Uitdaging

Hoe kunnen we een samenwerkingsgericht, efficiënt en veilig werkmodel consolideren dat ons in staat stelt de werkorganisatie in een hybride omgeving te optimaliseren, de coördinatie tussen teams te verbeteren en de samenwerking met externe partijen te vergemakkelijken?

Context en probleem

Met de geleidelijke invoering van telewerken sinds 2015 en de wijdverspreide toepassing ervan tijdens de pandemie – een proces dat culmineerde in de definitie van de Het hybride en flexibele werkmodel van AOC—, de noodzaak om een ​​eigen model te hebben voor het organiseren van samenwerking in digitale omgevingen werd duidelijk.

In deze context had de AOC al een eerste initiatief, het Endreça-project, gericht op het organiseren van informatie en het ondersteunen van digitaal werken. Dit model, gebaseerd op de traditionele bestandsserver en e-mail als centraal communicatie- en documentbeheermiddel, vertoonde echter aanzienlijke beperkingen in een hybride werkomgeving:

  • Informatiefragmentatie en moeilijkheden bij het identificeren van de meest recente versie van documenten., als gevolg van het intensieve gebruik van e-mail en bijlagen, wat leidde tot duplicaten en weinig transparència in gezamenlijk werk.
  • Gebrek aan adequate tools voor gezamenlijk bewerken en het traceren van wijzigingen.waardoor het moeilijk werd voor mensen om gelijktijdig te werken en de ontwikkeling van documenten te volgen.
  • Moeilijkheden bij het veilig delen van gegevens met externe samenwerkingspartners en het ontbreken van uniforme criteria voor het gebruik van digitale tools.Dit leidde tot inconsistenties in het informatiebeheer en beperkte de samenwerking tussen verschillende teams.

Op basis van het oorspronkelijke Endreça-project en de opgedane ervaring werd de behoefte vastgesteld om te evolueren naar een geavanceerder model —Endreça 2.0— dat het volgende mogelijk zou maken:

  • De dagelijkse samenwerking op een duidelijke en ordelijke manier structureren.
  • Zorg voor informatiebeveiliging en -beheer.
  • en zorgen voor een homogene toepassing van het model binnen de hele organisatie.

Voorgestelde oplossing

Endreça 2.0 is het samenwerkingsmodel van de AOC, dat de manier van werken herdefinieert op basis van een een gemeenschappelijk kader, gedeeld door de hele organisatie., gebaseerd op het consequent gebruik van digitale instrumenten en duidelijke bestuurscriteria.

Dit model beperkt zich niet tot het integreren van nieuwe tools, maar legt juist een manier van werken vast. homogeen, gestructureerd en resultaatgericht, van toepassing op de gehele organisatie.

Pijlers van het model

Het model is gebaseerd op zes pijlersvijf projecten zijn afgerond en een zesde is in ontwikkeling:

