Guida al Telelavoro Collaborativo per la Pubblica Amministrazione

GUIDA AL TELELAVORO COLLABORATIVO PER LA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE

Immagine della risorsa

Questa guida è stata sviluppata per assistere le amministrazioni pubblico che hai appena debuttato in situazioni di lavoro a distanza, senza che il tuo modello di telelavoro sia implementato o testato in anticipo dalle tue organizzazioni. 

L'eccezionale stato di allarme causato dal coronavirus ha fatto sì che un gran numero di lavoratori pubblici si riconosca nella necessità di svolgere la nostra giornata lavorativa da casa, da un giorno all'altro. Se è la prima volta che ci vai, ti starai chiedendo: da dove comincio? Quali strumenti e metodologie possono aiutarmi a lavorare in modo collaborativo e sicuro? Come organizzo il mio team di lavoro per farlo funzionare? 

1. Ti aiutiamo a telelavorare in modo collaborativo

A settembre 2017, l'AOC ha implementato il telelavoro un giorno alla settimana. In questo periodo abbiamo appreso che il telelavoro è una grande leva di cambiamento che facilita la trasformazione digitale delle pubbliche amministrazioni e, a livello personale, ti offre la libertà e la flessibilità per raggiungere un sano equilibrio tra lavoro e famiglia. In pratica, però, le cose non sono sempre così semplici. Affinché le apparecchiature per il telelavoro funzionino, è necessario creare una buona atmosfera Dall'inizio, fai in modo che tutti i membri del team siano connessi, a proprio agio e legati. Per raggiungere questo obiettivo è necessario estabiler alcune linee guida e routine Sebbene la collaborazione e la buona comprensione di tutto il team di lavoro è più facile e portare frutto. 

Le circostanze attuali implicano che la maggior parte del personale della pubblica amministrazione sia confinato a casa, cercando di conciliare la vita familiare con la giornata lavorativa a distanza e, in alcuni casi, senza aver avuto la possibilità di fare una solida formazione sul telelavoro. Per questo abbiamo ritenuto opportuno condividere la nostra esperienza, inviarvi alcuni consigli e raccomandazioni che riteniamo importanti, e incoraggiarvi perché se lo fate con calma ma con convinzione, tutto ciò che fate ora vi servirà in seguito. attuare a proprio modello di telelavoro nella tua organizzazione.

Rallegrati e continua a lavorare. Per governi agili, logici e collaborativi, ora più che mai.

Nota

Questa guida si rivolge principalmente alle piccole e medie amministrazioni che non dispongono di un proprio modello di telelavoro. Queste sono raccomandazioni e linee guida generali: se la tua organizzazione ha una propria politica di telelavoro d 'un insieme di strumenti e soluzioni stabilitoesusali.

2. Organizzati

Innanzitutto, per ottenere il massimo dal proprio tempo durante il telelavoro e ottenere il meglio da esso, è molto importante organizzarsi e definire schemi di lavoro che facilitino la concentrazione e il riposo:

  • Alzati alla solita ora per andare al lavoro
  • Definisci un programma di lavoro. La routine aiuta
  • Scegli un luogo in cui lavorare nella tua casa che sia tranquillo, confortevole e preferibilmente con illuminazione naturale
  • Non lavorare in pigiama. Cambiati e indossa abiti comodi
  • Differenzia lo spazio dedicato al lavoro dal tuo spazio personale e rilassante
  • Mantieni il contatto sociale anche se è virtuale: prepara caffè virtuali ogni giorno o parla al telefono o in videoconferenza con le persone del tuo team
  • Fai delle pause all'incirca ogni ora per svolgere qualsiasi attività: caffè, TV, ecc.
  • Prendi pillole per esercizi ogni giorno
  • Se stai conducendo una videoconferenza, mantieni l'ambiente in ordine
  • Stabilisci obiettivi giornalieri e pianifica le attività prioritarie
  • Approfitta del tempo di viaggio regolare per svolgere qualsiasi attività che ti piace
  • Imposta i canali e gli strumenti da utilizzare e riduci le notifiche popup non funzionanti. Notifiche e più canali sono ladri di tempo.

maggiori informazioni

Misure preventive e risorse per preservare la tua salute durante lo svolgimento di attività professionali in modalità telelavoro:

3. Concordare come telelavorare come una squadra

Il telelavoro è una grande opportunità per imparare nuovi modi di lavorare in modo più efficiente ed efficace. Tuttavia, comporta nuovi processi e forme di comunicazione e collaborazione. Affinché le apparecchiature per il telelavoro funzionino davvero, è necessario comprendere tre punti chiave.

Punti chiave

  1. La visione: tutti i membri del team devono essere chiari su ciò che viene fatto e per quale scopo
  2. L'informazione: tutti dovrebbero sapere dove si trovano i dati, i documenti e le procedure di lavoro (che dovrebbero essere documentate), nonché dove dovrebbe essere archiviato il nuovo materiale da generare.
  3. Comunicazione: se i membri del team non possono incontrarsi faccia a faccia, è essenziale stabilire canali che facilitino una comunicazione intensiva; in caso contrario, la fiducia e la collaborazione potrebbero risentirne. Nella prossima sezione della guida vi proponiamo un insieme di strumenti tecnologici che facilitano notevolmente l'aspetto della comunicazione!

