地址 2.0：AOC 协作、高效且安全的工作模式

挑战

我们如何巩固协作、高效和安全的工作模式，从而优化混合环境下的工作组织，改善团队间的协调，并促进与外部机构的合作？

背景和问题

自2015年以来，远程办公逐步推行，并在疫情期间得到广泛应用——这一过程最终促成了……的定义 AOC 的混合灵活工作模式——显然，我们需要建立自己的模式来组织数字环境中的协作工作。

在此背景下，AOC 此前已推出一项名为 Endreça 的项目，旨在组织信息并支持数字化工作。然而，这种以传统文件服务器和电子邮件作为核心通信和文档管理工具的模式，在混合办公环境下存在诸多局限性：

信息碎片化以及难以确定文件的当前版本。这是由于电子邮件和附件的大量使用造成的，这产生了重复邮件和少量邮件。 transparència 在共同工作中。
缺乏用于协作编辑和变更追踪的足够工具这使得人们难以同时工作并监控文档的演变过程。
与外部合作者安全共享存在困难，且在使用数字工具方面缺乏统一标准。这导致信息管理不一致，并限制了团队间的跨职能合作。

基于最初的 Endreça 项目和积累的经验，我们意识到需要发展出更先进的模型——Endreça 2.0——以实现以下目标：

以清晰有序的方式，在日常生活中构建协作工作流程。
确保信息安全和治理，
并确保该模型在整个组织内得到统一采用。

建议的解决方案

Endreça 2.0 是 AOC 的协作工作模式，它基于以下理念重新定义了工作方式： 整个组织共享的通用框架其基础是持续使用数字化工具和明确的治理标准。

这种模式不仅限于引入新工具，更重要的是建立了一种工作方式。 同质化、结构化且以结果为导向适用于整个组织。

该模型的支柱

该模型基于 六大支柱其中五个已合并，第六个正在开发中：

SharePoint 中的企业内部网
它是集中访问来自不同领域的工具、资源、模板和信息的单一入口点。它取代了之前基于 Confluence 的内部网，并采用了一种联合维护模型，其中每个领域负责更新其内容，从而加强了知识治理。

Teams 中的团队、频道和聊天群组
它们构成了该组织的主要沟通和协作空间，基于对话、视频会议和对文档的集成访问。 逐步取代内部电子邮件和非企业即时通讯工具 作为协调和监督工作的常规渠道。
该模型明确区分了以下几点：
- 当需要具有文档治理、频道、权限管理和可追溯性的稳定协作工作空间时，Teams 团队是理想之选；
- 聊天群组主要用于及时沟通、快速协调或非正式监控，而无需单独的文档空间。
  这种区分使我们能够避免团队不必要的扩散，减少对内部电子邮件和外部即时通讯工具（如 WhatsApp 或 Telegram）的依赖，并促进一个更有秩序、更可持续、更易于管理的组织。
云端文档（SharePoint 和 OneDrive）
它们为存储和协作编辑提供安全的环境，确保每个文档只有一个版本，并方便从任何地点和设备访问。

使用 JIRA 进行项目和任务管理
它可以帮助您规划、跟踪和可视化项目和任务的状态，从而提高团队之间的可追溯性、协调性和问责制。

开放议程
他们倾向于 transparència 并促进混合办公环境下的会议协调和计划。

人工智能（新兴支柱）
AOC正逐步将人工智能工具融入日常工作，旨在提高效率、自动化任务并促进知识生成。这一第六大支柱包括将Copilot作为企业级工具，以及探索其他解决方案（例如在受控环境下使用Perplexity、Fabric、NotebookLM或ChatGPT），用于撰写会议纪要、分析信息或辅助决策等应用场景。
此次部署是在明确的使用指南下进行的，遵循谨慎、数据保护和人工监督的标准，标志着 Endreça 模型向着一个全新的环境发展。 人工智能增强型工作.

