GUIA DEL TELETREBALL COL·LABORATIU PER A L'ADMINISTRACIÓ PÚBLICA

Aquesta guia s’ha elaborat per ajudar les administracions públiques que acabeu d’estrenar-vos en situacions de treball a distància, sense comptar amb un model de teletreball propi implantat o assajat prèviament per les vostres organitzacions. 

L’estat d’alarma excepcional provocat pel coronavirus ha fet que un gran nombre de treballadors i treballadores públics ens veiem en la necessitat de realitzar la nostra jornada laboral des de casa, d’un dia per l’altre. Si és el primer cop que us hi trobeu, potser us esteu preguntant: per on començo? quines eines i metodologies em poden ajudar a teletreballar de forma col·laborativa i segura? com m’organitzo respecte al meu equip de treball perquè aquest funcioni? 

1. T'ajudem a teletreballar de forma col·laborativa

El setembre de 2017 l’AOC va implantar el teletreball un dia a la setmana. Durant aquest temps hem aprés que el teletreball és una gran palanca de canvi que facilita la transformació digital de les administracions públiques i, a nivell personal, t’ofereix la llibertat i la flexibilitat per assolir un equilibri laboral i familiar saludable. A la pràctica, però, les coses no sempre són tan senzilles. Perquè els equips de teletreball funcionin s’ha de crear un bon ambient des del principi, aconseguir que tots els membres de l’equip estiguin connectats, se sentin còmodes i es generi vincle. Per aconseguir-ho cal establir unes pautes i rutines per bé que la col·laboració i la bona entesa de tot l’equip de treball sigui més fàcil i doni fruit. 

Les actuals circumstàncies impliquen que la majoria del personal de les administracions públiques estiguem confinats a casa, intentant compaginar la vida familiar amb la jornada laboral a distància i, en alguns casos, sense haver tingut l’oportunitat de fer un aprenentatge sòlid sobre el teletreball. Per això hem cregut oportú compartir la nostra experiència, fer-vos arribar alguns consells i recomanacions que al nostre parer són importants, i encoratjar-vos perquè, si us hi poseu amb calma però amb convenciment, tot el que feu ara us servirà més endavant per establir i implantar un model de teletreball propi a la vostra organització.

Ànims i seguiu teletreballant. Per uns governs àgils, lògics i col·laboratius, ara més que mai.

Nota

Aquesta guia està adreçada prioritàriament a administracions mitjanes i petites que no disposen d’un model de teletreball propi. Es tracta de recomanacions i orientacions de caràcter general: si la teva organització disposa d’una política de teletreball pròpia d’un conjunt d’eines i solucions establertesutilitza-les.

2. Organitza’t bé

Primer de tot, per treure-li el màxim partit al temps que dediques a teletreballar i obtenir el millor rendiment, és molt important organitzar-se bé i definir unes pautes de treball que facilitin la concentració i el descans:

  • Lleva’t a l’hora habitual d’anar a treballar
  • Defineix un horari de treball. La rutina ajuda
  • Tria un lloc de casa teva per teletreballar que sigui tranquil, còmode i, preferiblement, amb il·luminació natural
  • No treballis en pijama. Canvia’t i posa’t roba còmode
  • Diferencia l’espai dedicat a treballar del teu espai personal i de relax
  • Manté el contacte social encara que sigui virtualment: cada dia fes cafès virtuals o parla telefònicament / videoconferència amb gent del teu equip
  • Fes pauses aproximadament cada hora per fer qualsevol activitat: cafè, TV, etc.
  • Fes píndoles d’exercici cada dia
  • Si realitzes una videconferència, tingues el teu entorn endreçat
  • Defineix objectius diaris i planifica les tasques prioritàries
  • Aprofita el temps habitual de desplaçament a la feina per fer alguna activitat que t’agradi
  • Estableix els canals i eines que utilitzaràs i redueix les notificacions emergents que no siguin de feina. Les notificacions i la multiplicitat de canals són lladres de temps.

Més informació

Mesures preventives i recursos per preservar la teva salut mentre realitzes les tasques professionals en modalitat de teletreball:

3. Acorda la forma de teletreballar en equip

El teletreball és una gran oportunitat per aprendre noves formes de treballar més eficients i efectives. Ara bé, implica nous processos i formes de comunicació i de col·laboració. Perquè els equips de teletreball funcionin realment cal entendre bé tres punts clau.

Punts clau

  1. La visió: tots els membres de l’equip han de tenir clar què s’està fent i amb quin objectiu
  2. La informació: tothom ha de saber on es troben les dades, els documents i els procediments de treball (que han d’estar documentats), així com on s’ha de guardar el nou material que es generi
  3. La comunicació: si les persones de l’equip no poden trobar-se cara a cara és fonamental establir canals que facilitin la comunicació de forma intensiva; sinó es fa, la confiança i la col·laboració poden ressentir-se’n. En el següent apartat de la guia proposem un conjunt d’eines tecnològiques que faciliten enormement l’aspecte de la comunicació!

