Руководство по совместной удаленной работе в государственном управлении

РУКОВОДСТВО ПО СОВМЕСТНОМУ ТЕЛЕВИЗОРУ ДЛЯ ГОСУДАРСТВЕННОГО УПРАВЛЕНИЯ

Изображение ресурса

Содержание:

  1. Удаленная работа вместе
  2. Будьте организованы
  3. Согласуйте, как работать удаленно в команде
  4. Инструменты для удаленной работы
  5. Безопасная удаленная работа
  6. Передовой опыт и примеры использования
  7. Реальный опыт
  8. Вы нам помогаете?
  9. использованная литература

Это руководство было разработано, чтобы помочь администрациям общественный что вы только что дебютировали в условиях удаленной работы, не имея собственной модели удаленной работы, реализованной или протестированной заранее в ваших организациях. 

Исключительное состояние тревоги, вызванное коронавирусом, означает, что большое количество государственных служащих видят, что им необходимо проводить наш рабочий день из дома, от одного дня к другому. Если вы здесь впервые, вы можете спросить: с чего мне начать? Какие инструменты и методологии могут помочь мне безопасно и совместно работать удаленно? как мне организовать себя по отношению к моей рабочей команде, чтобы она работала? 

1. Мы помогаем вам удаленно работать вместе.

В сентябре 2017 года компания AOC ввела удаленную работу один день в неделю. За это время мы узнали, что удаленная работа - отличный рычаг для изменений, который облегчает цифровую трансформацию государственного управления и на личном уровне предлагает вам свободу и гибкость для достижения здорового баланса между работой и семьей. Однако на практике не всегда все так просто. Для работы удаленного оборудования необходимо создать хорошую атмосферу. С начала, объедините всех членов команды, почувствуйте себя комфортно и укрепите связь. Для этого вам понадобится eстаблиr некоторые рекомендации и процедуры несмотря на то что легче сотрудничество и хорошее понимание всей рабочей команды и приносить плоды. 

Текущие обстоятельства предполагают, что большинство сотрудников государственной администрации ограничены a дома, пытаясь совместить семейную жизнь с рабочим днем ​​на расстоянии и, в некоторых случаях, не имея возможности серьезно изучить удаленную работу. Вот почему мы сочли целесообразным поделиться своим опытом, отправить вам несколько советов и рекомендаций, которые мы считаем важными, и ободрить вас, потому что, если вы говорите спокойно, но убежденно, все, что вы делаете сейчас, пригодится вам позже. а собственная модель удаленной работы в вашей организации.

Приветствую и продолжайте удаленную работу. Для гибких, логичных и сотрудничающих правительств сейчас больше, чем когда-либо.

примечание

Это руководство предназначено в первую очередь для средних и малых администраций, у которых нет собственной модели удаленной работы. Это общие рекомендации и руководящие принципы: если в вашей организации есть собственная политика удаленной работы i D 'набор инструментов и решения учредилes, используй их.

2. Будьте хорошо организованы

Прежде всего, чтобы получить максимальную отдачу от своего времени при удаленной работе и добиться максимальной производительности, очень важно хорошо организовать себя и определить шаблоны работы, которые способствуют концентрации и отдыху:

  • Вставайте в обычное время, чтобы пойти на работу
  • Определите график работы. Рутина помогает
  • Для удаленной работы выберите тихое, удобное место в доме, желательно с естественным освещением.
  • Не работайте в пижаме. Переоденьтесь и наденьте удобную одежду
  • Отделите пространство, предназначенное для работы, от личного и расслабляющего пространства
  • Поддерживайте социальные контакты, даже если они виртуальные: готовьте виртуальный кофе каждый день или разговаривайте по телефону / видеоконференции с людьми из вашей команды.
  • Примерно каждый час делайте перерывы, чтобы заняться чем-нибудь: кофе, телевизор и т. Д.
  • Принимайте таблетки для упражнений каждый день
  • Если вы проводите видеоконференцию, соблюдайте порядок в своей среде.
  • Определяйте ежедневные цели и планируйте приоритетные задачи
  • Используйте свое обычное время, проводимое на работе, для любых занятий, которые вам нравятся.
  • Установите каналы и инструменты, которые вы будете использовать, и уменьшите количество неработающих всплывающих уведомлений. Уведомления и множество каналов - воры времени.

Больше информации

Профилактические меры и ресурсы для сохранения здоровья при выполнении профессиональных задач в режиме удаленной работы:

3. Согласуйте, как удаленно работать в команде.

Удаленная работа - прекрасная возможность научиться новым способам работать более эффективно и результативно. Однако это предполагает новые процессы и формы общения и сотрудничества. Чтобы команды, работающие на дому, работали по-настоящему, вам необходимо хорошо понимать три ключевых момента.

Ключевые моменты

  1. Зрение: все члены команды должны четко понимать, что делается и с какой целью
  2. Информация: каждый должен знать, где находятся данные, документы и рабочие процедуры (которые должны быть задокументированы), а также где следует хранить новый материал, который будет создан.
  3. Коммуникация: если люди в команде не могут встретиться лицом к лицу, важно установить каналы, способствующие интенсивному общению; в противном случае может пострадать доверие и сотрудничество. В следующем разделе руководства мы предлагаем набор технологических инструментов, которые значительно облегчают общение!

