Guide du télétravail collaboratif pour l'administration publique

GUIDE DE TELEWORK COLLABORATIF POUR L'ADMINISTRATION PUBLIQUE

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Contenu:

  1. Télétravailler en collaboration
  2. S'organiser
  3. Se mettre d'accord sur la façon de télétravailler en équipe
  4. Des outils pour le télétravail
  5. Télétravailler en toute sécurité
  6. Bonnes pratiques et cas d'utilisation
  7. De vraies expériences
  8. Vous nous aidez ?
  9. Les références

Ce guide a été développé pour aider les administrations Publique que vous venez de faire vos débuts dans des situations de travail à distance, sans avoir votre propre modèle de télétravail mis en œuvre ou testé au préalable par vos organisations. 

L'état d'alerte exceptionnel provoqué par le coronavirus a fait qu'un grand nombre de fonctionnaires se voient dans la nécessité d'effectuer notre journée de travail depuis chez eux, du jour au lendemain. Si c'est votre première fois là-bas, vous vous demandez peut-être : par où commencer ? quels outils et méthodologies peuvent m'aider à télétravailler de manière collaborative et sécurisée ? comment m'organiser vis-à-vis de mon équipe de travail pour qu'elle fonctionne ? 

1. Nous vous aidons à télétravailler de manière collaborative

En septembre 2017, l'AOC a mis en place le télétravail un jour par semaine. Pendant ce temps, nous avons appris que le télétravail est un formidable levier de changement qui facilite la transformation numérique des administrations publiques et, sur le plan personnel, vous offre la liberté et la flexibilité pour parvenir à un équilibre sain entre travail et famille. En pratique, cependant, les choses ne sont pas toujours aussi simples. Pour que les équipements de télétravail fonctionnent, il faut créer une bonne ambiance Depuis le début, connectez tous les membres de l'équipe, sentez-vous à l'aise et créez des liens. Pour y parvenir, vous avez besoin d'establer quelques directives et routines même si la collaboration et la bonne compréhension de toute l'équipe de travail est facilitée et porter du fruit. 

Les circonstances actuelles impliquent que la plupart du personnel de l'administration publique est confiné a domicile, en essayant de concilier vie de famille et journée de travail à distance et, dans certains cas, sans avoir eu l'occasion de faire un apprentissage solide sur le télétravail. C'est pourquoi nous avons jugé opportun de partager notre expérience, de vous envoyer quelques conseils et recommandations que nous jugeons importants, et de vous encourager car, si vous le faites sereinement mais avec conviction, tout ce que vous faites maintenant vous servira plus tard. une propre modèle de télétravail dans votre organisation.

Bravo et continuez le télétravail. Pour des gouvernements agiles, logiques et collaboratifs, plus que jamais.

Note

Ce guide s'adresse en priorité aux moyennes et petites administrations qui ne disposent pas de leur propre modèle de télétravail. Il s'agit de recommandations et de lignes directrices générales : si votre organisation a sa propre politique de télétravail i d 'un ensemble d'outils et des solutions établies, Utilise les.

2. Soyez bien organisé

Tout d'abord, pour tirer le meilleur parti de votre temps en télétravail et obtenir les meilleures performances, il est très important de bien vous organiser et de définir des rythmes de travail qui facilitent la concentration et le repos :

  • Levez-vous à l'heure habituelle pour aller travailler
  • Définir un horaire de travail. La routine aide
  • Choisissez un endroit de votre domicile pour le télétravail qui soit calme, confortable et de préférence avec un éclairage naturel
  • Ne travaillez pas en pyjama. Changer et mettre des vêtements confortables
  • Différenciez l'espace dédié au travail de votre espace personnel et de détente
  • Maintenez le contact social même si c'est virtuellement : préparez des cafés virtuels tous les jours ou parlez au téléphone/visioconférence avec les membres de votre équipe
  • Faites des pauses environ toutes les heures pour faire n'importe quelle activité : café, télévision, etc.
  • Prenez des pilules d'exercice tous les jours
  • Si vous organisez une vidéoconférence, gardez votre environnement bien rangé
  • Définir les objectifs quotidiens et planifier les tâches prioritaires
  • Profitez du temps habituel passé au travail pour faire toute activité que vous aimez
  • Définissez les canaux et les outils que vous utiliserez et réduisez les notifications contextuelles non fonctionnelles. Les notifications et la multiplicité des canaux sont des voleurs de temps.

Lire plus

Mesures et ressources préventives pour préserver votre santé tout en effectuant des tâches professionnelles en mode télétravail :

3. Mettez-vous d'accord sur la façon de télétravailler en équipe

Le télétravail est une excellente occasion d'apprendre de nouvelles façons de travailler plus efficacement et plus efficacement. Cependant, cela implique de nouveaux processus et formes de communication et de collaboration. Pour que les équipes de télétravail fonctionnent vraiment, vous devez bien comprendre trois points clés.

Points clés

  1. La vision: tous les membres de l'équipe doivent être clairs sur ce qui est fait et dans quel but
  2. L'information: tout le monde doit savoir où se trouvent les données, les documents et les procédures de travail (qui doivent être documentés), ainsi que l'endroit où le nouveau matériel à générer doit être stocké
  3. La communication: si les personnes de l'équipe ne peuvent pas se rencontrer face à face, il est essentiel d'établir des canaux qui facilitent une communication intensive ; sinon, la confiance et la collaboration peuvent en souffrir. Dans la prochaine section du guide, nous proposons un ensemble d'outils technologiques qui facilitent grandement l'aspect de la communication!

