Endereço 2.0: Modelo de trabalho colaborativo, eficiente e seguro da AOC

Desafio

Como podemos consolidar um modelo de trabalho colaborativo, eficiente e seguro que nos permita otimizar a organização do trabalho em um ambiente híbrido, melhorar a coordenação entre equipes e facilitar a colaboração com agentes externos?

Contexto e problema

Com a implementação progressiva do teletrabalho desde 2015 e sua ampla utilização durante a pandemia — um processo que culminou na definição do Modelo de trabalho híbrido e flexível da AOC—, a necessidade de termos nosso próprio modelo para organizar o trabalho colaborativo em ambientes digitais tornou-se evidente.

Nesse contexto, a AOC já havia realizado uma primeira iniciativa, o projeto Endreça, voltado para a organização da informação e o apoio ao trabalho digital. No entanto, esse modelo, baseado no servidor de arquivos tradicional e no e-mail como ferramenta central de comunicação e gestão documental, apresentava limitações significativas em um contexto de trabalho híbrido:

• Fragmentação da informação e dificuldade em identificar a versão atual dos documentos., resultante do uso intensivo de e-mails e anexos, que geravam duplicatas e pouca informação. transparència em trabalho compartilhado.
• Falta de ferramentas adequadas para edição colaborativa e rastreabilidade de alterações., o que dificultava o trabalho simultâneo das pessoas e o acompanhamento da evolução dos documentos.
• Dificuldades no compartilhamento seguro com colaboradores externos e ausência de critérios homogêneos no uso de ferramentas digitais., o que causou inconsistências na gestão da informação e limitou o trabalho interfuncional entre as equipes.

Com base no projeto inicial Endreça e na experiência acumulada, identificou-se a necessidade de evoluir para um modelo mais avançado — Endreça 2.0 — que permitisse:

• Estruturar o trabalho colaborativo diário de forma clara e organizada.
• Garantir a segurança e a governança da informação,
• e garantir uma adoção homogênea do modelo em toda a organização.

Solução proposta

Endreça 2.0 é o modelo de trabalho colaborativo da AOC, que redefine a forma de trabalhar com base em uma abordagem colaborativa. estrutura comum, compartilhada por toda a organização, com base no uso consistente de ferramentas digitais e em critérios claros de governança.

Este modelo não se limita à incorporação de novas ferramentas, mas sim estabelece uma forma de trabalho. homogêneo, estruturado e orientado para resultados, aplicável a toda a organização.

Pilares do modelo

O modelo é baseado em seis pilares, cinco consolidadas e uma sexta em desenvolvimento:

• Intranet corporativa no SharePoint
  É o ponto de acesso único e centralizado para ferramentas, recursos, modelos e informações de diferentes áreas. Substitui a intranet anterior baseada em Confluence e incorpora um modelo de manutenção federada, no qual cada área é responsável por manter seu conteúdo atualizado, fortalecendo assim a governança do conhecimento.

• Equipes, canais e grupos de bate-papo no Teams
  Constituem o principal espaço da organização para comunicação e trabalho colaborativo, baseado em conversas, videoconferências e acesso integrado à documentação. substituindo progressivamente o e-mail interno e as ferramentas de mensagens instantâneas não corporativas como canais regulares para coordenação e monitoramento do trabalho.
  O modelo diferencia claramente entre:
  • Equipes, quando é necessário um espaço de trabalho colaborativo estável com governança de documentos, canais, gerenciamento de permissões e rastreabilidade;
  • e grupos de bate-papo, quando a necessidade é principalmente de comunicação oportuna, coordenação rápida ou monitoramento informal, sem a necessidade de um espaço documental separado.
    Essa diferenciação nos permite evitar a proliferação desnecessária de equipes, reduzir a dependência de e-mails internos e ferramentas externas de mensagens instantâneas (como WhatsApp ou Telegram) e promover uma organização mais ordenada, sustentável e fácil de gerenciar.
    