Рекомендации и советы

Следуйте этим рекомендациям и советам, чтобы вы могли хорошо интегрироваться в свою команду удаленной работы и работать продуктивно с самого начала:

  • Имейте в виду, что удаленная работа с точки зрения самоотдачи и приверженности предполагает те же обязанности, что и работа в офисе. Удаленная работа позволяет сделать рабочее время более гибким и работать в соответствии с целями, но также требует, чтобы вы могли решать проблемы и искать решения автономно и проактивно.
  • Проверяет каналы связи, решения и инструменты для мониторинга задач и / или проектов, которые будут использоваться в каждом конкретном случае.
  • Согласуйте места, где будет делиться работа
    • Например, в методологии e-SET процедуры и задачи передаются файловому менеджеру в соответствии с общими рекомендациями.
  • Убедитесь, что у вас есть связь и инструкции, необходимые для повседневной работы.
  • Общайтесь и проводите виртуальные, двусторонние или небольшие групповые встречи, чтобы развеять сомнения, почувствовать настроение и поддержать командный дух. Не используйте электронную почту как единственную систему связи
  • Регулярно проводит координационные встречи
  • Воспользуйтесь последующими встречами всей команды, чтобы поднять вопросы, проблемы и трудности, которые влияют на общие проблемы. Последующие встречи всей команды важны для обеспечения сплоченности группы, и рекомендуется проводить их еженедельно.
  • Если у вас есть какие-либо сомнения, проконсультируйтесь с процедурами удаленной работы, установленными вашей организацией. Если они не размещены в корпоративной сети, попросите их!

И запомни

В работе на дому эмоции тоже имеют значение. Не все одинаково хорошо адаптируются к новой ситуации, которая нарушает распорядок дня и в которой очень мало социального взаимодействия. Будьте терпеливы и развивайте сочувствие.

4. Инструменты для удаленной работы

Критерии предлагаемых инструментов

Из AOC мы предлагаем набор общих решений. В зависимости от конкретных потребностей вашей организации оптимальный инструмент может отличаться.

Какие инструменты вы используете на своем компьютере?

Примите участие в этом опросе, который позволит нам получить представление об использовании этих инструментов органами государственного управления и поможет вам принимать более обоснованные решения. Это будет всего 2 минуты.

Примите участие в опросе

В отношении предлагаемых нами решений мы провели базовый (неполный) анализ, чтобы убедиться, что они соответствуют следующим критериям:

  • Они соответствуют европейскому регламенту защиты данных (RGPD).
    • Это компании, расположенные в Евросоюзе.
    • Это компании, расположенные за пределами Европейского Союза, но соблюдающие знак соответствия Privacy Shield.
    • У них есть полная политика конфиденциальности
  • Соответствуют основным рекомендациям по безопасности информационных систем.
    • У них есть сертификаты схемы национальной безопасности (ENS).
    • Они имеют признанные сертификаты безопасности, соответствующие основным аспектам ENS: ISO 27001, SOC, SSAE16 и т. Д.
  • Решения, протестированные AOC, или самые популярные и более ценится согласно сравнительным исследованиям, проведенным специализированными изданиями
  • У нас есть приоритетные решения, предлагающие бесплатную версию. Бесплатная версия любого из вышеперечисленных решений использует данные для предоставления рекламы. В любом случае, если они используются, это должно происходить с разрешения области технологий организации.
  • Disponibles en idiomes català i / o castellà

Для решения, предоставленные провинциальными советами и AOC (инструменты управления файлами, регистр, учет, регистрация, EACAT, e-NOTUM, Via Oberta и т. д.) предлагаются бесплатно и с полной гарантией и безопасностью для удаленной работы.

Заметки

  • Если вы хотите использовать любой из этих инструментов с конфиденциальной личной информацией (согласно RGPD), помните, что организация должна будет заранее провести подробный анализ рисков безопасности и защиты данных.

Какие инструменты вам нужны?

Телеработа способом совместный и эффективный, nтебе понадобится набор изинструменты и решения ранееони должны были договориться с организацией. Помните, что список открыт для предложений, которые вы отправляете нам черезопрос.

Автоматизация делопроизводства и совместное редактирование

Инструменты для эффективного создания, редактирования и обмена документами.

Решение
Свободный
Мы пользователи
Наблюдения

Google Suite

Мы пользователи

Эй Джей Джорба
Эй Джей Палледжа
А.Ж. Вилассар де Мар
Эй Джей Ульдекона
СС Терра Альта
СКП  

Наблюдения

Расширенное совместное и одновременное редактирование несколькими пользователями

Имея учетную запись Google, вы можете бесплатно пользоваться Документами, таблицами и презентациями Google.

Управление 365

Мы пользователи

AJ Arenys de Munt
AJ Artes
Эй Джей Кастельдефельс
Эй Джей Розес
AJ SАлу
AJ Сан-Фелиу-де-Гишольс
AJ Sмуравей Кугат дель Валлес
CC Байш Кэмп
CC Pallars Jussà
Diputació Барселоны
Провинциальный совет Лериды
Женералитата Каталонии
Консорциумы AOC

Наблюдения

Совместное и одновременное редактирование несколькими пользователями

Учебники:

Протоколы, рекомендации и передовой опыт. Генкат [PDF]

LibreOffice

Мы пользователи

AJ Бадия дель Вальес
AJ Cabrils
AJ CАлонж и Сан-Антонио
AJ Льобрегат Корбера
AJ JUneda
AJ Франкесес дель Вальес
AJ Montblanc
AJ Rиудомы
AJ Саррия де Тер
AJ Соригуэра
AJ Папиол
CC Сегарра
CC Альт Кэмп
CC Альт Эмпорда

Наблюдения

Это не решение в облаке: его нужно скачать

Nили позволяет редактировать совместный

Политика конфиденциальности только на немецком языке.