  • Bedrijfsintranet in SharePoint
    Het is het enige, gecentraliseerde toegangspunt tot tools, bronnen, sjablonen en informatie uit verschillende afdelingen. Het vervangt het vorige, op Confluence gebaseerde intranet en integreert een gefedereerd onderhoudsmodel, waarbij elke afdeling verantwoordelijk is voor het actueel houden van de inhoud, waardoor kennisbeheer wordt versterkt.
  • Teams, kanalen en chatgroepen in Teams
    Ze vormen de belangrijkste ruimte van de organisatie voor communicatie en samenwerking, gebaseerd op gesprekken, videoconferenties en geïntegreerde toegang tot documentatie. geleidelijk aan vervangen ze interne e-mail en niet-bedrijfsgerichte instant messaging-tools. als reguliere kanalen voor de coördinatie en monitoring van het werk.
    Het model maakt duidelijk onderscheid tussen:
    • Teams is de ideale oplossing wanneer een stabiele, collaboratieve werkomgeving met documentbeheer, kanalen, toegangsrechten en traceerbaarheid nodig is;
    • en chatgroepen, wanneer de behoefte vooral bestaat uit tijdige communicatie, snelle coördinatie of informele monitoring, zonder dat daarvoor een aparte documentatieruimte nodig is.
      Deze differentiatie stelt ons in staat om de onnodige wildgroei van teams te vermijden, de afhankelijkheid van interne e-mail en externe instant messaging-tools (zoals WhatsApp of Telegram) te verminderen en een meer geordende, duurzame en gemakkelijk te beheren organisatie te bevorderen.
  • Documenten in de cloud (SharePoint en OneDrive)
    Ze bieden een veilige omgeving voor opslag en gezamenlijke bewerking, waardoor er slechts één versie van elk document beschikbaar is en toegang vanaf elke locatie en elk apparaat mogelijk is.
  • Project- en taakbeheer met JIRA
    Het stelt je in staat om de status van projecten en taken te plannen, te volgen en te visualiseren, waardoor de traceerbaarheid, coördinatie en verantwoording tussen teams worden verbeterd.
  • Open agenda's
    Ze geven de voorkeur aan transparència en het coördineren en plannen van vergaderingen in een hybride werkomgeving te vergemakkelijken.
  • Kunstmatige intelligentie (opkomende pijler)
    De AOC integreert steeds meer tools voor kunstmatige intelligentie ter ondersteuning van het dagelijkse werk, met als doel de efficiëntie te verbeteren, taken te automatiseren en kennisgeneratie te bevorderen. Deze zesde pijler omvat onder meer het gebruik van Copilot als bedrijfstool, evenals het verkennen van andere oplossingen (zoals Perplexity, Fabric, NotebookLM of ChatGPT in gecontroleerde omgevingen) voor toepassingen zoals het opstellen van notulen, het analyseren van informatie of het ondersteunen van besluitvorming.
    Deze implementatie vindt plaats volgens duidelijke gebruiksrichtlijnen, met criteria voor zorgvuldigheid, gegevensbescherming en menselijk toezicht, en vormt een nieuwe evolutie van het Endreça-model naar een omgeving van AI-ondersteund werk.

Dit model is gebaseerd op een belangrijk principe: Werk altijd met gedeelde, toegankelijke en actuele informatie, met gemeenschappelijke criteria binnen de hele organisatie.

Modelbestuur

Endreça 2.0 is gebaseerd op een reeks structurele beslissingen die vanaf het begin zijn vastgelegd om de samenhang en duurzaamheid van het model te garanderen:

  • Definitie van teams als basiseenheid van het werk, afgestemd op de organisatiestructuur.
  • Het vaststellen van duidelijke criteria om onderscheid te maken organische teams, projectteams en chatgroepenwaarbij verantwoordelijkheden, configuratie en gebruik worden gedefinieerd op basis van de aard van elke behoefte.
  • Gebruik chatgroepen voor eenmalige gesprekken, snelle coördinatie of informele monitoring, waardoor het onnodig aanmaken van teams wordt vermeden.
  • Definitie van gebruiks- en beveiligingsbeleid vanaf het allereerste begin.
  • Het verbeteren van een model vanhomogene en gedeelde adoptie in de hele organisatie.
  • Geleidelijke integratie van tools in een samenhangend digitaal ecosysteemdie zich ontwikkelt door de integratie van nieuwe mogelijkheden, waaronder kunstmatige intelligentie.

Sterk idee voor de oplossing: Address 2.0 introduceert niet alleen nieuwe tools, maar consolideert ook een samenwerkend, efficiënt en veilig werkmodel, wat de manier waarop de organisatie communiceert, informatie beheert en haar teams coördineert transformeert, en wat evolueert naar een toekomst gebaseerd op verhoogde intelligentie.

Gebruiksgevallen

Address 2.0 komt tot uiting in een nieuwe manier van werken in het dagelijks leven:

  • Werk met één versie van het document.
    Teams delen links in plaats van bijlagen, waardoor duplicaten worden geëlimineerd en realtime samenwerking mogelijk wordt met volledige traceerbaarheid van wijzigingen. Deze dynamiek wordt steeds verder versterkt door de ondersteuning van AI-tools (zoals Copilot), die het beoordelen, synthetiseren en genereren van content uit gedeelde documenten vergemakkelijken.
  • Toegang tot documenten vanuit werkruimtes
    Documenten worden opgeslagen in SharePoint en zijn toegankelijk vanuit Teams, waardoor informatie niet verspreid raakt en gemakkelijk terug te vinden is. Dit maakt ook de ontwikkeling mogelijk van nieuwe mogelijkheden voor het opvragen en intelligent benutten van informatie.
  • Een samenhangende organisatie van teams (organisch of projectmatig) en chatgroepen
    Organische teams en projectteams worden van elkaar onderscheiden, met duidelijke criteria voor oprichting, gebruik en verantwoordelijkheid, waardoor een ordelijke, duurzame en op de organisatie afgestemde structuur wordt gewaarborgd.
    Teams worden opgericht wanneer je een stabiele, collaboratieve werkomgeving nodig hebt met gedeelde documentatie, thematische kanalen, governance en traceerbaarheid.
    Aan de andere kant, wanneer de behoefte vooral bestaat uit tijdige communicatie, snelle coördinatie of informele monitoring, wordt het gebruik van chatgroepen geprefereerd, waardoor de onnodige wildgroei van teams wordt vermeden en het beheer van het digitale ecosysteem wordt vereenvoudigd.
  • Veilig delen met externe samenwerkingspartners
    Documenten worden gedeeld met vooraf gedefinieerde machtigingen, toegangscontrole en een vervaldatum voor links, waardoor de veiligheid en wettelijke naleving gewaarborgd zijn. Dit model is compatibel met het gebruik van AI-tools in gecontroleerde omgevingen, met inachtneming van de criteria voor gegevensbescherming en onder menselijk toezicht.
  • E-mailreductie
    Teams wordt de belangrijkste coördinatieomgeving, die contextuele en transparante gesprekken over projecten bevordert en het gebruik van e-mail als intern communicatiemiddel vermindert.
  • Verbeterde planning en coördinatie
    Dankzij open agenda's weet je wanneer iemand beschikbaar is en kun je vergaderingen efficiënter organiseren, waardoor de coördinatie tussen teams in een hybride werkomgeving verbetert.

Fasen van het project

1. Verkenning en definitie van het model (2020)
In deze eerste fase worden de samenwerkingsbehoeften van de organisatie geanalyseerd en worden de basisprincipes van het model vastgelegd, zowel op functioneel als op bestuurlijk niveau, binnen het kader van Microsoft 365.

Concreet:

  • Diagnostische sessies worden uitgevoerd (Teamworkbeoordeling) met Nextret om te analyseren hoe het Endreça-model naar de Teams-omgeving kan worden overgezet.
  • De training over het beheer van Microsoft 365 wordt gegeven om het teammodel (organisch, functioneel en projectgericht), de criteria voor het aanmaken en beheren van teams en de rol van SharePoint en OneDrive te definiëren.
  • Mogelijke integraties met andere bedrijfstools (zoals JIRA of het intranet) worden geanalyseerd.
  • Risico's en behoeften worden in kaart gebracht, met name met betrekking tot de samenwerking met externe partijen.

2. Pilotproject binnen het subdirectoraat Strategie en Innovatie (2021)
Het model wordt gevalideerd in een reële, gecontroleerde omgeving, waardoor de werking ervan kan worden getest en aangepast voordat het algemeen wordt ingezet.

Deze fase maakt het volgende mogelijk:

  • Implementeer het model in een eerste afdeling van de organisatie.
  • Valideer de werkstructuur op basis van Teams en SharePoint.
  • Identificeer goede praktijken en spoor de operationele verbeteringen op die nodig zijn om de implementatie ervan te vergemakkelijken.

3. Organisatiebrede implementatie (2022-2023)
Zodra het model gevalideerd is, wordt het stapsgewijs binnen de hele organisatie uitgerold, waarbij technologische implementatie wordt gecombineerd met training en verandermanagement.

De belangrijkste acties omvatten:

  • Geordende migratie van documenten van het traditionele bestandssysteem naar de cloud.
  • Het aanmaken van Teams-teams en het definiëren van de SharePoint-structuur.
  • Algemene training voor de hele organisatie, zowel voor gebruikers als beheerders (oktober 2022 – januari 2023).
  • Oprichting van het Teams AOCkers-team: belangrijkste interne communicatiemiddel/kanaal van het AOC (9/11/2022).
  • Communicatie- en ondersteuningsacties om de invoering van het model te vergemakkelijken.
  • Gestructureerde replicatie van het adresmodel binnen de SharePoint-omgeving.

4. Consolidatie en voortdurende ontwikkeling (2024-2026)
In deze fase wordt het model geconsolideerd als een reguliere manier van werken en evolueert het continu om zich aan te passen aan nieuwe behoeften en technologische mogelijkheden.