• Documentos na nuvem (SharePoint e OneDrive)
  Eles oferecem um ambiente seguro para armazenamento e edição colaborativa, garantindo uma única versão de cada documento e facilitando o acesso de qualquer local e dispositivo.

• Gestão de projetos e tarefas com JIRA
  Permite planejar, acompanhar e visualizar o status de projetos e tarefas, melhorando a rastreabilidade, a coordenação e a responsabilidade entre as equipes.

• Agendas abertas
  Eles preferem o transparència e facilitar a coordenação e o planejamento de reuniões em um ambiente de trabalho híbrido.

• Inteligência artificial (pilar emergente)
  A AOC está a incorporar progressivamente ferramentas de inteligência artificial para apoiar o trabalho diário, com o objetivo de melhorar a eficiência, automatizar tarefas e facilitar a geração de conhecimento. Este sexto pilar inclui, entre outros, a utilização do Copilot como ferramenta corporativa, bem como a exploração de outras soluções (como Perplexity, Fabric, NotebookLM ou ChatGPT em ambientes controlados) para casos de uso como a elaboração de atas de reuniões, a análise de informações ou o apoio à tomada de decisões.
  Esta implementação é realizada seguindo diretrizes claras de utilização, com critérios de prudência, proteção de dados e supervisão humana, e constitui uma nova evolução do modelo Endreça rumo a um ambiente de trabalho aumentado por IA.

Este modelo baseia-se num princípio fundamental: Trabalhe sempre com informações compartilhadas, acessíveis e atualizadas, seguindo critérios comuns em toda a organização.

Governança modelo

O Endreça 2.0 baseia-se num conjunto de decisões estruturais definidas desde o início para garantir a coerência e a sustentabilidade do modelo:

• Definição de equipes como unidade básica de trabalho, alinhada com a estrutura organizacional.
• Estabelecer critérios claros para diferenciar equipes orgânicas, equipes de projeto e grupos de bate-papo, com responsabilidades, configuração e usos definidos de acordo com a natureza de cada necessidade.
• Utilização de grupos de bate-papo para conversas pontuais, coordenação rápida ou monitoramento informal, evitando a criação desnecessária de equipes.
• Definição de políticas de uso e segurança desde o princípio.
• Impulsionando um modelo deadoção homogênea e compartilhada em toda a organização.
• Integração progressiva de ferramentas em um ecossistema digital coerente, que evolui incorporando novas capacidades, incluindo inteligência artificial.

Forte ideia da solução: O Address 2.0 não apenas introduz novas ferramentas, mas também consolida uma modelo de trabalho colaborativo, eficiente e seguro, que transforma a forma como a organização se comunica, gerencia informações e coordena suas equipes, e que evolui para um futuro baseado em inteligência aumentada.

Casos de uso

O Address 2.0 se materializa em uma nova forma de trabalhar no dia a dia:

• Trabalhe com uma única versão do documento.
  As equipes compartilham links em vez de anexos, eliminando duplicatas e permitindo a edição colaborativa em tempo real com total rastreabilidade das alterações. Essa dinâmica é cada vez mais enriquecida com o suporte de ferramentas de IA (como o Copilot), que facilitam a revisão, a síntese e a geração de conteúdo a partir de documentos compartilhados.
• Acesso a documentos a partir de espaços de trabalho
  Os documentos são armazenados no SharePoint e acessados ​​pelo Teams, evitando a dispersão da informação e facilitando sua localização. Isso também permite a evolução para novas funcionalidades de consulta e exploração inteligente da informação.
• Organização coerente de equipes (orgânicas ou de projeto) e grupos de bate-papo.
  Distinguem-se equipes orgânicas e equipes de projeto, com critérios claros para criação, utilização e responsabilidade, garantindo uma estrutura ordenada, sustentável e alinhada com a organização.
  As equipes são criadas quando você precisa de um espaço de trabalho colaborativo estável com documentação compartilhada, canais temáticos, governança e rastreabilidade.
  Por outro lado, quando a necessidade é principalmente de comunicação oportuna, coordenação rápida ou monitoramento informal, prioriza-se o uso de grupos de bate-papo, evitando a proliferação desnecessária de equipes e simplificando a gestão do ecossistema digital.
• Compartilhamento seguro com colaboradores externos
  Os documentos são compartilhados com permissões definidas, controle de acesso e expiração de links, garantindo segurança e conformidade legal. Esse modelo é compatível com o uso de ferramentas de IA em ambientes controlados, seguindo critérios de proteção de dados e supervisão humana.
• Redução de e-mail
  O Teams se torna o principal espaço de coordenação, promovendo conversas contextualizadas e transparentes vinculadas a projetos e reduzindo o uso do e-mail como canal de trabalho interno.
• Planejamento e coordenação aprimorados
  As agendas abertas permitem que você conheça a disponibilidade e organize reuniões com mais eficiência, melhorando a coordenação entre as equipes em um ambiente de trabalho híbrido.