Видеоконференцсвязь, интернет-звонки, чаты и демонстрация экрана

Облачные сервисы для организации и управления виртуальными встречами рабочих групп. Показаны инструменты, которые соответствуют описанным выше критериям, и предлагают услуги, которые мы считаем базовыми для совместной работы: кроссплатформенное решение (Windows, MAC, Android и iOS), встречи для больших групп участников, качественное видео, общий экран и чат.

Решение
Свободный
Мы пользователи
Наблюдения

Встреча команд

Мы пользователи

AJ Arenys de Mar
AJ Ллорет де Мар
AJ Pratdip
AJ Лерида
AJ Mataró
CC Ebre
Женералитата Каталонии
Консорциумы AOC

Наблюдения

Бесплатная версия с ограничением времени встречи до 60 минут

До 300 участников

Позволяет записывать сеанс

Учебники:

Краткое руководство пользователя. Генкат [PDF]
Встречи с ТEams. Генкат [PDF]
Доступ к видеоконференцсвязи. Генкат [PDF] 

Zoom

Мы пользователи

AJ Cabrera de Mar
AJ Кастельяр-дель-Вальес
AJ Рока-дель-Валлес
AJ Mасии ВольтрeGÀ
AJ Монтмело
AJ Мон-Роч-дель-Камп
AJ Полинья
AJ Соль
AJ Сан-Кинти-де-Медиона
AJ Vallromanes
AJ Сан-Пере-де-Виламайор
AJ Sabadell
CC Ногера
CC Сегарра
CC Pla de l'Estany
CC Валлес Ориентал 

Наблюдения

Бесплатная версия включает рекламу и имеет твремя встречи ограничено 40 минутами

До 1.000 участников. Посмотреть 49 человек одновременно

Это решение подверглось атакам безопасности под названием Zoom Bombing: continue Советы по безопасности чтобы избежать их.

Учебники:

Масштабирование вручную. Университет Наварры

Google Meet (ранее Hangouts)

Мы пользователи

AJ Айгуавива
AJ Garriga
ЭйДжей эль Вендрелл
CC Терра Альта
CC Uргелл
СКП 

Наблюдения

Бесплатная версия с ограниченным временем встречи 60 минут

До 100 участников. Это позволяет одновременно видеть на экране 30 человек.

Бесплатная версия не позволяет записывать сеанс

Rприравнивает профиль Google

Управление общением

Мы пользователи

Эй Джей Альканар
Эй Джей Камараса
Эй Джей Олеса де Боунсвалльс
CC Баш Эмпорда
ГК Приорат

Наблюдения

Он позволяет организовать телематические встречи из файла интегрированным способом с самой платформой GESTIONA.

До 500 участников, подключенных одновременно к одной встрече

Доступен с любого устройства

примечание

  • ДЖИТСИ не был включен в этот список, потому что это программное обеспечение, а не облачный сервис. Это очень популярное приложение благодаря своей простоте, полезности и бесплатности. Его можно бесплатно загрузить и установить на свой сервер. Однако есть администрации, которые используют облачный сервис. ВСТРЕЧАЙТЕ.JIT.SI (на основе JITSI): мы не можем рекомендовать эту услугу от AOC, потому что на ее веб-сайте мы не смогли найти политику конфиденциальности и безопасности, и, следовательно, у нас нет никаких гарантий, что она соответствует правилам защиты персональных данных и ENS. Меры безопасности.
  • Skype, исторически очень популярное решение. В настоящее время качество Skype (бесплатная версия) превосходит другие решения. Профессиональное решение хорошего качества, называется Skype для бизнеса и платное: эта технология используется в Microsoft Teams.
  • WhatsApp, это очень хорошее решение для интернет-звонков. Решение для видеоконференцсвязи имеет несколько основных функций: оно ограничено 4 участниками, не позволяет совместное использование экрана и имеет более низкое качество, чем другие альтернативы.

Совместное общение

Инструменты для обеспечения хорошего, открытого, прозрачного и эффективного общения рабочей группы. Унифицированные системы или платформы для общения и совместной работы сочетают чат с видеозвонками, позволяя создавать каналы для групповых или частных бесед, а также загружать файлы для совместного использования и редактирования одновременно.

Решение
Свободный
Мы пользователи
Наблюдения

Microsoft Команды 

Мы пользователи

AJ Rода Бера
AJ TЭйа
AJ Terrassa
CC слабоумие
DИпутация Барселоны
Женералитата Каталонии
Консорциумы AOC

Наблюдения

Бесплатно с полной функциональностью на 6 месяцев

Комплексное решение для совместной коммуникации: оборудование, каналы, чаты, видеоконференцсвязь, обмен документами и т. Д.

Интеграция с Office 365 и др.

Учебники:

Краткое руководство пользователя. Генкат [PDF]

Вялый

Мы пользователи

AJ Арбусиес
AJ Сан-Кирс-дель-Вальес
AJ Girona
AJ Санта-Колома-де-Грамене
CC Бергеда
ФПУ
СКП

Наблюдения

Бесплатно бессрочно, но с ограниченной функциональностью

Комплексное решение для совместной коммуникации: оборудование, каналы, чаты, видеоконференцсвязь, обмен документами и т. Д.

