GUÍA DEL TELETRABAJO COLABORATIVO PARA LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA

Esta guía se ha elaborado para ayudar a las administraciones públicas que acabais de estrenaros en situaciones de trabajo a distancia sin contar con un modelo de teletrabajo propio implantado o ensayado previamente por vuestras organizaciones. 

El estado de alarma excepcional provocado por el coronavirus ha hecho que un gran número de trabajadores y trabajadoras públicos nos vemos en la necesidad de realizar nuestra jornada laboral desde casa, de un día para otro. Si es la primera vez que os encontréis, quizás está preguntándose: ¿por dónde empiezo? qué herramientas y metodologías me pueden ayudar a teletrabajar de forma colaborativa y segura? como me organizo respecto a mi equipo de trabajo para que este funcione? 

1. Te ayudamos a teletrabajar de forma colaborativa

En septiembre de 2017 la AOC implantó el teletrabajo un día a la semana. Durante este tiempo hemos aprendido que el teletrabajo es una gran palanca de cambio que facilita la transformación digital de las administraciones públicas y, a nivel personal, te ofrece la libertad y la flexibilidad para alcanzar un equilibrio laboral y familiar saludable. En la práctica, sin embargo, las cosas no siempre son tan sencillas. Para que los equipos de teletrabajo funcionen se debe crear un buen ambiente desde el principio, Conseguir que todos los miembros del equipo estén conectados, se sientan cómodos y se genere vínculo. Para conseguirlo es necesarioestablecerr unas pautas y rutinas para que la colaboración y el buen entendimiento de todo el equipo de trabajo sea más fácil y dé fruto. 

Las actuales circunstancias provocan que la mayoría del personal de las administraciones públicas estemos confinados en casa, intentando compaginar la vida familiar con la jornada laboral a distancia y, en algunos casos, sin haber tenido la oportunidad de hacer un aprendizaje sólido sobre el teletrabajo. Por eso hemos creído oportuno compartir nuestra experiencia, haceros llegar algunos consejos y recomendaciones que a nuestro juicio son importantes, y animaros porque, si os ponéis con calma y con convencimiento, todo lo que hagáis ahora os servirá más adelante para establecer e implantar un modelo de teletrabajo propio a vuestra organización.

Ánimo y sigue teletrabajando. Por unos gobiernos ágiles, lógicos y colaborativos, ahora más que nunca.

Nota

Esta guía está dirigida prioritariamente a administraciones medianas y pequeñas que no disponen de un modelo de teletrabajo propio. Se trata de recomendaciones y orientaciones de carácter general: si tu organización dispone de una política de teletrabajo propia y de un conjunto de herramientas y soluciones establecido, utilízalo.

2. Organízate bien

En primer lugar, para sacarle el máximo partido al tiempo que dedicas a teletrabajar y obtener el mejor rendimiento, es muy importante organizarse bien y definir unas pautas de trabajo que faciliten la concentración y el descanso:

  • Levántate a la hora habitual de ir a trabajar
  • Define un horario de trabajo. La rutina ayuda
  • Elige un sitio de tu casa para teletrabajar que sea tranquilo, cómodo y, preferiblemente, con iluminación natural
  • No trabajes en pijama. Cámbiate y ponte ropa cómoda
  • Diferencia el espacio dedicado a trabajar de tu espacio personal y de relax
  • Mantiene el contacto social aunque sea virtualmente: cada día haz cafés virtuales o habla telefónicamente / videoconferencia con gente de tu equipo
  • Haz pausas aproximadamente cada hora para hacer cualquier actividad: café, TV, etc.
  • Haz píldoras de ejercicio cada día
  • Si realizas una videoconferencia, ten tu entorno ordenado
  • Define objetivos diarios y planifica las tareas prioritarias
  • Aprovecha el tiempo habitual de desplazamiento al trabajo para hacer alguna actividad que te guste
  • Establece los canales y herramientas que utilizarás y reduce las notificaciones emergentes que no sean de trabajo. Las notificaciones y la multiplicidad de canales son ladrones de tiempo.

Más información

Medidas preventivas y recursos para preservar tu salud mientras realizas las tareas profesionales en modalidad de teletrabajo:

3. Acuerda la forma de teletrabajar en equipo

El teletrabajo es una gran oportunidad para aprender nuevas formas de trabajar más eficientes y efectivas. Ahora bien, implica nuevos procesos y formas de comunicación y de colaboración. Para que los equipos de teletrabajo funcionen realmente hay que entender bien tres puntos clave.

Puntos clave

  1. La visión: todos los miembros del equipo deben tener claro qué se está haciendo y con qué objetivo
  2. La información: todo el mundo debe saber dónde se encuentran los datos, los documentos y los procedimientos de trabajo (que deben estar documentados), así como dónde se debe guardar el nuevo material que se genere
  3. La comunicación: si las personas del equipo no pueden encontrarse cara a cara es fundamental establecer canales que faciliten la comunicación de forma intensiva; si no se hace, la confianza y la colaboración pueden resentirse. En el siguiente apartado de la guía proponemos un conjunto de herramientas tecnológicas que facilitan enormemente el aspecto de la comunicación.