Fases do projeto

1. Exploração e definição do modelo (2020)
Nesta fase inicial, as necessidades de trabalho colaborativo da organização são analisadas e as bases do modelo são definidas, tanto em nível funcional quanto de governança, dentro da estrutura do Microsoft 365.

Especificamente:

• Sessões de diagnóstico são realizadas (Avaliação do trabalho em equipe) com a Nextret para analisar como migrar o modelo Endreça para o ambiente Teams.
• O treinamento de governança do Microsoft 365 é realizado para definir o modelo de equipe (orgânico, funcional e de projeto), os critérios de criação e administração e o papel do SharePoint e do OneDrive.
• São analisadas as possíveis integrações com outras ferramentas corporativas (como o JIRA ou a intranet).
• São identificados riscos e necessidades, especialmente em relação à colaboração com agentes externos.

2. Projeto piloto na Subdireção de Estratégia e Inovação (2021)
O modelo é validado em um ambiente real e controlado, o que permite que seu funcionamento seja testado e ajustado antes da implementação geral.

Esta fase permite:

• Implemente o modelo em uma primeira área da organização.
• Validar a estrutura de trabalho com base no Teams e no SharePoint.
• Identificar boas práticas e detectar melhorias operacionais necessárias para facilitar sua adoção.

3. Implantação em toda a organização (2022–2023)
Uma vez validado, o modelo é implementado progressivamente em toda a organização, combinando a implementação tecnológica com treinamento e ações de gestão de mudanças.

As principais ações incluem:

• Migração ordenada de documentos do sistema de arquivos tradicional para a nuvem.
• Criação de equipes do Teams e definição da estrutura do SharePoint.
• Treinamento generalizado em toda a organização, tanto para usuários quanto para administradores (10/2022 – 01/2023).
• Criação da equipe Teams AOCkers: principal meio/canal de comunicação interna da AOC (9/11/2022).
• Ações de comunicação e apoio para facilitar a adoção do modelo.
• Replicação estruturada do modelo de endereço no ambiente SharePoint.

4. Consolidação e evolução contínua (2024–2026)
Nessa fase, o modelo se consolida como uma forma regular de trabalho e evolui continuamente para se adaptar às novas necessidades e oportunidades tecnológicas.

As seguintes práticas são particularmente recomendadas:

• Implantação da nova intranet corporativa no SharePoint como ponto de acesso central (15/12/2023).
• Reforçar os critérios de segurança e compartilhamento de informações.
• A incorporação progressiva de novas funcionalidades do ecossistema Microsoft 365.
• Promover uma cultura colaborativa através de um novo espaço na Intranet para boas práticas e a reativação do canal de apoio Endreça 2.0 – AOCkers (13/2/2026).
• A incorporação gradual de tecnologias de inteligência artificial como uma nova evolução do modelo, visando melhorar a eficiência e apoiar o trabalho diário.

Resultados esperados e indicadores de impacto

Resultados esperados

A implementação do Endreça 2.0 visa aprimorar o funcionamento geral da organização com base em uma forma de trabalho mais colaborativa, estruturada e eficiente.