Pautes i consells

Per tal que puguis integrar-te bé al teu equip de teletreball i ser productiu/va des del principi segueix aquestes pautes i consells:

  • Tingues present que el teletreball, a nivell de dedicació i compromís, implica les mateixes responsabilitats que el treball a l’oficina. El teletreball permet flexibilitzar l’horari laboral i treballar per objectius, però també requereix que siguis capaç d’enfrontar-te als problemes i buscar solucions de manera autònoma i proactiva
  • Valida els canals de comunicació, solucions i eines de seguiment de tasques i/o projectes que s’utilitzaran en cada cas
  • Acorda els espais on es compartirà la feina
    • Per exemple en la metodologia e-SET els tràmits i les tasques es comparteixen al gestor d’expedients seguint unes pautes comunes.
  • Assegura’t que reps les comunicacions i les indicacions necessàries per realitzar la teva feina diària
  • Xateja i fes reunions virtuals, bilaterals o amb petits grups, per resoldre els dubtes, palpar l’estat d’ànim i mantenir l’esperit d’equip. No utilitzis el correu electrònic com a únic sistema de comunicació
  • Realitza reunions periòdiques de coordinació
  • Aprofita les reunions de seguiment de tot l’equip per plantejar els dubtes, problemàtiques i dificultats que afecten els reptes comuns. Les reunions de seguiment de tot l’equip són fonamentals per promoure la cohesió del grup i es recomana que tinguin periodicitat setmanal
  • Consulta els procediments de teletreball establerts per la teva organització sempre que tinguis dubtes. Si no estan publicats a la intranet corporativa, demana’ls!

I recorda

En el teletreball les emocions també importen. No tothom s’adapta igual de bé a una situació nova, que trenca les rutines i en la què hi ha molt poca interacció social. Tingues paciència i conrea l’empatia.

4. Eines per teletreballar

Criteris de les eines proposades

Des de l’AOC et proposem un conjunt de solucions de caràcter general. En funció de les necessitats específiques de la teva organització, l’eina òptima pot ser diferent.

Quines eines utilitzeu al vostre equip?

Participa en aquesta enquesta que ens permetrà tenir una fotografia de l’ús d’aquestes eines per part de les administracions públiques i ajudar-vos a prendre millors decisions. Només seran 2 minuts.

En relació a les solucions que suggerim, hem fet un anàlisi bàsic (no exhaustiu) per comprovar que compleixen amb els següents criteris:

  • Compleixen amb el reglament europeu de protecció de dades (RGPD)
    • Es tracta d’empreses ubicades a la Unió Europea
    • Es tracta d’empreses ubicades fora de la Unió Europea, però adherides al segell de conformitat Privacy Shield
    • Disposen d’una política de privacitat completa
  • Compleixen amb les principals recomanacions de seguretat de sistemes d’informació
    • Disposen de les certificacions de l’esquema nacional de seguretat (ENS)
    • Disposen de certificacions reconegudes de seguretat que donen compliment als aspectes principals de l’ENS: ISO 27001, SOC, SSAE16, etc.
  • Solucions provades per l’AOC, o bé les més populars i més valorades segons els estudis comparatius realitzats per publicacions especialitzades
  • Hem prioritzat les solucions que ofereixen una versió gratuïta. La versió gratuïta d’alguna de les solucions esmentades utilitza les dades per oferir publicitat. En qualsevol cas, si s’utilitzen ha de ser amb l’autorització de l’àrea de Tecnologia de l’ens.
  • Disponibles en idiomes català i/o castellà

Pel que fa a les solucions que proveïm les diputacions i l’AOC (eines de gestió d’expedients, padró, comptabilitat, registre, EACAT, e-NOTUM, Via Oberta, etc.)  s’ofereixen gratuïtament i amb total garantia i seguretat per treballar en remot.

Notes

  • Si vols utilitzar alguna d’aquestes eines amb informació personal sensible (segons RGPD), recorda que l’organització haurà de fer, prèviament, una anàlisi detallada de riscos de seguretat i de protecció de dades.

Quines eines necessites?

Per teletreballar de forma col·laborativa i eficient, necessitaràs un conjunt d’eines i solucions que prèviament s’han d’haver acordat amb l’organització. Recorda que la llista resta oberta a les aportacions que ens feu arribar  a través de l’enquesta.

Ofimàtica i edició col·laborativa

Eines per crear, editar i compartir documents de forma eficient.

Solució
Gratuït
Ens usuaris
Observacions

Ens usuaris

AJ Jorba
AJ Pallejà
AJ Vilassar de Mar
AJ Ulldecona
CC Terra Alta
UPC  

Observacions

Edició avançada compartida i simultània entre varis usuaris

Amb un compte de Google es pot utilitzar Google Documents, Fulls de Càlcul i Presentacions gratuïtament

Ens usuaris

AJ Arenys de Munt
AJ Artés
AJ Castelldefels
AJ Roses
AJ Salou
AJ Sant Feliu de Guíxols
AJ Sant Cugat del Vallès
CC Baix Camp
CC Pallars Jussà
Diputació de Barcelona
Diputació de Lleida
Generalitat de Catalunya
Consorci AOC

Observacions

Edició compartida i simultània entre varis usuaris

Tutorials:

Protocols, recomanacions i bones pràctiques. Gencat [PDF]

Ens usuaris

AJ Badia del Vallès
AJ Cabrils
AJ Calonge i Sant Antoni
AJ Corbera de Llobregat
AJ Juneda
AJ Franqueses del Vallès
AJ Montblanc
AJ Riudoms
AJ Sarrià de Ter
AJ Soriguera
AJ Papiol
CC Segarra
CC Alt Camp
CC Alt Empordà

Observacions

No és una solució al núvol: s’ha de descarregar

No permet l’edició col·laborativa

La política de privacitat només està en alemany

Videoconferències, trucades per internet, xats i compartició de pantalles

Serveis al núvol per a organitzar i gestionar reunions virtuals d’equips de treball. Es mostren les eines que compleixen els criteris descrits anteriorment i ofereixen uns serveis que considerem bàsics de treball col·laboratiu: solució multiplataforma (Windows, MAC, Android i iOS) reunions per a grups grans de participants, vídeo de qualitat, pantalla compartida i xat.