Linee guida e suggerimenti

Affinché tu possa integrarti bene nel tuo team di telelavoro ed essere produttivo fin dall'inizio, segui queste linee guida e suggerimenti:

  • Tieni presente che il telelavoro, in termini di dedizione e impegno, comporta le stesse responsabilità del lavoro in ufficio. Il telelavoro rende l'orario di lavoro più flessibile e orientato agli obiettivi, ma richiede anche che tu sia in grado di affrontare i problemi e trovare soluzioni in modo autonomo e proattivo.
  • Convalida i canali di comunicazione, le soluzioni e gli strumenti per il monitoraggio delle attività e/o dei progetti che verranno utilizzati in ciascun caso
  • Concordare gli spazi in cui il lavoro sarà condiviso
    • Ad esempio, nella metodologia e-SET, le procedure e le attività sono condivise con il file manager seguendo linee guida comuni.
  • Assicurati di ricevere le comunicazioni e le indicazioni di cui hai bisogno per svolgere il tuo lavoro quotidiano
  • Chatta e organizza riunioni virtuali, bilaterali o in piccoli gruppi per risolvere domande, sentirsi bene e mantenere lo spirito di squadra. Non utilizzare la posta elettronica come unico sistema di comunicazione
  • Tiene riunioni periodiche di coordinamento
  • Approfitta delle riunioni di follow-up dell'intero team per sollevare domande, problemi e difficoltà che influiscono sulle sfide comuni. Le riunioni di follow-up dell'intero team sono essenziali per promuovere la coesione del gruppo e si raccomanda che si tengano settimanalmente.
  • Consulta le procedure di telelavoro stabilite dalla tua organizzazione ogni volta che hai domande. Se non sono pubblicati sulla intranet aziendale, chiedili!

E ricorda

Nel telelavoro, anche le emozioni contano. Non tutti si adattano ugualmente bene a una nuova situazione, che rompe le routine e in cui c'è pochissima interazione sociale. Sii paziente e coltiva l'empatia.

4. Strumenti per il telelavoro

Criteri degli strumenti proposti

Dall'AOC proponiamo una serie di soluzioni generali. A seconda delle esigenze specifiche della tua organizzazione, lo strumento ottimale potrebbe essere diverso.

Quali strumenti usi sul tuo computer?

Partecipa a questo sondaggio che ci permetterà di avere un quadro dell'uso di questi strumenti da parte delle pubbliche amministrazioni e di aiutarti a prendere decisioni migliori. Saranno solo 2 minuti.

In relazione alle soluzioni da noi suggerite, abbiamo effettuato un'analisi di base (non esaustiva) per verificare che soddisfino i seguenti criteri:

  • Sono conformi al regolamento europeo sulla protezione dei dati (RGPD)
    • Si tratta di società con sede nell'Unione Europea
    • Queste società hanno sede al di fuori dell'Unione Europea, ma aderiscono al sigillo di conformità Privacy Shield
    • Hanno una politica sulla privacy completa
  • Rispettano le principali raccomandazioni di sicurezza dei sistemi informativi
    • Hanno le certificazioni dello schema di sicurezza nazionale (ENS)
    • Hanno riconosciute certificazioni di sicurezza che rispettano i principali aspetti della ENS: ISO 27001, SOC, SSAE16, ecc.
  • Soluzioni testate dall'AOC, ovvero le più apprezzate e più apprezzati secondo studi comparativi condotti da pubblicazioni specializzate
  • Abbiamo dato la priorità alle soluzioni che offrono una versione gratuita. La versione gratuita di una qualsiasi delle soluzioni di cui sopra utilizza i dati per fornire pubblicità. In ogni caso, se utilizzati, devono essere autorizzati dall'Ufficio Tecnologie dell'ente.
  • Disponibile in catalano e/o spagnolo

Per quanto riguarda la soluzioni fornite dai consigli provinciali e dall'AOC (strumenti di gestione file, censimento, contabilità, registrazione, EACAT, e-NOTUM, Via Oberta, ecc.) sono offerti gratuitamente e con piena garanzia e sicurezza per lavorare da remoto.

Note

  • Se desideri utilizzare uno di questi strumenti con informazioni personali sensibili (secondo RGPD), ricorda che l'organizzazione dovrà eseguire in anticipo un'analisi dettagliata dei rischi per la sicurezza e la protezione dei dati.

Di quali strumenti hai bisogno?

Telelavorare in un certo senso collaborativo ed efficiente, navrai bisogno un insieme distrumenti e soluzioni in precedenzadevono essere d'accordo con l'organizzazione. Ricorda che l'elenco è aperto ai contributi che ci invii tramite ilsondaggio.

Office automation e editing collaborativo

Strumenti per creare, modificare e condividere documenti in modo efficiente.

Soluzione
Gratuito
Noi utenti
Osservazioni

Noi utenti

AJ Jorba
AJ Palleja
AJ Vilassar de Mar.
AJ Ulldecona
CC Terra Alta
UPC  

Osservazioni

Modifica avanzata condivisa e simultanea tra più utenti

Con un account Google puoi utilizzare gratuitamente documenti, fogli di lavoro e presentazioni Google

Noi utenti

AJ Arenys de Munt
AJ Gli artt
AJ Castelldefels
AJ Rose
AJ SAlou
AJ Sant Feliu de Guixols
AJ Sformica Cugat del Vallès
Campo di CC Baix
CC Pallars Jussà
Diputació di Barcellona
Consiglio provinciale di Lleida
Generalitat de Catalunya
Consorzi AOC

Osservazioni

Modifica condivisa e simultanea tra più utenti

Tutorial:

Protocolli, raccomandazioni e buone pratiche. Gencat [PDF]