Интеграция с основными рыночными решениями.

Телематическое управление Пленарным или коллегиальным органом и Videoacta

Комплексные телематические системы управления заседаниями коллегиального органа (Пленума, Правления и др.) И подготовка видеозаписи с электронной подписью.

В этом разделе мы проанализировали видео-решения и трансляция актов, выбранных Каталонской ассоциацией муниципалитетов в централизованном процессе закупок; и мы рассмотрели наиболее распространенные интегральные решения, отвечающие требованиям требования раздела 46.3 LBRL:

Сессии могут проводиться, а удаленные соглашения могут приниматься с помощью электронных и телематических средств (…) при условии, что участвующие участники находятся на территории Испании и их личность подтверждена. Аналогичным образом, должна быть обеспечена связь между ними в режиме реального времени во время сеанса, имея необходимые средства, гарантирующие их публичный или секретный характер, поскольку это происходит на законных основаниях в каждом случае ».

Остальные особенности который должен иметь один решение gлето интегральная телематика Пленума можно проконсультироваться нараздел Передовой опыт: управление teтема пленарного заседания.

Решение
Свободный
Мы пользователи
Наблюдения

Телематическое пленарное заседание Cityclic от Semic

Мы пользователи

Эй Джей Эсплугес де Льобрегат
Эй Джей Матадепера
AJ Ллиса де Валь
Эй Джей Аренис де Мар
Эй Джей Кабрера де Мар
Эй Джей Сант Квирсе дель Валлес
Эй Джей Таррагона
Эй Джей Вик

Наблюдения

Отвечает требованиям нового искусства. 46.3 LBRL

Комплексное управление пленарным и телематическим голосованием

Совместимость с различными инструментами видеоконференцсвязи: Zoom, Lifesize, Cisco Webex и т. Д.

Разработка видеоакта

Актадигитал
группа Аксертия 

Мы пользователи

AJ Кальдес-де-Малавелья
AJ Rода Тер
AJ Sанта Колома де Фарнерс
AJ Виладеканс

Наблюдения

Подтверждение личности электронной подписью доступа

Подтверждение того, что участники находятся на территории Испании

Включает технологию записи сеанса и вещания

Разработка la Видеоакта 

Управление общением
esPublic

Мы пользователи

Эй Джей Кальдес д'Эстрак
Эй Джей Кэмпродон
AJ Кунит
Эй Джей Лланса
Эй Джей Ллинарс дель Валлес
Эй Джей Эль Морелл
Эй Джей Сант Эстеве де Палаутордера
AJ Sant Jaume d'Enveja
А.Ж. Сан-Висенс де Торелло
Эй Джей Тосса де Мар
А.Дж. Валлгоргина

Наблюдения

Аккредитация личности цифровым сертификатом

Контроль доступа с IP-адресов, находящихся на территории Испании

Включите заверенную запись в протокол собрания.

Прямая трансляция виртуальных пленарных заседаний через электронную штаб-квартиру и платформы вещания, такие как Youtube, Facebook или Twitter.

локрет
Встречайте

Эй Джей Кабра дель Камп
Эй Джей Игуалада
Эй Джей ла Побла де Лиллет
Эй Джей Ле Борхес Бланк
Эй Джей Монткада и Рейшак
Эй Джей Олердола
Эй Джей Риполлет
Эй Джей Росселло
Эй Джей Премиа де Дальт
Эй Джей Торредембарра

Наблюдения

На основе программного обеспечения с открытым исходным кодом Jitsi, установленного на эксклюзивных серверах Localret.

Он позволяет транслировать прямые трансляции с помощью платформы YouTube.

Условия обслуживания

Примечание: Учитывая состояние чрезвычайной тревоги, различные администрации проводят телематические сессии пленарных заседаний муниципальных или окружных заседаний с использованием решений для видеоконференцсвязи. В этом случае мы рекомендуем вам следовать рекомендациям данного руководства в разделе «Хорошая практика", Раздел"Gлето телематика пленарного заседания ».

Облачное хранилище

Решения для онлайн-резервного копирования документов и совместного доступа и редактирования.

Решение
Свободный
Мы пользователи
Наблюдения

Google Drive 

Мы пользователи

AJ Aбабушка
AJ Figueres
AJ La Sénia
AJ Мальда
AJ Молинс де Рей
AJ Палафоллы
AJ Sмуравей Селони
AJ Сан-Иполит-де-Вольтрега
AJ Сан-Пере-де-Риудебитльес
AJ VПадения
AJ Vгидранты
AJ Манреса
AJ Прат-де-Льобрегат
CC Джунгли
CC Osona

Наблюдения

Бесплатная версия: 15 Гб

Один диск

Мы пользователи

AJ Палафружель
AJ Сан-Андреу-де-ла-Барка
AJ Ситжес
AJ Тортосы
AJ Улластрелл
AJ Виланова и ла Гельтру
Консорциумы AOC 

Наблюдения

Бесплатная версия: 5 Гб

Позволяет определять расширенные политики безопасности в отношении документов, которые используются за пределами организации.

Руководитель задач и проектов

Решения для определения проектов, а также для назначения, делегирования и отслеживания задач.