Solució
Gratuït
Ens usuaris
Observacions

Ens usuaris

AJ Arenys de Mar
AJ Lloret de Mar
AJ Pratdip
AJ Lleida
AJ Mataró
CC Baix Ebre
Generalitat de Catalunya
Consorci AOC

Observacions

Gratuïta amb funcionalitats completes durant 6 mesos

Permet gravar la sessió

Fins a 250 participants

Tutorials:

Guia ràpida d’inici. Gencat [PDF]
Reunions amb TeamsGencat [PDF]
Accés a VideoconferènciaGencat [PDF] 

Ens usuaris

AJ Cabrera de Mar
AJ Castellar del Vallès
AJ Roca del Vallès
AJ Masies de Voltre
AJ Montmeló
AJ Mont-roig del Camp
AJ Polinyà
AJ Salt
AJ Sant Quintí de Mediona
AJ Vallromanes
AJ Sant Pere de Vilamajor
AJ Sabadell
CC Noguera
CC Segarra
CC Pla de l’Estany
CC Vallès Oriental 

Observacions

La versió gratuïta inclou publicitat i té un temps de reunió limitat a 40’

Fins a 1.000 participants. Permet veure 49 persones en pantalla alhora

Aquesta solució ha rebut atacs de seguretat anomenats Zoom Bombing: segueix els consells de seguretat per a evitar-los.

Tutorials:

Manual de ZoomUniversidad de Navarra

Ens usuaris

AJ Aiguaviva
AJ Garriga
AJ el Vendrell
CC Terra Alta
CC Urgell
UPC 

Observacions

Versió gratuïta fins a 10 participants

La versió gratuïta no permet gravar la sessió

Requereix perfil de Google

Disposa d’una versió de pagament: Hangouts Meet que està integrada dins de Google Suite. Fins a 100 participants. Permet veure 30 persones en pantalla alhora.

Ens usuaris

AJ Alcanar
AJ Camarasa
AJ Olesa de Bonesvalls
CC Baix Empordà
CC Priorat

Observacions

Permet organitzar reunions telemàtiques des d’un expedient de forma integrada amb la pròpia plataforma GESTIONA

Fins a 500 participants connectats simultàniament en la mateixa reunió

Accessible des de qualsevol dispositiu

Nota

  • JITSI no s’ha inclòs en aquesta llista perquè és un programari, no un servei al núvol. És una aplicació molt popular per la seva senzillesa, utilitat i gratuïtat. Es pot descarregar i instal·lar en un servidor propi, sense cost. Ara bé, hi ha Administracions que estan fent servir el servei al núvol MEET.JIT.SI (basada en JITSI): des de l’AOC no podem recomanar aquest servei perquè al seu web no hem sabut trobar la política de privacitat i de seguretat i, per tant, no tenim garanties que compleix el reglament de protecció de dades personals i les mesures de seguretat de l’ENS.
  • Skype, és una solució històricament molt popular. Actualment la qualitat de Skype (versió gratuïta) s’ha vist superada per altres solucions. La solució professional ofereix una bona qualitat, s’anomena Skype for Business i és de pagament: aquesta tecnologia és fa servir a Microsoft Teams.
  • Whatsapp, és una molt bona solució de trucades per Internet. La solució de videoconferència té unes funcionalitats bàsiques: està limitada a 4 participants, no permet compartir pantalles i té una qualitat inferior a altres alternatives.

Comunicació col·laborativa

Eines per garantir una bona comunicació, oberta, transparent i eficient de l’equip de treball. Els sistemes o plataformes de comunicació i col·laboració unificada combinen el xat amb les videotrucades, permeten crear canals per mantenir converses en grup o privades, així com pujar arxius per compartir i editar simultàniament.

Solució
Gratuït
Ens usuaris
Observacions

Ens usuaris

AJ Roda de Bera
A
Teià
AJ Terrassa
CAnoia
D
iputació de Barcelona
Generalitat de Catalunya
Consorci AOC

Observacions

Gratuïta amb funcionalitats completes durant 6 mesos

Solució completa de comunicació col·laborativa: equips, canals, xats, videoconferències, compartir documents, etc.

Integració amb Office 365 i altres

Tutorials:

Guia ràpida d’inici. Gencat [PDF]

Ens usuaris

AJ Arbúcies
AJ Sant Quirze del Vallès
AJ Girona
AJ Santa Coloma de Gramenet
CBerguedà
UPF
UPC

Observacions

Gratuïta de forma idenfinida però amb funcionalitats limitades

Solució completa de comunicació col·laborativa: equips, canals, xats, videoconferències, compartir documents, etc.

Integració amb les principals solucions de mercat.

Gestió telemàtica del Ple o òrgan col·legiat i Videoacta

Sistemes de gestió integral telemàtica d’una sessió d’un òrgan col·legiat (Ple, Junta de Govern, etc) i elaboració de la videoacta signada electrònicament.