Noi utenti

AJ Baia di Valles
AJ Caprile
AJ Clungoe e Sant Antoni
AJ Corbera de Llobregat
AJ Junito
AJ Franqueses del Valles
AJ Montblanc
AJ Riudom
AJ Sarria de Ter
AJ Sorigora
AJ Papà
CC Falciare
CC Campo alternativo
CC Alt Emporda

Osservazioni

Non è una soluzione cloud: deve essere scaricata

No consente la modifica collaborativo

L'informativa sulla privacy è solo in tedesco

Videoconferenze, chiamate via Internet, chat e condivisione dello schermo

Servizi cloud per l'organizzazione e la gestione di riunioni di team di lavoro virtuali. Vengono mostrati gli strumenti che soddisfano i criteri sopra descritti e offrono servizi che consideriamo le basi del lavoro collaborativo: soluzione multipiattaforma (Windows, MAC, Android e iOS) riunioni per grandi gruppi di partecipanti, video di qualità, schermo condiviso e chat.

Soluzione
Gratuito
Noi utenti
Osservazioni

Noi utenti

AJ Arenys de Mar
AJ Lloret de Mar
AJ pratdip
AJ Lleida
AJ Mataro
CC ebre
Generalitat de Catalunya
Consorzi AOC

Osservazioni

Versione gratuita con tempo di incontro limitato di 60′

Fino a 300 partecipanti

Consente di registrare la sessione

Tutorial:

Guida Rapida. Gencat [PDF]
Incontri con temsgencat [PDF]
Accesso alla videoconferenzagencat [PDF] 

Noi utenti

AJ Cabrera de Mar
AJ Castellar del Valles
AJ Roca del Valles
AJ Masiatico di Restituzioneepollo
AJ Montmelò
AJ Mont-Roig del Camp
AJ Polinia
AJ Sale
AJ Sant Quinti de Mediona
AJ Vallromanes
AJ Sant Pere de Vilamajor
AJ Sabadell
CC Noce
CC Falciare
CC Pla de l'Estany
CC Valles Oriental 

Osservazioni

La versione gratuita include pubblicità e ha una ttempo di incontro limitato a 40'

Fino a 1.000 partecipanti. Visualizza 49 persone alla volta

Questa soluzione ha ricevuto attacchi alla sicurezza chiamati Zoom Bombing: Continue consigli per la sicurezza per evitarli.

Tutorial:

Zoom manualeUniversità di Navarra

Noi utenti

AJ Aiguaviva
AJ Garrigue
AJ il Vendrell
CC Terra Alta
CC Ufreddo
UPC 

Osservazioni

Versione gratuita con tempo di incontro limitato di 60′

Fino a 100 partecipanti. Visualizza 30 persone alla volta.

La versione gratuita non consente di registrare la sessione

Ridentifica il profilo di Google

Noi utenti

AJ Alcanar
AJ Camarasa
AJ Olesa de Bonesvalls
CC Baix Empordà
CC Priorato

Osservazioni

Consente di organizzare riunioni telematiche da file in modo integrato con la piattaforma GESTIONA stessa

Fino a 500 partecipanti collegati contemporaneamente nella stessa riunione

Accessibile da qualsiasi dispositivo

Nota

  • JITSI non è stato incluso in questo elenco perché è un software, non un servizio cloud. È un'applicazione molto popolare per la sua semplicità, utilità e gratuita. Può essere scaricato e installato gratuitamente sul proprio server. Tuttavia, ci sono Amministrazioni che utilizzano il servizio cloud INCONTRA.JIT.SI (basato su JITSI): dall'AOC non possiamo consigliare questo servizio perché non siamo riusciti a trovare la politica sulla privacy e la sicurezza sul suo sito Web e, pertanto, non abbiamo garanzie che sia conforme alle normative sulla protezione dei dati personali e all'ENS misure di sicurezza.
  • Skype, è una soluzione storicamente molto popolare. La qualità di Skype (versione gratuita) è attualmente superata da altre soluzioni. La soluzione professionale offre una buona qualità, si chiama Skype for Business ed è a pagamento: questa tecnologia è utilizzata in Microsoft Teams.
  • WhatsApp, è un'ottima soluzione per le chiamate via Internet. La soluzione di videoconferenza ha alcune caratteristiche di base: è limitata a 4 partecipanti, non consente la condivisione dello schermo e ha una qualità inferiore rispetto ad altre alternative.

Comunicazione collaborativa

Strumenti per garantire una comunicazione buona, aperta, trasparente ed efficiente del gruppo di lavoro. Sistemi o piattaforme di comunicazione unificata e collaborazione combinano chat e videochiamate, creano canali per conversazioni di gruppo o private e caricano file per la condivisione e la modifica contemporaneamente.

Soluzione
Gratuito
Noi utenti
Osservazioni

Noi utenti

AJ Rode di Bera
A
THey
AJ terrazzo
Cannoia
D
Iputazione di Barcellona
Generalitat de Catalunya
Consorzi AOC

Osservazioni

Gratuito con funzionalità complete per 6 mesi

Soluzione di comunicazione collaborativa completa: apparecchiature, canali, chat, videoconferenza, condivisione di documenti, ecc.

Integrazione con Office 365 e altri

Tutorial:

Guida Rapida. Gencat [PDF]

Noi utenti

AJ Arbucies
AJ Sant Quirze del Valles
AJ Girona
AJ Santa Coloma de Gramenet
CBergueda
UPF
UPC

Osservazioni

Gratuito a tempo indeterminato ma con funzionalità limitate

Soluzione di comunicazione collaborativa completa: apparecchiature, canali, chat, videoconferenza, condivisione di documenti, ecc.

