Guia de Teletrabalho Colaborativo para a Administração Pública

GUIA DE TELETRABALHO COLABORATIVO PARA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA

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Este guia foi desenvolvido para auxiliar as administrações público que acaba de fazer a sua estreia em situações de trabalho remoto, sem ter implementado ou testado previamente o seu próprio modelo de teletrabalho pelas suas organizações. 

O excepcional estado de alarme causado pelo coronavírus fez com que um grande número de funcionários públicos se visse na necessidade de realizar nossa jornada de trabalho em casa, de um dia para o outro. Se esta é a primeira vez que você vai lá, você deve estar se perguntando: por onde eu começo? Quais ferramentas e metodologias podem me ajudar a trabalhar de forma colaborativa e segura? Como organizo minha equipe de trabalho para que dê certo? 

1. Ajudamos você a trabalhar em teletrabalho de forma colaborativa

Em setembro de 2017, o AOC implementou o teletrabalho um dia por semana. Durante este tempo aprendemos que o teletrabalho é uma grande alavanca de mudança que facilita a transformação digital das administrações públicas e, a nível pessoal, oferece-lhe liberdade e flexibilidade para alcançar um equilíbrio saudável entre trabalho e família. Na prática, porém, as coisas nem sempre são tão simples. Para que os equipamentos de teletrabalho funcionem, deve ser criado um bom ambiente del principi, deixe todos os membros da equipe conectados, confortáveis ​​e unidos. Para conseguir isso, você precisa eestávelr algumas orientações e rotinas Apesar a colaboração e o bom entendimento de toda a equipe de trabalho é mais fácil e dar frutos. 

As circunstâncias atuais implicam que a maior parte do pessoal da administração pública esteja confinado a casa, tentando conciliar a vida familiar com a jornada de trabalho à distância e, em alguns casos, sem ter tido a oportunidade de fazer uma sólida aprendizagem sobre o teletrabalho. Por isso achamos oportuno partilhar a nossa experiência, enviar-lhe algumas dicas e recomendações que consideramos importantes, e incentivá-lo porque se o fizer com calma mas com convicção, tudo o que fizer agora servirá mais tarde. implementar um próprio modelo de teletrabalho na sua organização.

Anime-se e continue trabalhando. Para governos ágeis, lógicos e colaborativos, agora mais do que nunca.

Nota

Este guia destina-se principalmente a pequenas e médias administrações que não possuem um modelo próprio de teletrabalho. Estas são recomendações e diretrizes gerais: se sua organização tiver sua própria política de teletrabalho d 'um conjunto de ferramentas e soluções estabelecidoesusa-os.

2. Organize-se

Em primeiro lugar, para aproveitar ao máximo o seu tempo no teletrabalho e tirar o máximo proveito dele, é muito importante se organizar e definir padrões de trabalho que facilitem a concentração e o descanso:

  • Levante-se no horário habitual para ir trabalhar
  • Defina um horário de trabalho. A rotina ajuda
  • Escolha um local para trabalhar em sua casa que seja tranquilo, confortável e de preferência com iluminação natural
  • Não trabalhe de pijama. Troque e coloque roupas confortáveis
  • Diferencie o espaço dedicado ao trabalho do seu espaço pessoal e relaxante
  • Mantenha o contato social mesmo que seja virtualmente - faça cafés virtuais todos os dias ou converse por telefone/videoconferência com pessoas de sua equipe
  • Faça pausas aproximadamente a cada hora para fazer qualquer atividade: café, TV, etc.
  • Tome pílulas de exercício todos os dias
  • Se você estiver realizando uma videoconferência, mantenha seu ambiente arrumado
  • Defina metas diárias e planeje tarefas prioritárias
  • Aproveite o tempo de viagem regular para fazer qualquer atividade que você goste
  • Defina os canais e ferramentas que você usará e reduza as notificações pop-up que não funcionam. Notificações e múltiplos canais são ladrões de tempo.

Mais Informações

Medidas preventivas e recursos para preservar sua saúde ao realizar tarefas profissionais em modo de teletrabalho:

3. Concordar sobre como trabalhar à distância em equipe

O teletrabalho é uma grande oportunidade para aprender novas formas de trabalhar de forma mais eficiente e eficaz. No entanto, envolve novos processos e formas de comunicação e colaboração. Para que os equipamentos de teletrabalho realmente funcionem, três pontos-chave precisam ser bem compreendidos.

Pontos chave

  1. A visão: todos os membros da equipe precisam ter clareza sobre o que está sendo feito e com que propósito
  2. A informação: todos devem saber onde estão localizados os dados, documentos e procedimentos de trabalho (que devem ser documentados), bem como onde devem ser armazenados os novos materiais a serem gerados.
  3. Comunicação: se os membros da equipe não puderem se encontrar pessoalmente, é essencial estabelecer canais que facilitem a comunicação intensiva; caso contrário, a confiança e a colaboração podem ser prejudicadas. Na próxima seção do guia propomos um conjunto de ferramentas tecnológicas que facilitam muito o aspecto da comunicação!