Pautas y consejos

Para que puedas integrarte bien en tu equipo de teletrabajo y ser productivo desde el principio sigue estas pautas y consejos:

  • Ten presente que el teletrabajo, a nivel de dedicación y compromiso, implica las mismas responsabilidades que el trabajo en la oficina. El teletrabajo permite flexibilizar el horario laboral y trabajar por objetivos, pero también requiere que seas capaz de enfrentarte a los problemas y buscar soluciones de manera autónoma y proactiva
  • Validar los canales de comunicación, soluciones y herramientas de seguimiento de tareas y/o proyectos que se utilizarán en cada caso
  • Acuerda los espacios donde se compartirá el trabajo
    • Por ejemplo en la metodología e-SET los trámites y las tareas se comparten en el gestor de expedientes siguiendo unas pautas comunes.
  • Asegúrate de que recibes las comunicaciones y las indicaciones necesarias para realizar tu trabajo diario
  • Chatea y haz reuniones virtuales, bilaterales o con pequeños grupos, para resolver las dudas, palpar el estado de ánimo y mantener el espíritu de equipo. No utilices el correo electrónico como único sistema de comunicación
  • Realiza reuniones periódicas de coordinación
  • Aprovecha las reuniones de seguimiento de todo el equipo para plantear las dudas, problemáticas y dificultades que afectan a los retos comunes. Las reuniones de seguimiento de todo el equipo son fundamentales para promover la cohesión del grupo y se recomienda que tengan periodicidad semanal
  • Consulta los procedimientos de teletrabajo establecidos por tu organización siempre que tengas dudas. Si no están publicados en la intranet corporativa, pídelos.

Y recuerda

En el teletrabajo las emociones también importan. No todo el mundo se adapta igual de bien a una situación nueva, que rompe las rutinas y en la que hay muy poca interacción social. Ten paciencia y cultiva la empatía.

4. Herramientas para teletrabajar

Criterios de las herramientas propuestas

Desde el AOC te proponemos un conjunto de soluciones de carácter general. En función de las necesidades específicas de tu organización, la herramienta óptima puede ser diferente.

¿Qué herramientas utilizas en tu equipo?

Participa en esta encuesta que nos permitirá tener una fotografía del uso de estas herramientas por parte de las administraciones públicas y ayudaros a tomar mejores decisiones. Sólo serán 2 minutos.

En relación a las soluciones que sugerimos hemos hecho un análisis básico (no exhaustivo) para comprobar que cumplen con los siguientes criterios:

  • Cumplen con el reglamento europeo de protección de datos (RGPD)
    • Se trata de empresas ubicadas en la Unión Europea
    • Se trata de empresas ubicadas fuera de la Unión Europea, pero adheridas al sello de conformidad Privacy Shield
    • Disponen de una política de privacidad completa
  • Cumplen con las principales recomendaciones de seguridad de sistemas de información
    • Disponen de las certificaciones del esquema nacional de seguridad (ENS)
    • Disponen de certificaciones reconocidas de seguridad que dan cumplimiento a los aspectos principales de la ENS: ISO 27001, SOC, SSAE16, etc.
  • Soluciones probadas por AOC, o bien las más populares y más valoradas según los estudios comparativos realizados por publicaciones especializadas
  • Hemos priorizado las soluciones que ofrecen una versión gratuita. La versión gratuita de alguna de las soluciones mencionadas utiliza los datos para ofrecer publicidad. En cualquier caso, si se utilizan debe ser con la autorización del área de tecnología de vuestra organización.
  • Disponibles en catalán y/o castellano

En cuanto a las soluciones que proveemos las diputaciones y la AOC (herramientas de gestión de expedientes, padrón, contabilidad, registro, EACAT, e-NOTUM, Vía Oberta, etc.) se ofrecen gratuitamente y con total garantía y seguridad para trabajar en remoto.

<b>Notas</b>

  • Si quieres utilizar alguna de estas herramientas con información personal sensible (según RGPD), recuerda que la organización tendrá que hacer, previamente, un análisis detallado de riesgos de seguridad y de protección de datos.

¿Qué herramientas necesitas?

Para teletrabajar de forma colaborativa y eficiente necesitarás un conjunto de herramientas y soluciones que previamente se habrán acordado con la organización. Recuerda que la lista está abierta a las aportaciones que nos puedas hacer llegar a través de la encuesta.

Ofimática y edición colaborativa

Herramientas para crear, editar y compartir documentos de forma eficiente

Solución
Gratuito
Organismos usuarios
Observaciones

Organismos usuarios

Aj. Jorba
Aj. Pallejà
AJ Vilassar de Mar
AJ Ulldecona
CC Terra Alta
UPC

Observaciones

Edición avanzada compartida y simultánea entre varios usuarios

Con una cuenta de Google se puede utilizar Google Documentos, Hojas de Cálculo y Presentaciones gratuitamente

Organismos usuarios

AJ Arenys de Munt
AJ Artés
AJ Castelldefels
AJ Roses
AJ Salou
AJ Sant Feliu de Guíxols
AJ Sant Cugat del Vallès
CC Baix Camp
CC Pallars Jussà
Diputación de Barcelona
Diputación de Lleida
Generalitat de Catalunya
Consorci AOC

Observaciones

Edición compartida y simultánea entre varios usuarios

Tutoriales:

Protocolos, recomendaciones y buenas prácticas. Gencat [PDF]