En aquest apartat hem analitzat les solucions de videoactes i transmissió d’actes seleccionades per l’Associació Catalana de Municipis en un procés de central de compres; i hem considerat les solucions integrals més utilitzades que compleixen els requeriments de l’article 46.3 de la LBRL:

“… es podran celebrar sessions i adoptar acords a distància per mitjans electrònics i telemàtics (…), sempre que els membres participants es trobin en territori espanyol i quedi acreditada la seva identitat. Així mateix, s’haurà d’assegurar la comunicació entre ells en temps real durant la sessió, tot disposant dels mitjans necessaris per garantir el seu caràcter públic o secret segons procedeixi legalment en cada cas”.

La resta de funcionalitats que ha de tenir una solució de gestió integral telemàtica del Ple es poden consultar a l’apartat Bones pràctiques: Gestió telemàtica d’un Ple.

Solució
Gratuït
Ens usuaris
Observacions

Ple telemàtic Cityclic by Semic

Ens usuaris

AJ Esplugues de Llobregat
AJ Matadepera
AJ Lliçà de Vall
AJ Arenys de Mar
AJ Cabrera de Mar
AJ Sant Quirze del Vallès
AJ Tarragona
AJ Vic

Observacions

Compleix els requeriments del nou art. 46.3 LBRL

Gestió integral del Ple i vot telemàtic

Compatible amb diferents eines de videoconferència: Zoom, Lifesize, Cisco Webex, etc.

Elaboració de la Videoacta

Actadigital
Grupo Axertia 

Ens usuaris

AJ Caldes de Malavella
AJ Roda de Ter
AJ Santa Coloma de Farners
AJ Viladecans

Observacions

Acreditació de la identitat mitjançant signatura electrònica d’accés

Verificació que els membres estan en territori espanyol

Inclou la tecnologia de gravació i retransmissió de la sessió

Elaboració de la Videoacta 

Gestiona Comunica
esPublico

Ens usuaris

AJ Caldes d’Estrac
AJ Camprodon
AJ Cunit
AJ Llançà
AJ Llinars del Vallès
AJ el Morell
AJ Sant Esteve de Palautordera
AJ Sant Jaume d’Enveja
AJ Sant Vicenç de Torelló
AJ Tossa de Mar
AJ Vallgorguina

Observacions

Acreditació de la identitat amb certificat digital

Control d’accés des d’adreces IP localitzades en territori espanyol

Incorpora una gravació certificada a l’acta de la reunió

Retransmissió en directe dels plens virtuals a través de la seu electrònica i plataformes de difusió com Youtube, Facebook o Twitter

AJ Cabra del Camp
AJ Igualada
AJ la Pobla de Lillet
AJ les Borges Blanques
AJ Montcada i Reixac
AJ Olèrdola
AJ Ripollet
AJ Rosselló
AJ Premià de Dalt
AJ Torredembarra

Observacions

Basat en el programari de codi obert Jitsi instal·lat en servidors d’ús exclusiu de Localret

Permet la retransmissió dels plens en directe utilitzant la plataforma YouTube

Condicions del servei

Nota: Atesa la situació excepcional d’estat d’alarma diferents administracions estan realitzant sessions telemàtiques dels Plens municipals o comarcals amb solucions de videoconferència. En aquest cas, recomanem que es segueixin les recomanacions d’aquesta guia de l’apartat “Bones pràctiques“,  secció “Gestió telemàtica d’un Ple”.

Emmagatzematge al núvol

Solucions per disposar d’un còpia de seguretat en línia dels documents i compartir-ne l’accés i l’edició.

Solució
Gratuït
Ens usuaris
Observacions

Ens usuaris

AJ Agramunt
AJ Figueres
AJ la Sénia
AJ Maldà
AJ Molins de Rei
A
Palafolls
AJ Sant Celoni
AJ Sant Hipòlit de Voltregà
AJ Sant Pere de Riudebitlles
AJ Valls
AJ Vidreres
AJ Manresa
AJ Prat de Llobregat
CSelva
COsona

Observacions

Versió gratuïta: 15 Gb

Ens usuaris

AJ Palafrugell
AJ Sant Andreu de la Barca
AJ Sitges
AJ Tortosa
AJ Ullastrell
AJ Vilanova i la Geltrú
Consorci AOC 

Observacions

Versió gratuïta: 5 Gb

Permet definir polítiques avançades de seguretat en relació als documents que es comparteixen fora de l’organització

Gestor de tasques i projectes

Solucions per definir projectes i per assignar, delegar i fer el seguiment de les tasques.

Solució
Gratuït
Ens usuaris
Observacions

Gestor d’Expedients adaptat a e-SET

Ens usuaris

Més de 100 administracions locals han implantat e-SET

Observacions

Mètode e-SET (AOC)

SET Diba – Diputació de Barcelona

eMunicipis – Diputació de Girona

Trello 

Ens usuaris

AJ Navàs
AJ Sant Llorenç d’Hortons
AJ Sant Vicenç dels Horts
AJ Palamós
AJ Barcelona
AJ Mollet del Vallès
CC Pla d’Urgell
Diputació de Barcelona (SeTDIBA)
CATSALUT
UPC

Observacions

Gestor senzill i fàcil de fer servir per a tasques i projectes.