Orientações e dicas

Para que você possa se integrar bem à sua equipe de teletrabalho e ser produtivo desde o início, siga estas orientações e dicas:

  • Lembre-se de que o teletrabalho, em termos de dedicação e empenho, envolve as mesmas responsabilidades que o trabalho em escritório. O teletrabalho torna o horário de trabalho mais flexível e o trabalho por objetivos, mas também exige que seja capaz de lidar com problemas e encontrar soluções de forma autónoma e proativa.
  • Valida os canais de comunicação, soluções e ferramentas de monitoramento de tarefas e/ou projetos que serão utilizados em cada caso
  • Acordar os espaços onde o trabalho será compartilhado
    • Por exemplo, na metodologia e-SET, os procedimentos e tarefas são compartilhados com o gerenciador de arquivos seguindo diretrizes comuns.
  • Certifique-se de obter as comunicações e orientações necessárias para realizar seu trabalho diário
  • Converse e realize reuniões virtuais, bilaterais ou em pequenos grupos para resolver dúvidas, sentir-se bem e manter o espírito de equipe. Não use o e-mail como seu único sistema de comunicação
  • Realiza reuniões regulares de coordenação
  • Aproveite as reuniões de acompanhamento de toda a equipe para levantar dúvidas, questões e dificuldades que afetam desafios comuns. As reuniões de acompanhamento de toda a equipa são essenciais para promover a coesão do grupo e recomenda-se que sejam realizadas semanalmente.
  • Consulte os procedimentos de teletrabalho estabelecidos pela sua organização sempre que tiver alguma dúvida. Se não forem postados na intranet corporativa, peça por eles!

E lembre-se

No teletrabalho, as emoções também importam. Nem todos se adaptam igualmente bem a uma nova situação, que quebra rotinas e em que há muito pouca interação social. Seja paciente e cultive a empatia.

4. Ferramentas para teletrabalho

Critérios das ferramentas propostas

A partir do AOC propomos um conjunto de soluções gerais. Dependendo das necessidades específicas de sua organização, a ferramenta ideal pode ser diferente.

Quais ferramentas você usa no seu computador?

Participe neste inquérito que nos permitirá ter uma ideia da utilização destas ferramentas pelas administrações públicas e ajudá-lo a tomar melhores decisões. Serão apenas 2 minutos.

Em relação às soluções que sugerimos, realizamos uma análise básica (não exaustiva) para verificar se atendem aos seguintes critérios:

  • Estão em conformidade com o regulamento europeu de proteção de dados (RGPD)
    • Estas são empresas localizadas na União Europeia
    • Essas empresas estão localizadas fora da União Europeia, mas aderem ao selo de conformidade Privacy Shield
    • Eles têm uma política de privacidade completa
  • Estão em conformidade com as principais recomendações de segurança dos sistemas de informação
    • Eles têm as certificações do esquema de segurança nacional (ENS)
    • Possuem certificações de segurança reconhecidas que cumprem os principais aspectos da ENS: ISO 27001, SOC, SSAE16, etc.
  • Soluções testadas pelo AOC, ou o mais popular e mais valorizada segundo estudos comparativos realizados por publicações especializadas
  • Priorizamos soluções que oferecem uma versão gratuita. A versão gratuita de qualquer uma das soluções acima usa os dados para fornecer publicidade. De qualquer forma, caso sejam utilizados, devem ser autorizados pelo Departamento de Tecnologia da entidade.
  • Disponíveis em idiomas català i/o castellà

Quanto ao soluções fornecidas pelos conselhos provinciais e pela AOC (ferramentas de gestão de arquivos, censo, contabilidade, registro, EACAT, e-NOTUM, Via Oberta, etc.) são oferecidos gratuitamente e com total garantia e segurança para trabalhar remotamente.

Notas

  • Caso pretenda utilizar alguma destas ferramentas com informação pessoal sensível (de acordo com o RGPD), lembre-se que a organização terá de fazer previamente uma análise detalhada dos riscos de segurança e proteção de dados.

Que ferramentas você precisa?

Para teletrabalho de uma forma colaborativo e eficiente, mvocê vai precisar um conjunto deferramentas e soluções anteriormenteeles devem ter concordado com a organização. Lembre-se que a lista está aberta às contribuições que você nos enviar através doenquete.

Automação de escritório e edição colaborativa

Ferramentas para criar, editar e compartilhar documentos com eficiência.

Solução
Livre
Nós usuários
Observações

Nós usuários

AJ Jorba
AJ Palleja
AJ Vilassar de Mar.
AJ Ulldecona
CC Terra Alta
UPC  

Observações

Edição avançada compartilhada e simultânea entre vários usuários

Com uma Conta do Google, você pode usar o Google Docs, Spreadsheets e Presentations gratuitamente

Nós usuários

AJ Arenys de Munt
AJ Artes
AJ Castelldefels
AJ Rosas
AJ SAlou
AJ Sant Feliu de Guíxols
AJ Sformiga Cugat del Vallés
Acampamento CC Baix
CC Pallars Jussà
Conselho Provincial de Barcelona
Conselho Provincial de Lleida
Generalitat de Catalunya
Consórcios AOC

Observações

Edição compartilhada e simultânea entre vários usuários

tutoriais:

Protocolos, recomendações e boas práticas. Gencat [PDF]