Решение
Свободный
Мы пользователи
Наблюдения

Файловый менеджер адаптирован под e-SET

Мы пользователи

Более 100 самоуправлений внедрили e-SET

Наблюдения

E-SET метод (АОС)

СЕТ Диба - Провинциальный совет Барселоны

электронныемуниципалитеты - Провинциальный совет Жироны

Trello 

Мы пользователи

AJ Навас
AJ Sant Llorenç d'Hortons
AJ Сан-Висенс-дель-Хорс
AJ Паламос
AJ Barcelona
AJ Mollet del Vallès
CC Pодин из Уржеля
Провинциальный совет Барселоны (СЕТДИБА)
CATSALUT
СКП

Наблюдения

Простой и удобный менеджер для задач и проектов.

Использовать Канбан методология который организует настольные задачиочень наглядно

Учебники:

Первые шаги (СКП Nexus24)
Руководство Как начать удаленную работу (Trello) 

Todoist 

Мы пользователи

UAB
Консорциумы AOC

Наблюдения

Простой и удобный менеджер для задач и проектов

Очень удобно с мобильных устройств

Асана 

Мы пользователи

AJ Калелья
AJ Вендрелл
AJ Badalona

Наблюдения

Продвинутый, но простой в использовании менеджер для задач и проектов

Позволяет управлять сложными проектами

Учебники:

Руководство d"Асана 

Basecamp 

Мы пользователи

Эй Джей Вик

Наблюдения

Продвинутый, но простой в использовании менеджер для задач и проектов

Позволяет управлять сложными проектами

Kanbanflow

Мы пользователи

Эй Джей Палафружель
Эй Джей Ульдекона

Наблюдения

Полный инструмент управления задачами

Использовать Канбан методология который организует настольные задачиочень наглядно

Microsoft
Планировщик

Мы пользователи

AJ Terrassa
Консорциумы AOC

Наблюдения

Базовый менеджер задач и проектов

Включено в Office365

Использовать Канбан методология который организует настольные задачиочень наглядно

Электронная подпись

Решения для управления подписью документов цифровым сертификатом

Решение
Свободный
Мы пользователи
Наблюдения

Держатель подписи AOC

Мы пользователи

Эй Джей Арбусиес
Эй Джей Бегур
Эй Джей Каллус
Эй Джей Кампинс
Эй Джей Гелида
Эй Джей Граньена де ле Гарригес
Эй Джей Сант Жауме де Льерка
Эй Джей Сант Льоренс Саваль
Чемоданы AJ
Чч анойя
CC Жиронес
CC Осона

Наблюдения

Держатель подписи расширенный, который позволяет подписывать документы одним человеком или группами, одним или несколькими документами одновременно, с потоками и подписью с мобильных устройств
Услуга AOC предоставляется бесплатно 

Учебники:

Часто задаваемые вопросы (содержит руководство d'ús в PDF)

Войти
AOC 

Мы пользователи

Эй Джей Аренис де Мунт
Эй Джей Фигерес
Эй Джей Пучверд д'Аграмунт
Эй Джей Соригера
Эй Джей Вилаграсса
А. Дж. Виланова и ла Желтру
CC Байш Эбре
CC Альт Уржель
Чч анойя
CC Эстрагонès

Наблюдения

Очень простой и практичный инструмент для подписи о множественный документы от лица

Услуга AOC предоставляется бесплатно

саман акробат
Читатель DC

Мы пользователи

AJ Eсальники Льобрегата
AJ ПаламОперационные системы
AJ TЭйа
AJ Валлирана 

Наблюдения

Подписание PDF-документов путем создания полей для подписи. Документ может быть подписан одним или несколькими людьми, но его необходимо передать вручную (по электронной почте и т. Д.).

Учебники:

Гид подписывать PDF-документы

Инструменты онлайн-сотрудничества

Инструменты для облегчения сбора информации, обсуждения, la плюja идей и достичь консенсуса en решения рабочей группы

Решение
Свободный
Мы пользователи
Наблюдения

Google Формы 

Наблюдения

Базовый инструмент для анкетирования и сбора информации

Microsoft Формы 

Мы пользователи

Консорциумы AOC

Наблюдения

Базовый инструмент для анкетирования и сбора информации

Включено в лицензию Office365

SurveyMonkey

Мы пользователи

Консорциумы AOC

Наблюдения

Расширенный инструмент опроса

Штормовая доска 

Мы пользователи

UIB

Наблюдения

Чтобы генерировать идеи, систематизируйте их и расставляйте приоритеты. Очень наглядно

Рекомендовано Университет Балеарских островов (ссылка)

методика определения умственных способностей

Мы пользователи

AJ Tоны
Diputació Барселоны
GGeneralitat de Catalunya - DARP
Консорциумы AOC 

Наблюдения

Для получения информации в режиме реального времени через опросы и вопросы, облака слов, и так далее

Падлет 

Мы пользователи

Провинциальный совет Барселоны (СЕТДИБА)
Консорциумы AOC 

Наблюдения

Доска совместный pэ, сохранять и делиться мультимедийным контентомèдиаметр

Рекомендовано Вселеннаяitна островах Баучится (ссылка) 

Безопасность информационных систем

Инструменты в области безопасности информационных систем перечислены в Краткое руководство по безопасной удаленной работе.

5. Безопасная удаленная работа

ТРабота может быть сопряжена с серьезными рисками кибербезопасности, если не спланирована вовремя, не имеет должным образом обученного персонала и надежно настроенного рабочего оборудования и подключений. 