Utilitza la metodologia Kanban que organitza les tasques en taulers molt visuals

Tutorials:

Primers passos (Nexus24 UPC)
Guia How to embrace remote work (Trello) 

Ens usuaris

UAB
Consorci AOC

Observacions

Gestor senzill i fàcil de fer servir per a tasques i projectes

Molt usable des de dispositius mòbils

Asana 

Ens usuaris

AJ Calella
AJ Vendrell
AJ Badalona

Observacions

Gestor avançat però fàcil de fer servir per a tasques i projectes

Permet la gestió de projectes complexos

Tutorials:

Guia dAsana 

Ens usuaris

AJ Vic

Observacions

Gestor avançat però fàcil de fer servir per a tasques i projectes

Permet la gestió de projectes complexos

Ens usuaris

AJ Palafrugell
AJ Ulldecona

Observacions

Eina completa de gestió de tasques

Utilitza la metodologia Kanban que organitza les tasques en taulers molt visuals

Ens usuaris

AJ Terrassa
Consorci AOC

Observacions

Gestor bàsic de tasques i projectes

Inclòs a l’Office365

Utilitza la metodologia Kanban que organitza les tasques en taulers molt visuals

Signatura electrònica

Solucions per gestionar la signatura de documents amb certificat digital

Solució
Gratuït
Ens usuaris
Observacions

Ens usuaris

AJ Arbúcies
AJ Begur
AJ Callús
AJ Campins
AJ Gelida
AJ Granyena de les Garrigues
AJ Sant Jaume de Llierca
AJ Sant Llorenç Savall
AJ Setcases
CC Anoia
CC Gironès
CC Osona

Observacions

Portasignatures avançat que permet la signatura de documents per part d’una persona o grups, d’un o múltiples documents alhora, amb fluxes i signatura des de dispositius mòbils
Servei AOC que s’ofereix de forma gratuïta
 

Tutorials:

Preguntes més habituals (conté guia d‘ús en PDF)

Ens usuaris

AJ Arenys de Munt
AJ Figueres
AJ Puigverd d’Agramunt
AJ Soriguera
AJ Vilagrassa
AJ Vilanova i la Geltrú
CC Baix Ebre
CC Alt Urgell
CC Anoia
CC Tarragonès

Observacions

Eina molt senzilla i pràctica per signar un o múltiples documents per part d’una persona

Servei AOC que s’ofereix de forma gratuïta

Ens usuaris

AJ Esplugues de Llobregat
APalamós
AJ Teià
AJ Vallirana 

Observacions

Signatura de documents PDF mitjançant la creació de camps de firma. El document el poden signar una o vàries persones però s’ha de compartir manualment (per correu electrònic, etc.)

Tutorials:

Guia per signar documents PDF

Eines de col·laboració en línia

Eines per facilitar la recollida d’informació, els debats, la pluja d’idees i assolir consens en les decisions de l’equip de treball

Solució
Gratuït
Ens usuaris
Observacions

Observacions

Eina bàsica de formularis per a enquestes i recollida d’informació

Ens usuaris

Consorci AOC

Observacions

Eina bàsica de formularis per a enquestes i recollida d’informació

Inclosa a la llicència Office365

Ens usuaris

Consorci AOC

Observacions

Eina d’enquestes avançada

Ens usuaris

UIB

Observacions

Per generar idees, organitzar-les i prioritzar-les. Molt visual

Recomanat per la Universitat de les Illes Balears (enllaç)

Ens usuaris

AJ Tona
Diputació de Barcelona
Generalitat de Catalunya – DARP
Consorci AOC 

Observacions

Per obtenir informació en temps real a través d’enquestes i preguntes, núvols de paraules, etc.

Padlet 

Ens usuaris

Diputació de Barcelona (SeTDIBA)
Consorci AOC 

Observacions

Pissarra col·laborativa per desar i compartir contingut multimèdia

Recomenat per Universitat de les illes Balears (enllaç) 

Seguretat dels sistemes d’informació

Les eines de l’àmbit de la seguretat dels sistemes d’informació es recullen a la guia ràpida per Teletreballar amb seguretat.

5. Teletreballa amb seguretat

El teletreball pot implicar greus riscos de ciberseguretat si no s’ha planificat amb temps, s’ha format al personal adequadament i s’ha configurat de forma segura els equips de treball i les connexions. 

Sabem que, ateses les urgències de la situació actual, tot això no ha estat possible en molts casos. Per aquest motiu, hem elaborat una guia ràpida, adreçada a usuaris no experts d’administracions locals mitjanes i petites, que en aquest moments no disposeu de recursos per aplicar un pla complet i avançat de seguretat. 

Es tracta d’un recull de recomanacions bàsiques que poden ajudar a treballar en remot minimitzant els riscos de seguretat en el tractament de la informació de l’organització.

La guia ràpida per teletreballar amb seguretat de l’AOC cobreix els següents temes:

  • Aspectes organitzatius
  • Equip de treball
  • Connexió a Internet i accés remot
  • Còpies de seguretat
  • Contrasenyes i autenticació
  • Navegació segura per Internet
  • Phishing
  • A l’acabar la feina

6. Bones pràctiques i casos d’ús

Reunions virtuals dels equips de treball

Les reunions a través de mitjans telemàtics permeten mantenir l’activitat ordinària dels equips de treball, tant interns com externs, prendre decisions en grup i avançar en els projectes.