Lignes directrices et conseils

Pour bien vous intégrer dans votre équipe de télétravail et être productif dès le départ, suivez ces directives et conseils :

  • Gardez à l'esprit que le télétravail, en termes de dévouement et d'engagement, implique les mêmes responsabilités que le travail au bureau. Le télétravail permet d'assouplir les horaires de travail et de travailler par objectifs, mais il exige également que vous soyez capable de faire face aux problèmes et de rechercher des solutions de manière autonome et proactive.
  • Valide les canaux de communication, les solutions et les outils de suivi des tâches et/ou des projets qui seront utilisés dans chaque cas
  • Se mettre d'accord sur les espaces où le travail sera partagé
    • Par exemple, dans la méthodologie e-SET, les procédures et les tâches sont partagées avec le gestionnaire de fichiers selon des directives communes.
  • Assurez-vous d'obtenir les communications et les instructions dont vous avez besoin pour faire votre travail quotidien
  • Discutez et organisez des réunions virtuelles, bilatérales ou en petits groupes pour résoudre les doutes, ressentir l'ambiance et maintenir l'esprit d'équipe. N'utilisez pas le courrier électronique comme seul système de communication
  • Organise des réunions de coordination régulières
  • Profitez des réunions de suivi de toute l'équipe pour soulever des questions, des problèmes et des difficultés qui affectent les défis communs. Des réunions de suivi de toute l'équipe sont essentielles pour favoriser la cohésion du groupe et il est recommandé qu'elles soient hebdomadaires.
  • Consultez les procédures de télétravail établies par votre organisation en cas de doute. S'ils ne sont pas publiés sur l'intranet de l'entreprise, demandez-les !

Et rappelez-vous

En télétravail, les émotions comptent aussi. Tout le monde ne s'adapte pas aussi bien à une nouvelle situation, qui brise les routines et dans laquelle il y a très peu d'interactions sociales. Soyez patient et cultivez l'empathie.

4. Outils pour le télétravail

Critères des outils proposés

A partir de l'AOC nous proposons un ensemble de solutions générales. Selon les besoins spécifiques de votre organisation, l'outil optimal peut être différent.

Quels outils utilisez-vous sur votre ordinateur ?

Participez à cette enquête qui nous permettra d'avoir un portrait de l'utilisation de ces outils par les administrations publiques et vous aidera à prendre de meilleures décisions. Ce ne sera que 2 minutes.

Participez à l'enquête

En ce qui concerne les solutions que nous proposons, nous avons effectué une analyse de base (non exhaustive) pour vérifier qu'elles répondent aux critères suivants :

  • Ils sont conformes au règlement européen sur la protection des données (RGPD)
    • Il s'agit d'entreprises situées dans l'Union européenne
    • Ces sociétés sont situées en dehors de l'Union européenne, mais adhèrent au sceau de conformité Privacy Shield
    • Ils ont une politique de confidentialité complète
  • Ils respectent les principales recommandations de sécurité des systèmes d'information
    • Ils ont les certifications de l'Ensemble National de Sécurité (ENS)
    • Ils disposent de certifications de sécurité reconnues et conformes aux principaux aspects de l'ENS : ISO 27001, SOC, SSAE16, etc.
  • Solutions testées par l'AOC, ou les plus populaires et plus valorisé selon les études comparatives menées par des publications spécialisées
  • Nous avons priorisé les solutions qui proposent une version gratuite. La version gratuite de l'une des solutions ci-dessus utilise les données pour fournir de la publicité. Dans tous les cas, s'ils sont utilisés, cela doit être avec l'autorisation du domaine technologique de l'entité.
  • Disponible en catalan et/ou espagnol

En ce qui concerne la solutions apportées par les conseils provinciaux et l'AOC (outils de gestion de fichiers, registre, comptabilité, enregistrement, EACAT, e-NOTUM, Via Oberta, etc.)

Notes

  • Si vous souhaitez utiliser l'un de ces outils avec des informations personnelles sensibles (selon RGPD), rappelez-vous que l'organisation devra faire, au préalable, une analyse détaillée des risques de sécurité et de protection des données.

Quels outils avez-vous besoin?

Télétravailler en quelque sorte collaboratif et efficace, mTu auras besoin de un ensemble deoutils et solutions précédemmentils doivent avoir été d'accord avec l'organisation. N'oubliez pas que la liste est ouverte aux contributions que vous nous envoyez via lesondage.

Bureautique et édition collaborative

Des outils pour créer, éditer et partager des documents efficacement.

Solution
Gratuit
Nous les utilisateurs
Observations

Google Suite

Nous les utilisateurs

AJ Jorba
AJ Pallejà
AJ Vilassar de Mar
AJ Ulldecona
CC Terra Alta
UPC  

Observations

Édition avancée partagée et simultanée entre plusieurs utilisateurs

Avec un compte Google, vous pouvez utiliser gratuitement Google Docs, Spreadsheets et Presentations

Office 365

Nous les utilisateurs

AJ Arenys de Munt
AJ Arts
AJ Castelldefels
AJ Roses
AJ Salou
AJ Sant Feliu de Guíxols
AJ Sfourmi Cugat del Vallès
Camp CC Baix
CC Pallars Jussà
Diputació de Barcelone
Conseil provincial de Lérida
Generalitat de Catalunya
Consortiums AOC

Observations

Édition partagée et simultanée entre plusieurs utilisateurs

Tutoriels:

Protocoles, recommandations et bonnes pratiques. Gencat [PDF]

