر وفقًا لإرشادات استخدام واضحة، مع مراعاة معايير الحيطة وحماية البيانات والإشراف البشري، ويمثل تطورًا جديدًا لنموذج إندريسا نحو بيئة من العمل المعزز بالذكاء الاصطناعي.

يعتمد هذا النموذج على مبدأ أساسي: العمل دائماً على معلومات مشتركة ومتاحة ومحدثة، مع وجود معايير مشتركة في جميع أنحاء المؤسسة.

نموذج الحوكمة

يعتمد برنامج Endreça 2.0 على مجموعة من القرارات الهيكلية المحددة منذ البداية لضمان تماسك النموذج واستدامته:

  • تعريف الفرق كوحدة العمل الأساسية، بما يتماشى مع الهيكل التنظيمي.
  • وضع معايير واضحة للتمييز الفرق العضوية، وفرق المشاريع، ومجموعات الدردشة، مع تحديد المسؤوليات والتكوين والاستخدامات وفقًا لطبيعة كل حاجة.
  • استخدام مجموعات الدردشة لإجراء محادثات لمرة واحدة، أو للتنسيق السريع، أو للمراقبة غير الرسمية، وتجنب إنشاء فرق عمل غير ضرورية.
  • تعريف سياسات الاستخدام والأمان منذ البداية.
  • تعزيز نموذج لـتبني متجانس ومشترك في جميع أنحاء المنظمة.
  • التكامل التدريجي للأدوات في نظام بيئي رقمي متماسكوالتي تتطور من خلال دمج قدرات جديدة، بما في ذلك الذكاء الاصطناعي.

فكرة قوية عن الحل: لا يقتصر برنامج Address 2.0 على تقديم أدوات جديدة فحسب، بل يعمل أيضاً على ترسيخ نموذج عمل تعاوني وفعال وآمن، الأمر الذي يُغير طريقة تواصل المنظمة وإدارتها للمعلومات وتنسيق فرقها، والذي يتطور نحو مستقبل قائم على زيادة الذكاء.

استخدم حالات

يتجسد مفهوم العنوان 2.0 في طريقة عمل جديدة على أساس يومي:

  • العمل بنسخة واحدة من المستند
    تتبادل الفرق الروابط بدلاً من المرفقات، مما يزيل الملفات المكررة ويتيح التحرير التعاوني الفوري مع إمكانية تتبع التغييرات بالكامل. وتتعزز هذه الديناميكيات بشكل متزايد بدعم من أدوات الذكاء الاصطناعي (مثل Copilot)، التي تسهل مراجعة وتجميع وإنشاء المحتوى من المستندات المشتركة.
  • إمكانية الوصول إلى المستندات من مساحات العمل
    تُخزَّن المستندات في SharePoint ويتم الوصول إليها من خلال Teams، مما يمنع تشتت المعلومات ويسهل تحديد موقعها. كما يتيح ذلك التطور نحو إمكانيات جديدة للاستعلام عن المعلومات واستغلالها بذكاء.
  • التنظيم المتماسك للفرق (العضوية أو فرق المشاريع) ومجموعات الدردشة
    يتم التمييز بين الفرق العضوية وفرق المشاريع، مع وجود معايير واضحة للإنشاء والاستخدام والمسؤولية، مما يضمن هيكلاً منظماً ومستداماً ومتوافقاً مع المنظمة.
    يتم إنشاء الفرق عندما تحتاج إلى مساحة عمل تعاونية مستقرة مع وثائق مشتركة وقنوات موضوعية وحوكمة وإمكانية تتبع.
    من ناحية أخرى، عندما تكون الحاجة في المقام الأول إلى التواصل في الوقت المناسب أو التنسيق السريع أو المراقبة غير الرسمية، يتم إعطاء الأولوية لاستخدام مجموعات الدردشة، مما يجنب الانتشار غير الضروري للفرق ويبسط إدارة النظام البيئي الرقمي.
  • مشاركة آمنة مع المتعاونين الخارجيين
    تُشارك المستندات بصلاحيات محددة، مع التحكم في الوصول وانتهاء صلاحية الروابط، مما يضمن الأمن والامتثال القانوني. يتوافق هذا النموذج مع استخدام أدوات الذكاء الاصطناعي في بيئات خاضعة للرقابة، وفقًا لمعايير حماية البيانات وتحت إشراف بشري.
  • تقليل البريد الإلكتروني
    تصبح فرق العمل هي المساحة الرئيسية للتنسيق، مما يعزز المحادثات السياقية والشفافة المرتبطة بالمشاريع، ويقلل من استخدام البريد الإلكتروني كقناة عمل داخلية.
  • تحسين التخطيط والتنسيق
    تتيح لك جداول الأعمال المفتوحة معرفة مدى التوافر وتنظيم الاجتماعات بكفاءة أكبر، مما يحسن التنسيق بين الفرق في بيئة عمل هجينة.