Consells per participar-hi de forma efectiva:

  • Prova amb antelació la connexió, el vídeo i el so de l’eina de videconferència. La majoria de solucions disposen de tests automatitzats de la connexió
  • Intenta connectar-te uns minuts abans de l’hora prevista
  • La qualitat de la veu és fonamental: fes servir uns auriculars amb micròfon per garantir que se t’escolti bé i evitar sorolls de fons
  • Si no vols que es vegi el fons de casa teva, la majoria de solucions tenen una opció de fons borrós.
  • Quan no parlis és bo posar el micròfon en silenci
  • És molt útil debatre els temes visualitzant de forma compartida els documents, pàgines web o aplicacions que siguin objecte de la discussió 
  • Hi ha aplicacions que tenen diverses opcions de compartir documents (escriptori, aplicacions o documents específics, etc.). El més pràctic és compartir l’escriptori: el que tu veus és el que veuen els altres participants en la videoconferència

Consells per a l’organització:

  • En una reunió virtual amb molts participants és difícil coordinar les intervencions, per això és molt recomanable que hi hagi un moderador o conductor de la sessió que cedeixi la paraula a qui prèviament l’hagi sol·licitat, gestioni els temps i recondueixi les converses, si escau.
  • També és important establir per endavant una ordre del dia perquè tothom tingui clar els temes que es tractaran i se’ls pugui preparar. Per tant, elabora un model d’invitació que contingui:
    • L’objectiu de la sessió
    • Temps estimat de durada
    • Materials que seran necessaris durant la sessió
    • Requeriments tècnics per seguir-la
  • Fes proves amb antelació per comprovar que l’àudio i la càmera estan correctament configurats
  • Informa d’un telèfon de contacte en cas de problemes tècnics
  • Promou la participació de tots els membres: pensa prèviament com els faràs participar:
    1. Identifica els assistents a l’inici de la sessió
    2. Prepara una escaleta de reunió indicant els punts a tractar i qui els comentarà
    3. Activa el xat per facilitar la participació dels assistents que tinguin problemes amb l’àudio
    4. Acomiada els participants i dóna-li les gràcies per la seva assistència
  • La comunicació per videoconferència és més complexa i pot donar lloc a interpretacions diferents. És important fer un resum al final (o bé una acta) dels acords presos durant la reunió per tal que no hi hagi cap malentès o confusió
  • Redueix la durada de les sessions. Està comprovat que les reunions virtuals de més d’una hora poden resultar esgotadores perquè, en perdre’s moltes de les claus de comunicació oral (el to de veu, part de les expressions facials i els gestos físics), ens obliga a prestar més atenció.

Més informació:

Gestió telemàtica d’un Ple

Per a la correcta celebració d’una sessió del Ple de forma telemàtica, cal tenir en compte els aspectes següents:

  • Donar suport a tot el procés de la sessió
    • Disposar d’una persona de suport tècnic durant tot el procés de preparació i celebració de la sessió plenària
  • Proves prèvies amb els càrrecs electes i secretari/a
    • Realitzar proves prèvies amb tots els membres del Ple per garantir el bon funcionament de la solució de videoconferència i votació telemàtica
  • Administració de la sessió
    • Crear la figura de l’administrador de la sessió virtual
    • Verificar els requeriments de l’article 46.3 de la LBRL: els membres estan en territori espanyol, identificació segura, etc.
    • Gestionar la documentació de l’ordre del dia
    • Establir quins punts de l’ordre del dia es voten i el tipus de votació: ordinària o secreta
  • Gravació de la sessió
    • Opció de canvi de vot, en cas d’error, durant el temps obert de votació
    • Possibilitat de reobrir una votació per part de l’administrador, en cas d’incidència
  • Gestió del procés de votació per a cada punt
    • Obertura del temps de votació
    • Registre del sentit dels vots, per a cada membre i punt
    • Cada membre, veu el sentit del seu vot
  • Retransmissió en directe per a la ciutadania
    • Utilitzar tecnologies de streaming que permetin el seguiment des dels principals navegadors, sistemes operatius i dispositius mòbils, per garantir una sessió totalment oberta. Això només aplica a les sessions públiques
  • Canal de precs i preguntes per a la ciutadania
    • Crear un canal per a la ciutadania per tal que al final de la sessió pugui fer precs i preguntes als càrrecs electes. Això només aplica a les sessions públiques
  • Elaboració de la Videoacta
    • Indexar el vídeo en relació a cada punt de l’ordre del dia
    • Elaborar un resum de les votacions per a cada punt, grup municipal i membre
    • Signar electrònicament la videoacta per garantir la integritat

Més informació:

Plens municipals versus Estat d’alarma: què es pot fer? (Post AOC)

Consells per votar en un Ple telemàtic

Abans de celebrar un Ple telemàtic s’ha d’haver establert el mecanisme de votació remota que s’utilizarà: a mà alçada, de paraula, via formulari electrònic o qualsevol altre solució informàtica que garanteixi l’adequat exercici i validesa del vot.
És molt recomendable utilitzar un sistema de votació individual, que pot consistir en:

  • Mà alçada i/o de paraula. En aquesta modalitat es dona per bona la imatge i el so que es rep dels telepresents en la sessió, que quedarà gravada com a prova fefaent.
    Per exemple: l’alcalde o alcaldessa pregunta als regidors el sentit del seu vot (a favor, en contra o abstenció), donant temps a que el secretari o secretària el visualitzi i/o l’escolti i apunti, un a un, el parer dels membres del Ple. Després de sumar cadascuna de les opcions pot ser el mateix secretari o secretària qui informi en veu alta del quòrum obtingut.