LibreOffice

Nous les utilisateurs

AJ Baie du Vallès
AJ Cavril
AJ Clonge et Sant Antoni
AJ Corbera de Llobregat
AJ Juni
AJ Françoise del Vallès
AJ Montblanc
AJ Rles Juifs
AJ Sarria de Ter
AJ Sorigera
AJ papa
CC Tondre
CC Camp Alt
CC l'Alt Emporda

Observations

Ce n'est pas une solution dans le cloud : il faut la télécharger

Nou permet d'éditer collaboratif

La politique de confidentialité est uniquement en allemand

Visioconférence, appels Internet, chats et partage d'écran

Services cloud pour l'organisation et la gestion de réunions d'équipe de travail virtuelles. Les outils répondant aux critères décrits ci-dessus sont présentés et proposent des services que nous considérons comme basiques du travail collaboratif : solution multiplateforme (Windows, MAC, Android et iOS) réunions pour de grands groupes de participants, vidéo de qualité, écran partagé et chat.

Solution
Gratuit
Nous les utilisateurs
Observations

Réunion d'équipes

Nous les utilisateurs

AJ Arenys de Mar
AJ Lloret de Mar
AJ Pratdip
AJ Lleida
AJ Mataró
CC Ebre
Generalitat de Catalunya
Consortiums AOC

Observations

Version gratuite avec rendez-vous limité à 60 ′

Jusqu'à 300 participants

Permet d'enregistrer la session

Tutoriels:

Guide de démarrage rapide. Gencat [PDF]
Rencontres avec Tles bras. Gencat [PDF]
Accès à la visioconférence. Gencat [PDF] 

Zoom

Nous les utilisateurs

AJ Cabrera de Mar
AJ Château du Vallès
AJ Roca del Valles
AJ Masie de revenireGéorgie
AJ Montmelo
AJ Mont Roig del Camp
AJ Polinya
AJ Sel
AJ Sant Quintí de Mediona
AJ Vallromanes
AJ Sant Pere de Vilamajor
AJ Sabadell
CC Noguera
CC Tondre
CC Pla de l'Estany
CC Vallès Oriental 

Observations

La version gratuite comprend de la publicité et a un ttemps de réunion limité à 40'

Jusqu'à 1.000 49 participants. Voir XNUMX personnes à la fois

Cette solution a fait l'objet d'attaques de sécurité appelées Zoom Bombing : continuer conseils de sécurité pour les éviter.

Tutoriels:

Zoom manuel. université depuis Navarra

Google Meet (anciennement Hangouts)

Nous les utilisateurs

AJ nénuphar
AJ Garrigue
AJ le Vendrell
CC Terre Alta
CC Uregell
UPC 

Observations

Version gratuite avec un temps de réunion limité à 60 ′

Jusqu'à 100 participants. Il vous permet de voir 30 personnes à l'écran à la fois.

La version gratuite ne permet pas d'enregistrer la session

Réquivaut au profil de Google

Gérer Communiquer

Nous les utilisateurs

AJ Alcanar
A.J. Camarasa
AJ Olesa de Bonesvalls
CC Baix Empordà
CC Priorat

Observations

Il permet d'organiser des réunions télématiques à partir d'un fichier de manière intégrée avec la plateforme GESTIONA elle-même

Jusqu'à 500 participants connectés simultanément dans la même réunion

Accessible depuis n'importe quel appareil

Note

  • JITSI n'a pas été inclus dans cette liste car il s'agit d'un logiciel et non d'un service cloud. C'est une application très appréciée pour sa simplicité, son utilité et sa gratuité. Il peut être téléchargé et installé sur votre propre serveur, sans frais. Cependant, il y a des Administrations qui utilisent le service cloud RENCONTREZ.JIT.SI (basé sur JITSI) : de l'AOC, nous ne pouvons pas recommander ce service car sur son site Web, nous n'avons pas pu trouver la politique de confidentialité et de sécurité et, par conséquent, nous n'avons aucune garantie qu'il respecte la réglementation sur la protection des données personnelles et l'ENS mesures de sécurité.
  • Skype, est une solution historiquement très populaire. Actuellement, la qualité de Skype (version gratuite) a été dépassée par d'autres solutions. La solution professionnelle offre une bonne qualité, s'appelle Skype for Business et est payante : cette technologie est utilisée dans Microsoft Teams.
  • whatsApp, est une très bonne solution pour les appels Internet. La solution de visioconférence possède quelques fonctionnalités de base : elle est limitée à 4 participants, ne permet pas le partage d'écran et a une qualité inférieure aux autres alternatives.

Communication collaborative

Des outils pour assurer une bonne communication ouverte, transparente et efficace de l'équipe de travail. Les systèmes ou plates-formes de communication et de collaboration unifiées combinent le chat avec les appels vidéo, vous permettant de créer des canaux pour tenir des conversations de groupe ou privées, ainsi que de télécharger des fichiers à partager et à modifier simultanément.

Solution
Gratuit
Nous les utilisateurs
Observations

Microsoft Teams 

Nous les utilisateurs

AJ Rode de Bera
AJ Thé
AJ Terrassa
CC Anoia
DIputation de Barcelone
Generalitat de Catalunya
Consortiums AOC

Observations

Gratuit avec toutes les fonctionnalités pendant 6 mois

Solution complète de communication collaborative : équipements, canaux, chats, visioconférence, partage de documents, etc.

Intégration avec Office 365 et autres

Tutoriels:

Guide de démarrage rapide. Gencat [PDF]

Slack

Nous les utilisateurs

AJ Arbucies
AJ Sant Quirze del Valles
AJ Girona
AJ Santa Coloma de Gramenet
CC Bergueda
UPF
UPC

Observations

Gratuit indéfiniment mais avec des fonctionnalités limitées

Solution complète de communication collaborative : équipements, canaux, chats, visioconférence, partage de documents, etc.