Organismos usuarios

AJ Badia del Vallès
AJ Cabriles
AJ Calonge y San Antonio
AJ Corbera de Llobregat
AJ JUned
AJ Franqueses del Vallès
AJ Montblanc
AJ Riudoms
AJ Sarrià de Ter
AJ Soriguera
AJ Papiol
CC Segarra
CC Alt Camp
CC Alt Empordà

Observaciones

No es una solución en la nube: se debe descargar

No permite la edición colaborativa

La política de privacidad sólo está en alemán

Videoconferencias, llamadas por Internet, chats y compartición de pantallas

Servicios en la nube para organizar y gestionar reuniones virtuales de equipos de trabajo. Se muestran las herramientas que cumplen los criterios descritos anteriormente y ofrecen unos servicios que consideramos básicos de trabajo colaborativo: solución multiplataforma (Windows, MAC, Android y iOS) reuniones para grupos grandes de participantes, vídeo de calidad, pantalla compartida y chat .

Solución
Gratuito
Organismos usuarios
Observaciones

Organismos usuarios

AJ Arenys de Mar
AJ Lloret de Mar
AJ Pratdip
AJ Lleida
AJ Mataró
CC bajo Ebro
Generalitat de Catalunya
Consorci AOC

Observaciones

Gratuita con funcionalidades completas durante 6 meses

Permite grabar la sesión

Hasta 250 participantes

Tutoriales:

Guía rápida de inicio. Gencat [PDF]
Reuniones con Teamsgencat [PDF]
Acceso a Videoconferenciagencat [PDF] 

Organismos usuarios

AJ Cabrera de Mar
AJ Castellar del Vallès
AJ Roca del Vallès
AJ MAsie de VoltrieGeorgia
AJ Montmeló
AJ Mont-roig del Camp
AJ Polinyà
AJ Sal
AJ Sant Quintí de Mediona
AJ Vallromanes
AJ Sant Pere de Vilamajor
AJ Sabadell
CC Noguera
CC Segarra
CC Pla de l'Estany
CC Vallès Oriental 

Observaciones

La versión gratuita incluye publicidad y tiene un tiempo de reunión limitado a 40 '

Hasta 1.000 participantes. Permite ver 49 personas en pantalla al mismo tiempo

Esta solución ha recibido ataques de seguridad llamados Zoom Bombing: sigue los consejos de seguridad para evitarlos.

Tutoriales:

Manual de ZoomUniversidad de Navarra

Organismos usuarios

AJ Aiguaviva
AJ Garriga
AJ el Vendrell
CC Terra Alta
CC Urgell
UPC 

Observaciones

Versión gratuita hasta 10 participantes

La versión gratuita no permite grabar la sesión

RRequiere perfil deGoogle

Dispone de una versión de pago: Hangouts Meet que está integrada dentro de Google Suite. Hasta 100 participantes. Permite ver 30 personas en pantalla al mismo tiempo.

Organismos usuarios

AJ Alcanar
AJ Camarasa
AJ Olesa de Bonesvalls
CC Baix Empordà
CC Priorat

Observaciones

Permite organizar reuniones telemáticas desde un expediente de forma integrada con la propia plataforma GESTIONA

Hasta 500 participantes conectados simultáneamente en la misma reunión

Accesible desde cualquier dispositivo

Nota

  • JITSI no se ha incluido en esta lista porque es un software, no un servicio en la nube. Es una aplicación muy popular por su sencillez, utilidad y gratuidad. Se puede descargar e instalar en un servidor propio, sin coste. Ahora bien, hay Administraciones que están utilizando el servicio en la nube MEET.JIT.SI (Basada en JITSI): desde el AOC no podemos recomendar este servicio porque en su web no hemos sabido encontrar la política de privacidad y de seguridad y, por tanto, no tenemos garantías de que cumple el reglamento de protección de datos personales y las medidas de seguridad de la ENS.
  • Skype, Es una solución históricamente muy popular. Actualmente la calidad de Skype (versión gratuita) se ha visto superada por otras soluciones. La solución profesional ofrece una buena calidad, se llama Skype for Business y es de pago: esta tecnología es utiliza en Microsoft Teams.
  • Whatsapp, Es una muy buena solución de llamadas por Internet. La solución de videoconferencia tiene unas funcionalidades básicas: está limitada a 4 participantes, no permite compartir pantallas y tiene una calidad inferior a otras alternativas.

Comunicación colaborativa

Herramientas para garantizar una buena comunicación, abierta, transparente y eficiente del equipo de trabajo. Los sistemas o plataformas de comunicación y colaboración unificada combinan el chat con las videollamadas, permiten crear canales para mantener conversaciones en grupo o privadas, así como subir archivos para compartir y editar simultáneamente.

Solución
Gratuito
Organismos usuarios
Observaciones

Organismos usuarios

AJ Roda de Bera
A
TEIA
AJ terraza
CAnoia
D
iputació de Barcelona
Generalitat de Catalunya
Consorci AOC

Observaciones

Gratuita con funcionalidades completas durante 6 meses

Solución completa de comunicación colaborativa: equipos, cuestionarios, videoconferencias, compartir documentos, etc.

Integración con Office 365 y otros

Tutoriales:

Guía rápida de inicio. Gencat [PDF]

Organismos usuarios

AJ Arbucias
AJ Sant Quirze del Vallès
AJ Girona
AJ Santa coloma de gramenet
CBerguedà
UPF
UPC

Observaciones

Gratuita de forma idenfinida pero con funcionalidades limitadas

Solución completa de comunicación colaborativa: equipos, cuestionarios, videoconferencias, compartir documentos, etc.

