Ein Stadtrat verfügt über eine Vielzahl von Daten: Einwohnerverzeichnis, Akten, Steuern, Lizenzen, Einrichtungen, Verträge, Aktivitäten, Vorfälle, Sozialhilfe, Beschwerden, Subventionen oder Budgetinformationen. Doch warum genügt es nicht, Daten zu besitzen? Weil der Besitz von Daten nicht zwangsläufig bedeutet, sie auch gut zu verstehen.
Angenommen, wir finden eine Datei namens „listat_final.xlsx“. Was genau enthält sie? Ist es die richtige Version? Wer hat sie erstellt? Wann wurde sie zuletzt aktualisiert? Woher stammen die Daten? Darf die Datei weitergegeben werden? Enthält sie personenbezogene Daten? Ist sie für die Erstellung eines Berichts geeignet? Darf sie veröffentlicht werden? Ist sie vollständig?
Können wir diese Fragen nicht beantworten, verfügen wir zwar über Daten, aber nicht über genügend Kontext, um sie sicher zu nutzen. Hier kommen Metadaten ins Spiel. Metadaten sind, einfach ausgedrückt, die Daten, die die Daten erklären.
Was sind Metadaten?
Metadaten sind beschreibende Informationen, die uns helfen, einzelne Daten oder Datensätze zu verstehen. Wenn wir beispielsweise Daten über kommunale Einrichtungen haben, können uns die Metadaten Folgendes mitteilen:
- Wie lautet der Name des Datensatzes?
- Was ist darin enthalten?
- welcher Bereich dafür zuständig ist;
- der es auf dem neuesten Stand hält;
- in welchem System oder welcher Datei es sich befindet;
- Wie oft wird es aktualisiert?
- wenn es personenbezogene oder sensible Daten enthält;
- ob es mit anderen Verwaltungen geteilt werden kann;
- ob es als offene Daten veröffentlicht werden kann;
- Welches Qualitätsniveau hat es?
- Für welche Zwecke eignet es sich?
- Welche Einschränkungen hat es?
Diese Information mag sehr grundlegend erscheinen, ist aber unerlässlich. Ohne Metadaten sind Daten schwer zu finden, schwer zu interpretieren und schwer wiederzuverwenden.
Ein sehr einfaches Beispiel
Betrachten wir eine Liste städtischer Einrichtungen. Diese Liste kann den Namen der Einrichtung, die Adresse, die Art der Einrichtung, die Öffnungszeiten, die zuständige Abteilung und den Instandhaltungszustand enthalten. Fehlen jedoch Metadaten, können sofort Zweifel aufkommen:
- Beinhaltet diese Liste nur öffentlich zugängliche Einrichtungen oder auch Gebäude zur internen Nutzung?
- Beinhaltet dies auch von anderen Organisationen verwaltete Einrichtungen?
- Sind die Adressen standardisiert?
- Sind die Informationen aktuell?
- Wer überprüft, ob eine Anlage noch in Betrieb ist?
- Können diese Informationen auf der Website der Gemeinde veröffentlicht werden?
- Ist es für die Wartungsplanung nützlich?
- Lässt sich dies mit Daten zum Energieverbrauch abgleichen?
Metadaten helfen, diese Fragen zu beantworten. Sie liefern Kontext, Kriterien und Sicherheit.
Metadaten sind nicht nur etwas für IT-Fachleute.
Metadaten werden oft als technisches Thema betrachtet, sind aber in Wirklichkeit für jeden nützlich, der mit kommunalen Informationen arbeitet.
- Bei Sekretariatsarbeiten können sie dabei helfen, zu erkennen, welche Datensätze zu einem Vorgang oder einer Datei gehören.
- Im Falle von Interventionen können sie helfen, den Ursprung ökonomischer Daten zu ermitteln.
- Für soziale Dienste können sie dabei helfen, zu erkennen, welche Daten sensibel sind und welche Schutzmaßnahmen angewendet werden müssen.