Мы знаем, что с учетом безотлагательности нынешней ситуации все это во многих случаях оказалось невозможным. По этой причине мы разработали краткое руководство, предназначенное для неспециализированных пользователей средних и малых местных администраций, у которых в настоящее время нет ресурсов для реализации полного и расширенного плана безопасности. 

Это сборник основных рекомендаций, которые может помочь работать удаленно, минимизируя риски безопасности при обработке информации изорганизация.

La краткое руководство по безопасной работе на дому AOC охватывает следующие темы:

  • Организационные аспекты
  • Рабочая команда
  • Подключение к Интернету и удаленный доступ
  • Резервные копии
  • Пароли и аутентификация
  • Безопасный просмотр интернета
  • Фишинг
  • По окончании работы

6. Передовой опыт и примеры использования

Виртуальные встречи рабочих коллективов

Встречи с использованием телематических средств позволяют поддерживать обычную активность рабочих групп, как внутренних, так и внешних, принимать групповые решения и продвигаться в проектах..

Советы по эффективному участию:

  • Заранее проверьте подключение, видео и звук инструмента видеоконференцсвязи. В большинстве решений есть автоматические тесты подключения
  • Попробуйте подключиться за несколько минут до запланированного времени
  • Ключевым моментом является качество передачи речи: используйте наушники с микрофоном, чтобы вас хорошо слышали и чтобы не было фонового шума.
  • Если вы не хотите, чтобы фон вашего дома был виден, у большинства решений есть опция размытого фона.
  • Когда вы не говорите, лучше отключить микрофон
  • Это очень полезно обсудить темы, поделившись документами, веб-страницами или приложениями, которые являются предметом обсуждения 
  • Существуют приложения, в которых есть несколько вариантов обмена документами (рабочий стол, определенные приложения или документы и т. Д.).). Самый практичный - поделиться скриптомtori: вы видите то, что видят другие участники видеоконференции

Советы для организации:

  • На виртуальной встрече с большим количеством участников сложно координировать выступления, поэтому настоятельно рекомендуется, чтобы присутствовал модератор или ведущий сеанса, который предоставит слово тем, кто ранее запрашивал, управляет временем и перенаправляет разговоры, если это применимо. .
  • Также важно заранее составить повестку дня, чтобы все четко понимали, какие проблемы необходимо решить, и могли подготовиться к ним. Так, составляет шаблон приглашения, содержащий:
    • Цель занятия
    • Предполагаемая Продолжительность
    • Материалы, которые понадобятся во время сеанса
    • Технические требования для его выполнения
  • Проведите предварительную проверку, чтобы убедиться, что звук и камера настроены правильно.
  • Сообщите контактный телефон в случае технических проблем
  • Поощряйте участие всех участников: заранее подумайте, как вы их привлечете:
    1. Определяет участников в начале сеанса
    2. Составьте график встреч с указанием вопросов, которые необходимо обсудить, и тех, кто их будет обсуждать.
    3. Включите чат, чтобы облегчить участие посетителей, у которых есть проблемы со звуком
    4. Попрощайтесь с участниками и поблагодарите их за помощь.
  • Видеоконференцсвязь более сложна и может привести к различным интерпретациям. Важно подвести итог (или в протоколе) соглашений, достигнутых во время встречи, чтобы не возникло недопонимания или путаницы.
  • Уменьшает продолжительность сеансов. Доказано, что виртуальные встречи продолжительностью более часа могут быть утомительными, потому что, теряя многие ключи к устному общению (тон голоса, часть мимики и физические жесты), они заставляют нас уделять больше внимания.

Дополнительная информация:

Телематический менеджмент пленарного заседания

Для корректного проведения сеанса Пленума телематической формы необходимо учитывать следующие выступления:

  • Поддержите весь процесс сеанса
    • Иметь человека технической поддержки на протяжении всего процесса подготовки и проведения пленарного заседания.
  • Предварительные тесты с выборными должностными лицами и секретарем
    • Проведите предварительные испытания со всеми членами Пленарного заседания, чтобы убедиться в надлежащем функционировании решения для видеоконференцсвязи и телематического голосования.
  • Администрирование сеанса
    • Создайте фигуру администратора виртуального сеанса
    • Проверить требования статьи 46.3 LBRL: члены находятся на территории Испании, безопасная идентификация и т. Д.
    • Управляйте документацией повестки дня
    • Определить, по каким вопросам повестки дня ставится голосование и тип голосования: обыкновенное или тайное.
  • Запись сеанса
    • Возможность изменить голосование в случае ошибки во время открытого голосования
    • Возможность возобновления голосования администратором в случае инцидента
  • Управление процессом голосования по каждому пункту
    • Открытие времени голосования
    • Запись значения голосов для каждого члена и балла
    • Каждый участник видит значение своего голоса
  • Прямая трансляция для общественности
    • Используйте потоковые технологии, которые позволяют отслеживать из основных браузеров, операционных систем и мобильных устройств, чтобы обеспечить полностью открытый сеанс. Это применимо только к общедоступным сеансам
  • Канал молитв и вопросов к горожанам
    • Создайте канал для граждан, чтобы в конце сессии они могли задавать молитвы и вопросы избранным должностным лицам. Это применимо только к общедоступным сеансам
  • Разработка видеоакта
    • Проиндексируйте видео по каждому пункту повестки дня
    • Подготовьте сводку голосов по каждому пункту, муниципальной группе и члену
    • Поставьте электронную подпись на видеоакт, чтобы гарантировать целостность