Integración con las principales soluciones de mercado.

Gestión telemática del Pleno u órgano colegiado y Videoacta

Sistemas de gestión integral telemática de una sesión de un órgano colegiado (Pleno, Junta de Gobierno, etc) y elaboración de la videoacta firmada electrónicamente.

En este apartado hemos analizado las soluciones de videoactas y transmisión de actas seleccionadas por la Asociación Catalana de Municipios en un proceso de central de compras; y hemos considerado las soluciones integrales más utilizadas que cumplen los requerimientos del artículo 46.3 de la LBRL:

"... se podrán celebrar sesiones y adoptar acuerdos a distancia por medios electrónicos y telemáticos (...), siempre que los miembros participantes se encuentren en territorio español y quede acreditada su identidad. Asimismo, se deberá asegurar la comunicación entre ellos en tiempo real durante la sesión, disponiendo de los medios necesarios para garantizar su carácter público o secreto según proceda legalmente en cada caso ".

El resto de funcionalidades que debe tener una solución de gestión integral telemática del Pleno se pueden consultar en elapartado Buenas prácticas: Gestión telemática del fallo de un Pleno.

Solución
Gratuito
Organismos usuarios
Observaciones

Pleno telemático Cityclic by Semic

Organismos usuarios

AJ Esplugues de Llobregat
AJ Matadepera
AJ Lliçà de Vall
AJ Arenys de Mar
AJ Cabrera de Mar
AJ Sant Quirze del Vallès
AJ Tarragona
AJ Vic

Observaciones

Cumple los requerimientos del nuevo arte. 46.3 LBRL

Gestión integral del Pleno y voto telemático

Compatible con diferentes herramientas de videoconferencia: Zoom, LifeSize, Cisco Webex, etc.

Elaboración de la Videoacta

Actadigital
Grupo Axertia 

Organismos usuarios

AJ Caldes de Malavella
AJ Roda de Ter
AJ Santa Coloma de Farners
AJ Viladecans

Observaciones

Acreditación de la identidad mediante firma electrónica de acceso

Verificación que los miembros están en territorio español

Incluye la tecnología de grabación y retransmisión de la sesión

Elaboración de la Videoacta 

gestiona Comunica
esPublico

Organismos usuarios

AJ Caldes d'Estrac
AJ Camprodon
AJ Cunit
AJ Llançà
AJ Llinars del Vallès
AJ el Morell
AJ Sant Esteve de Palautordera
AJ San Jaime
AJ Sant Vicenç de Torelló
AJ Tossa de Mar
AJ Vallgorguina

Observaciones

Acreditación de la identidad con certificado digital

Control de acceso desde direcciones IP localizadas en territorio español

Incorpora una grabación certificada en el acta de la reunión

Retransmisión en directo de los plenos virtuales a través de la sede electrónica y plataformas de difusión como Youtube, Facebook o Twitter

AJ Cabra del Camp
AJ Igualada
AJ la Pobla de Lillet
AJ las Borges Blanques
AJ Montcada i Reixac
AJ Olèrdola
AJ Ripollet
AJ Rosselló
AJ Premià de Dalt
AJ Torredembarra

Observaciones

Basado en el software de código abierto Jitsi instalado en servidores de uso exclusivo de Localret

Permite la retransmisión de los plenos en directo utilizando la plataforma YouTube

Condiciones del servicio

Nota: Dada la situación excepcional de estado de alarma diferentes administraciones están realizando sesiones telemáticas de los Plenos municipales o comarcales con soluciones de videoconferencia. En este caso, se recomienda que se sigan las recomendaciones de esta guía del apartado "buenas prácticas", Sección"Gestión telemática de un Pleno ".

Almacenamiento en la nube

Soluciones para disponer de un copia de seguridad en línea de los documentos y compartir el acceso y la edición.

Solución
Gratuito
Organismos usuarios
Observaciones

Organismos usuarios

AJ AGramunt
AJ Figueres
AJ la Sénia
AJ Maldà
AJ Molins de Rei
A
Palafolls
AJ Sant Celoni
AJ Sant Hipòlit de Voltregà
AJ Sant Pere de Riudebitlles
AJ Vajos
AJ Vidreres
AJ Manresa
AJ Prat de Llobregat
CMadera
COsona

Observaciones

Versión gratuita: 15 Gb

Organismos usuarios

AJ Palafrugell
AJ Sant Andreu de la Barca
AJ Sitges
AJ Tortosa
AJ Ullastrell
AJ Vilanova y la Geltrú
Consorci AOC 

Observaciones

Versión gratuita: 5 Gb

Permite definir políticas avanzadas de seguridad en relación a los documentos que se comparten fuera de la organización

Gestor de tareas y proyectos

Soluciones para definir proyectos y para asignar, delegar y hacer el seguimiento de las tareas.

Solución
Gratuito
Organismos usuarios
Observaciones

Gestor de Expedientes adaptado a e-SET

Organismos usuarios

Más de 100 administraciones locales han implantado e-SET

Observaciones

Método e-SET (AOC)

SET Diba - Diputación de Barcelona

eMunicipis - Diputación de Girona

Trello 

Organismos usuarios

AJ Navàs
AJ San Lorenzo
AJ Sant Vicenç dels Horts
AJ Palamós
AJ Barcelona
AJ Mollet del Vallès
CC Pla de Urgell
Diputación de Barcelona (SeTDIBA)
CATSALUT
UPC

Observaciones

Gestor sencillo y fácil de utilizar para tareas y proyectos.