- Für die Stadtplanung können sie dazu beitragen, zu verstehen, ob territoriale Daten aktuell sind und wie sie genutzt werden können.
- Um die Aufmerksamkeit der Bürger zu gewinnen, können sie dazu beitragen, kohärentere Informationen bereitzustellen.
- Pro transparència, kann Ihnen dabei helfen zu erfahren, welche Daten unter welchen Bedingungen veröffentlicht werden können.
- Für den IKT-Bereich oder Technologieanbieter können sie zur Systemintegration beitragen und Verwirrung vermeiden.
Metadaten bilden somit eine Brücke zwischen dem funktionalen Wissen über Dienste und dem technischen Informationsmanagement.
Warum sind sie wichtig?
Oftmals ist das Wissen über die Daten in den Köpfen weniger Personen konzentriert. Jemand weiß, welche Datei die richtige ist. Jemand weiß, wann sie zuletzt aktualisiert wurde. Jemand weiß, welche Anwendung die relevanten Informationen enthält. Jemand weiß, welche Daten an eine andere Verwaltung weitergeleitet werden können. Jemand weiß, wie der Bericht vom letzten Jahr erstellt wurde. Dieses Wissen ist sehr wertvoll, aber auch zerbrechlich.
Wird Wissen nicht zumindest zumindest dokumentiert, kann es bei Personalwechsel, Pensionierung, Kündigung, Lieferantenwechsel oder internen Umstrukturierungen verloren gehen. Metadaten helfen, dieses informelle Wissen in gemeinsames Wissen umzuwandeln. Es muss nicht kompliziert sein. Eine kleine Gemeinde kann mit einer einfachen Tabelle für die wichtigsten Datensätze beginnen.
Ziel ist es nicht, alles zu dokumentieren, sondern zu vermeiden, dass wesentliche Informationen ausschließlich auf dem Gedächtnis oder der Erfahrung einer bestimmten Person beruhen.
Welche minimalen Metadaten wären nützlich?
Zunächst einmal müssen Sie nicht alle technischen Details beschreiben. Sie können mit einem minimalen Satz sehr praktischer Metadaten beginnen.
Zum Beispiel:
- Name des Datensatzes.
- Kurzbeschreibung.
- Zuständigkeitsbereich oder -dienstleistung.
- Bezugsperson oder -funktion.
- System, Anwendung oder Datei, in der es sich befindet.
- Hauptzweck.
- Aktualisierungshäufigkeit.
- Art der enthaltenen Daten.
- Vorhandensein personenbezogener oder sensibler Daten.
- Wahrgenommenes Qualitätsniveau.
- Hauptprobleme (bekannte Probleme).
- Mögliche interne Anwendungen.
- Möglichkeit zum Teilen oder Veröffentlichen.
Diese Metadaten ermöglichen es uns bereits, sehr relevante Fragen zu beantworten: Was haben wir, wer weiß davon, wo befindet es sich, ist es zuverlässig, kann es wiederverwendet werden und benötigt es besonderen Schutz? Es ist eine einfache, aber sehr leistungsfähige Grundlage.
Metadaten und Qualität: zwei Seiten derselben Medaille
Metadaten tragen auch zur Verbesserung der Datenqualität bei. Wenn wir wissen, wer für einen Datensatz verantwortlich ist, lassen sich Fehler leichter korrigieren. Wenn wir wissen, wie oft er aktualisiert wird, können wir veraltete Informationen erkennen. Wenn wir seine Grenzen kennen, vermeiden wir seine missbräuchliche Verwendung. Wenn wir seine Herkunft kennen, können wir seine Zuverlässigkeit überprüfen.