Intégration avec les principales solutions du marché.

Gestion télématique de l'Assemblée plénière ou collégiale et Videoacta

Systèmes intégrés de gestion télématique d'une session d'une instance collégiale (Plénière, Conseil d'administration, etc.) et préparation de l'acte vidéo signé électroniquement.

Dans cette section, nous avons analysé les solutions d'actes vidéo et transmission d'actes sélectionnés par l'Association catalane des municipalités dans une centrale d'achats ; et nous avons considéré les solutions intégrales les plus largement utilisées qui répondent aux exigences de l'article 46.3 de la LBRL:

Des sessions peuvent être tenues et des accords à distance peuvent être adoptés par des moyens électroniques et télématiques (…), à condition que les membres participants se trouvent sur le territoire espagnol et que leur identité soit prouvée. De même, il devra assurer la communication entre eux en temps réel pendant la session, en ayant les moyens nécessaires pour garantir son caractère public ou secret au fur et à mesure qu'il se déroule légalement dans chaque cas ».

Le reste des fonctionnalités qui doit en avoir un solution de gl'été télématique intégrale de la Plénière peut être consulté sursection Bonnes pratiques : Gestion tethème d'une séance plénière.

Solution
Gratuit
Nous les utilisateurs
Observations

Plénière télématique Cityclic par Semic

Nous les utilisateurs

AJ Espluges de Llobregat
AJ Matadepera
AJ Lliçà de Vall
A.J. Arenys de Mar
AJ Cabrera de Mar
AJ Sant Quirze del Vallès
AJ Tarragone
AJ Vic

Observations

Répond aux exigences du nouvel art. 46.3 LBRL

Gestion complète du vote en Plénière et télématique

Compatible avec différents outils de visioconférence : Zoom, Lifesize, Cisco Webex, etc.

Elaboration du Videoact

Actadinumérique
groupe Axertie 

Nous les utilisateurs

AJ Caldes de Malavella
AJ Rode de Ter
AJ Savant Coloma de Farners
AJ Viladecans

Observations

Preuve d'identité par signature électronique d'accès

Vérification que les membres sont sur le territoire espagnol

Comprend l'enregistrement de session et la technologie de diffusion

Elaboration de la Vidéoacta 

Gérer Communiquer
esPublic

Nous les utilisateurs

AJ Caldes d'Estrac
AJ Camprodon
AJ Cunit
AJ Llança
AJ Llinars del Vallès
AJ el Morell
AJ Sant Esteve de Palautordera
AJ Sant Jaume d'Enveja
AJ Sant Vicenç de Torelló
AJ Tossa de Mar
AJ Vallgorguina

Observations

Accréditation d'identité avec certificat numérique

Contrôle d'accès à partir d'adresses IP situées sur le territoire espagnol

Incorporer un enregistrement certifié au procès-verbal de la réunion

Diffusion en direct des séances plénières virtuelles via le siège électronique et les plateformes de diffusion telles que Youtube, Facebook ou Twitter

local
Découvrez

AJ Cabra del Camp
AJ Igualada
AJ la Pobla de Lillet
AJ les Borges Blanques
AJ Montcada et Reixac
AJ Olérdola
AJ Ripollet
AJ Rossello
AJ Premià de Dalt
AJ Torredembarra

Observations

Basé sur le logiciel open source Jitsi installé sur des serveurs utilisés exclusivement par Localret

Il permet des diffusions en direct en utilisant la plate-forme YouTube

Conditions d'utilisation

Observation: Compte tenu de l'état d'alerte exceptionnel, différentes administrations organisent des séances télématiques des séances plénières communales ou départementales avec des solutions de visioconférence. Dans ce cas, nous vous recommandons de suivre les recommandations de ce guide dans la section «Bonnes pratiques", Section"Gl'été télématique d'une séance plénière ».

Stockage en ligne

Solutions pour avoir une sauvegarde en ligne des documents et partager l'accès et l'édition.

Solution
Gratuit
Nous les utilisateurs
Observations

Google Drive 

Nous les utilisateurs

AJ Agrammaire
AJ Figueres
AJ la Sénia
AJ Zut
AJ moulins du roi
AJ échasses
AJ Sfourmi Celoni
AJ Sant Hipòlit de Voltregà
AJ Sant Pere de Riudebitlles
AJ Vtout
AJ Vbouches d'incendie
AJ Manresa
AJ Prat de Llobregat
CC S
CC osona

Observations

Version gratuite : 15 Go

Une promenade

Nous les utilisateurs

AJ Palafrugell
AJ Sant Andreu de la Barca
AJ Sitges
AJ Tortosa
AJ Ullastrell
AJ Vilanova i la Geltrú
Consortiums AOC 

Observations

Version gratuite : 5 Go

Vous permet de définir des politiques de sécurité avancées par rapport aux documents qui sont partagés en dehors de l'organisation

Chargé de mission et de projet

Solutions pour définir des projets et pour assigner, déléguer et suivre les tâches.

Solution
Gratuit
Nous les utilisateurs
Observations

Gestionnaire de fichiers adapté à e-SET

Nous les utilisateurs

Plus de 100 collectivités locales ont mis en place e-SET

Observations

Méthode E-SET (AOC)

ENSEMBLE Diba - Conseil provincial de Barcelone

eMunicipalités - Conseil provincial de Gérone

Trello 

Nous les utilisateurs

AJ Navas
AJ Sant Llorenç d'Hortons
AJ Sant Vicenc dels Horts
AJ Palamos
AJ Barcelone
AJ Mollet del Vallès
CC Pcelui d'Urgell
Conseil provincial de Barcelone (SeTDIBA)
CATSALUT
UPC

Observations

Gestionnaire simple et facile à utiliser pour les tâches et les projets.