该模型基于一个关键原则： 始终使用共享、易于获取和最新的信息，并在整个组织内遵循共同的标准。

模式治理

Endreça 2.0 基于一系列从一开始就确定的结构性决策，以保证模型的连贯性和可持续性：

定义 团队作为工作的基本单位与组织结构相符。
建立明确的区分标准 有机团队、项目团队和聊天群组根据每种需求的性质，定义其职责、配置和用途。
使用聊天群组进行一次性对话、快速协调或非正式监控，避免不必要地创建团队。
定义 使用和安全策略 从一开始就是这样。
提升模型同质和共享的采用 在整个组织内。
将工具逐步集成到 连贯的数字生态系统它通过融入包括人工智能在内的新功能而不断发展。

解决方案的思路很清晰： Address 2.0 不仅引入了新工具，还整合了 协作、高效、安全的工作模式它改变了组织的沟通方式、信息管理方式和团队协调方式，并朝着基于……的未来发展。 智力提升。

用例

Address 2.0 的体现是一种全新的日常工作方式：

只使用文档的单个版本。
团队共享链接而非附件，从而避免重复，并实现实时协作编辑，同时完整追踪所有变更。人工智能工具（例如 Copilot）的加入，进一步丰富了这些功能，使用户能够更轻松地审阅、整合和生成共享文档中的内容。
从工作区访问文档
文档存储在 SharePoint 中，并通过 Teams 访问，从而防止信息分散，并便于查找。这也有助于发展出查询和智能利用信息的新功能。
团队（有机团队或项目团队）和聊天群组的协调组织
有机团队和项目团队是有区别的，有明确的创建、使用和责任标准，确保组织结构有序、可持续且与组织目标一致。
当您需要一个稳定的协作工作空间，其中包含共享文档、主题频道、治理和可追溯性时，就可以创建团队。
另一方面，当主要需要及时沟通、快速协调或非正式监控时，优先使用聊天群组，避免团队不必要的扩散，简化数字生态系统的管理。
与外部合作者安全共享
文档共享遵循既定的权限、访问控制和链接过期机制，确保安全性和合法合规性。该模型兼容在受控环境中使用人工智能工具，并遵循数据保护标准和人工监督。
电子邮件减少
Teams 成为主要的协调空间，促进与项目相关的、有情境的、透明的对话，并减少使用电子邮件作为内部工作渠道。
改进规划和协调
公开议程可以帮助您了解团队成员的空闲时间，从而更有效地组织会议，改善混合办公环境下团队之间的协调。

项目阶段

1. 模型探索与定义（2020）
在这个初始阶段，我们将分析组织的协作工作需求，并在 Microsoft 365 框架内，从功能和治理层面定义模型的基础。

具体来说：

进行诊断会谈（团队合作评估与 Nextret 合作，分析如何将 Endreça 模型迁移到 Teams 环境。
开展 Microsoft 365 管理培训，旨在明确团队模型（有机、职能和项目）、创建和管理标准以及 SharePoint 和 OneDrive 的作用。
分析与其他企业工具（如 JIRA 或内网）的可能集成。
识别出风险和需求，尤其是在与外部机构合作方面。

2. 战略与创新分局试点项目（2021 年）
该模型在真实的受控环境中进行了验证，这使得其运行能够在全面部署之前进行测试和调整。

此阶段允许：

在组织的第一个领域实施该模型。
基于 Teams 和 SharePoint 验证工作结构。
找出良好做法，并发现为促进其推广应用而需要改进的运营措施。

3. 全组织范围部署（2022-2023 年）
模型验证通过后，将在整个组织内逐步部署，将技术实施与培训和变革管理措施相结合。

主要行动包括：

将文档从传统文件系统有序迁移到云端。
创建 Teams 团队并定义 SharePoint 结构。
在整个组织内对用户和管理员进行通用培训（2022 年 10 月 - 2023 年 01 月）。
创建 Teams AOCkers 团队：AOC 的主要内部沟通媒介/渠道（2022 年 9 月 11 日）。
开展沟通和支持活动，以促进该模式的采用。
在 SharePoint 环境中对地址模型进行结构化复制。

4. 巩固与持续发展（2024–2026 年）
在这个阶段，该模型巩固为一种常规的工作方式，并不断发展以适应新的需求和技术机遇。

尤其鼓励这样做：

在 SharePoint 上部署新的企业内部网作为中央访问点（2023 年 12 月 15 日）。
加强安全和信息共享标准。
逐步整合 Microsoft 365 生态系统的新功能。
通过内网上的新空间推广良好实践，并重新激活支持渠道 Endreça 2.0 – AOCkers (2026 年 2 月 13 日)，以促进协作文化。
逐步引入人工智能技术，作为该模式的新演进，旨在提高效率并支持日常工作。

预期结果和影响指标

预期结果

Endreça 2.0 的实施旨在通过更具协作性、结构化和高效的工作方式来改善组织的整体运作。

具体而言，预计：

提高组织效率，减少在低价值任务上花费的时间。
减少电子邮件数量和文档重复。
改善混合办公环境下团队的工作体验。
提高信息安全性和控制力。
推广基于以下方面的数字文化 transparència 以及协作。