Nós usuários

AJ Baía de Vallés
AJ Cabril
AJ Cjunto e Sant Antoni
AJ Corbera de Llobregat
AJ Junda
AJ Franqueses del Vallés
AJ Montblanc
AJ Rjudeus
AJ Sarrià de Ter
AJ soriguera
AJ Papai
CC Segadeira
CC Acampamento alternativo
CC Alt Emporda

Observações

Não é uma solução em nuvem - precisa ser baixada

Nou permite a edição colaborativo

A política de privacidade está apenas em alemão

Videoconferência, chamadas pela Internet, bate-papos e compartilhamento de tela

Serviços em nuvem para organizar e gerenciar reuniões virtuais de equipe de trabalho. As ferramentas que atendem aos critérios descritos acima são mostradas e oferecem serviços que consideramos básicos do trabalho colaborativo: solução multiplataforma (Windows, MAC, Android e iOS) reuniões para grandes grupos de participantes, vídeo de qualidade, tela compartilhada e chat.

Solução
Livre
Nós usuários
Observações

Nós usuários

AJ Arenys de Mar
AJ Lloret de Mar
AJ Pratdip
AJ Lleida
AJ Mataró
CC Baixo Ebro
Generalitat de Catalunya
Consórcios AOC

Observações

Versão gratuita com 60′ de tempo de reunião limitado

Até 300 participantes

Permite gravar a sessão

tutoriais:

Guia rápido. Gencat [PDF]
Encontros com Tcomergencat [PDF]
Acesso a videoconferênciagencat [PDF] 

Nós usuários

AJ Cabrera de Mar
AJ Castellar del Vallés
AJ Roca del Vallés
AJ Másia da ásia Voltefrango
AJ Montmelo
AJ Monte Roig del Camp
AJ Polinya
AJ Sal
AJ Sant Quinti de Mediona
AJ Vallromanes
AJ Sant Pere de Vilamajor
AJ Sabadell
CC Fogueira
CC Segadeira
CC Pla de l'Estany
CC Vallés Oriental 

Observações

A versão gratuita inclui publicidade e tem um ttempo de reunião limitado a 40'

Até 1.000 participantes. Ver 49 pessoas por vez

Esta solução recebeu ataques de segurança chamados Zoom Bombing: Continuar dicas de segurança para evitá-los.

tutoriais:

Manual de zoomUniversidade de navarra

Nós usuários

AJ nenúfar
AJ Garriga
AJ o Vendrell
CC Terra Alta
CC Urgel
UPC 

Observações

Versão gratuita com tempo de reunião limitado de 60′

Até 100 participantes. Visualize 30 pessoas por vez.

A versão gratuita não permite gravar a sessão

Riguala o perfil de Google

Nós usuários

AJ Alcanar
AJ Camarasa
AJ Olesa de Bonesvalls
CC Baix Emporda
Priorato CC

Observações

Permite organizar reuniões telemáticas a partir de um arquivo de forma integrada com a própria plataforma GESTIONA

Até 500 participantes conectados simultaneamente na mesma reunião

Acessível de qualquer dispositivo

Nota

  • JITSI não foi incluído nesta lista porque é um software, não um serviço em nuvem. É um aplicativo muito popular por sua simplicidade, utilidade e gratuito. Ele pode ser baixado e instalado em seu próprio servidor, gratuitamente. No entanto, existem Administrações que estão a utilizar o serviço cloud ENCONTRO.JIT.SI (com base no JITSI): do AOC não podemos recomendar este serviço porque não conseguimos encontrar a política de privacidade e segurança no seu site e, portanto, não temos garantias de que cumpre os regulamentos de proteção de dados pessoais e a ENS medidas de segurança.
  • Skype, é uma solução historicamente muito popular. A qualidade do Skype (versão gratuita) está sendo superada por outras soluções. A solução profissional oferece boa qualidade, chama-se Skype for Business e é paga: esta tecnologia é utilizada no Microsoft Teams.
  • WhatsApp, é uma solução muito boa para chamadas pela Internet. A solução de videoconferência tem algumas características básicas: é limitada a 4 participantes, não permite compartilhamento de tela e tem qualidade inferior a outras alternativas.

Comunicação colaborativa

Ferramentas para garantir uma comunicação boa, aberta, transparente e eficiente da equipe de trabalho. Os sistemas ou plataformas de comunicação e colaboração unificados combinam bate-papo com videochamada, criam canais para conversas em grupo ou privadas e carregam arquivos para compartilhamento e edição simultaneamente.

Solução
Livre
Nós usuários
Observações

Nós usuários

AJ Rode de Bera
A
TEi
AJ Terrassa
CAnoia
D
iputação de Barcelona
Generalitat de Catalunya
Consórcios AOC

Observações

Gratuito com funcionalidade completa por 6 meses

Solução completa de comunicação colaborativa: equipamentos, canais, chats, videoconferência, compartilhamento de documentos, etc.

Integração com Office 365 e outros

tutoriais:

Guia rápido. Gencat [PDF]

Nós usuários

AJ Arbujos
AJ Sant Quirze del Valles
AJ Girona
AJ Santa Coloma de Gramenet
CBergueda
UPF
UPC

Observações

Gratuito indefinidamente, mas com funcionalidade limitada

Solução completa de comunicação colaborativa: equipamentos, canais, chats, videoconferência, compartilhamento de documentos, etc.