Usar la metodología Kanban que organiza las tareas en tablasers muy visuales

Tutoriales:

primeros pasos (Nexus24 UPC)
Guía How to embrace remote work (Trello) 

Organismos usuarios

UAB
Consorci AOC

Observaciones

Gestor sencillo y fácil de utilizar para tareas y proyectos

Muy usable desde dispositivos móviles

Asana 

Organismos usuarios

AJ Calella
AJ Vendrell
AJ Badalona

Observaciones

Gestor avanzado pero fácil de utilizar para tareas y proyectos

Permite la gestión de proyectos complejos

Tutoriales:

guía de'Asana 

Organismos usuarios

AJ Vic

Observaciones

Gestor avanzado pero fácil de utilizar para tareas y proyectos

Permite la gestión de proyectos complejos

Organismos usuarios

AJ Palafrugell
AJ Ulldecona

Observaciones

Herramienta completa de gestión de tareas

Usar la metodología Kanban que organiza las tareas en tablasers muy visuales

Organismos usuarios

AJ terraza
Consorci AOC

Observaciones

Gestor básico de tareas y proyectos

Incluido en el Office365

Usar la metodología Kanban que organiza las tareas en tablasers muy visuales

Firma electrónica

Soluciones para gestionar la firma de documentos con certificado digital

Solución
Gratuito
Organismos usuarios
Observaciones

Organismos usuarios

AJ Arbúcies
AJ Begur
AJ Callús
AJ Campins
AJ Gelida
AJ Granyena de les Garrigues
AJ Sant Jaume de Llierca
AJ Sant Llorenç Savall
AJ Setcases
CC Anoia
CC Gironès
CC Osona

Observaciones

Portafirmas avanzado que permite la firma de documentos por parte de una persona o grupos, de uno o múltiples documentos a la vez, con flujos y firma desde dispositivos móviles
Servicio AOC que se ofrece de forma gratuita
 

Tutoriales:

Preguntas más habituales (Contiene guía des en PDF)

Organismos usuarios

AJ Arenys de Munt
AJ Figueres
AJ Puigverd d'Agramunt
AJ Soriguera
AJ Vilagrassa
AJ Vilanova y la Geltrú
CC Baix Ebre
CC Alt Urgell
CC Anoia
CC Tarragonès

Observaciones

Herramienta muy sencilla y práctica para firmar uno o múltiples documentos por parte de una persona

Servicio AOC que se ofrece de forma gratuita

Organismos usuarios

AJ Esplugues de Llobregat
APalamoso
AJ TEIA
AJ Vallirana 

Observaciones

Firma de documentos PDF mediante la creación de campos de firma. El documento lo pueden firmar una o varias personas pero hay que compartir manualmente (por correo electrónico, etc.)

Tutoriales:

guiar para firmar documentos PDF

Herramientas de colaboración en línea

Herramientas para facilitar la recogida de información, los debates, la pluja de ideas y alcanzar consenso en las decisiones del equipo de trabajo

Solución
Gratuito
Organismos usuarios
Observaciones

Observaciones

Herramienta básica de formularios para encuestas y recogida de información

Organismos usuarios

Consorci AOC

Observaciones

Herramienta básica de formularios para encuestas y recogida de información

Incluida en la licencia Office365

Organismos usuarios

Consorci AOC

Observaciones

Herramienta de encuestas avanzada

Organismos usuarios

UIB

Observaciones

Para generar ideas, organizarlas y priorizarlas. muy visual

recomendado la Universidad de las Islas Baleares (enlace)

Organismos usuarios

AJ Tona
Diputación de Barcelona
GGeneralitat de Cataluña - DARP
Consorci AOC 

Observaciones

Para obtener información en tiempo real a través de encuestas y preguntas, Nubes de palabras, etc.

Padlet 

Organismos usuarios

Diputación de Barcelona (SeTDIBA)
Consorci AOC 

Observaciones

pizarra colaborativa per guardar y compartir contenido multimediaèDia

recomendado para Universitat de las islas Bares (enlace) 

Seguridad de los sistemas de información

Las herramientas del ámbito de la seguridad de los sistemas de información se recogen en la guía rápida para teletrabajar con seguridad.

5. teletrabajo con seguridad

el teletrabajo puede implicar graves riesgos de ciberseguridad si no se ha planificado con tiempo, se ha formado al personal adecuadamente y se ha configurado de forma segura los equipos de trabajo y las conexiones. 

Sabemos que, dadas las urgencias de la situación actual, todo esto no ha sido posible en muchos casos. Por este motivo, hemos elaborado una guía rápida, dirigida a usuarios no expertos de administraciones locales medianas y pequeñas, que en este momento no dispone de recursos para aplicar un plan completo y avanzado de seguridad. 

Se trata de una recopilación de recomendaciones básicas que pueden ayudar a trabajar en remoto minimizando los riesgos de seguridad en el tratamiento de la información de laorganización.

