Tots els ajuntaments treballen amb dades, encara que no sempre les anomenin així. El padró, els expedients, els tributs, les llicències, les subvencions, els contractes, les activitats, els equipaments, les incidències a la via pública o les atencions dels serveis socials són exemples de dades municipals.
Aquestes dades permeten tramitar, informar, planificar, justificar, resoldre i prestar serveis. Però perquè siguin útils cal que siguin fiables, estiguin actualitzades, es puguin trobar quan cal, estiguin ben protegides i es puguin reutilitzar amb garanties.
Això és, en essència, governar les dades: decidir com s’han d’organitzar, cuidar, utilitzar, compartir i protegir perquè ajudin a prestar millors serveis públics. No es tracta de crear més burocràcia. Es tracta de treballar millor amb la informació que l’ajuntament ja té.
“Governar les dades és posar ordre, criteri i responsabilitat sobre la informació municipal”
Més enllà d’una qüestió informàtica
Quan es parla de govern de la dada, és fàcil pensar que és un tema exclusivament tecnològic, però no és així. Els sistemes informàtics són importants, però les dades no són només responsabilitat de l’àrea TIC o del proveïdor del programa de gestió municipal. Les dades neixen i s’utilitzen en els serveis: secretaria, intervenció, urbanisme, padró, serveis socials, policia local, recursos humans, medi ambient, promoció econòmica, cultura o atenció ciutadana.
Per això, governar les dades vol dir respondre preguntes que són molt pràctiques:
- Qui coneix millor aquesta dada?
- Qui l’ha d’actualitzar?
- En quin sistema es guarda?
- Amb quins criteris s’ha d’entrar?
- Què passa si és incorrecta?
- Qui pot consultar-la?
- Es pot compartir amb una altra administració?
- Durant quant temps s’ha de conservar?
- Cal o es pot compartir a transparència i dades obertes?
- Pot servir per fer un indicador o un quadre de comandament?
Aquestes preguntes són senzilles, però sovint no tenen una resposta clara. I quan no hi ha una resposta clara, apareixen problemes: dades duplicades, informació contradictòria, dificultats per trobar documents, errors en notificacions, informes poc fiables o dependència excessiva d’una persona o d’un proveïdor concret.
Governan les dsdes és saber qui fa què
En un ajuntament petit no cal crear una gran estructura de govern de dades. Però sí que cal tenir unes responsabilitats mínimes clares.
Per exemple, pot ser útil identificar quina àrea és responsable de les dades del padró, qui coneix millor les dades d’urbanisme, qui pot validar les dades econòmiques, qui sap com es classifiquen els expedients o qui ha de decidir si una dada es pot reutilitzar en un informe o en un portal de transparència.
Això no vol dir que una sola persona hagi de fer-ho tot. Vol dir que cada dada important hauria de tenir algú que en conegui el significat, l’ús i els possibles problemes.
En municipis petits, aquesta responsabilitat pot recaure en persones que ja tenen altres funcions. Per això és important que el model sigui simple, proporcional i adaptat a la realitat de cada ajuntament.
L’objectiu no és posar noms complicats a feines noves, sinó reconèixer millor responsabilitats que sovint ja existeixen de manera informal.
…és posar criteris comuns
Un altre aspecte important és establir criteris comuns. Molts problemes de dades apareixen perquè cada servei o cada aplicació treballa d’una manera diferent.
Un exemple molt senzill és l’adreça d’una persona o d’un immoble. Si una mateixa adreça s’escriu de tres maneres diferents, pot ser difícil creuar informació entre padró, tributs, urbanisme o serveis socials. El mateix pot passar amb noms de persones, codis d’expedient, equipaments, carrers, activitats o classificacions documentals.
Governar les dades vol dir acordar criteris bàsics perquè la informació sigui coherent:
- Com escrivim i validem les adreces?
- Com identifiquem una persona?
- Com classifiquem un expedient?
- Quins camps són obligatoris?
- Quines dades s’han d’actualitzar periòdicament?
- Quines dades són sensibles i requereixen més protecció?
- Quines dades poden servir per fer indicadors?
Aquests criteris no han de ser complexos. Però si no existeixen, cada canvi de persona, cada nou programa o cada nou projecte pot generar més desordre.
… és protegir millor la ciutadania
Les dades municipals no són neutres. Moltes fan referència a persones, famílies, habitatges, situacions socials, activitat econòmica o relació amb l’administració. Per això cal gestionar-les amb cura.
Governar les dades també vol dir garantir que només hi accedeix qui ho necessita, que s’utilitzen per a finalitats legítimes, que es conserven durant el temps que correspon i que es protegeixen adequadament.