De volgende punten worden in het bijzonder aangemoedigd:

  • De implementatie van het nieuwe bedrijfsintranet op SharePoint als centraal toegangspunt (15-12-2023).
  • Het versterken van de criteria voor beveiliging en het delen van informatie.
  • De geleidelijke integratie van nieuwe functionaliteiten in het Microsoft 365-ecosysteem.
  • Het bevorderen van een samenwerkingscultuur door middel van een nieuwe ruimte op het intranet voor goede praktijken en de heractivering van het ondersteuningskanaal Endreça 2.0 – AOCkers (13/2/2026).
  • De geleidelijke integratie van kunstmatige intelligentietechnologieën als een nieuwe evolutie van het model, gericht op het verbeteren van de efficiëntie en het ondersteunen van het dagelijks werk.

Verwachte resultaten en impactindicatoren

Verwachte resultaten

De implementatie van Endreça 2.0 heeft als doel de algehele werking van de organisatie te verbeteren door middel van een meer collaboratieve, gestructureerde en efficiënte manier van werken.

Concreet wordt het volgende verwacht:

  • Verbeter de efficiëntie van de organisatie en verminder de tijd die wordt besteed aan taken met weinig toegevoegde waarde.
  • Verminder het aantal e-mails en de duplicatie van documenten.
  • Verbeter de werkervaring van teams in hybride omgevingen.
  • Verbeter de beveiliging en controle over informatie.
  • Bevorder een digitale cultuur gebaseerd op de transparència en samenwerking.

Impactindicatoren

Om de evolutie van het model te beoordelen, een raamwerk van indicatieve indicatoren, ontworpen om veranderingen in de werkwijze van de organisatie te observeren.

In een eerste fase, en zolang er nog geen volledig systematisch systeem van indicatoren beschikbaar is, kunnen kwalitatieve en observationele indicatoren worden gebruikt, zoals:

  • Er is een waargenomen afname van interne e-mails in samenwerkingsprocessen.
  • Toename van het delen van werk in Teams en SharePoint met betrekking tot lokale bestanden.
  • Verbetering van de locatie en de toegang tot informatie.
  • Positieve beoordeling van het model door de teams (via interne enquêtes of kwalitatieve feedback).

Modelleer belangrijke KPI's (monitoringkader)

Daarnaast zijn er vijf belangrijke KPI's gedefinieerd die het monitoringkader van het Endreça 2.0-model vormgeven:

  • Percentage van documenten gedeeld via link versus bijlage
    Indicator voor de mate waarin samenwerking wordt toegepast.
  • % van de documentatie in de cloud (SharePoint/OneDrive)
    Het weerspiegelt de mate van centralisatie en de ordening van de documenten.
  • Teams gebruiken in plaats van e-mail.
    Het stelt je in staat om de verandering in communicatiekanalen te observeren.
  • % van de projecten die met JIRA worden beheerd
    Het geeft de mate van traceerbaarheid en structurering van het werk aan.
  • Interne tevredenheid met het model
    Het meet de perceptie en acceptatie van het model door de teams.

Deze reeks indicatoren definieert een conceptueel kader voor modelbewakingdie zich geleidelijk kan ontwikkelen, afhankelijk van de behoeften en mogelijkheden van de organisatie.

De indicatoren worden voorgesteld als een instrument voor continue verbeteringHet gaat niet zozeer om uitputtende controle, maar om prioriteit geven aan diegenen die daadwerkelijk waarde toevoegen aan de organisatie.

Waarnemingen sinds de ingebruikname (2022-2026)

Sinds de implementatie van het model (2022-2023) en de geleidelijke consolidatie ervan zijn er aanzienlijke veranderingen waargenomen in de manier waarop de organisatie werkt. Deze veranderingen kunnen worden samengevat aan de hand van de volgende kernindicatoren:

CPIWat meet het?Hoe moet je het interpreteren?Huidige status (2026)
% documenten gedeeld via link versus bijlagePercentage van niet-afgeleverde e-mailbijlagenHoe hoger de score, hoe meer volwassenheid er is in het samenwerken.Een afname van 90% in het gebruik van bijgevoegde documenten en een geleidelijke toename in het delen via links.
% documentatie in de cloud (SharePoint/OneDrive)Mate van centralisatie en documentvolgordeGeeft aan of het lokale bestandsmodel is overschreven.95% van de documenten bevindt zich in de cloud.
Teams gebruiken in plaats van e-mail.Verandering in communicatiekanalenAls Teams groeit en e-mail uitvalt, werkt het model.90% minder interne e-mails en betere coördinatie via Teams/Intranet.
% projecten beheerd met JIRATraceerbaarheid en gestructureerd werkbeheerGeeft inzicht in en controle over projecten.100% gebruik van JIRA voor project- en taakbeheer.
Interne tevredenheid met het modelWerkelijke perceptie van het personeelAcceptatie van veranderingPositieve beoordeling van het model en brede acceptatie door teams. Tevredenheidsonderzoek volgt in 2026.

Dit bewijsmateriaal weerspiegelt een evolutie naar een efficiënter, gestructureerder en beter afgestemd werkmodel dat aansluit op de behoeften van een hybride omgeving, en vormt een basis voor de toekomstige ontwikkeling van meer systematische indicatoren.

Voordelen en conclusies

Belangrijkste voordelen

  • Verbetering van de organisatorische efficiëntiewaardoor taken met weinig toegevoegde waarde worden verminderd en de toegang tot informatie wordt vergemakkelijkt.
  • Verbetering van de samenwerking tussen verschillende afdelingen, met gemeenschappelijke instrumenten en criteria voor samenwerking tussen teams.
  • Meer veiligheid en controle over informatie, dankzij cloudcentralisatie en toegangsbeheer.
  • Toename van de transparència en coördinatie, met toegankelijke informatie en gedeelde agenda's.
  • Het bevorderen van een digitale cultuur en resultaatgerichtheid., met een duidelijk, homogeen en schaalbaar werkmodel.

Conclusie

Endreça 2.0 is uitgegroeid tot het werkmodel van de AOC voor het structureren van de dagelijkse werkzaamheden in hybride omgevingen, wat een efficiëntere, geordendere en meer op samenwerking gerichte organisatie garandeert.

Het model combineert instrumenten, criteria en governance om samenwerking te vergemakkelijken, de coördinatie te verbeteren en de kwaliteit van informatiebeheer te waarborgen.

Dit is een initiatief dat kan worden overgenomen door andere overheden die willen overstappen op digitale, gestructureerde en resultaatgerichte werkmodellen, met een geleidelijke implementatie die is aangepast aan hun behoeften.

goede oefeningen

Het Endreça 2.0-model is versterkt met een specifieke ruimte voor goede werkwijzen op het intranet, met korte, duidelijke en toepasbare tips over het gebruik van digitale tools en werkbeheer.

Deze ruimte heeft als doel:

  • de toepassing van het model in het dagelijks leven vergemakkelijken,
  • Terugkerende twijfels op een praktische manier oplossen,
  • en ervoor zorgen dat er binnen de hele organisatie uniforme gebruikscriteria gelden.

Goede praktijken behandelen belangrijke onderwerpen zoals het veilig delen van documenten, het gebruik van Teams, agendabeheer, het stellen van doelen en digitale beveiliging, om er maar een paar te noemen.

Het is een leef- en evoluerende ruimtedie continu wordt bijgewerkt op basis van de werkelijke behoeften en ervaringen van de teams, en die bijdraagt ​​aan het consolideren van efficiëntere en samenhangendere werkmethoden.

Voorbeelden van gepubliceerde goede praktijken (2026):

  • Toezicht op leverancierscontracten
  • Veilig gebruik van USB-apparaten
  • Passend gebruik van digitale bedrijfsbronnen
  • Beveiligingsbeleid en -verantwoordelijkheden
  • Documentclassificatie en -opschoning
  • Open agenda's
  • Doelstellingen
  • Phishingbeheer
  • Hergebruik van materialen voor presentaties
  • Professioneel gebruik van Teams

Project status

In de maak Geïmplementeerd in de gehele organisatie, met continue evaluatie en verbetering.

meer informatie

Relevante documentatie: eerdere studies, specificaties, presentaties, rapporten, URL's van prototypes, regelgeving, enz. 

Gesloten hangslot

Interne documentatie (toegang beperkt tot AOC-personeel):