La guía rápida para teletrabajar con seguridad de AOC cubre los siguientes temas:

  • Aspectos organizativos
  • Equipo de trabajo
  • Conexión a Internet y acceso remoto
  • Copias de seguridad
  • Contraseñas y autenticación
  • Navegación segura por Internet
  • Phishing
  • Al terminar el trabajo

6. Buenas prácticas y casos de uso

Reuniones virtuales de los equipos de trabajo

Las reuniones a través de medios telemáticos permiten mantener la actividad ordinaria de los equipos de trabajo, tanto internos como externos, tomar decisiones en grupo y avanzar en los proyectos.

Consejos para participar de forma efectiva:

  • Prueba con antelación la conexión, el vídeo y el sonido de la herramienta de videoconferencia. La mayoría de soluciones disponen de tests automatizados de la conexión
  • Intenta conectarte unos minutos antes de la hora prevista
  • La calidad de la voz es fundamental: utiliza unos auriculares con micrófono para garantizar que se te escuche bien y evitar ruidos de fondo
  • Si no quieres que se vea el fondo de tu casa, la mayoría de soluciones tienen una opción de fondo borroso.
  • Cuando no hables es recomendable poner el micrófono en silencio
  • Es muy útil debatir los temas visualizando de forma compartida los documentos, páginas web o aplicaciones que sean objeto de la discusión 
  • Hay aplicaciones que tienen varias opciones de compartir documentos (escritorio, aplicaciones o documentos específicos, etc.). Lo más práctico es compartir el escritoriotlo que tú ves es lo que ven los demás participantes en la videoconferencia

Consejos para la organización:

  • En una reunión virtual con muchos participantes es difícil coordinar las intervenciones, por eso es muy recomendable que haya un moderador o conductor de la sesión que ceda la palabra a quien previamente lo haya solicitado, gestione los tiempos y reconduzca las conversaciones, en su caso.
  • También es importante establecer de antemano una orden del día para que todos tengan claro los temas que se tratarán y se les pueda preparar. Por lo tanto, elabora un modelo de invitación que contenga:
    • El objetivo de la sesión
    • Tiempo estimado de duración
    • Materiales que serán necesarios durante la sesión
    • Requerimientos técnicos para seguirla
  • Haz pruebas con antelación para comprobar que el audio y la cámara están correctamente configurados
  • Informa de un teléfono de contacto en caso de problemas técnicos
  • Promueve la participación de todos los miembros: piensa previamente como los harás participar:
    1. Identifica los asistentes al inicio de la sesión
    2. Prepara una escalerilla reunión indicando los puntos a tratar y quien los comentará
    3. Activa el chat para facilitar la participación de los asistentes que tengan problemas con el audio
    4. Despide los participantes y da las gracias por su asistencia
  • La comunicación por videoconferencia es más compleja y puede dar lugar a interpretaciones diferentes. Es importante hacer un resumen al final (o bien un acta) de los acuerdos tomados durante la reunión para que no haya ningún malentendido o confusión
  • Reduce la duración de las sesiones. Está comprobado que las reuniones virtuales de más de una hora pueden resultar agotadoras porque, al perderse muchas de las claves de comunicación oral (el tono de voz, parte de las expresiones faciales y los gestos físicos), nos obliga a prestar más atención.

Más información:

Gestión telemática de un Pleno

Para la correcta celebración de una sesión del Pleno de forma telemática, hay que tener en cuenta los siguientes aspectos:

  • Dar soporte a todo el proceso de la sesión
    • Disponer de una persona de apoyo técnico durante todo el proceso de preparación y celebración de la sesión plenaria
  • Pruebas previas con los cargos electos y secretario / a
    • Realizar pruebas previas con todos los miembros del Pleno para garantizar el buen funcionamiento de la solución de videoconferencia y votación telemática
  • Administración de la sesión
    • Crear la figura del administrador de la sesión virtual
    • Verificar los requerimientos del artículo 46.3 de la LBRL: los miembros están en territorio español, identificación segura, etc.
    • Gestionar la documentación del orden del día
    • Establecer qué puntos del orden del día se votan y el tipo de votación: ordinaria o secreta
  • Grabación de la sesión
    • Opción de cambio de voto, en caso de error, durante el tiempo abierto de votación
    • Posibilidad de reabrir una votación por parte del administrador, en caso de incidencia
  • Gestión del proceso de votación para cada punto
    • Apertura del tiempo de votación
    • Registro del sentido de los votos, para cada miembro y punto
    • Cada miembro, ve el sentido de su voto
  • Retransmisión en directo para la ciudadanía
    • Utilizar tecnologías de streaming que permitan el seguimiento desde los principales navegadores, sistemas operativos y dispositivos móviles, para garantizar una sesión totalmente abierta. Esto sólo aplica a las sesiones públicas
  • Canal de ruegos y preguntas para la ciudadanía
    • Crear un canal para la ciudadanía para que al final de la sesión pueda hacer ruegos y preguntas a los cargos electos. Esto sólo aplica a las sesiones públicas
  • Elaboración de la Videoacta
    • Indexar el vídeo en relación a cada punto del orden del día
    • Elaborar un resumen de las votaciones para cada punto, grupo municipal y miembro
    • Firmar electrónicamente la videoacta para garantizar la integridad

Más información:

Plenos municipales versus Estado de alarma: qué se puede hacer? (Post AOC)

Consejos para votar en un Pleno telemático

Antes de celebrar un Pleno telemático debe haberse establecido el mecanismo de votación remota que se utilizará: a mano alzada, de palabra, vía formulario electrónico o cualquier otra solución informática que garantice el adecuado ejercicio y validez del voto.
Es muy recomendable utilizar un sistema de votación individual, que puede consistir en:

  • Mano alzada y / o de palabra. En esta modalidad se da por buena la imagen y el sonido que se recibe de los telepresentes en la sesión, que quedará grabada como prueba fehaciente.
    Por ejemplo: el Alcalde o alcaldesa pregunta a los regidores el sentido de su voto (a favor, en contra o abstención), dando tiempo a que el secretario o secretaria el visualice y/o la escuche y apunte, uno a uno, el juicio de los miembros del Pleno. Después de sumar cada una de las opciones puede ser el mismo secretario quien informe en voz alta del quórum obtenido.