Integração com as principais soluções do mercado.

Gestão telemática do Plenário ou órgão colegiado e Videoacta

Sistemas integrados de gestão telemática para uma sessão de um colegiado (Plenária, Conselho de Administração, etc.) e preparação do ato de vídeo assinado eletronicamente.

Nesta seção analisamos a soluções de vídeo act e transmissão de actos seleccionados pela Associação Catalã de Municípios em um processo central de compras; e consideramos as soluções abrangentes mais utilizadas que atendem às requisitos da seção 46.3 do LBRL:

As sessões podem ser realizadas e os acordos remotos podem ser realizados por meios eletrônicos e telemáticos (…), desde que os membros participantes estejam em território espanhol e sua identidade seja comprovada. Da mesma forma, deve ser assegurada a comunicação entre eles em tempo real durante a sessão, dispondo dos meios necessários para garantir seu caráter público ou secreto conforme se processa legalmente em cada caso”.

O resto das características que deve ter um solução de gverão telemática integral do Plenário pode ser consultado emseção Boas práticas: Gestão tetema de uma plenária.

Solução
Livre
Nós usuários
Observações

Telemática completa Cityclic por Semic

Nós usuários

AJ Esplugues de Llobregat
AJ Matadepera
AJ Llicà de Vall
AJ Arenys de Mar
AJ Cabrera de Mar
AJ Sant Quirze del Vallés
AJ Tarragona
AJ Vic

Observações

Atende aos requisitos do novo art. 46.3 LBRL

Gestão integral do Plenário e votação telemática

Compatível com várias ferramentas de videoconferência: Zoom, Lifesize, Cisco Webex, etc.

Elaboração do Videoato

actadigital
Grupo Assertia 

Nós usuários

AJ Caldes de Malavella
AJ Rode de Ter
AJ Santes de Coloma de Farners
AJ Viladecans

Observações

Prova de identidade por assinatura eletrônica de acesso

Verificação de que os membros estão em território espanhol

Inclui gravação de sessão e tecnologia de transmissão

Elaboração de la Ato de vídeo 

Nós usuários

AJ Caldes d'Estrac
AJ Camprodon
AJ cretino
AJ Llançà
AJ Llinars del Vallés
AJ el Morell
AJ Sant Esteve de Palautordera
AJ Sant Jaume d'Enveja
AJ Sant Vicenç de Torelló
AJ Tossa de Mar
AJ Vallgorguina

Observações

Comprovante de identidade com certificado digital

Controle de acesso de endereços IP localizados em território espanhol

Incorporar uma gravação certificada na ata da reunião

Transmissão ao vivo das sessões plenárias virtuais através da sede eletrônica e plataformas de transmissão como Youtube, Facebook ou Twitter

AJ Cabra del Camp
AJ Igualada
AJ la Pobla de Lillet
AJ les Borges Brancos
AJ Montcada e Reixac
AJ Olerdola
AJ Ripollet
AJ Rossello
AJ Prêmio de Dalt
AJ Torredembarra

Observações

Baseado no software de código aberto Jitsi instalado em servidores usados ​​exclusivamente pela Localret

Permite transmissões ao vivo usando a plataforma do YouTube

Termos de serviço

Nota: Devido ao excepcional estado de alarme, diferentes administrações estão a realizar sessões telemáticas das plenárias municipais ou distritais com soluções de videoconferência. Neste caso, recomendamos que você siga as recomendações deste guia na seção “Boas práticas", Seção"Gverão telemática de uma Sessão Plenária”.

Armazenamento na núvem

Soluções para fazer backup de documentos online e compartilhar acesso e edição.

Solução
Livre
Nós usuários
Observações

Nós usuários

AJ Agrama
AJ Figueres
AJ a Senia
AJ Droga
AJ Moinhos do Rei
A
palafitas
AJ Sformiga Celoni
AJ Sant Hipólito de Voltregà
AJ Sant Pere de Riudebitlles
AJ Vtodos
AJ Vhidrantes
AJ Manresa
AJ Prat de Llobregat
CSelva
COsona

Observações

Versão gratuita: 15 GB

Nós usuários

AJ Palafrugell
AJ Sant Andreu de la Barca
AJ Sitges
AJ Tortosa
AJ Ullastrell
AJ Vilanova e Geltrú
Consórcios AOC 

Observações

Versão gratuita: 5 GB

Permite definir políticas de segurança avançadas em relação a documentos que são compartilhados fora da organização

Gerente de tarefas e projetos

Soluções para definir projetos e atribuir, delegar e acompanhar tarefas.

Solução
Livre
Nós usuários
Observações

Gerenciador de arquivos adaptado ao e-SET

Nós usuários

Mais de 100 governos locais implementaram o e-SET

Observações

Método E-SET (AOC)

SETE Diba - Conselho Provincial de Barcelona

eMunicípios - Conselho Provincial de Girona

Trello 

Nós usuários

AJ Navas
AJ Sant Llorenç d'Hortons
AJ Sant Vicenc dels Horts
AJ Palamós
AJ Barcelona
AJ Mollet del Vallès
CC Po de Urgell
Conselho Provincial de Barcelona (SeTDIBA)
CATALOGUE
UPC

Observações

Gerenciador simples e fácil de usar para tarefas e projetos.