Integrazione con le principali soluzioni di mercato.

Gestione telematica dell'organo plenario o collegiale e Videoacta

Sistemi integrati di gestione telematica per una seduta di un organo collegiale (Plenaria, Consiglio di amministrazione, ecc.) e predisposizione dell'atto video firmato elettronicamente.

In questa sezione abbiamo analizzato il soluzioni di atti video e trasmissione di atti selezionati dall'Associazione catalana dei comuni in un processo di acquisto centralizzato; e abbiamo considerato le soluzioni complete più utilizzate che soddisfano il requisiti della sezione 46.3 della LBRL:

Possono essere tenute sessioni e accordi a distanza con mezzi elettronici e telematici (…), a condizione che i membri partecipanti si trovino in territorio spagnolo e la loro identità sia comprovata. Parimenti, deve essere assicurata la comunicazione tra loro in tempo reale durante la seduta, disponendo dei mezzi necessari a garantirne il carattere pubblico o segreto poiché procede legalmente in ogni caso”.

Il resto delle caratteristiche che deve averne uno soluzione di gestate telematica integrale della Plenaria può essere consultato asezione Buone pratiche: Management tetema di una Plenaria.

Soluzione
Gratuito
Noi utenti
Osservazioni

Telematica completa Cityclic di Semic

Noi utenti

AJ Esplugues de Llobregat
AJ Matadepera
AJ Lliça de Vall
AJ Arenys de Mar
AJ Cabrera de Mar
AJ Sant Quirze del Vallès
AJ Tarragona
AJ Vic

Osservazioni

Soddisfa i requisiti del nuovo art. 46.3 LBRL

Gestione completa della Plenaria e del voto telematico

Compatibile con vari strumenti di videoconferenza: Zoom, Lifesize, Cisco Webex, ecc.

Elaborazione del Videoatto

actadigital
Gruppo Axerzia 

Noi utenti

AJ Caldes de Malavella
AJ Rode di Ter
AJ Sdavanti a Coloma de Farners
AJ Villadecani

Osservazioni

Prova dell'identità mediante firma elettronica di accesso

Verifica che i membri siano in territorio spagnolo

Include la registrazione delle sessioni e la tecnologia di trasmissione

Elaborazione di la Video atto 

Noi utenti

AJ Caldes d'Estrac
AJ Camprodon
AJ cunit
AJ Llança
AJ Llinars del Vallès
AJ el Morell
AJ Sant Esteve de Palautordera
AJ Sant Jaume d'Enveja
AJ Sant Vicenç de Torello
AJ Tossa de Mar
AJ Vallgorguina

Osservazioni

Prova di identità con certificato digitale

Controllo accessi da indirizzi IP ubicati in territorio spagnolo

Includere una registrazione certificata nel verbale della riunione

Trasmissione in diretta delle sessioni plenarie virtuali attraverso la sede elettronica e piattaforme di diffusione come Youtube, Facebook o Twitter

AJ Cabra del Camp
AJ Igualada
AJ la Pobla de Lillet
AJ les Borges Blanques
AJ Montcada e Reixac
AJ Olérdola
AJ Ripollet
AJ Rossello
AJ Premià de Dalt
AJ Torredembarra

Osservazioni

Basato sul software open source Jitsi installato su server utilizzati esclusivamente da Localret

Consente le trasmissioni in diretta utilizzando la piattaforma YouTube

Termini di servizio

Nota: A causa dell'eccezionale stato di allarme, diverse amministrazioni stanno conducendo sessioni telematiche delle sessioni plenarie comunali o provinciali con soluzioni di videoconferenza. In questo caso, ti consigliamo di seguire i consigli di questa guida nella sezione “Buone abitudini", Sezione"Gestate telematica di una Sessione Plenaria”.

Archiviazione su cloud

Soluzioni per il backup dei documenti online e la condivisione dell'accesso e della modifica.

Soluzione
Gratuito
Noi utenti
Osservazioni

Noi utenti

AJ Agrammo
AJ Figueres
AJ la Senia
AJ Dannazione
AJ King's Mills
A
Palafolls
AJ Sformica Celoni
AJ Sant Hipolit de Voltregà
AJ Sant Pere de Riudebitlles
AJ Vaffatto
AJ Vidranti
AJ Manresa
AJ Prat de Llobregat
CGiungla
Cosona

Osservazioni

Versione gratuita: 15 Gb

Noi utenti

AJ Palafrugell
AJ Sant Andreu de la Barca
AJ Sitges
AJ Tortosa
AJ Ulstrell
AJ Vilanova i la Geltrú
Consorzi AOC 

Osservazioni

Versione gratuita: 5 Gb

Consente di definire politiche di sicurezza avanzate in relazione ai documenti condivisi all'esterno dell'organizzazione

Responsabile attività e progetto

Soluzioni per definire progetti e per assegnare, delegare e tenere traccia delle attività.

Soluzione
Gratuito
Noi utenti
Osservazioni

File Manager adattato a e-SET

Noi utenti

Più di 100 governi locali hanno implementato e-SET

Osservazioni

Metodo E-SET (AOC)

SETTE Diba - Consiglio Provinciale di Barcellona

eComuni - Consiglio Provinciale di Girona

Trello 

Noi utenti

AJ Navas
AJ Sant Llorenç d'Hortons
AJ Sant Vicenc dels Horts
AJ Palamos
AJ Barcelona
AJ Mollet del Vallès
CC Pquello di Urgell
Consiglio Provinciale di Barcellona (SetTDIBA)
CATSALUT
UPC

Osservazioni

Gestore semplice e facile da usare per attività e progetti.