Otras modalidades:

  • Mediante formulario electrónico o aplicación de acceso protegido con usuario y contraseña
    Hay que abrir un plazo de emisión del voto y anunciar la hora de finalización, teniendo en cuenta que el margen para votar debe ser lo suficientemente amplio para resolver cualquier dificultad técnica o de operación que pueda salir entre la apertura del plazo y el momento en que se quiere hacer el escrutinio. Dentro del plazo, los concejales indican en el formulario el sentido de su voto. La aplicación hace los escrutinios y los pone a disposición del secretario o secretaria en cuanto haya terminado el plazo.
  • Cualquier otra solución de voto telemático que garantice la identidad de los participantes, la validez de contenidos y la trazabilidad de las acciones mediante autenticación de usuario y códigos de clave concertada por SMS y correo electrónico.

Ejemplos de plenos telemáticos celebrados a raíz del estado de alarma

Videollamada para atender la ciudadanía

El sistema de videollamada consiste en conectar con la ciudadanía mediante videoconferencia, por lo que el empleado público puede ver la cara de la persona a la que está atendiendo y puede compartir pantalla con ella para mostrarle cómo acceder a un determinado servicio o trámite . Estos dos funcionalidades pueden ser de gran ayuda sobre todo para dar información e instrucciones complejas a las personas mayores y / o personas con pocas habilidades tecnológicas o digitales. También para atender a personas sordomudas o con deficiencias auditivas.

Consideraciones:

  • La herramienta que se utilice para prestar el servicio debe cumplir estrictamente con el RGPD y las normas de seguridad establecidas en la ENS
  • EEl servicio debe poder prestar sin necesidad de que la persona que lo recibe tenga que hacer ajustes en su móvil, tablet u ordenador
  • Hay que tener presente que la tecnología debe ayudar a clarificar el mensaje, debe ser un plus y no un obstáculo, por eso este recurso debe utilizarse SÓLO cuando la atención telefónica resulte insuficiente.

Ejemplos:

Tramitar por teléfono oa través de videollamada

Cuando la atención que debe darse a los interesados ​​va más allá de informarles y / o guiarlos a través de una mera explicación, hablamos de tramitar por teléfono oa través de videollamada. Este supuesto conlleva tener que acceder a datos personales de los interesados ​​a fin de poderlos ayudar a hacer efectiva la presentación de solicitudes, la obtención de copias auténticas, etc.

Así, pues, para tramitar por teléfono oa través de videollamada se establecerán mecanismos seguros que permitan a los empleados públicos comprobar la identidad del interesado así como obtener su consentimiento expreso y poder actuar en su nombre.

En ambos supuestos (llamada o videollamada) hay que diferenciar entre dos casos:

Caso a) El interesado dispone de idCat Móvil

  • En este caso el empleado / a público / a inicia el trámite y se autentica al VÁLIDO con el idCAT Móvil de la persona interesada. Para ello:
    • Le pide su número de DNI / TIE y de móvil
    • Le pide el código de un solo uso que la persona acaba de recibir en su móvil
  • Rellena la solicitud en su nombre
  • Antes de enviar, verifica que la persona está conforme (le lee la solicitud para obtener la conformidad. Similitud en el mundo papel)

Con este sistema de identificación y firma, el trámite queda registrado a nombre de la persona interesada, la cual recibe un mensaje de confirmación en su móvil.

Caso b) La persona interesada NO dispone de IdCat Móvil

*Si el interesado dispone de DNI o TIE se le puede ayudar a hacer elalta del idCat Móvil por internet y al momento , Para que se encuentre en el caso a).

*Si la persona no dispone de DNI o NIE para solicitar el idCat Móvil por Internet (caso muy residual: catalanes en el extranjero, extranjeros europeos residentes, o bien por pérdida del documento y / o "está tramitant "), se le puede ofrecer la posibilidad de obtener el idCAT Mobil con videoidentificació.

*Sólo en el caso de que la persona no pueda obtener el idCat Móvil para falta de autonomía digital (Ya sea por falta de conocimientos tecnológicos pe ancianos-, por motivos socioeconómicos o por problemas de accesibilidad), se deberá establecer un sistema que permita la identificación del interesado / a (verificar que es quien dice ser) y recoger el consentimiento expreso a fin de poder tramitar en su nombre.

El sistema deberá contemplar los siguientes pasos:

Rust 1. Comprobar la identidad de la persona interesada y obtener su consentimiento expreso.