Дополнительная информация:

Городские советы против состояния тревоги: что можно сделать? (Сообщение AOC)

Советы по голосованию на телематическом пленарном заседании

Перед проведением телематического пленарного заседания должен быть установлен механизм дистанционного голосования, который будет использоваться: поднятием руки, устным голосом, через электронную форму или любое другое компьютерное решение, которое гарантирует надлежащее осуществление и действительность голосования.
Настоятельно рекомендуется использовать индивидуальную систему голосования, которая может состоять из:

  • От руки и / или слово. В этом режиме изображение и звук, полученные от телепредставлений во время сеанса, считаются хорошими, что будет записано как надежное свидетельство.
    Например: мэр спрашивает членов совета о значении их голоса (за, против или воздержался), давая время секретарю просмотреть его и / или выслушать его и указать, один за другим, мнение членов пленарного заседания. . После сложения каждого из вариантов секретарь может сообщить вслух о полученном кворуме.

Другие формы:

  • С помощью электронной формы или приложения доступа, защищенного пользователем и паролем
    Необходимо открыть крайний срок для подачи голоса и объявить время окончания, учитывая, что разница для голосования должна быть достаточно широкой, чтобы разрешить любые технические или операционные трудности, которые могут возникнуть между открытием крайнего срока и моментом проверки. должно быть сделано. В течение срока члены совета указывают в бланке значение своего голоса. Приложение проводит проверки и делает их доступными секретарю по истечении срока.
  • Любой другой решение для телематического голосования, которое гарантирует идентификацию участников, достоверность содержания и отслеживаемость действий посредством аутентификации пользователя и упорядоченных кодов ключей по SMS и электронной почте.

Примеры телематических пленарных заседаний, проведенных в результате состояния тревоги

Видеозвонок для служения общественности

Система видеозвонков состоит из соединения с общественностью посредством видеоконференцсвязи, чтобы государственный служащий мог видеть лицо человека, к которому он обращается, и мог поделиться с ним экраном, чтобы показать ему, как получить доступ к определенной услуге или процедуре. Эти две функции могут быть очень полезны, особенно для предоставления сложной информации и инструкций пожилым людям и / или людям с ограниченными техническими или цифровыми навыками. Также для ухода за глухими или слабослышащими людьми.

Соображения:

  • Инструмент, используемый для предоставления услуги, должен строго соответствовать RGPD и правилам безопасности, установленным в ENS.
  • Услуга должна быть предоставлена ​​без необходимости для получателя выполнять какие-либо настройки на своем мобильном телефоне, планшете или компьютере.
  • Следует иметь в виду, что технологии должны помочь прояснить сообщение, это должно быть плюсом, а не препятствием, поэтому этот ресурс следует использовать ТОЛЬКО, когда внимания по телефону недостаточно.

Примеры:

Обработка по телефону или видеозвонку

Когда внимание, которое следует уделить заинтересованным сторонам, выходит за рамки их информирования и / или руководства посредством простого объяснения, мы говорим об обработке по телефону или посредством видеозвонка. Это предположение предполагает необходимость доступа к личным данным заинтересованных сторон, чтобы иметь возможность помочь им эффективно подавать заявки, получать аутентичные копии и т. Д.

Таким образом, должны быть созданы безопасные механизмы для обработки с помощью телефонных или видеозвонков, которые позволяют государственным служащим проверять личность соответствующего лица, а также получать их явное согласие и иметь возможность действовать от их имени.

В обоих случаях (звонок или видеозвонок) необходимо различать два случая:

Случай а) У заинтересованного лица есть Mobile idCat

  • В этом случае государственный служащий инициирует процедуру и аутентифицируется в VALID с помощью Mobile idCAT заинтересованного лица. Сделать это:
    • Спросите свой ID / TIE и номер мобильного телефона
    • Он запрашивает одноразовый код, который человек только что получил на свой мобильный телефон.
  • Заполните заявку от вашего имени
  • Перед отправкой убедитесь, что человек соответствует требованиям (прочтите приложение, чтобы получить соответствие. Подобие в бумажном мире)

С помощью этой системы идентификации и подписи процедура регистрируется на имя заинтересованной стороны, которая получает подтверждающее сообщение на свой мобильный телефон.

Случай б) У заинтересованного лица НЕТ Mobile IdCat

*Если у заинтересованного лица есть DNI или TIE, им могут помочьidCat Мобильная регистрация онлайн и сейчас , так что это было в случае а).

*Если у человека нет DNI или TIE для подачи заявки на Mobile idCat онлайн (очень остаточный случай: каталонцы за границей, иностранцы, проживающие в Европе, или из-за потери документа и / или «в процессеt ”) вам может быть предложена возможность получения idcat Mobil с видеоидентификацией.

*Только в случае, если человек не может получить Mobile idCat для отсутствие цифровой автономии (либо из-за отсутствия технических знаний - для пожилых людей - из-за социально-экономических причин или проблем с доступностью), должна быть создана система для идентификации заинтересованной стороны (проверки того, что она / она утверждает, что она есть) и сбора явного согласия в чтобы иметь возможность обрабатывать от вашего имени.

Система должна включать следующие шаги:

Rust 1. Проверьте личность заинтересованного лица и получите его явное согласие.