Usa il Metodologia Kanban che organizza i compiti a tavolaè molto visivo

Tutorial:

Primi passi (Nexus24UPC)
Guida Come abbracciare il lavoro a distanza (Trello) 

Allist 

Noi utenti

Ltd.
Consorzi AOC

Osservazioni

Gestore semplice e facile da usare per attività e progetti

Molto utilizzabile da dispositivi mobili

Asana 

Noi utenti

AJ Calella
AJ Vendrell
AJ Badalona

Osservazioni

Gestore avanzato ma facile da usare per attività e progetti

Consente la gestione di progetti complessi

Tutorial:

Guida d'Asana 

Noi utenti

AJ Vic

Osservazioni

Gestore avanzato ma facile da usare per attività e progetti

Consente la gestione di progetti complessi

Noi utenti

AJ Palafrugell
AJ Ulldecona

Osservazioni

Strumento completo di gestione delle attività

Usa il Metodologia Kanban che organizza i compiti a tavolaè molto visivo

Noi utenti

AJ terrazzo
Consorzi AOC

Osservazioni

Attività di base e project manager

Incluso in Office365

Usa il Metodologia Kanban che organizza i compiti a tavolaè molto visivo

Firma elettronica

Soluzioni per la gestione della firma di documenti con certificato digitale

Soluzione
Gratuito
Noi utenti
Osservazioni

Noi utenti

AJ Arbucies
AJ Begur
AJ Callus
AJ Campins
A.J. Gelida
AJ Granyena de les Garrigues
AJ Sant Jaume de Llierca
AJ Sant Llorenç Savall
AJ Setcase
CC Anoia
CC Girones
CC Osona

Osservazioni

Titolare della firma avanzato che consente la firma di documenti da parte di una persona o gruppi, uno o più documenti contemporaneamente, con flussi e firma da dispositivi mobili
Servizio AOC offerto gratuitamente
 

Tutorial:

Domande frequenti (contiene la guida ds in PDF)

Noi utenti

AJ Arenys de Munt
AJ Figueres
AJ Puigverd d'Agramunt
AJ Sorigora
AJ Vilagrassa
AJ Vilanova e Geltru
CC Baix Ebro
CCAlt Urgell
CC Anoia
CC Dragoncelloès

Osservazioni

Strumento molto semplice e pratico per la firma una o multiplo documenti da una persona

Servizio AOC offerto gratuitamente

Noi utenti

AJ Espluges di Llobregat
APalamiil
AJ THey
AJ Vallirana 

Osservazioni

Firma di documenti PDF creando campi firma. Il documento può essere firmato da una o più persone ma deve essere condiviso manualmente (via email, ecc.)

Tutorial:

guidare per firmare documenti PDF

Strumenti di collaborazione online

Strumenti per facilitare la raccolta di informazioni, dibattiti, la pluja di idee e raggiungere il consenso en le decisioni del gruppo di lavoro

Soluzione
Gratuito
Noi utenti
Osservazioni

Osservazioni

Strumento di base per moduli di indagine e raccolta di informazioni

Noi utenti

Consorzi AOC

Osservazioni

Strumento di base per moduli di indagine e raccolta di informazioni

Incluso nella licenza Office365

Noi utenti

Consorzi AOC

Osservazioni

Strumento di indagine avanzato

Noi utenti

UIB

Osservazioni

Per generare idee, organizzarle e dare loro la priorità. Molto visivo

Raccomandato da l'Università delle Isole Baleari (collegamento)

Noi utenti

AJ Tona
Diputació di Barcellona
GGeneralitat de Catalunya - DARP
Consorzi AOC 

Osservazioni

Per informazioni in tempo reale tramite sondaggi e domande, nuvole di parole, ecc.

padlet 

Noi utenti

Consiglio Provinciale di Barcellona (SetTDIBA)
Consorzi AOC 

Osservazioni

Lavagna collaborativo pSalva e condividi contenuti multipliègiorno

Raccomandato da Universoitalle Isole Baimpara (collegamento) 

Sicurezza dei sistemi informativi

Gli strumenti nel campo della sicurezza dei sistemi informativi sono elencati nel Guida rapida al telelavoro in sicurezza.

5. Telelavoro in sicurezza

Il tIl lavoro può comportare seri rischi per la sicurezza informatica se non pianificato in anticipo, il personale adeguatamente formato e le attrezzature di lavoro e le connessioni configurate in modo sicuro. 

Sappiamo che, vista l'urgenza della situazione attuale, tutto questo non è stato in molti casi possibile. Per questo motivo abbiamo sviluppato una guida rapida, rivolta agli utenti non esperti delle amministrazioni locali di medie e piccole dimensioni, che attualmente non hanno le risorse per attuare un piano di sicurezza completo e avanzato. 

Questa è una raccolta di raccomandazioni di base che può aiutare a lavorare in remoto riducendo al minimo i rischi per la sicurezza nell'elaborazione delle informazioni dalorganizzazione.