  • Si se tramita por teléfono:
    • Pedir al interesado su nombre y apellidos, número de identificación (DNI, NIE o pasaporte) y, como elemento adicional de seguridad, recurrir a evidencias aportadas o hechos disponibles:
      • Fecha de nacimiento
      • Fecha de caducidad del documento de identificación (DNI o pasaporte)
      • Dirección del domicilio exacta
      • IBAN Bancario
      • Importe del último IBI
      • Algún detalle que sólo conozca la persona que se identifica, etc.
    • Verificar la información recibida a través de las bases de datos del ente o bien los servicios Vía Abierta, previo consentimiento verbal del interesado
  • Si se tramita a través de videollamada (con cita previa)
    • La persona interesada muestra el DNI por las dos caras para que el empleado / a público / a pueda comprobar su identidad
    • A continuación, el empleado / a público / a pide autorización verbal a la persona para verificar, en su caso, los datos de identidad a través de Vía Abierta - modalidad Verificación de identidad en la DGT, y para poder hacer el trámite en nombre

Para dejar constancia de los hechos (verificación de identidad y consentimiento expreso), se puede grabar la parte inicial de la llamada o videollamada -o al menos el audio-, y guardarla dentro del registro electrónico como documento de prueba. Hay que hacer hincapié, sin embargo, que son los servicios jurídicos de cada ente quienes deben valorar la necesidad de grabar y guardar el archivo de voz o vídeo para dejar constancia de los hechos en caso de discrepancia o litigio.

Rust 2. El empleado / a público / a realiza el trámite en nombre del interesado:

  • En el e-TRAM (o al tramitador del ente) indicará que lo hace como "representante"
  • En el supuesto de videollamada, puede ser útil utilizar la función de compartir pantalla con la persona para mostrarle como se va llenando la solicitud
  • El empleado / a público / a registra el trámite

Rust 3. La firma electrónica la puede efectuar de manera válida del empleado / a público / a mediante el uso del sistema de firma electrónica esté dotado / a (tal y como prevé la Ley 39/2015 del procedimiento administrativo común de las administraciones públicas, artículo 12.2)

Uso de certificados en software (T-CAT P)

Debido a la situación excepcional de estado de alarma provocada por el coronavirus, los servicios de mensajería que utiliza la AOC para el envío de las tarjetas con los certificados digitales no funcionan desde el día 18 de marzo.

En caso de necesitar una emisión o renovación de la tarjeta T-CAT, valora la posibilidad de solicitar un certificado en software (T-CAT P), que se puede generar y entregar virtualmente sin problemas.

T-CAT P es un certificado reconocido que permite identificar a los trabajadores de un determinado ente público catalán por medios electrónicos y que produce firma avanzada (Dado que se entrega en software)

  • Para obtener la T-CAT P, es necesario que la solicites a la persona responsable del servicio de tu organización. Ella te informará del día que recibirás un e-mail con el certificado, te facilitará la hoja de entrega para firmar y una contraseña inicial que podrás cambiar a posteriori.
  • Sigue las instrucciones de descarga e instalación de la T-CAT P que recibirás por correo-e junto con el certificado. Regístrese paso a paso!
  • No te olvides de proteger la T-CAT P con una contraseña de uso marcando la opción "Habilitar la protección segura de la clave privada". Si lo haces, el sistema te avisará cada vez que una aplicación tenga que hacer uso de la clave privada del certificado (identificación o firma)

Más información:

 

Firma electrónica de un documento por varias personas con certificado digital

Opciones:

  • uso del portafirmas de la AOC para enviar documentos a firmar con certificado digital para varias personas.
    Se pueden diseñar flujos de firma.
    Si se ha instalado un certificado digital reconocido en el teléfono móvil, se podrá firmar también desde este dispositivo
  • Firma electrónica del documento con Adobe Acrobat Reader DC (Software gratuito). El documento se enviará a las personas de forma manual: por ejemplo, por correo electrónico.

Flexibilizar la tramitación digital con idCAT Móvil

En estos momentos, la mayoría de las oficinas de las Entidades de Registro idCAT están cerradas y es muy difícil obtener un certificado digital presencialmente.
Los ciudadanos sólo pueden conseguir fácilmente y desde casa el idCAT Móvil.

Si tu Administración ofrece trámites electrónicos que sólo se pueden hacer con certificado digital, valora la posibilidad de flexibilizar, temporal y excepcionalmente, el mecanismo de autenticación para que se puedan hacer también con idCAT Móvil.
La Agencia Tributaria Estatal y CATSalut ya han tomado medidas de flexibilización de la tramitación digital.

Más información:

7. Experiencias reales

8. Nos ayudas a mejorar?

Creemos que siempre es posible hacerlo mejor. Y una forma de hacerlo es aprovechar la inteligencia colectiva, es decir a los lectores que está leyendo estas líneas. Por eso ponemos a vuestra este foro de sugerencias y mejoras:

Espacio de ideas y sugerencias de AOC

Ponemos a tu disposición un foro para que nos hagas llegar los problemas y las dificultades con que te encuentras, así como tus ideas, sugerencias y buenas prácticas para conseguir teletrabajar de forma colaborativa y eficiente. Además, podrás votar las propuestas de otras personas.

Y recuerda que también puedes reportar las herramientas que utiliza tu organización a través de esta encuesta:

9. Referencias

Agradecimientos

Esta guía se ha elaborado con la colaboración de la Generalitat de Cataluña y de las Diputaciones de Barcelona, ​​Girona, Lleida y Tarragona.

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