Use o Metodologia Kanban que organiza as tarefas da mesaé muito visual

tutoriais:

Primeiros passos (UPC Nexus24)
Guia Como adotar o trabalho remoto (Trello) 

AllIst 

Nós usuários

Ltd.
Consórcios AOC

Observações

Gerenciador simples e fácil de usar para tarefas e projetos

Muito utilizável a partir de dispositivos móveis

Asana 

Nós usuários

AJ Calella
AJ Vendrell
AJ Badalona

Observações

Gerenciador avançado, mas fácil de usar para tarefas e projetos

Permite a gestão de projetos complexos

tutoriais:

guia d,Asana 

Nós usuários

AJ Vic

Observações

Gerenciador avançado, mas fácil de usar para tarefas e projetos

Permite a gestão de projetos complexos

Nós usuários

AJ Palafrugell
AJ Uldecona

Observações

Ferramenta completa de gerenciamento de tarefas

Use o Metodologia Kanban que organiza as tarefas da mesaé muito visual

Nós usuários

AJ Terrassa
Consórcios AOC

Observações

Tarefa básica e gerente de projeto

Incluído no Office365

Use o Metodologia Kanban que organiza as tarefas da mesaé muito visual

Assinatura Eletrônica

Soluções para gerenciar a assinatura de documentos com certificado digital

Solução
Livre
Nós usuários
Observações

Nós usuários

AJ Arbucies
AJ Begur
AJ Callus
AJ Campins
AJ Gelida
AJ Granyéna de les Garrigues
AJ Sant Jaume de Llierca
AJ Sant Llorenç Savall
Estojos AJ
CC Anoia
CC Gironés
CC Osona

Observações

Titular da assinatura avançado que permite a assinatura de documentos por uma pessoa ou grupos, um ou mais documentos de uma só vez, com streams e assinatura de dispositivos móveis
Serviço AOC oferecido gratuitamente
 

tutoriais:

Perguntas frequentes (contém guia d'vocês em PDF)

Nós usuários

AJ Arenys de Munt
AJ Figueres
AJ Puigverd d'Agramunt
AJ Soriguera
AJ Vilagrassa
AJ Vilanova e Geltrú
CC Baix Ebre
CC Alt Urgel
CC Anoia
CC Estragãoès

Observações

Ferramenta muito simples e prática para assinar um o múltiplo documentos de uma pessoa

Serviço AOC oferecido gratuitamente

Nós usuários

AJ Eespáduas de Llobregat
APalampara
AJ TEi
AJ Vallirana 

Observações

Assinando documentos PDF criando campos de assinatura. O documento pode ser assinado por uma ou mais pessoas, mas deve ser compartilhado manualmente (por e-mail, etc.)

tutoriais:

Guia assinar documentos PDF

Ferramentas de colaboração online

Ferramentas para facilitar a coleta de informações, debates, la choveuja de ideias e chegar a um consenso en as decisões da equipe de trabalho

Solução
Livre
Nós usuários
Observações

Observações

Ferramenta básica para formulários de pesquisa e coleta de informações

Nós usuários

Consórcios AOC

Observações

Ferramenta básica para formulários de pesquisa e coleta de informações

Incluído na licença Office365

Nós usuários

Consórcios AOC

Observações

Ferramenta de pesquisa avançada

Nós usuários

UIB

Observações

Para gerar ideias, organize-as e priorize-as. Muito visual

Recomendado por Universidade das Ilhas Baleares (ligação)

Nós usuários

AJ Tona
Conselho Provincial de Barcelona
GGeneralitat de Catalunya - DARP
Consórcios AOC 

Observações

Para obter informações em tempo real por meio de pesquisas e perguntas, nuvens de palavras, etc.

Remo 

Nós usuários

Conselho Provincial de Barcelona (SeTDIBA)
Consórcios AOC 

Observações

Quadro-negro colaborativo per salvar e compartilhar conteúdo multimèdia

Recomendado por universoitnas ilhas Baalunos (ligação) 

Segurança dos sistemas de informação

As ferramentas na área de segurança de sistemas de informação estão listadas no Guia rápido para teletrabalho com segurança.

5. Teletrabalho com segurança

O tO trabalho pode levar a sérios riscos de segurança cibernética se não for planejado a tempo, a equipe for treinada adequadamente e os equipamentos de trabalho e as conexões forem configurados com segurança. 

Sabemos que, dada a urgência da situação atual, tudo isso não tem sido possível em muitos casos. Por isso, desenvolvemos um guia rápido, voltado para usuários não especialistas de governos locais de médio e pequeno porte, que atualmente não dispõem de recursos para implementar um plano de segurança completo e avançado. 

Esta é uma coleção de recomendações básicas que pode ajudar a trabalhar remotamente, minimizando os riscos de segurança no processamento de informações doorganização.

