Un ajuntament pot tenir moltes dades: padró, expedients, tributs, llicències, equipaments, contractes, activitats, incidències, ajuts socials, queixes, subvencions o informació pressupostària. Però, per què no n’hi ha prou amb tenir una dada? Perque tenir dades no vol dir necessàriament entendre-les bé.
Imaginem que trobem un fitxer anomenat “llistat_final.xlsx”. Què conté exactament? És la versió bona? Qui l’ha creat? Quan es va actualitzar per última vegada? D’on surten les dades? Es pot compartir? Conté dades personals? Serveix per fer un informe? Es pot publicar? És complet?
Si no sabem respondre aquestes preguntes, tenim una dada, però no tenim prou context per utilitzar-la amb confiança. Aquí és on apareixen les metadades. Les metadades són, dit de manera senzilla, les dades que expliquen les dades.
Què són les metadades?
Les metadades són informació descriptiva que ens ajuda a entendre una dada o un conjunt de dades. Per exemple, si tenim un conjunt de dades sobre equipaments municipals, les metadades ens poden dir:
- com es diu el conjunt de dades;
- què conté;
- quina àrea n’és responsable;
- qui el manté actualitzat;
- en quin sistema o fitxer es troba;
- cada quant s’actualitza;
- si conté dades personals o sensibles;
- si es pot compartir amb altres administracions;
- si es pot publicar com a dada oberta;
- quin nivell de qualitat té;
- per a quins usos és adequat;
- quines limitacions té.
Aquesta informació pot semblar molt bàsica, però és essencial. Sense metadades, les dades són difícils de trobar, difícils d’interpretar i difícils de reutilitzar.
Un exemple molt senzill
Pensem en una llista d’equipaments municipals. La llista pot contenir el nom de l’equipament, l’adreça, el tipus d’equipament, l’horari, el servei responsable i l’estat de conservació. Però, si no hi ha metadades, poden aparèixer dubtes immediatament:
- Aquesta llista inclou només equipaments oberts al públic o també edificis d’ús intern?
- Inclou equipaments gestionats per entitats?
- Les adreces estan normalitzades?
- La informació està actualitzada?
- Qui valida que un equipament continua actiu?
- Aquesta informació es pot publicar al web municipal?
- Serveix per planificar manteniment?
- Es pot creuar amb dades de consums energètics?
Les metadades ajuden a respondre aquestes preguntes. Donen context, criteri i confiança.
Les metadades no són només per a informàtics
Sovint es pensa que les metadades són un tema tècnic. Però en realitat són útils per a qualsevol persona que treballi amb informació municipal.
- Per a secretaria, poden ajudar a saber quin conjunt de dades està relacionat amb un procediment o expedient.
- Per a intervenció, poden ajudar a identificar l’origen d’una dada econòmica.
- Per a serveis socials, poden ajudar a saber quines dades són sensibles i quines garanties cal aplicar.
- Per a urbanisme, poden ajudar a entendre si una dada territorial està actualitzada i quin ús se’n pot fer.
- Per a atenció ciutadana, poden ajudar a donar informació més coherent.
- Per a transparència, poden ajudar a saber quines dades es poden publicar i amb quines condicions.
- Per a l’àrea TIC o el proveïdor tecnològic, poden ajudar a integrar sistemes i evitar confusions.
Per tant, les metadades són un pont entre el coneixement funcional dels serveis i la gestió tècnica de la informació.
Per què són importants?
Moltes vegades el coneixement sobre les dades està en el cap de poques persones. Algú sap quin fitxer és el correcte. Algú sap quan s’ha actualitzat. Algú sap quina aplicació conté la informació bona. Algú sap quines dades es poden enviar a una altra administració. Algú sap com s’ha fet aquell informe de l’any passat. Aquest coneixement és molt valuós, però també és fràgil.
Si no es documenta mínimament, es pot perdre amb un canvi de personal, una jubilació, una baixa, un canvi de proveïdor o una reorganització interna. Les metadades ajuden a convertir aquest coneixement informal en coneixement compartit.No cal fer-ho de manera complexa. Un ajuntament petit pot començar amb una fitxa molt senzilla per als principals conjunts de dades.
L’objectiu no és documentar-ho tot, sinó evitar que la informació essencial depengui només de la memòria o l’experiència d’una persona concreta.
Quines metadades mínimes serien útils?
Per començar, no cal descriure tots els detalls tècnics. Es pot començar amb un conjunt mínim de metadades molt pràctiques.