Utilisez le Méthodologie Kanban qui organise les tâches de tablec'est très visuel

Tutoriels:

Premiers pas (CUP Nexus24)
Guide Comment adopter le travail à distance (Trello) 

Tout 

Nous les utilisateurs

Ltd
Consortiums AOC

Observations

Gestionnaire simple et facile à utiliser pour les tâches et les projets

Très utilisable depuis les appareils mobiles

Asanas 

Nous les utilisateurs

AJ Calella
AJ Vendrell
AJ Badalona

Observations

Gestionnaire avancé mais facile à utiliser pour les tâches et les projets

Il permet la gestion de projets complexes

Tutoriels:

Guide d»Asanas 

Basecamp 

Nous les utilisateurs

AJ Vic

Observations

Gestionnaire avancé mais facile à utiliser pour les tâches et les projets

Il permet la gestion de projets complexes

Kanbanflow

Nous les utilisateurs

AJ Palafrugell
AJ Ulldecona

Observations

Outil complet de gestion des tâches

Utilisez le Méthodologie Kanban qui organise les tâches de tablec'est très visuel

Microsoft
Planificateur

Nous les utilisateurs

AJ Terrassa
Consortiums AOC

Observations

Tâche de base et chef de projet

Inclus dans Office365

Utilisez le Méthodologie Kanban qui organise les tâches de tablec'est très visuel

Signature électronique

Solutions pour gérer la signature de documents avec certificat numérique

Solution
Gratuit
Nous les utilisateurs
Observations

Titulaire de la signature AOC

Nous les utilisateurs

AJ Arbucies
AJ Bégur
AJ Callus
AJ Campin
AJ Gélida
AJ Granyena Garrigues
AJ Sant Jaume de Llierca
AJ Sant Llorenç Savall
Coffrets AJ
CC Anoia
CC Gironès
CC Osona

Observations

Titulaire de la signature avancé qui permet la signature de documents par une personne ou des groupes, un ou plusieurs documents à la fois, avec des flux et signature à partir d'appareils mobiles
Service AOC offert gratuitement 

Tutoriels:

Questions fréquemment posées (contient le guide d'us en PDF)

SignSuit
AOC 

Nous les utilisateurs

AJ Arenys de Munt
AJ Figueras
AJ Puigverd d'Agramunt
AJ Soriguera
AJ Vilagrassa
AJ Vilanova et la Geltrú
CC Baix Èbre
CC Alt Urgell
CC Anoia
CC Estragonès

Observations

Outil très simple et pratique pour signer un ou multiple documents par une personne

Service AOC offert gratuitement

Adobe Acrobate
Lecteur DC

Nous les utilisateurs

AJ Ebouchons depuis Llobregat
AJ Ouvertementla
AJ Thé
AJ Vallirana 

Observations

Signature de documents PDF en créant des champs de signature. Le document peut être signé par une ou plusieurs personnes mais doit être partagé manuellement (par email, etc.)

Tutoriels:

guide signer des documents PDF

Outils de collaboration en ligne

Des outils pour faciliter la collecte d'informations, les débats, la pluja d'idées et parvenir à un consensus en décisions de l'équipe de travail

Solution
Gratuit
Nous les utilisateurs
Observations

Google Formulaires 

Observations

Outil de base pour les formulaires d'enquête et la collecte d'informations

Microsoft Formulaires 

Nous les utilisateurs

Consortiums AOC

Observations

Outil de base pour les formulaires d'enquête et la collecte d'informations

Inclus dans la licence Office365

SurveyMonkey

Nous les utilisateurs

Consortiums AOC

Observations

Outil de sondage avancé

tempête 

Nous les utilisateurs

UIB

Observations

Pour générer des idées, les organiser et les prioriser. Très visuel

Recommandé par l'Université des îles Baléares (enllaç)

Mentimètre

Nous les utilisateurs

AJ Tun
Diputació de Barcelone
GGeneralitat de Catalunya - DARP
Consortiums AOC 

Observations

Pour des informations en temps réel via des sondages et questions, nuages ​​de mots, et ainsi de suite

Pagayer 

Nous les utilisateurs

Conseil provincial de Barcelone (SeTDIBA)
Consortiums AOC 

Observations

Tableau noir collaboratif pheu enregistrer et partager du contenu multimèjour

Recommandé par universitaux îles Baapprendre (enllaç) 

Sécurité des systèmes d'information

Les outils dans le domaine de la sécurité des systèmes d'information sont répertoriés dans le Guide rapide du télétravail en toute sécurité.

5. Télétravailler en toute sécurité

El tLe travail peut impliquer de graves risques de cybersécurité s'il n'est pas planifié à temps, si le personnel est correctement formé et si l'équipement de travail et les connexions sont configurés de manière sécurisée. 

Nous savons que, compte tenu de l'urgence de la situation actuelle, tout cela n'a pas été possible dans de nombreux cas. Pour cette raison, nous avons développé un guide rapide, destiné aux utilisateurs non experts des petites et moyennes administrations locales, qui n'ont actuellement pas les moyens de mettre en œuvre un plan de sécurité complet et avancé. 

Il s'agit d'un ensemble de recommandations de base qui peut aider à travailler à distance en minimisant les risques de sécurité dans le traitement des informations duorganisation.