مراحل المشروع

1. استكشاف النموذج وتحديده (2020)
في هذه المرحلة الأولية، يتم تحليل احتياجات العمل التعاوني للمنظمة وتحديد أسس النموذج، على المستويين الوظيفي والحوكمة، ضمن إطار عمل Microsoft 365.

خاصة:

  • تُجرى جلسات التشخيص (تقييم العمل الجماعي) مع Nextret لتحليل كيفية نقل نموذج Endreça إلى بيئة Teams.
  • يتم إجراء تدريب حوكمة Microsoft 365 لتحديد نموذج الفريق (العضوي والوظيفي والمشروعي)، ومعايير الإنشاء والإدارة، ودور SharePoint وOneDrive.
  • يتم تحليل عمليات التكامل المحتملة مع أدوات الشركات الأخرى (مثل JIRA أو الشبكة الداخلية).
  • يتم تحديد المخاطر والاحتياجات، لا سيما فيما يتعلق بالتعاون مع الجهات الخارجية.

2. مشروع تجريبي في المديرية الفرعية للاستراتيجية والابتكار (2021)
يتم التحقق من صحة النموذج في بيئة حقيقية خاضعة للرقابة، مما يسمح باختبار تشغيله وتعديله قبل النشر العام.

تتيح هذه المرحلة ما يلي:

  • قم بتطبيق النموذج في أحد مجالات المنظمة.
  • التحقق من صحة هيكل العمل بناءً على Teams و SharePoint.
  • تحديد الممارسات الجيدة واكتشاف التحسينات التشغيلية اللازمة لتسهيل اعتمادها.

3. النشر على مستوى المؤسسة (2022-2023)
بمجرد التحقق من صحة النموذج، يتم نشره تدريجياً في جميع أنحاء المؤسسة، حيث يجمع بين التنفيذ التكنولوجي والتدريب وإجراءات إدارة التغيير.

تشمل الإجراءات الرئيسية ما يلي:

  • نقل المستندات بشكل منظم من نظام الملفات التقليدي إلى السحابة.
  • إنشاء فرق Teams وتحديد بنية SharePoint.
  • التدريب العام في جميع أنحاء المنظمة، لكل من المستخدمين والمسؤولين (10/2022 – 01/2023).
  • إنشاء فريق AOCkers: الوسيلة/القناة الرئيسية للاتصال الداخلي لـ AOC (9/11/2022).
  • إجراءات التواصل والدعم لتسهيل اعتماد النموذج.
  • النسخ المنظم لنموذج العنوان داخل بيئة SharePoint.

4. التوطيد والتطور المستمر (2024-2026)
في هذه المرحلة، يتم ترسيخ النموذج كطريقة عمل منتظمة ويتطور باستمرار للتكيف مع الاحتياجات الجديدة والفرص التكنولوجية.

يُنصح بشكل خاص بما يلي:

  • نشر شبكة الإنترانت المؤسسية الجديدة على SharePoint كنقطة وصول مركزية (12/15/2023).
  • تعزيز معايير الأمن وتبادل المعلومات.
  • الدمج التدريجي للوظائف الجديدة لنظام Microsoft 365 البيئي.
  • تعزيز ثقافة التعاون من خلال مساحة جديدة على الشبكة الداخلية للممارسات الجيدة وإعادة تنشيط قناة الدعم Endreça 2.0 – AOCkers (13/2/2026).
  • الإدماج التدريجي لتقنيات الذكاء الاصطناعي كتطور جديد للنموذج، بهدف تحسين الكفاءة ودعم العمل اليومي.