La guida rapida al telelavoro in sicurezza dell'AOC tratta i seguenti argomenti:

  • Aspetti organizzativi
  • Gruppo di lavoro
  • Connessione Internet e accesso remoto
  • Backup
  • Password e autenticazione
  • Navigazione sicura in Internet
  • Phishing
  • Alla fine del lavoro

6. Buone pratiche e casi d'uso

Riunioni virtuali di gruppi di lavoro

Gli incontri per via telematica consentono di mantenere l'ordinaria attività dei gruppi di lavoro, sia interni che esterni, di prendere decisioni di gruppo e di avanzare nei progetti..

Suggerimenti per partecipare efficacemente:

  • Testare in anticipo la connessione, il video e l'audio dello strumento di videoconferenza. La maggior parte delle soluzioni dispone di test di connessione automatizzati
  • Prova a connetterti qualche minuto prima dell'orario programmato
  • La qualità della voce è fondamentale: usa le cuffie con microfono per assicurarti di essere ascoltato bene ed evitare rumori di sottofondo.
  • Se non vuoi che lo sfondo della tua casa sia visibile, la maggior parte delle soluzioni ha un'opzione di sfondo sfocato.
  • Quando non stai parlando, è una buona idea disattivare il microfono
  • E 'molto utile discutere gli argomenti condividendo i documenti, le pagine web o le applicazioni oggetto della discussione 
  • Esistono applicazioni che hanno diverse opzioni per la condivisione di documenti (desktop, applicazioni o documenti specifici, ecc.).). Il più pratico è condividere la sceneggiaturatori: quello che vedi è quello che vedono gli altri partecipanti alla videoconferenza

Suggerimenti per l'organizzazione:

  • In un incontro virtuale con molti partecipanti è difficile coordinare gli interventi, quindi è vivamente consigliato che ci sia un moderatore o facilitatore della sessione che dia la parola alla persona che in precedenza l'ha richiesta, gestisca il tempo e riprenda le conversazioni .se applicabile.
  • È anche importante fissare un'agenda in anticipo in modo che tutti siano chiari sulle questioni da affrontare e possano essere preparati. Così, sviluppare un modello di invito che contenga:
    • Lo scopo della sessione
    • Durata stimata
    • Materiali che saranno necessari durante la sessione
    • Requisiti tecnici per seguirlo
  • Testare in anticipo per assicurarsi che l'audio e la videocamera siano impostati correttamente
  • Segnalare un contatto telefonico in caso di problemi tecnici
  • Promuovi la partecipazione di tutti i membri: pensa in anticipo a come coinvolgerli:
    1. Identifica i partecipanti all'inizio della sessione
    2. Preparare un programma di riunioni indicando i punti da affrontare e chi li discuterà
    3. Attiva la chat per facilitare la partecipazione dei partecipanti che hanno problemi con l'audio
    4. Saluta i partecipanti e ringraziali per la loro assistenza
  • La videoconferenza è più complessa e può portare a interpretazioni diverse. È importante fare una sintesi alla fine (o al verbale) degli accordi raggiunti durante la riunione in modo che non ci siano fraintendimenti o confusione.
  • Riduci la durata della sessione. È stato dimostrato che le riunioni virtuali di più di un'ora possono essere estenuanti perché perdere molte delle chiavi della comunicazione orale (tono della voce, alcune espressioni facciali e gesti fisici) ci costringe a prestare maggiore attenzione.

Ulteriori informazioni:

Gestione telematica di una Plenaria

Per il corretto svolgimento di una sessione plenaria elettronicamente, devono essere presi in considerazione i seguenti aspetti:

  • Supporta l'intero processo della sessione
    • Avere una persona di supporto tecnico durante tutto il processo di preparazione e di svolgimento della sessione plenaria
  • Prove preliminari con eletti e segretario
    • Effettuare prove preliminari con tutti i membri della Plenaria per garantire il corretto funzionamento della soluzione di videoconferenza e votazione telematica
  • Amministrazione della sessione
    • Creare la figura dell'amministratore della sessione virtuale
    • Verificare i requisiti dell'articolo 46.3 della LBRL: i membri si trovano in territorio spagnolo, identificazione sicura, ecc.
    • Gestire la documentazione dell'ordine del giorno
    • Stabilire su quali argomenti all'ordine del giorno si vota e la tipologia di votazione: ordinaria o segreta
  • Registrazione della sessione
    • Possibilità di modificare il voto, in caso di errore, durante il tempo di votazione aperta
    • Possibilità di riaprire una votazione da parte dell'amministratore, in caso di incidente
  • Gestione del processo di votazione per ogni punto
    • Apertura del tempo di votazione
    • Registrazione del significato dei voti, per ciascun membro e punto
    • Ogni membro vede il significato del proprio voto
  • Trasmissione in diretta per il pubblico
    • Utilizza tecnologie di streaming che consentono il tracciamento dai principali browser, sistemi operativi e dispositivi mobili, per garantire una sessione completamente aperta. Questo vale solo per le sessioni pubbliche
  • Canale di preghiere e domande per i cittadini
    • Creare un canale per i cittadini in modo che al termine della sessione possano rivolgere preghiere e domande ai funzionari eletti. Questo vale solo per le sessioni pubbliche
  • Elaborazione del Videoatto
    • Indicizzare il video in relazione a ciascun punto all'ordine del giorno
    • Preparare una sintesi delle votazioni per ogni voce, gruppo comunale e membro
    • Firma elettronicamente l'atto video per garantirne l'integrità

Ulteriori informazioni:

Consigli comunali vs stato di allarme: cosa si può fare? (Post COA)

Consigli per votare in Plenaria telematica

Prima dello svolgimento di una Sessione Plenaria online, deve essere stabilito il meccanismo di voto a distanza da utilizzare: per alzata di mano, per passaparola, per mezzo di moduli elettronici o qualsiasi altra soluzione informatica che garantisca il corretto esercizio e la validità del voto.
Si consiglia vivamente di utilizzare un sistema di voto individuale, che può consistere in:

  • Mano libera e/o parola. In questa modalità, l'immagine e il suono ricevuti dalle telepresentazioni nella sessione sono considerati buoni, il che verrà registrato come prova affidabile.
    Ad esempio: il sindaco chiede ai consiglieri il senso del loro voto (favorevole, contrario o astenuto), dando tempo al segretario di prenderne visione e/o ascoltarlo e segnalare, uno per uno, il parere dei membri della Plenaria . Dopo aver sommato ciascuna delle opzioni, il segretario può riferire ad alta voce sul quorum ottenuto.