La guia rápido para teletrabalho com segurança do AOC abrange os seguintes tópicos:

  • Aspectos organizacionais
  • Equipe de trabalho
  • Conexão com a Internet e acesso remoto
  • Backups
  • Senhas e autenticação
  • Navegação segura na internet
  • Phishing
  • No final do trabalho

6. Boas práticas e casos de uso

Reuniões virtuais de equipes de trabalho

As reuniões por meios telemáticos permitem manter a atividade ordinária das equipes de trabalho, tanto internas quanto externas, para tomar decisões em grupo e avançar nos projetos..

Dicas para participar efetivamente:

  • Teste a conexão, o vídeo e o som da ferramenta de videoconferência com antecedência. A maioria das soluções possui testes de conexão automatizados
  • Tente conectar alguns minutos antes do horário agendado
  • A qualidade da voz é fundamental: use fones de ouvido com microfone para garantir que você seja bem ouvido e evitar ruídos de fundo.
  • Se você não quiser que o fundo da sua casa fique visível, a maioria das soluções tem uma opção de fundo desfocado.
  • Quando você não está falando, é uma boa ideia silenciar o microfone
  • É muito útil discutir tópicos compartilhando os documentos, páginas da web ou aplicativos que são o assunto da discussão 
  • Existem aplicativos que possuem várias opções de compartilhamento de documentos (desktop, aplicativos ou documentos específicos, etc.).). O mais prático é compartilhar o scripttori: o que você vê é o que os outros participantes da videoconferência veem

Dicas para organizar:

  • Em uma reunião virtual com muitos participantes, é difícil coordenar as intervenções, por isso é altamente recomendável que haja um moderador ou facilitador da sessão que dê a palavra à pessoa que solicitou anteriormente, gerencie o tempo e retome as conversas . se aplicável.
  • Também é importante definir uma agenda com antecedência para que todos tenham clareza sobre os assuntos a serem abordados e possam estar preparados. Então, desenvolver um modelo de convite que contenha:
    • O objetivo da sessão
    • Duração estimada
    • Materiais que serão necessários durante a sessão
    • Requisitos técnicos para segui-lo
  • Teste com antecedência para garantir que o áudio e a câmera estejam configurados corretamente
  • Informe um telefone de contato em caso de problemas técnicos
  • Promova a participação de todos os membros: pense com antecedência como você vai envolvê-los:
    1. Identifica os participantes no início da sessão
    2. Preparar um cronograma de reuniões indicando os pontos a serem abordados e quem os discutirá
    3. Ative o chat para facilitar a participação de participantes com problemas de áudio
    4. Diga adeus aos participantes e agradeça por sua ajuda
  • A videoconferência é mais complexa e pode levar a diferentes interpretações. É importante fazer um resumo ao final (ou ata) dos acordos alcançados durante a reunião para que não haja mal-entendidos ou confusão.
  • Reduza a duração da sessão. Está provado que reuniões virtuais de mais de uma hora podem ser cansativas porque, como perdemos muitas das chaves da comunicação oral (tom de voz, algumas expressões faciais e gestos físicos), isso nos obriga a prestar mais atenção.

Mais Informações:

Gestão telemática de um Plenário

Para a correta realização de uma sessão plenária por via eletrónica, devem ser tidos em conta os seguintes aspetos:

  • Apoie todo o processo da sessão
    • Ter uma pessoa de apoio técnico durante todo o processo de preparação e realização da sessão plenária
  • Testes preliminares com eleitos e secretário
    • Realizar testes preliminares com todos os membros do Plenário para garantir o bom funcionamento da solução de videoconferência e votação telemática
  • Administração da sessão
    • Crie a figura do administrador da sessão virtual
    • Verifique os requisitos do artigo 46.3 do LBRL: os membros estão em território espanhol, identificação segura, etc.
    • Gerenciar a documentação da agenda
    • Estabelecer quais itens da ordem do dia são votados e o tipo de votação: ordinária ou secreta
  • Gravação da sessão
    • Opção de alteração de votação, em caso de erro, durante o período de votação aberta
    • Possibilidade de reabertura de votação pelo administrador, em caso de incidente
  • Gestão do processo de votação para cada ponto
    • Abertura do tempo de votação
    • Registro do significado dos votos, para cada membro e ponto
    • Cada membro vê o significado do seu voto
  • Transmissão ao vivo para o público
    • Use tecnologias de streaming que permitem o rastreamento dos principais navegadores, sistemas operacionais e dispositivos móveis, para garantir uma sessão totalmente aberta. Isso se aplica apenas a sessões públicas
  • Canal de orações e perguntas para os cidadãos
    • Crie um canal para os cidadãos para que, ao final da sessão, eles possam fazer orações e perguntas aos eleitos. Isso se aplica apenas a sessões públicas
  • Elaboração do Videoato
    • Indexe o vídeo em relação a cada item da agenda
    • Preparar um resumo dos votos para cada item, grupo municipal e membro
    • Assine eletronicamente o ato de vídeo para garantir a integridade

Mais Informações:

Câmaras Municipais x Estado de Alarme: O que pode ser feito? (Pós AOC)

Dicas para votar em uma plenária telemática

Antes da realização de uma Sessão Plenária online, deve ser estabelecido o mecanismo de votação a distância a ser utilizado: por braço no ar, boca a boca, via formulário eletrônico ou qualquer outra solução informatizada que garanta o bom exercício e validade do voto.
É altamente recomendável usar um sistema de votação individual, que pode consistir em:

  • Mão livre e/ou palavra. Nesse modo, a imagem e o som recebidos dos telepresentes na sessão são considerados bons, o que será registrado como prova confiável.
    Por exemplo: o prefeito pergunta aos vereadores o sentido de seu voto (a favor, contra ou abstenção), dando tempo ao secretário para visualizá-lo e/ou ouvi-lo e apontar, um a um, a opinião dos membros do Plenário . Após adicionar cada uma das opções, o secretário poderá informar em voz alta sobre o quórum obtido.