La guide rapide pour télétravailler en toute sécurité de l'AOC couvre les sujets suivants :

  • Aspects organisationnels
  • Équipe de travail
  • Connexion Internet et accès à distance
  • Sauvegardes
  • Mots de passe et authentification
  • Naviguer sur Internet en toute sécurité
  • Phishing
  • A la fin des travaux

6. Bonnes pratiques et cas d'utilisation

Réunions virtuelles des équipes de travail

Les réunions par voie télématique permettent de maintenir l'activité ordinaire des équipes de travail, tant internes qu'externes, de prendre des décisions de groupe et d'avancer dans les projets..

Conseils pour participer efficacement :

  • Testez à l'avance la connexion, la vidéo et le son de l'outil de visioconférence. La plupart des solutions ont des tests de connexion automatisés
  • Essayez de vous connecter quelques minutes avant l'heure prévue
  • La qualité de la voix est essentielle : utilisez un casque avec un microphone pour vous assurer d'être bien entendu et pour éviter les bruits de fond.
  • Si vous ne voulez pas que l'arrière-plan de votre maison soit visible, la plupart des solutions ont une option d'arrière-plan flou.
  • Lorsque vous ne parlez pas, il est bon de couper le microphone
  • C'est très utile discuter des sujets en partageant les documents, les pages Web ou les applications qui font l'objet de la discussion 
  • Il existe des applications qui ont plusieurs options pour partager des documents (bureau, applications ou documents spécifiques, etc.).). Le plus pratique est de partager le scripttori : ce que vous voyez est ce que voient les autres participants à la vidéoconférence

Conseils pour l'organisation :

  • Dans une réunion virtuelle avec de nombreux participants, il est difficile de coordonner les interventions, il est donc fortement recommandé qu'il y ait un modérateur ou un hôte de la session qui donne la parole à ceux qui l'ont déjà demandé, gère le temps et reprogramme les conversations, si en vigueur.
  • Il est également important d'établir un agenda à l'avance afin que chacun soit clair sur les problèmes à traiter et puisse s'y préparer. Donc, établit un modèle d'invitation contenant :
    • Le but de la séance
    • Durée estimée
    • Matériel qui sera nécessaire pendant la session
    • Exigences techniques pour le suivre
  • Testez à l'avance pour vérifier que l'audio et la caméra sont correctement configurés
  • Signaler un contact téléphonique en cas de problème technique
  • Favorisez la participation de tous les membres : réfléchissez à l'avance à la manière dont vous allez les impliquer :
    1. Identifie les participants au début de la session
    2. Préparer un horaire de réunion indiquant les points à traiter et qui en discutera
    3. Activer le chat pour faciliter la participation des participants qui ont des problèmes audio
    4. Dites au revoir aux participants et remerciez-les pour leur aide
  • La visioconférence est plus complexe et peut conduire à différentes interprétations. Il est important de faire un résumé à la fin (ou au procès-verbal) des accords conclus lors de la réunion afin qu'il n'y ait pas de malentendu ou de confusion.
  • Réduit la durée des séances. Il est prouvé que les réunions virtuelles de plus d'une heure peuvent être épuisantes car, en perdant de nombreuses clés de la communication orale (ton de la voix, partie des expressions faciales et des gestes physiques), cela nous oblige à faire plus attention.

Plus d'information:

Gestion télématique d'une séance plénière

Pour la célébration correcte d'une session de la Plénière de forme télématique, il est nécessaire de considérer les apparences suivantes :

  • Soutenir l'ensemble du processus de session
    • Avoir un support technique tout au long du processus de préparation et de tenue de la session plénière
  • Tests préliminaires avec les élus et le secrétaire
    • Réaliser des tests préliminaires avec tous les membres de la Plénière pour s'assurer du bon fonctionnement de la solution de visioconférence et de vote télématique
  • Gestion des sessions
    • Créer la figure de l'administrateur de session virtuelle
    • Vérifiez les exigences de l'article 46.3 de la LBRL : les membres sont sur le territoire espagnol, identification sécurisée, etc.
    • Gérer la documentation de l'agenda
    • Déterminer les points de l'ordre du jour qui sont votés et le type de vote : ordinaire ou secret
  • Enregistrement de session
    • Possibilité de modifier le vote, en cas d'erreur, pendant l'heure des votes ouverts
    • Possibilité de rouvrir un vote par l'administrateur, en cas d'incident
  • Gestion du processus de vote pour chaque point
    • Ouverture de l'heure des votes
    • Relevé du sens des votes, pour chaque membre et point
    • Chaque membre voit le sens de son vote
  • Diffusion en direct pour le public
    • Utilisez des technologies de streaming qui permettent le suivi à partir des principaux navigateurs, systèmes d'exploitation et appareils mobiles, pour garantir une session entièrement ouverte. Ceci s'applique uniquement aux séances publiques
  • Canal de prières et de questions pour les citoyens
    • Créer un canal pour les citoyens afin qu'à la fin de la session ils puissent poser des prières et des questions aux élus. Ceci s'applique uniquement aux séances publiques
  • Elaboration du Videoact
    • Indexer la vidéo par rapport à chaque point de l'ordre du jour
    • Préparer un résumé des votes pour chaque élément, groupe municipal et membre
    • Signer électroniquement l'acte vidéo pour garantir l'intégrité

Plus d'information:

Conseils municipaux versus état d'alarme : que faire ? (Poste AOC)

Conseils pour voter en séance plénière télématique

Avant de tenir une Séance Plénière Télématique, le mécanisme de vote à distance à utiliser doit avoir été mis en place : à main levée, de bouche à oreille, via un formulaire électronique ou toute autre solution informatique garantissant le bon exercice et la validité du vote.
Il est fortement recommandé d'utiliser un système de vote individuel, qui peut consister en :

  • Main levée et/ou mot. Dans ce mode, l'image et le son reçus des téléprésentés lors de la session sont considérés comme bons, ce qui sera enregistré comme preuve fiable.
    Par exemple : le maire demande aux conseillers le sens de leur vote (pour, contre ou abstention), laissant le temps au secrétaire de le visionner et/ou de l'écouter et de faire valoir, un à un, l'avis des membres de l'Assemblée plénière . Après avoir additionné chacune des options, le secrétaire peut rendre compte à haute voix du quorum obtenu.