Especificamente, espera-se:

• Melhorar a eficiência organizacional e reduzir o tempo gasto em tarefas de baixo valor agregado.
• Reduza o volume de e-mails e a duplicação de documentos.
• Melhorar a experiência de trabalho das equipes em ambientes híbridos.
• Aumentar a segurança e o controle sobre as informações.
• Promover uma cultura digital baseada em transparència e colaboração.

Indicadores de impacto

Para avaliar a evolução do modelo, um quadro de indicadores indicativos, projetado para observar mudanças na forma como a organização funciona.

Numa primeira fase, e enquanto não existir um sistema de indicadores completamente sistematizado, podem ser utilizados indicadores qualitativos e observacionais, tais como:

• Percepção de redução do uso de e-mails internos em processos colaborativos.
• Aumento do trabalho compartilhado no Teams e no SharePoint em relação a arquivos locais.
• Melhoria na localização e no acesso à informação.
• Avaliação positiva do modelo pelas equipes (por meio de pesquisas internas ou feedback qualitativo).

Principais indicadores-chave de desempenho (estrutura de monitoramento)

Além disso, são definidos cinco KPIs principais que configuram a estrutura de monitoramento do modelo Endreça 2.0:

• % de documentos compartilhados por link vs anexo
  Indicador do grau de adoção do trabalho colaborativo.
• % da documentação na nuvem (SharePoint/OneDrive)
  Isso reflete o nível de centralização e ordem documental.
• Usar o Teams em vez do e-mail.
  Isso permite observar a mudança nos canais de comunicação.
• % de projetos gerenciados com JIRA
  Isso indica o grau de rastreabilidade e estruturação do trabalho.
• Satisfação interna com o modelo
  Mede a percepção e a aceitação do modelo pelas equipes.

Este conjunto de indicadores define um estrutura conceitual para monitoramento de modelos, que pode evoluir progressivamente dependendo das necessidades e capacidades da organização.

Os indicadores são propostos como um ferramenta de melhoria contínuaNão se trata tanto de um controle exaustivo, mas sim de priorizar aqueles que trazem valor real para a organização.

Evidências observadas desde a implantação (2022–2026)

Desde a implementação do modelo (2022–2023) e com sua consolidação progressiva, observaram-se mudanças significativas na forma como a organização funciona, as quais podem ser resumidas pelos seguintes indicadores-chave:

KPI	O que ele mede?	Como interpretá-lo	Situação atual (2026)
% de documentos compartilhados por link em vez de anexo	taxa de abandono de anexos de e-mail	Quanto mais alto, maior a maturidade no trabalho colaborativo.	Redução de 90% no uso de documentos anexados e aumento progressivo no compartilhamento por meio de links.
% documentação na nuvem (SharePoint/OneDrive)	Nível de centralização e ordem dos documentos	Indica se o modelo de arquivos locais foi substituído.	95% dos documentos estão na nuvem.
Usar o Teams em vez do e-mail.	Mudança nos canais de comunicação	Se o Teams crescer e o uso de e-mail diminuir, o modelo funciona.	Redução de 90% no volume de e-mails internos e aumento da coordenação via Teams/Intranet.
% dos projetos gerenciados com JIRA	Rastreabilidade e gestão estruturada do trabalho	Reflete o controle e a visibilidade dos projetos.	Utilização do JIRA em 100% dos projetos e tarefas.
Satisfação interna com o modelo	Percepção real dos funcionários	Aceitação da mudança	Avaliação positiva do modelo e ampla adoção pelas equipes. Pesquisa de satisfação prevista para 2026.

Essas evidências refletem uma evolução em direção a um modelo de trabalho mais eficiente, estruturado e alinhado às necessidades de um ambiente híbrido, e constituem uma base para o desenvolvimento futuro de indicadores mais sistematizados.