Altres modalitats:

  • Mitjançant formulari electrònic o aplicació d’accés protegit amb usuari i contrasenya
    Cal obrir un termini d’emissió del vot i anunciar l’hora d’acabament, tenint en compte que el marge per votar ha de ser prou ampli per resoldre qualsevol dificultat tècnica o d’operació que pugui sortir entre l’obertura del termini i el moment en què es vol fer l’escrutini. Dins del termini, els regidors indiquen en el formulari el sentit del seu vot. L’aplicació fa els escrutinis i els posa a disposició del secretari o secretària tan bon punt hagi acabat el termini.
  • Qualsevol altre solució de vot telemàtic que garanteixi la identitat dels participants, la validesa de continguts i la traçabilitat de les accions mitjançant autenticació d’usuari i codis de clau concertada per SMS i correu electrònic.

Exemples de plens telemàtics celebrats arran de l’estat d’alarma

Videotrucada per atendre la ciutadania

El sistema de videotrucada consisteix a connectar amb la ciutadania mitjançant videoconferència, de manera que l’empleat públic pot veure la cara de la persona a la qual està atenent i pot compartir pantalla amb ella per mostrar-li com accedir a un determinat servei o tràmit. Aquests dues funcionalitats poden ser de gran ajuda sobretot per donar informació i instruccions complexes a la gent gran i/o a persones amb poques habilitats tecnològiques o digitals. També per atendre persones sordmudes o amb deficiències auditives.

Consideracions:

  • L’eina que s’utilitzi per prestar el servei ha de complir estrictament amb el RGPD i les normes de seguretat establertes a l’ENS
  • EEl servei s’ha de poder prestar sense necessitat que la persona que el rep hagi de fer cap configuració al seu mòbil, tablet o ordinador
  • Cal tenir present que la tecnologia ha d’ajudar a clarificar el missatge, ha de ser un plus i no un obstacle, per això aquest recurs s’ha d’utilitzar NOMÉS quan l’atenció telefònica resulti insuficient.

Exemples:

Tramitar per telèfon o a través de videotrucada

Quan l’atenció que s’ha de donar als interessats va més enllà d’informar-los i/o guiar-los a través d’una mera explicació, parlem de tramitar per telèfon o a través de videotrucada. Aquest supòsit comporta haver d’accedir a dades personals dels interessats a fi de poder-los ajudar a fer efectiva la presentació de sol·licituds, l’obtenció de còpies autèntiques, etc.

Així, doncs, per tramitar per telèfon o a través de videotrucada s’han d’establir mecanismes segurs que permetin als empleats públics comprovar la identitat de la persona interessada així com obtenir el seu consentiment exprés i poder actuar en nom seu.

En ambdós supòsits (trucada o videotrucada) cal diferenciar entre dos casos:

Cas a) La persona interessada disposa d’idCat Mòbil

  • En aquest cas l’empleat/da públic/a inicia el tràmit i s’autentica al VÀLID amb l’idCAT Mòbil de la persona interessada. Per fer-ho:
    • Li demana el seu número de DNI/TIE i de mòbil
    • Li demana el codi d’un sol ús que la persona acaba de rebre al seu mòbil
  • Omple la sol·licitud en nom seu
  • Abans d’enviar, verifica que la persona està conforme (li llegeix la sol·licitud per obtenir la conformitat. Similitud en el món paper)

Amb aquest sistema d’identificació i signatura, el tràmit queda registrat a nom de la persona interessada, la qual rep un missatge de confirmació al seu mòbil.

Cas b) La persona interessada NO disposa d’IdCat Mòbil

*Si la persona interessada disposa de DNI o TIE se li pot ajudar a fer l’alta de l’idCat Mòbil per internet i al moment , per tal que es trobi en el cas a).

*Si la persona no disposa de DNI o TIE per sol·licitar l’idCat Mòbil per Internet (cas molt residual: catalans a l’estranger, estrangers europeus residents, o bé per pèrdua del document i/o “s’està tramitant”), se li pot oferir la possibilitat d’obtenir l’idcat Mobil amb videoidentificació.

*Només en el cas que la persona no pugui obtenir l’idCat Mòbil per falta d’autonomia digital (ja sigui per manca de coneixements tecnològics –p.e. gent gran–, per motius socioeconòmics o per problemes d’accessibilitat), s’haurà d’establir un sistema que permeti identificar l’interessat/ada (verificar que és qui diu ser) i recollir el consentiment exprés a fi de poder tramitar en nom seu.

El sistema haurà de contemplar els passos següents:

Pas 1. Comprovar la identitat de la persona interessada i obtenir-ne el consentiment exprés.