Autres modalités :

  • Au moyen d'un formulaire électronique ou d'une demande d'accès protégé avec utilisateur et mot de passe
    Il est nécessaire d'ouvrir un délai pour l'émission du vote et d'annoncer l'heure de fin, en gardant à l'esprit que la marge de vote doit être suffisamment large pour résoudre les éventuelles difficultés techniques ou opérationnelles qui pourraient survenir entre l'ouverture du délai et le moment où vous souhaitez pour faire l'examen. A l'intérieur du mandat, les conseillers indiquent dans le formulaire le sens de leur vote. L'application rend les contrôles et les met à la disposition du secrétaire dès la fin du mandat.
  • Tout autre solution de vote télématique qui garantit l'identité des participants, la validité des contenus et la traçabilité des actions au moyen de l'authentification de l'utilisateur et des codes clés organisés par SMS et e-mail.

Exemples de séances plénières télématiques tenues à la suite de l'état d'alerte

Appel vidéo pour servir le public

Le système d'appel vidéo consiste à se connecter avec le public par visioconférence, afin que l'agent public puisse voir le visage de la personne dont il s'occupe et puisse partager un écran avec lui pour lui montrer comment accéder à un certain service ou une certaine procédure. . Ces deux fonctionnalités peuvent être très utiles notamment pour donner des informations et des consignes complexes aux personnes âgées et/ou aux personnes ayant peu de compétences technologiques ou numériques. Aussi pour s'occuper des personnes sourdes ou malentendantes.

Considérations :

  • L'outil utilisé pour fournir le service doit être strictement conforme au RGPD et aux règles de sécurité établies à l'ENS.
  • Le service doit pouvoir être fourni sans que le destinataire n'ait besoin d'effectuer de configuration sur son mobile, sa tablette ou son ordinateur.
  • Il convient de garder à l'esprit que la technologie doit aider à clarifier le message, elle doit être un plus et non un obstacle, donc cette ressource doit être utilisée UNIQUEMENT lorsque l'attention téléphonique est insuffisante.

Exemples :

Processus par téléphone ou par appel vidéo

Lorsque l'attention à porter aux parties intéressées va au-delà de les informer et/ou de les guider par une simple explication, on parle de traitement par téléphone ou par appel vidéo. Cette hypothèse implique de devoir accéder aux données personnelles des intéressés afin de pouvoir les aider à rendre effective le dépôt des candidatures, l'obtention de copies authentiques, etc.

Ainsi, des mécanismes sécurisés doivent être mis en place pour le traitement par appel téléphonique ou vidéo permettant aux agents publics de vérifier l'identité de la personne concernée ainsi que d'obtenir son consentement exprès et de pouvoir agir en son nom.

Dans les deux cas (appel ou appel visio) il faut différencier deux cas :

Cas a) La personne intéressée possède un Mobile idCat

  • Dans ce cas, l'agent public initie la procédure et s'authentifie auprès du VALID avec le Mobile idCAT de l'intéressé. Pour le faire:
    • Demandez votre ID / TIE et votre numéro de portable
    • Il vous demande le code à usage unique que la personne vient de recevoir sur son téléphone portable
  • Remplissez la demande en votre nom
  • Avant l'envoi, vérifiez que la personne est conforme (lire l'application pour obtenir la conformité. Similitude dans le monde du papier)

Avec ce système d'identification et de signature, la procédure est enregistrée au nom de l'intéressé, qui reçoit un message de confirmation sur son téléphone portable.

Cas b) La personne intéressée n'a PAS de Mobile IdCat

*Si la personne intéressée a un DNI ou un TIE, on peut l'aider à faire leInscription idCat Mobile en ligne et en ce moment , de sorte que c'est dans le cas a).

*Si la personne n'a pas de DNI ou de TIE pour demander le Mobile idCat en ligne (cas très résiduel : Catalans à l'étranger, résidents étrangers européens, ou en raison de la perte du document et/ou "est en cours de traitementt »), il peut vous être proposé la possibilité d'obtenir l'idcat Mobil avec identification vidéo.

*Uniquement dans le cas où la personne ne peut pas obtenir le Mobile idCat pour manque d'autonomie numérique (soit par manque de connaissances technologiques - pour les personnes âgées -, pour des raisons socio-économiques ou pour des problèmes d'accessibilité), un système doit être mis en place pour identifier l'intéressé (vérifier qu'il prétend l'être) et recueillir son consentement exprès en afin de pouvoir traiter en votre nom.

Le système doit comprendre les étapes suivantes :

Rouille 1. Vérifier l'identité de la personne concernée et obtenir son consentement exprès.