Benefícios e conclusões

Principais benefícios

• Melhorar a eficiência organizacional, reduzindo tarefas de baixo valor e facilitando o acesso à informação.
• Aprimorando a colaboração interfuncional, com ferramentas e critérios comuns para o trabalho entre equipes.
• Maior segurança e controle da informação, graças à centralização na nuvem e ao gerenciamento de permissões.
• Aumento do transparència e coordenação, com informações acessíveis e agendas compartilhadas.
• Promover a cultura digital e a orientação para resultados., com um modelo de trabalho claro, homogêneo e escalável.

conclusão

O Endreça 2.0 consolidou-se como o modelo de trabalho da AOC para estruturar o trabalho diário em ambientes híbridos, garantindo uma organização mais eficiente, ordenada e colaborativa.

O modelo combina ferramentas, critérios e governança para facilitar o trabalho compartilhado, melhorar a coordenação e garantir a qualidade na gestão da informação.

Esta é uma iniciativa que pode ser transferida para outras administrações que desejam adotar modelos de trabalho digitais, estruturados e orientados para resultados, com uma implementação progressiva adaptada às suas necessidades.

Boas práticas

O modelo Endreça 2.0 é reforçado com um espaço específico para boas práticas na intranet, que inclui dicas curtas, claras e aplicáveis ​​sobre o uso de ferramentas digitais e gerenciamento do trabalho.

Este espaço tem como objetivo:

• Facilitar a adoção do modelo no dia a dia,
• Resolver dúvidas recorrentes de forma prática,
• e garantir critérios de utilização comuns em toda a organização.

As boas práticas abordam tópicos importantes como compartilhamento seguro de documentos, uso do Teams, gerenciamento de agendas, definição de metas e segurança digital, entre outros.

Isto é um espaço vivo e em evolução, que é continuamente atualizada com base nas necessidades e experiências reais das equipes, e que contribui para consolidar hábitos de trabalho mais eficientes e coerentes.

Exemplos de boas práticas publicadas (2026):

• Monitoramento de contratos com fornecedores
• Utilização segura de dispositivos USB
• Utilização adequada dos recursos digitais corporativos
• Política e responsabilidades de segurança
• Classificação e limpeza de documentos
• Agendas abertas
• Definição de metas
• Gestão de phishing
• Reutilização de materiais para apresentações
• Uso profissional do Teams

Status do projeto

Em produção. Implementado em toda a organização, com revisão e melhoria contínuas.

Mais Informações

Documentação relacionada: estudos anteriores, especificações, apresentações, relatórios, URLs de protótipos, regulamentos, etc. 

• Guia para o trabalho colaborativo na administração pública, do Consórcio AOC (inclui uma coleção de boas práticas de teletrabalho, 31/3/2020) 
• Guia rápido para teletrabalho com segurança – Consórcio AOC (18/3/2020) 
• Resultados da pesquisa sobre ferramentas para trabalho remoto colaborativo (29 / 3 / 2020)  
• Momentos do Governo Digital: Novas formas de trabalho na administração pública (23 / 11 / 2020) 
• Suporte do M365: Capítulo: Colaboração com o Teams, SharePoint e OneDrive.
• CGD2025 – Sessão “Transformando a cultura organizacional em um modelo de trabalho colaborativo e de cibersegurança baseado no M365” do ICS
• CGD2025 – Sessão “Intranet Inteligente com SharePoint 365: A experiência de Esparreguera”

• Apresentação "Projeto Piloto Address 2.0 em Inovação"(2021) 
• PRO035. Gerenciamento de equipes e SharePoint para usuários da AOC + Guia de Trabalho Colaborativo da AOC (2022)
• PRO036. Gerenciamento de equipes e SharePoint para administradores de AOC (2022)
• PRO037. Procedimento de compartilhamento de documentos (2022)
• Implantação de um novo AOC de intranet (SharePoint) (15 / 12 / 2023)
• Apresentação "Apresentação do modelo Address 2.0 na reunião de equipe(07/05/2025)
• Nova seção Boas práticas Endereço 2.0 (Intranet) (13/2/2026)