النتائج المتوقعة ومؤشرات الأثر

النتائج المتوقعة

يهدف تطبيق برنامج Endreça 2.0 إلى تحسين الأداء العام للمنظمة بناءً على طريقة عمل أكثر تعاونًا وتنظيمًا وكفاءة.

وبالتحديد، من المتوقع ما يلي:

  • تحسين كفاءة المؤسسة وتقليل الوقت المستغرق في المهام ذات القيمة المنخفضة.
  • تقليل حجم البريد الإلكتروني وتكرار المستندات.
  • تحسين تجربة العمل للفرق في البيئات الهجينة.
  • زيادة الأمن والتحكم في المعلومات.
  • تعزيز ثقافة رقمية قائمة على transparència والتعاون.

مؤشرات الأثر

لتقييم تطور النموذج، أ إطار المؤشرات الإرشادية، مصممة لمراقبة التغييرات في طريقة عمل المنظمة.

في المرحلة الأولى، وفي حين لا يتوفر نظام مؤشرات منهجي بالكامل، يمكن استخدام مؤشرات نوعية ومؤشرات قائمة على الملاحظة مثل:

  • انخفاض ملحوظ في استخدام البريد الإلكتروني الداخلي في العمليات التعاونية.
  • زيادة في العمل المشترك في Teams و SharePoint فيما يتعلق بالملفات المحلية.
  • تحسين الموقع وسهولة الوصول إلى المعلومات.
  • التقييم الإيجابي للنموذج من قبل الفرق (من خلال الاستطلاعات الداخلية أو التعليقات النوعية).

نموذج مؤشرات الأداء الرئيسية (إطار المراقبة)

بالإضافة إلى ذلك، تم تحديد خمسة مؤشرات أداء رئيسية تُشكل إطار عمل المراقبة لنموذج Endreça 2.0:

  • نسبة المستندات التي تتم مشاركتها عبر رابط مقابل المرفقات
    مؤشر على مدى تبني العمل التعاوني.
  • نسبة الوثائق الموجودة في السحابة (SharePoint/OneDrive)
    وهو يعكس مستوى المركزية والنظام الوثائقي.
  • استخدام Teams بدلاً من البريد الإلكتروني
    يتيح لك ذلك مراقبة التغيير في قنوات الاتصال.
  • نسبة المشاريع المُدارة باستخدام جيرا
    يشير ذلك إلى درجة إمكانية تتبع العمل وهيكلته.
  • الرضا الداخلي عن النموذج
    يقيس هذا النموذج مدى إدراك الفرق له وقبولها له.

تحدد هذه المجموعة من المؤشرات ما يلي: إطار مفاهيمي لرصد النماذجوالتي يمكن أن تتطور تدريجياً تبعاً لاحتياجات وقدرات المنظمة.

تُقترح المؤشرات على النحو التالي: أداة التحسين المستمرليس المقصود هنا السيطرة الشاملة، بل إعطاء الأولوية لأولئك الذين يضيفون قيمة حقيقية للمنظمة

الأدلة التي لوحظت منذ بدء النشر (2022-2026)

منذ تطبيق النموذج (2022-2023) ومع ترسيخه التدريجي، لوحظت تغييرات كبيرة في طريقة عمل المنظمة، والتي يمكن تلخيصها من خلال المؤشرات الرئيسية التالية:

KPIماذا يقيس؟كيفية تفسير ذلكالوضع الحالي (2026)
نسبة المستندات المشتركة عبر الرابط مقابل المرفقاتمعدل التخلي عن مرفقات البريد الإلكترونيكلما ارتفع المستوى، زاد النضج في العمل التعاونيانخفاض بنسبة 90% في استخدام المستندات المرفقة وزيادة تدريجية في المشاركة عبر الروابط.
% من الوثائق موجودة في السحابة (SharePoint/OneDrive)مستوى المركزية وترتيب الوثائقيشير إلى ما إذا تم تجاوز نموذج الملفات المحلية.95% من المستندات موجودة في السحابة.
استخدام Teams بدلاً من البريد الإلكترونيتغيير في قنوات الاتصالإذا نما استخدام Teams وتراجع استخدام البريد الإلكتروني، فإن النموذج ينجح.انخفاض بنسبة 90% في البريد الإلكتروني الداخلي وزيادة التنسيق عبر Teams/Intranet.
% من المشاريع المُدارة باستخدام JIRAإمكانية التتبع وإدارة العمل المنظمةيعكس التحكم والشفافية في المشاريعاستخدام برنامج JIRA بنسبة 100% في إدارة المشاريع والمهام.
الرضا الداخلي عن النموذجالتصور الحقيقي للموظفينتقبّل التغييرتقييم إيجابي للنموذج واعتماده على نطاق واسع من قبل الفرق. بانتظار استطلاع رضا العملاء لعام 2026.