Outras modalidades:

  • Por formulário eletrônico ou aplicativo de acesso protegido com nome de usuário e senha
    É necessário abrir um prazo para emissão de voto e anunciar a hora de encerramento, tendo em conta que a margem de votação deve ser suficientemente ampla para resolver quaisquer dificuldades técnicas ou operacionais que possam surgir entre a abertura do prazo e o momento do escrutínio é para ser feito. Dentro do prazo, os conselheiros indicam no formulário o significado de seu voto. O aplicativo faz os escrutínios e os coloca à disposição da secretaria assim que o prazo terminar.
  • Qualquer outro solução de votação telemática que garante a identidade dos participantes, a validade dos conteúdos e a rastreabilidade das ações por autenticação de usuário e códigos de chave organizados por SMS e e-mail.

Exemplos de sessões plenárias telemáticas realizadas como resultado do estado de alarme

Videochamada para atender o público

O sistema de videochamada consiste em se conectar com o público por videoconferência, para que o funcionário público possa ver o rosto da pessoa que está atendendo e possa compartilhar uma tela com ela para lhe mostrar como acessar determinado serviço ou procedimento. Essas duas funcionalidades podem ser muito úteis principalmente para dar informações e instruções complexas a idosos e/ou pessoas com poucas habilidades tecnológicas ou digitais. Também para cuidar de pessoas surdas ou com deficiência auditiva.

Considerações:

  • A ferramenta utilizada para a prestação do serviço deve cumprir rigorosamente o RGPD e as regras de segurança estabelecidas na ENS
  • O serviço deve poder ser prestado sem a necessidade de o destinatário fazer qualquer configuração no seu telemóvel, tablet ou computador.
  • Tenha em mente que a tecnologia deve ajudar a esclarecer a mensagem, deve ser uma vantagem e não um obstáculo, portanto, este recurso deve ser utilizado APENAS quando o suporte telefônico for insuficiente.

Exemplos:

Processo por telefone ou videochamada

Quando a atenção a ser dada aos interessados ​​vai além de informar e/ou orientá-los por meio de uma mera explicação, falamos em processamento por telefone ou por videochamada. Isto significa ter acesso aos dados pessoais dos interessados ​​para poder ajudá-los a tornar eficaz a apresentação de candidaturas, obter cópias autênticas, etc.

Assim, para o tratamento por telefone ou por videochamada, devem ser estabelecidos mecanismos seguros que permitam aos funcionários públicos verificar a identidade da pessoa em causa, bem como obter o seu consentimento expresso e poder agir em seu nome.

Em ambos os casos (chamada ou videochamada) é necessário diferenciar dois casos:

Caso a) O interessado possui um idCat móvel

  • Neste caso, o funcionário público inicia o procedimento e se autentica no VALID com o Mobile idCAT do interessado. Para fazê-lo:
    • Peça seu ID/TIE e número de celular
    • Ele pede o código de uso único que a pessoa acabou de receber no celular
  • Preencha o requerimento em seu nome
  • Antes de enviar, verifique se a pessoa está satisfeita (leia o pedido de conformidade. Semelhança no mundo do papel)

Com este sistema de identificação e assinatura, o procedimento é registado em nome do interessado, que recebe uma mensagem de confirmação no seu telemóvel.

Caso b) O interessado NÃO possui um Mobile IdCat

*Se a pessoa em questão tiver um DNI ou TIE, ela pode ser ajudada a fazer oRegistro do idCat Mobile online e instantaneamente , de modo que é no caso a).

*Se a pessoa não tiver um DNI ou TIE para solicitar o Mobile idCat pela Internet (caso muito residual: catalães no exterior, estrangeiros europeus residentes, ou devido à perda do documento e/ou “Está sendo processadot ”), pode ser oferecida a possibilidade de obter o idcat Mobil com identificação por vídeo.

*Somente no caso de a pessoa não conseguir obter o Mobile idCat para falta de autonomia digital (seja por falta de conhecimento tecnológico - para os idosos -, por motivos socioeconômicos ou problemas de acessibilidade), deve ser estabelecido um sistema para identificar o interessado (verificar se é quem ele afirma ser) e recolher o expresso consentimento para poder processar em seu nome.

O sistema deve incluir as seguintes etapas:

Rust 1. Verifique a identidade da pessoa em causa e obtenha o seu consentimento expresso.