  • Если обрабатывается по телефону:
    • Спросите у заинтересованного лица его имя и фамилию, идентификационный номер (DNI, NIE или паспорт) и в качестве дополнительного элемента безопасности используйте предоставленные доказательства или имеющиеся факты:
      • Дата рождения
      • Дата истечения срока действия документа, удостоверяющего личность (DNI или паспорт)
      • Точный домашний адрес
      • IBAN Банковский
      • Сумма последнего IBI
      • Некоторая деталь, которую знает только человек, который идентифицирует личность, и т. Д.
    • Проверять информацию, полученную через базы данных организации или через службы Via Oberta, с предварительного устного согласия заинтересованной стороны.
  • При обработке видеозвонком (по предварительной записи)
    • Заинтересованное лицо показывает DNI с обеих сторон, чтобы государственный служащий мог подтвердить свою личность.
    • Затем государственный служащий запрашивает устное разрешение от человека для проверки, если применимо, идентификационных данных через Via Oberta - режим проверки личности в DGT и возможность выполнить процедуру от его имени.

Чтобы зафиксировать факты (подтверждение личности и явное согласие), вы можете записать начальную часть звонка или видеозвонка - или, по крайней мере, аудио - и сохранить ее в электронном реестре в качестве подтверждающего документа. Однако следует подчеркнуть, что именно юридические службы каждой организации должны оценить необходимость записи и сохранения голосового или видеофайла для записи фактов в случае несоответствия или судебного разбирательства.

Rust 2. Государственный служащий проводит процедуру от имени заинтересованной стороны:

  • Электронный TRAM (или процессор организации) укажет, что он делает это как «представитель».
  • В случае видеозвонка может быть полезно использовать функцию совместного использования экрана, чтобы показать человеку, как заполнять запрос.
  • Государственный служащий регистрирует процедуру

Rust 3. La электронная подпись это может быть выполнено государственным служащим с помощью системы электронной подписи, которой он / она оснащен (как предусмотрено в Закон 39/2015 об общей административной процедуре государственного управлениястатья 12.2)

Использование сертификатов в программном обеспечении (T-CAT P)

Из-за чрезвычайного состояния тревоги, вызванного коронавирусом, службы обмена сообщениями, используемые AOC для отправки карт с цифровыми сертификатами, не работали с 18 марта.

Если вам необходимо выпустить или обновить карту T-CAT, рассмотрите возможность запроса сертификата программного обеспечения (T-CAT P), который можно сгенерировать и доставить практически без каких-либо проблем.

T-CAT P - это признанный сертификат который позволяет с помощью электронных средств идентифицировать работников определенного государственного органа Каталонии и производит расширенная подпись (поскольку он поставляется в программном обеспечении)

  • Чтобы получить T-CAT P, вы должны запросить его у человека отвечает за службу вашего существа. Она сообщит вам, когда вы получите электронное письмо с сертификатом, предоставит вам накладную для подписи и начальный пароль, который вы можете изменить позже.
  • Следуй инструкциям загрузка и установка T-CAT P который вы получите по электронной почте вместе с сертификатом. Делайте это шаг за шагом!
  • Не забудьте защитить свой T-CAT P паролем пользователя, установив флажок «Включить защиту секретным ключом». Если вы это сделаете, система будет уведомлять вас каждый раз, когда приложение должно использовать закрытый ключ сертификата (идентификация или подпись).

Дополнительная информация:

 

Электронная подпись документа несколькими людьми цифровым сертификатом

Параметры:

  • Использование Держатель подписи AOC отправлять документы на подпись цифровым сертификатом несколькими людьми.
    Потоки подписи могут быть разработаны.
    Если на ваш мобильный телефон установлен распознанный цифровой сертификат, его также можно подписать с этого устройства.
  • Электронная подпись документа с Adobe Acrobat Reader DC (бесплатно программное обеспечение). Документ нужно отправлять людям вручную: например, по электронной почте.

Сделайте цифровую обработку более гибкой с помощью idCAT Mobile

На данный момент большинство офисов регистрационных организаций idCAT закрыто, и получить цифровой сертификат лично очень сложно.
Граждане могут легко получить idCAT Mobile только из дома.

Если ваша администрация предлагает электронные процедуры, которые могут быть выполнены только с цифровым сертификатом, оцените возможность сделать механизм аутентификации более гибким, временно и в исключительных случаях, чтобы они также могли выполняться с помощью idCAT Mobile.
Государственная налоговая служба и CATSalut уже приняли меры по повышению гибкости цифровой обработки.

Дополнительная информация:

Правила и пояснительные примечания

7. Реальный опыт

8. Вы помогаете нам стать лучше?

Мы верим, что всегда можно добиться большего. И один из способов сделать это - воспользоваться преимуществами коллективного разума, то есть с помощью читателей, читающих эти строки. Вот почему мы делаем этот форум доступным для предложений и улучшений:

Пространство идей и предложений AOC

Мы предоставляем в ваше распоряжение форум, чтобы вы могли присылать нам проблемы и трудности, с которыми вы сталкиваетесь, а также свои идеи, предложения и передовой опыт для совместной и эффективной работы удаленно. Кроме того, вы можете голосовать за предложения других людей.

Проконсультируйтесь или внесите улучшения

И помните, что вы также можете сообщить об инструментах, которые использует ваша организация, с помощью этого опроса:

Опрос: Какие инструменты вы используете для совместной удаленной работы?

9. Ссылки

Благодарности

Это руководство было подготовлено в сотрудничестве с Женералитатом Каталонии и провинциальными советами Барселоны, Жироны, Лериды и Таррагоны.