  • Si es tramita per telèfon:
    • Demanar a la persona interessada el seu nom i cognoms, número d’identificació (DNI, NIE o passaport) i, com a element addicional de seguretat, recórrer a evidències aportades o fets disponibles:
      • Data de naixement
      • Data de caducitat del document d’identificació (DNI o passaport)
      • Adreça del domicili exacta
      • IBAN Bancari
      • Import del darrer IBI
      • Algun detall que només conegui la persona que s’identifica, etc.
    • Verificar la informació rebuda a través de les bases de dades de l’ens o bé dels serveis Via Oberta, previ consentiment verbal de l’interessat
  • Si es tramita a través de videotrucada (amb cita prèvia)
    • La persona interessada mostra el DNI per les dues cares per tal que l’empleat/ada públic/a pugui comprovar la seva identitat
    • A continuació, l’empleat/ada públic/a demana autorització verbal a la persona per verificar, si escau, les dades d’identitat a través de Via Oberta – modalitat Verificació d’identitat a la DGT, i per poder fer el tràmit en nom seu

Per deixar constància dels fets (verificació d’identitat i consentiment exprés), es pot gravar la part inicial de la trucada o videotrucada –o com a mínim l’àudio–, i guardar-la dins del registre electrònic com a document de prova. Cal posar l’accent, però, que són els serveis jurídics de cada ens qui han de valorar la necessitat de gravar i guardar el fitxer de veu o vídeo per deixar constància dels fets en cas de discrepància o litigi.

Pas 2. L’empleat/ada públic/a realitza el tràmit en nom de la persona interessada:

  • A l’e-TRAM (o al tramitador de l’ens) s’indicarà que ho fa com a “representant”
  • En el supòsit de videotrucada, pot ser útil utilitzar la funció de compartir pantalla amb la persona per mostrar-li com es va omplint la sol·licitud
  • L’empleat/ada públic/a registra el tràmit

Pas 3. La signatura electrònica la pot efectuar de manera vàlida l’empleat/da públic/a mitjançant l’ús del sistema de signatura electrònica del qual estigui dotat/da (tal i com preveu la Llei 39/2015 del procediment administratiu comú de les administracions públiques, article 12.2)

Ús de certificats en programari (T-CAT P)

A causa de la situació excepcional d’estat d’alarma provocada pel coronavirus, els serveis de missatgeria que utilitza l’AOC per a l’enviament de les targetes amb els certificats digitals no funcionen des del dia 18 de març.

En cas que necessitis una emissió o renovació de la targeta T-CAT, valora la possibilitat de sol·licitar un certificat en programari (T-CAT P), que es pot generar i lliurar virtualment sense problemes.

T-CAT P és un certificat reconegut que permet identificar els treballadors d’un determinat ens públic català per mitjans electrònics i que produeix signatura avançada (atès que es lliura en programari)

  • Per obtenir la T-CAT P, cal que la sol·licitis a la persona responsable del servei del teu ens. Ella t’informarà del dia que rebràs un correu-e amb el certificat, et facilitarà el full de lliurament per signar i una contrasenya inicial que podràs canviar a posteriori.
  • Segueix les instruccions de descàrrega i instal·lació de la T-CAT P que rebràs per correu-e juntament amb el certificat. Fes-ho pas a pas!
  • No t’oblidis de protegir la T-CAT P amb una contrasenya d’ús marcant l’opció “Habilitar la protecció segura de la clau privada”. Si ho fas, el sistema t’avisarà cada cop que una aplicació hagi de fer ús de la clau privada del certificat (identificació o signatura)

Més informació:

 

Signatura electrònica d’un document per vàries persones amb certificat digital

Opcions:

  • Ús del portasignatures de l’AOC per enviar documents a signar amb certificat digital per vàries persones.
    Es poden disenyar fluxes de firma.
    Si s’ha instal·lat un certificat digital reconegut al telèfon mòbil, es podrà signar també des d’aquest dispositiu
  • Signatura electrònica del document amb Adobe Acrobat Reader DC (programari gratuït). El document s’ha d’enviar a les persones de forma manual: per exemple, per correu electrònic.

Flexibilitzar la tramitació digital amb idCAT Mòbil

En aquests moments, la majoria d’oficines d’Entitat de Registre idCAT estan tancades i és molt difícil obternir un certificat digital presencialment.
Els ciutadans només poden aconseguir fàcilment i des de casa l’idCAT Mòbil.

Si la teva Administració ofereix tràmits electrònics que només es poden fer amb certificat digital, valora la possibilitat de flexibilitzar, temporal i excepcionalment, el mecanisme d’autenticació per tal que es puguin fer també amb idCAT Mòbil.
L’Agència Tributària Estatal i CATSalut ja han pres mesures de flexibilització de la tramitació digital.

Més informació:

7. Experiències reals

8. Ens ajudes a millorar?

Creiem que sempre és possible fer-ho millor. I una forma de fer-ho és aprofitar la intel·ligència col·lectiva, és a dir als lectors que esteu llegint aquestes línies. Per això posem a disposició vostra aquest fòrum de suggeriments i millores:

Espai d'idees i suggeriments de l'AOC

Posem a la teva disposició un fòrum perquè ens facis arribar els problemes i les dificultats amb què et trobes, així com les teves idees, suggeriments i bones pràctiques per aconseguir teletreballar de forma col·laborativa i eficient. A més, podràs votar les propostes d’altres persones.

I recorda que també pots reportar les eines que utilitza la teva organització a través d’aquesta enquesta:

9. Referències

Agraïments

Aquesta guia s’ha elaborat amb la col·laboració de la Generalitat de Catalunya i de les Diputacions de Barcelona, Girona, Lleida i Tarragona.

Connectem

La selecció de l'actualitat d'Administració Oberta a la vostra safata.

  • Aquest camp només és per validació i no s'ha de modificar.
Icona d'un globus terraqüi