  • Se processado por telefone:
    • Peça ao interessado o seu nome e apelido, número de identificação (DNI, NIE ou passaporte) e, como elemento adicional de segurança, utilize as provas fornecidas ou os factos disponíveis:
      • Data de nascimento
      • Data de validade do documento de identificação (DNI ou passaporte)
      • Endereço residencial exato
      • IBAN Bancário
      • Valor do último IBI
      • Alguns detalhes que só a pessoa que se identifica sabe, etc.
    • Verificar a informação recebida através das bases de dados da entidade ou dos serviços da Via Oberta, com o prévio consentimento verbal do interessado
  • Se processado por videochamada (por marcação)
    • O interessado mostra o DNI dos dois lados para que o servidor possa verificar sua identidade.
    • Em seguida, o funcionário solicita autorização verbal da pessoa para verificar, se necessário, os dados de identidade através da Via Oberta - Modo de verificação de identidade na DGT, e poder realizar o procedimento em seu nome

Para registar os factos (verificação de identidade e consentimento expresso), pode gravar a parte inicial da chamada ou videochamada – ou pelo menos o áudio – e guardá-la no registo eletrónico como documento comprovativo. Ressalte-se, no entanto, que são os serviços jurídicos de cada entidade que devem avaliar a necessidade de gravar e guardar o ficheiro de voz ou vídeo para registo dos factos em caso de divergência ou litígio.

Rust 2. O funcionário público realiza o procedimento em nome do interessado:

  • O e-TRAM (ou o processador da entidade) indicará que o faz como "representante"
  • No caso de videochamadas, pode ser útil usar o recurso de compartilhamento de tela para mostrar à pessoa como preencher a solicitação.
  • O funcionário público registra o procedimento

Rust 3. o Assinatura Eletrônica Pode ser validamente realizado pelo funcionário público utilizando o sistema de assinatura eletrônica com o qual está equipado (conforme previsto no Lei 39/2015 sobre o procedimento administrativo comum das administrações públicas, artigo 12.2)

Usando certificados em software (T-CAT P)

Devido ao estado excepcional de alarme causado pelo coronavírus, os serviços de mensagens usados ​​pelo AOC para enviar cartões com certificados digitais não estão operacionais desde 18 de março.

Se você precisar emitir ou renovar seu cartão T-CAT, considere solicitar um certificado de software (T-CAT P), que pode ser gerado e entregue praticamente sem problemas.

T-CAT P é um certificado reconhecido que permite identificar os trabalhadores de um determinado órgão público catalão por meios eletrônicos e que produz assinatura avançada (uma vez que é entregue em software)

  • Para obter o T-CAT P, você deve solicitá-lo à pessoa responsável pelo serviço do seu ser. Ela informará o dia em que você receberá um e-mail com o certificado, fornecerá a nota de entrega para assinar e uma senha inicial que poderá alterar posteriormente.
  • Siga as instruções download e instalação do T-CAT P que você receberá por e-mail junto com o certificado. Leve-o passo a passo!
  • Não se esqueça de proteger seu T-CAT P com uma senha de usuário marcando a opção "Ativar proteção de chave privada segura". Se o fizer, o sistema o notificará sempre que um aplicativo precisar usar a chave privada do certificado (identificação ou assinatura)

Mais Informações:

 

Assinatura eletrônica de um documento por várias pessoas com certificado digital

Opções:

  • Uso do Titular da assinatura AOC enviar documentos a serem assinados com certificado digital por várias pessoas.
    Fluxos de assinatura podem ser projetados.
    Se um certificado digital reconhecido foi instalado em seu celular, ele também pode ser assinado a partir deste dispositivo
  • Assinatura eletrônica do documento com Adobe Acrobat Reader DC (software grátis). O documento deve ser enviado às pessoas manualmente - por exemplo, por e-mail.

Torne o processamento digital mais flexível com o idCAT Mobile

Neste momento, a maioria dos escritórios das Entidades de Registo idCAT encontram-se encerrados e é muito difícil obter um certificado digital pessoalmente.
Os cidadãos só podem acessar facilmente o idCAT Mobile de casa.

Se sua Administração oferece procedimentos eletrônicos que só podem ser feitos com certificado digital, avalie a possibilidade de flexibilizar temporária e excepcionalmente o mecanismo de autenticação para que também possam ser feitos com o idCAT Mobile.
A Agência Tributária do Estado e o CATSalut já tomaram medidas para flexibilizar o processamento digital.

Mais Informações:

7. Experiências reais

8. Você nos ajuda a melhorar?

Acreditamos que sempre é possível fazer melhor. E uma forma de fazer isso é aproveitar a inteligência coletiva, ou seja, aos leitores que estão lendo essas linhas. É por isso que oferecemos este fórum para sugestões e melhorias:

Espaço de Ideias e Sugestões AOC

Colocamos à sua disposição um fórum para você nos enviar os problemas e dificuldades que encontrar, bem como suas ideias, sugestões e boas práticas para realizar o teletrabalho de forma colaborativa e eficiente. Além disso, você pode votar nas propostas de outras pessoas.

E lembre-se de que você também pode relatar as ferramentas que sua organização usa por meio desta pesquisa:

9. Referências

Agradecimentos

Este guia foi elaborado em colaboração com a Generalitat de Catalunya e os Conselhos Provinciais de Barcelona, ​​​​Girona, Lleida e Tarragona.