  • En cas de traitement par téléphone :
    • Demandez à la personne concernée ses nom et prénom, numéro d'identification (DNI, NIE ou passeport) et, comme élément de sécurité supplémentaire, utilisez les preuves fournies ou les faits disponibles :
      • Date de naissance
      • Date d'expiration du document d'identification (DNI ou passeport)
      • Adresse exacte du domicile
      • IBAN Banque
      • Montant du dernier IBI
      • Certains détails que seule la personne qui s'identifie connaît, etc.
    • Vérifier les informations reçues via les bases de données de l'entité ou les services de Via Oberta, avec le consentement verbal préalable de l'intéressé
  • Si traité par appel vidéo (sur rendez-vous)
    • La personne intéressée montre le DNI des deux côtés afin que l'agent public puisse vérifier son identité.
    • Ensuite, l'agent public demande l'autorisation verbale à la personne de vérifier, le cas échéant, les données d'identité via Via Oberta - Mode vérification d'identité à la DGT, et de pouvoir effectuer la procédure en son nom

Pour enregistrer les faits (vérification d'identité et consentement exprès), vous pouvez enregistrer la partie initiale de l'appel ou de l'appel vidéo - ou au moins l'audio - et l'enregistrer dans le registre électronique comme justificatif. Il convient toutefois de souligner que ce sont les services juridiques de chaque entité qui doivent évaluer la nécessité d'enregistrer et de sauvegarder le fichier vocal ou vidéo pour enregistrer les faits en cas de divergence ou de litige.

Rouille 2. L'agent public exécute la procédure pour le compte de l'intéressé :

  • L'e-TRAM (ou le sous-traitant de l'entité) indiquera qu'il le fait en tant que « représentant ».
  • Dans le cas d'un appel vidéo, il peut être utile d'utiliser la fonction de partage d'écran pour montrer à la personne comment remplir la demande.
  • L'agent public enregistre la procédure

Rouille 3. signature électronique il peut être valablement effectué par l'agent public en utilisant le système de signature électronique dont il est équipé (tel que prévu dans le Loi 39/2015 sur la procédure administrative commune des administrations publiques, Article 12.2)

Utilisation de certificats dans le logiciel (T-CAT P)

En raison de l'état d'alerte exceptionnel provoqué par le coronavirus, les services de messagerie utilisés par l'AOC pour envoyer des cartes avec certificats numériques ne sont plus opérationnels depuis le 18 mars.

Dans le cas où vous devez émettre ou renouveler votre carte T-CAT, pensez à demander un certificat logiciel (T-CAT P), qui peut être généré et délivré pratiquement sans aucun problème.

T-CAT P est un certificat reconnu qui permet d'identifier les travailleurs d'un certain organisme public catalan par voie électronique et qui produit signature avancée (puisqu'il est livré en logiciel)

  • Pour obtenir le T-CAT P, vous devez le demander à la personne responsable du service de ton être. Elle vous informera du jour où vous recevrez un email avec le certificat, vous fournira le bon de livraison à signer et un premier mot de passe que vous pourrez modifier ultérieurement.
  • Suivez les instructions téléchargement et installation du T-CAT P que vous recevrez par email avec le certificat. Faites-le étape par étape !
  • N'oubliez pas de protéger votre T-CAT P avec un mot de passe utilisateur en cochant l'option "Activer la protection par clé privée sécurisée". Si vous le faites, le système vous avertira chaque fois qu'une application devra utiliser la clé privée du certificat (identification ou signature)

Plus d'information:

 

Signature électronique d'un document par plusieurs personnes avec un certificat numérique

Options :

  • Utilisation de la Titulaire de la signature AOC envoyer des documents à signer avec certificat numérique par plusieurs personnes.
    Des flux de signature peuvent être conçus.
    Si un certificat numérique reconnu a été installé sur votre téléphone mobile, il peut également être signé à partir de cet appareil
  • Signature électronique du document avec Adobe Acrobat Reader DC (logiciel gratuit). Le document doit être envoyé aux personnes manuellement : par exemple, par e-mail.

Rendez le traitement numérique plus flexible avec idCAT Mobile

À l'heure actuelle, la plupart des bureaux des entités d'enregistrement idCAT sont fermés et il est très difficile d'obtenir un certificat numérique en personne.
Les citoyens ne peuvent obtenir facilement l'idCAT Mobile que depuis leur domicile.

Si votre Administration propose des procédures électroniques qui ne peuvent être effectuées qu'avec un certificat numérique, évaluez la possibilité d'assouplir le mécanisme d'authentification, temporairement et exceptionnellement, afin qu'elles puissent également être effectuées avec idCAT Mobile.
L'Agence nationale des impôts et CATSalut ont déjà pris des mesures pour assouplir le traitement numérique.

Plus d'information:

Règlement et notes interprétatives

7. De vraies expériences

8. Nous aidez-vous à nous améliorer ?

Nous pensons qu'il est toujours possible de faire mieux. Et une façon de le faire est de profiter de l'intelligence collective, c'est-à-dire des lecteurs qui lisent ces lignes. C'est pourquoi nous mettons à votre disposition ce forum de suggestions et d'améliorations :

Espace idées et suggestions AOC

Nous mettons à votre disposition un forum pour que vous nous transmettiez les problèmes et difficultés que vous rencontrez, ainsi que vos idées, suggestions et bonnes pratiques pour réaliser le télétravail de manière collaborative et efficace. De plus, vous pouvez voter sur les propositions d'autres personnes.

Consulter ou apporter des améliorations

Et n'oubliez pas que vous pouvez également signaler les outils que votre organisation utilise via cette enquête :

Sondage : Quels outils utilisez-vous pour télétravailler en collaboration ?

9. Références

Remerciements

Ce guide a été préparé en collaboration avec la Generalitat de Catalunya et les Conseils provinciaux de Barcelone, Gérone, Lleida et Tarragone.