Per exemple:
- Nom del conjunt de dades.
- Descripció breu.
- Àrea o servei responsable.
- Persona o rol de referència.
- Sistema, aplicació o fitxer on es troba.
- Finalitat principal.
- Freqüència d’actualització.
- Tipus de dades que conté.
- Existència de dades personals o sensibles.
- Nivell de qualitat percebut.
- Principals problemes coneguts.
- Possibles usos interns.
- Possibilitat de compartir o publicar.
Aquestes metadades ja permeten respondre preguntes molt rellevants: què tenim, qui ho coneix, on és, si és fiable, si es pot reutilitzar i si requereix protecció especial. És una base senzilla però molt potent.
Metadades i qualitat: dues cares de la mateixa moneda
Les metadades també ajuden a millorar la qualitat de les dades. Si sabem qui és responsable d’un conjunt de dades, serà més fàcil corregir errors. Si sabem cada quant s’actualitza, podrem detectar informació obsoleta. Si sabem quines limitacions té, evitarem utilitzar-la per a finalitats inadequades. Si sabem d’on prové, podrem comprovar-ne la fiabilitat.
Per exemple, un indicador sobre activitats municipals pot semblar correcte, però si no sabem si totes les àrees registren les activitats amb el mateix criteri, el resultat pot ser enganyós. Les metadades no garanteixen automàticament que una dada sigui bona, però ajuden a entendre fins a quin punt hi podem confiar. També ajuden a evitar un problema molt habitual: utilitzar una dada fora de context.
Metadades i transparència
Quan un ajuntament publica informació, cal que aquesta informació sigui comprensible. No n’hi ha prou amb publicar una taula, un document o un conjunt de dades. Cal explicar què representa, de quin període és, com s’ha elaborat, amb quina freqüència s’actualitza i quines limitacions pot tenir. Això és especialment important en l’àmbit de la transparència i les dades obertes.
Una dada oberta sense metadades és difícil de reutilitzar. Pot generar confusió o interpretacions errònies. En canvi, una dada ben descrita facilita que ciutadania, empreses, entitats, periodistes, investigadors o altres administracions la puguin entendre i reutilitzar correctament. Les metadades, per tant, també són una eina de rendició de comptes.
Metadades i interoperabilitat
Les metadades també són essencials per compartir informació entre administracions. Quan una dada ha de circular entre un ajuntament, una diputació, un consell comarcal, la Generalitat o l’Estat, cal entendre bé què significa, quin format té, quin identificador utilitza, quin nivell de qualitat té i quines restriccions s’hi apliquen.
Sense metadades, compartir dades pot acabar sent un intercanvi poc segur, poc eficient o difícil d’automatitzar. Amb metadades, en canvi, es facilita la interoperabilitat: que els sistemes i les organitzacions puguin entendre i utilitzar informació de manera coherent.
Això és clau per reduir càrregues administratives i evitar demanar a la ciutadania documents o informació que l’administració ja té.
Metadades i intel·ligència artificial
Cada vegada es parla més d’intel·ligència artificial aplicada als serveis públics. Però qualsevol eina d’IA necessita dades ben descrites. No n’hi ha prou amb tenir moltes dades. Cal saber què representen, d’on provenen, si són completes, si estan actualitzades, si contenen biaixos, si tenen dades personals, si es poden utilitzar per a una finalitat concreta i amb quines garanties.
Les metadades són una peça fonamental per fer un ús responsable de la intel·ligència artificial. Sense metadades, és difícil saber si una dada és adequada per entrenar un model, construir un indicador, automatitzar una classificació o donar suport a una decisió. Per això, treballar les metadades avui és preparar millor els ajuntaments per als usos avançats de dades de demà.
DCAT-AP-ES. Descriure millor les dades municipals
Quan un ajuntament comença a fer un inventari de dades, pot fer-ho amb una fitxa molt senzilla: nom del conjunt de dades, descripció, àrea responsable, sistema d’origen, freqüència d’actualització, sensibilitat, qualitat percebuda i possibles usos.
Aquest és un molt bon primer pas. Però si volem que aquesta informació es pugui compartir, comparar, publicar o reutilitzar entre administracions, convé que aquestes metadades segueixin un model comú.
Aquí és on DCAT-AP-ES pot aportar molt valor.
DCAT-AP-ES és un perfil de metadades pensat per descriure catàlegs de dades públiques de manera homogènia. Dit d’una manera planera: és una manera comuna d’explicar què és un conjunt de dades, qui el publica, de què tracta, com es pot accedir-hi, en quin format està disponible, amb quina llicència es pot reutilitzar i quina informació complementària cal conèixer.