Altre modalità:

  • Tramite form elettronico o applicazione di accesso protetta da username e password
    E' necessario aprire un termine per l'emissione della votazione e annunciare l'orario di chiusura, tenendo presente che il margine di votazione deve essere sufficientemente ampio da risolvere eventuali difficoltà tecniche o operative che dovessero insorgere tra l'apertura del termine e il momento dello scrutinio è da fare. Entro il termine i consiglieri indicano nel modulo il significato del loro voto. La domanda rende gli scrutini e li mette a disposizione della segreteria non appena scaduto il termine.
  • Qualsiasi altro soluzione di voto telematico che garantisce l'identità dei partecipanti, la validità dei contenuti e la tracciabilità delle azioni tramite autenticazione utente e codici chiave organizzati tramite SMS ed e-mail.

Esempi di sessioni plenarie telematiche svoltesi a seguito dello stato di allarme

Videochiamata al servizio del pubblico

Il sistema di videochiamata consiste nel connettersi con il pubblico tramite videoconferenza, in modo che il dipendente pubblico possa vedere il volto della persona che sta servendo e possa condividere con lui uno schermo per mostrargli come accedere a un determinato servizio o procedura. . Queste due funzionalità possono essere molto utili soprattutto per dare informazioni e istruzioni complesse ad anziani e/o persone con scarse competenze tecnologiche o digitali. Anche per la cura di persone sorde o con problemi di udito.

Considerazioni:

  • Lo strumento utilizzato per erogare il servizio deve rispettare rigorosamente il RGPD e le regole di sicurezza stabilite nell'ENS
  • Il servizio deve poter essere erogato senza che il destinatario debba effettuare alcuna configurazione sul proprio cellulare, tablet o computer.
  • Tieni presente che la tecnologia dovrebbe aiutare a chiarire il messaggio, dovrebbe essere un vantaggio e non un ostacolo, quindi questa risorsa dovrebbe essere utilizzata SOLO quando il supporto telefonico è insufficiente.

Esempi:

Processo per telefono o videochiamata

Quando l'attenzione da riservare agli interessati va oltre l'informazione e/o guidarli attraverso una mera spiegazione, si parla di trattamento tramite telefono o videochiamata. Ciò significa avere accesso ai dati personali degli interessati per poterli aiutare a rendere efficace la presentazione delle domande, ottenere copie autentiche, ecc.

Pertanto, per il trattamento tramite telefono o videochiamata, devono essere predisposti meccanismi sicuri che consentano ai dipendenti pubblici di verificare l'identità dell'interessato nonché di ottenerne il consenso espresso e di poter agire per suo conto.

In entrambi i casi (chiamata o videochiamata) è necessario differenziare tra due casi:

Caso a) L'interessato possiede un idCat mobile

  • In questo caso, il pubblico dipendente avvia la procedura e si autentica al VALID con il Mobile idCAT dell'interessato. Per farlo:
    • Richiedi il tuo ID / TIE e numero di cellulare
    • Richiede il codice monouso che la persona ha appena ricevuto sul cellulare
  • Compila la domanda per tuo conto
  • Prima dell'invio verifica che la persona sia soddisfatta (leggi la domanda di ottemperanza. Similitudine nel mondo cartaceo)

Con questo sistema di identificazione e firma, la procedura viene registrata a nome dell'interessato, che riceve un messaggio di conferma sul proprio cellulare.

Caso b) L'interessato NON possiede un Mobile IdCat

*Se la persona interessata ha un DNI o un TIE, può essere aiutata a farloRegistrazione idCat Mobile online e istantaneamente , in modo che sia nel caso a).

*Se la persona non ha un DNI o TIE per richiedere il Mobile idCat su Internet (caso molto residuale: catalani all'estero, stranieri europei residenti, o per smarrimento del documento e/o “è in elaborazionet ”), ti può essere offerta la possibilità di ottenere l'idcat Mobil con identificazione video.

*Solo nel caso in cui la persona non possa ottenere il Mobile idCat per mancanza di autonomia digitale (o per mancanza di conoscenze tecnologiche - per gli anziani -, per motivi socio-economici o problemi di accessibilità), occorre predisporre un sistema per identificare l'interessato (verificare che sia quello che dichiarano di essere) e raccogliere l'espresso consenso per poter trattare per tuo conto.

Il sistema deve comprendere i seguenti passaggi:

Ruggine 1. Verificare l'identità dell'interessato e ottenere il suo consenso espresso.