影响指标

为了评估模型的演变， 指示性指标框架旨在观察组织运作方式的变化。

在第一阶段，虽然还没有完全系统的指标体系，但可以使用定性指标和观察性指标，例如：

协作流程中内部电子邮件的使用量明显减少。
Teams 和 SharePoint 中与本地文件相关的共享工作量增加。
改善地理位置和信息获取途径。
团队对该模型给予积极评价（通过内部调查或定性反馈）。

模型关键KPI（监控框架）

此外，还定义了五个关键KPI，用于配置Endreça 2.0模型的监控框架：

通过链接而非附件分享的文档百分比
衡量协作工作采纳程度的指标。
云端（SharePoint/OneDrive）文档占比
它反映了集权程度和文件秩序。
使用 Teams 还是电子邮件
它能让你观察到沟通渠道的变化。
使用 JIRA 管理的项目百分比
它表明了作品的可追溯性和结构化程度。
对模型的内部满意度
它衡量团队对该模型的感知和接受程度。

这组指标定义了一个 模型监测的概念框架它可以根据组织的需求和能力逐步发展演变。

这些指标被提议作为 持续改进工具与其说是全面控制，不如说是优先考虑那些能为组织带来真正价值的事情。

自部署以来观察到的证据（2022-2026 年）

自该模式部署以来（2022-2023 年）并逐步巩固以来，组织的工作方式发生了显著变化，这些变化可以通过以下关键指标进行概括：

CPI	它测量的是什么？	如何解读它	当前状态（2026 年）
通过链接而非附件分享的文档百分比	电子邮件附件放弃率	等级越高，协作能力越成熟。	附件的使用量减少了 90%，通过链接分享的使用量逐渐增加。
云端文档（SharePoint/OneDrive）	集中化程度和文件顺序	指示本地文件模型是否已被覆盖。	95% 的文档存储在云端。
使用 Teams 还是电子邮件	沟通渠道的变化	如果 Teams 规模扩大而电子邮件服务中断，这种模式仍然有效。	内部电子邮件减少 90%，并通过 Teams/内网加强协调。
使用 JIRA 管理的项目百分比	可追溯性和结构化工作管理	体现了对项目的控制和可见性	项目和任务管理中100%使用JIRA。
对模型的内部满意度	员工的真实看法	接受变化	该模型获得积极评价，并被众多团队广泛采用。满意度调查将于2026年进行。

这一证据反映了工作模式正朝着更高效、更结构化、更符合混合环境需求的方向发展，并为未来制定更系统的指标奠定了基础。

好处和结论

主要优势

提高组织效率减少低价值任务，并促进信息获取。
改善跨职能协作，并采用团队间通用的工具和标准进行协作。
提高信息安全性和控制力得益于云集中化和权限管理。
增加 transparència 和协调提供易于获取的信息和共同的议程。
倡导数字化文化和结果导向具有清晰、统一且可扩展的工作模式。

结论

Endreça 2.0 已巩固为 AOC 在混合环境下构建日常工作的工作模式，从而保证了组织更加高效、有序和协作。

该模型结合了工具、标准和治理，以促进共享工作、改善协调并确保信息管理的质量。

这项举措可以推广到其他希望向数字化、结构化和以结果为导向的工作模式过渡的政府部门，并根据自身需求逐步实施。

良好做法

Endreça 2.0 模型通过一个专门的空间得到加强。 内网良好实践其中包括关于使用数字工具和工作管理的简短、清晰和适用的技巧。

本空间旨在：

促进该模式在日常生活中的应用，
以切实可行的方式解决反复出现的疑问，
并确保整个组织采用统一的使用标准。

良好实践涵盖了安全文档共享、Teams 使用、议程管理、目标设定和数字安全等关键主题。

这是一个 生活和发展空间该机制会根据团队的实际需求和经验不断更新，有助于巩固更高效、更协调的工作习惯。

已发布的良好实践案例（2026 年）：

供应商合同监控
安全使用USB设备
合理利用数字化企业资源
安全政策和责任
文件分类和清理
开放议程
目标设定
网络钓鱼管理
演示文稿材料的重复使用
专业使用 Teams

项目状态

在生产中。 已在整个组织内实施，并持续进行审查和改进。

地址 2.0：AOC 的协作、高效和安全的工作模式

挑战