Això és especialment útil per als ens locals, perquè permet que les dades municipals no quedin descrites de manera aïllada o amb criteris diferents a cada ajuntament. Si molts ens locals descriuen les seves dades seguint un mateix model, serà més fàcil trobar-les, entendre-les, comparar-les, federar-les en catàlegs supramunicipals i reutilitzar-les per generar serveis, indicadors o dades obertes.
Per exemple, DCAT-AP-ES ajuda a diferenciar entre el catàleg de dades, el conjunt de dades i les diferents formes en què aquest conjunt està disponible. Un ajuntament podria tenir un conjunt de dades sobre equipaments municipals i oferir-lo en diversos formats: CSV, Excel, API o visualització web. Les metadades permeten explicar que totes aquestes versions corresponen al mateix conjunt de dades, però que cadascuna és una distribució diferent.
També ajuda a normalitzar informació molt important: el títol, la descripció, l’organisme responsable, la temàtica, les paraules clau, la freqüència d’actualització, la cobertura territorial, el format, la llicència, les condicions d’accés o l’enllaç de descàrrega.
Per a un ajuntament petit, això no vol dir haver d’aprendre un estàndard tècnic complex. Vol dir que, quan es defineixi l’inventari mínim i comú de dades del món local, es podrà fer pensant ja en la seva futura compatibilitat amb DCAT-AP-ES. Així, la informació recollida avui en una fitxa senzilla podrà servir demà per alimentar un catàleg de dades, publicar dades obertes o compartir metadades amb altres plataformes.
El paper de la Xarxa de Governs Locals Intel·ligents
Els ajuntaments petits no han de definir sols quines metadades necessiten ni com les han de recollir. La Xarxa de Governs Locals Intel·ligents pot aportar valor mitjançant els seus grups de treball, ajudant a establir un inventari mínim i comú de dades per al món local i, dins d’aquest inventari, un conjunt compartit de metadades bàsiques.
Això pot permetre que tots els ens locals descriguin les seves dades amb criteris similars: nom, descripció, responsable, sistema d’origen, finalitat, freqüència d’actualització, qualitat, sensibilitat, restriccions i potencial de reutilització.
Els grups de treball també podran ajudar a definir models comuns de gestió de metadades, adaptats a la realitat dels ens locals i especialment útils per als municipis amb menys capacitat tècnica.
A més, la Xarxa podrà contribuir a identificar o compartir solucions tecnològiques perquè els ajuntaments no hagin de crear eines pròpies per documentar les seves dades. Aquestes solucions haurien de ser senzilles, reutilitzables i orientades a facilitar el manteniment de l’inventari i de les metadades.
La Xarxa pot impulsar casos d’ús concrets que mostrin el valor de les metadades: preparar dades obertes, construir indicadors comuns, millorar la qualitat del padró, ordenar dades d’equipaments, facilitar interoperabilitat o preparar projectes d’intel·ligència artificial amb garanties.
L’AOC i l’Espai de Dades del Món Local
L’Espai de Dades del Món Local vol ajudar els ens locals a aprofitar millor les dades mitjançant criteris, models, serveis i solucions compartides.
En aquest context, les metadades són una peça essencial. Sense metadades, no hi ha inventari útil. Sense inventari útil, és difícil governar les dades. I sense govern de dades, és difícil avançar cap a serveis més intel·ligents, segurs i proactius.
El Consorci AOC, en col·laboració amb diputacions, consells comarcals, Localret i altres actors del món local, pot contribuir a facilitar models comuns i eines que ajudin els ajuntaments a descriure millor les dades que ja tenen.
Això és especialment rellevant per als ajuntaments petits, que necessiten solucions simples, proporcionades i compartides.
Explicar les dades per poder confiar-hi
Les metadades poden semblar un detall tècnic, però són una condició bàsica per confiar en les dades. Ens ajuden a saber què tenim, on és, qui ho coneix, com s’actualitza, quina qualitat té, com es pot utilitzar i quines garanties necessita. Per això, les metadades són molt més que una descripció. Són una eina per preservar coneixement, reduir errors, millorar la transparència, facilitar la interoperabilitat i preparar nous usos de les dades.
Perquè quan expliquem millor les dades, les podem utilitzar millor. I quan les utilitzem millor, podem prestar millors serveis públics.