Això és especialment important en ajuntaments petits, on sovint hi ha molta proximitat amb la ciutadania. La confiança es construeix també assegurant que la informació personal es tracta amb responsabilitat.
Un bon govern de les dades ajuda a complir millor les obligacions de protecció de dades, transparència, seguretat, interoperabilitat i administració digital. Però, sobretot, ajuda a protegir els drets de les persones.
… és prendre millors decisions
Quan les dades estan ben organitzades, poden ajudar l’ajuntament a decidir millor.
Poden ajudar a saber quins tràmits generen més càrrega administrativa, quins serveis tenen més demanda, quins equipaments tenen més ús, quines zones del municipi acumulen més incidències, quins col·lectius necessiten més suport o quines actuacions tenen més impacte.
Però perquè això sigui possible, les dades han de ser comprensibles, fiables i comparables. Si cada servei recull la informació d’una manera diferent, si no sabem d’on surt una dada o si no podem confiar en la seva qualitat, els indicadors poden portar a conclusions equivocades.
Per això, abans de parlar de quadres de comandament, analítica avançada o intel·ligència artificial, cal parlar de govern de la dada.
La intel·ligència pública comença amb dades ben governades.
Per on pot començar un ajuntament petit?
Un ajuntament petit pot començar amb passos molt concrets i assumibles.
- identificar unes poques dades importants. No cal començar per tot. Es pot començar pel padró, els expedients, els equipaments, les incidències, els ajuts o les dades econòmiques bàsiques.
- preguntar-se qui les coneix millor i qui les actualitza.
- detectar problemes habituals: duplicats, errors, manca d’actualització, camps buits, criteris diferents o dificultats per extreure informació.
- acordar petites normes internes: com s’han d’introduir determinades dades, qui les pot modificar, quan s’han de revisar i per a què es poden utilitzar.
- documentar de manera senzilla. Un full compartit, una fitxa bàsica o una petita guia interna poden ser suficients per començar.
El més important és no esperar a tenir una gran eina o un gran projecte. El govern de dades comença amb una manera més ordenada i conscient de treballar.
La Xarxa de Governs Locals Intel·ligents: convertir el repte en una tasca comuna i compartida
Els ajuntaments petits no han d’afrontar sols aquest repte. La realitat del món local és molt diversa, i molts municipis no disposen de perfils tècnics especialitzats en govern i gestió de dades. Precisament per això és necessari construir respostes compartides.
La Xarxa de Governs Locals Intel·ligents vol aportar valor mitjançant grups de treball orientats a necessitats concretes del món local. Aquests grups estan ajudant a definir models comuns de govern i gestió de dades, criteris compartits, solucions tecnològiques reutilitzables, perfils professionals de referència i casos d’ús que puguin ser aprofitats pels ajuntaments.
Això vol dir que un municipi no haurà de començar des de zero per saber com inventariar les seves dades, com definir responsabilitats, com prioritzar dades crítiques, com millorar-ne la qualitat o com preparar un cas d’ús basat en dades.
La xarxa pretén facilitar coneixement pràctic, llenguatge comú i eines compartides. També ha de permetre que les experiències d’uns ajuntaments serveixin als altres, i que les diputacions, consells comarcals, Localret, Consorci AOC i la resta d’actors de suport puguin coordinar millor els seus serveis.
Governar les dades no ha de ser una càrrega afegida per als ajuntaments petits. Ha de ser una manera d’ajudar-los a treballar millor, amb més suport, més criteri i més capacitat de cooperació.
L’AOC i l’Espai de Dades del Món Local
En aquest context, l’Espai de Dades del Món Local vol contribuir a posar a disposició dels ens locals models, serveis i infraestructures comunes que facilitin l’ús responsable i eficient de les dades.
El paper de l’AOC, en col·laboració amb la resta d’agents i altres actors del món local, és clau per evitar duplicitats, promoure estàndards, impulsar solucions compartides i facilitar que tots els ens locals, també els més petits, puguin beneficiar-se de la cultura de la dada.
El valor no està només en disposar de tecnologia, sinó en disposar d’un model compartit que ajudi a transformar les dades en millors serveis públics.
El camí no ha de ser individual ni improvisat. Amb la Xarxa de Governs Locals Intel·ligents, es vol construir una manera compartida d’avançar perquè tots els ajuntaments puguin fer un ús més intel·ligent, segur i útil de les seves dades. Perquè governar les dades, al final, és una altra manera de governar millor el municipi.