تعكس هذه الأدلة تطوراً نحو نموذج عمل أكثر كفاءة وهيكلية وتوافقاً مع احتياجات بيئة هجينة، وتشكل أساساً للتطوير المستقبلي لمؤشرات أكثر منهجية.

الفوائد والاستنتاجات

الفوائد الرئيسية

  • تحسين الكفاءة التنظيمية، مما يقلل من المهام ذات القيمة المنخفضة ويسهل الوصول إلى المعلومات.
  • تحسين التعاون بين مختلف الأقسام، مع أدوات ومعايير مشتركة للعمل بين الفرق.
  • تعزيز أمن المعلومات والتحكم فيها، وذلك بفضل مركزية الحوسبة السحابية وإدارة الأذونات.
  • زيادة transparència والتنسيق، مع توفير معلومات يسهل الوصول إليها وجداول أعمال مشتركة.
  • تعزيز الثقافة الرقمية والتركيز على النتائج، مع نموذج عمل واضح ومتجانس وقابل للتطوير.

الخاتمة

تم ترسيخ Endreça 2.0 كنموذج عمل AOC لهيكلة العمل اليومي في البيئات الهجينة، مما يضمن تنظيمًا أكثر كفاءة ونظامًا وتعاونًا.

يجمع هذا النموذج بين الأدوات والمعايير والحوكمة لتسهيل العمل المشترك، وتحسين التنسيق، وضمان الجودة في إدارة المعلومات.

هذه مبادرة يمكن نقلها إلى إدارات أخرى ترغب في الانتقال نحو نماذج عمل رقمية ومنظمة وموجهة نحو النتائج، مع تنفيذ تدريجي يتناسب مع احتياجاتها.

الممارسات الجيدة

تم تعزيز طراز Endreça 2.0 بمساحة مخصصة لـ الممارسات الجيدة على الشبكة الداخلية، والتي تتضمن نصائح قصيرة وواضحة وقابلة للتطبيق حول استخدام الأدوات الرقمية وإدارة العمل.

يهدف هذا المكان إلى:

  • تسهيل اعتماد النموذج في الحياة اليومية،
  • حل الشكوك المتكررة بطريقة عملية،
  • وضمان معايير استخدام مشتركة في جميع أنحاء المؤسسة.

تتناول الممارسات الجيدة مواضيع رئيسية مثل مشاركة المستندات بشكل آمن، واستخدام برنامج Teams، وإدارة جدول الأعمال، وتحديد الأهداف، والأمن الرقمي، من بين أمور أخرى.

إنها مساحة معيشة ومتطورة، والتي يتم تحديثها باستمرار بناءً على الاحتياجات الحقيقية وخبرة الفرق، والتي تساهم في ترسيخ عادات عمل أكثر كفاءة وتماسكًا.

أمثلة على الممارسات الجيدة المنشورة (2026):

  • مراقبة عقود الموردين
  • الاستخدام الآمن لأجهزة USB
  • الاستخدام المناسب للموارد الرقمية للشركات
  • سياسة الأمن والمسؤوليات
  • تصنيف المستندات وتنظيفها
  • جداول أعمال مفتوحة
  • تحديد الأهداف
  • إدارة التصيد الاحتيالي
  • إعادة استخدام المواد في العروض التقديمية
  • الاستخدام الاحترافي لبرنامج Teams

حالة المشروع

في الانتاج يتم تطبيقها في جميع أنحاء المنظمة، مع مراجعة وتحسين مستمرين.

معلومات اكثر

الوثائق ذات الصلة: الدراسات السابقة، والمواصفات، والعروض التقديمية، والتقارير، وعناوين URL النموذجية، واللوائح، وما إلى ذلك. 

قفل مغلق

الوثائق الداخلية (يقتصر الوصول إليها على موظفي مركز العمليات الجوية):