  • In caso di elaborazione telefonica:
    • Chiedere all'interessato nome e cognome, numero di identificazione (DNI, NIE o passaporto) e, come ulteriore elemento di sicurezza, utilizzare le prove fornite o i fatti disponibili:
      • Data di nascita
      • Data di scadenza del documento di riconoscimento (DNI o passaporto)
      • Indirizzo di casa esatto
      • IBAN Bancario
      • Importo dell'ultimo IBI
      • Alcuni dettagli che solo la persona che si identifica conosce, ecc.
    • Verificare le informazioni ricevute attraverso le banche dati dell'ente o i servizi di Via Oberta, previo consenso verbale dell'interessato
  • Se elaborato in videochiamata (su appuntamento)
    • L'interessato mostra il DNI su entrambi i lati in modo che il dipendente pubblico possa verificare la propria identità.
    • Il pubblico dipendente richiede quindi l'autorizzazione verbale della persona a verificare, se necessario, i dati identificativi tramite Via Oberta - Modalità di verifica dell'identità presso la DGT, e di poter svolgere la procedura in suo nome

Per registrare i fatti (verifica dell'identità e consenso espresso), è possibile registrare la parte iniziale della chiamata o della videochiamata - o almeno l'audio - e salvarla nel registro elettronico come documento di prova. Va sottolineato, tuttavia, che sono i servizi legali di ciascun ente che devono valutare la necessità di registrare e salvare il file vocale o video per registrare i fatti in caso di discrepanza o contenzioso.

Ruggine 2. Il pubblico dipendente svolge la procedura per conto dell'interessato:

  • L'e-TRAM (o il responsabile del trattamento dell'entità) indicherà che lo fa in qualità di "rappresentante"
  • In caso di videochiamata, può essere utile utilizzare la funzione di condivisione dello schermo per mostrare alla persona come compilare la richiesta.
  • Il dipendente pubblico registra la procedura

Ruggine 3. il firma elettronica Può essere validamente svolto dal pubblico dipendente utilizzando il sistema di firma elettronica di cui è dotato (come previsto dall'art Legge 39/2015 sulla procedura amministrativa comune delle pubbliche amministrazioni, articolo 12.2)

Utilizzo di certificati nel software (T-CAT P)

A causa dell'eccezionale stato di allarme causato dal coronavirus, i servizi di messaggistica utilizzati dall'AOC per l'invio di carte con certificati digitali non sono operativi dal 18 marzo.

Se devi emettere o rinnovare la tua carta T-CAT, prendi in considerazione la possibilità di richiedere un certificato software (T-CAT P), che può essere generato e consegnato praticamente senza problemi.

T-CAT P è un certificato riconosciuto che consente di identificare i lavoratori di un determinato ente pubblico catalano con mezzi elettronici e che produce firma avanzata (poiché viene fornito nel software)

  • Per ottenere il T-CAT P, è necessario richiederlo alla persona responsabile del servizio del tuo essere. Ti informerà del giorno in cui riceverai un'e-mail con il certificato, ti fornirà la bolla di consegna da firmare e una password iniziale che potrai modificare in seguito.
  • Seguire le istruzioni download e installazione del T-CAT P che riceverai via email insieme al certificato. Seguilo passo dopo passo!
  • Non dimenticare di proteggere il tuo T-CAT P con una password utente selezionando l'opzione "Abilita protezione con chiave privata sicura". Se lo fai, il sistema ti avviserà ogni volta che un'applicazione deve utilizzare la chiave privata del certificato (identificazione o firma)

Ulteriori informazioni:

 

Firma elettronica di un documento da parte di più persone con certificato digitale

Opzioni:

  • Uso del Titolare della firma AOC inviare documenti da firmare con certificato digitale da più persone.
    È possibile progettare flussi di firma.
    Se sul telefono cellulare è stato installato un certificato digitale riconosciuto, è possibile firmarlo anche da questo dispositivo
  • Firma elettronica del documento con Adobe Acrobat Reader DC (Software gratis). Il documento deve essere inviato alle persone manualmente, ad esempio tramite e-mail.

Rendi l'elaborazione digitale più flessibile con idCAT Mobile

Al momento, la maggior parte degli uffici delle entità di registrazione idCAT sono chiusi ed è molto difficile ottenere un certificato digitale di persona.
I cittadini possono accedere facilmente a idCAT Mobile solo da casa.

Se la tua Amministrazione offre procedure elettroniche che possono essere eseguite solo con un certificato digitale, valuta la possibilità di rendere temporaneamente ed eccezionalmente più flessibile il meccanismo di autenticazione in modo che possano essere eseguite anche con idCAT Mobile.
L'Agenzia delle Entrate e CATSalut hanno già adottato misure per rendere più flessibile l'elaborazione digitale.

Ulteriori informazioni:

7. Esperienze reali

8. Ci aiuti a migliorare?

Crediamo che sia sempre possibile fare meglio. E un modo per farlo è sfruttare l'intelligenza collettiva, cioè i lettori che stanno leggendo queste righe. Ecco perché mettiamo a tua disposizione questo forum per suggerimenti e miglioramenti:

Spazio Idee e Suggerimenti AOC

Mettiamo a tua disposizione un forum in cui inviarci i problemi e le difficoltà che incontri, nonché le tue idee, suggerimenti e buone pratiche per realizzare il telelavoro in modo collaborativo ed efficiente. Inoltre, puoi votare le proposte di altre persone.

E ricorda che puoi anche segnalare gli strumenti utilizzati dalla tua organizzazione attraverso questo sondaggio:

9. Riferimenti

Ringraziamenti

Questa guida è stata preparata in collaborazione con la Generalitat de Catalunya e i Consigli provinciali di Barcellona, ​​Girona, Lleida e Tarragona.