Ein Indikator für kommunale Aktivitäten mag beispielsweise korrekt erscheinen, doch wenn wir nicht wissen, ob alle Gebiete Aktivitäten nach denselben Kriterien erfassen, kann das Ergebnis irreführend sein. Metadaten garantieren zwar nicht automatisch die Qualität von Daten, helfen aber dabei, deren Vertrauenswürdigkeit einzuschätzen. Sie tragen außerdem dazu bei, ein häufiges Problem zu vermeiden: die Verwendung von Daten außerhalb ihres Kontextes.
Metadaten und transparència
Wenn ein Stadtrat Informationen veröffentlicht, ist es wichtig, dass diese Informationen verständlich sind. Es genügt nicht, eine Tabelle, ein Dokument oder einen Datensatz zu veröffentlichen. Es ist notwendig zu erklären, was diese Informationen beinhalten. representa, aus welchem Zeitraum es stammt, wie es erstellt wurde, wie oft es aktualisiert wird und welche Einschränkungen es möglicherweise hat. Dies ist insbesondere im Bereich von wichtig. transparència und offene Daten.
Offene Daten ohne Metadaten sind schwer wiederzuverwenden. Sie können zu Verwirrung und Fehlinterpretationen führen. Gut beschriebene Daten hingegen erleichtern es Bürgern, Unternehmen, Institutionen, Journalisten, Forschern und anderen Behörden, sie zu verstehen und korrekt wiederzuverwenden. Metadaten dienen daher auch der Transparenz und Rechenschaftspflicht.
Metadaten und Interoperabilität
Metadaten sind auch für den Informationsaustausch zwischen Verwaltungen unerlässlich. Wenn Daten zwischen einem Stadtrat, einem Provinzrat, einem Regionalrat, der Generalitat oder dem Staat ausgetauscht werden sollen, ist es notwendig zu verstehen, was sie bedeuten, welches Format sie haben, welchen Identifikator sie verwenden, welche Qualitätsstufe sie aufweisen und welche Einschränkungen für sie gelten.
Ohne Metadaten kann der Datenaustausch unsicher, ineffizient oder schwer zu automatisieren sein. Metadaten hingegen ermöglichen Interoperabilität: Sie erlauben Systemen und Organisationen, Informationen einheitlich zu verstehen und zu nutzen.
Dies ist der Schlüssel zur Reduzierung des Verwaltungsaufwands und zur Vermeidung der Aufforderung an die Bürger, Dokumente oder Informationen anzufordern, die der Verwaltung bereits vorliegen.
Metadaten und künstliche Intelligenz
Es wird immer häufiger über den Einsatz von künstlicher Intelligenz im öffentlichen Dienst gesprochen. Doch jedes KI-Tool benötigt gut beschriebene Daten. Es genügt nicht, über viele Daten zu verfügen. Man muss wissen, was die Daten repräsentieren, woher sie stammen, ob sie vollständig und aktuell sind, ob sie Verzerrungen oder personenbezogene Daten enthalten, ob sie für einen bestimmten Zweck verwendet werden dürfen und unter welchen Garantien.
Metadaten sind eine grundlegende Voraussetzung für den verantwortungsvollen Einsatz künstlicher Intelligenz. Ohne Metadaten lässt sich nur schwer feststellen, ob Daten für das Training eines Modells, die Erstellung eines Indikators, die Automatisierung einer Klassifizierung oder die Entscheidungsfindung geeignet sind. Daher bereitet die Arbeit mit Metadaten Kommunen optimal auf die fortschrittlichen Datennutzungen von morgen vor.
DCAT-AP-ES. Bessere Beschreibung kommunaler Daten
Wenn ein Stadtrat mit der Erstellung eines Dateninventars beginnt, kann er dies mit einem sehr einfachen Blatt tun: Name des Datensatzes, Beschreibung, zuständiger Bereich, Quellsystem, Aktualisierungshäufigkeit, Sensibilität, wahrgenommene Qualität und mögliche Verwendungszwecke.
Dies ist ein sehr guter erster Schritt. Wenn wir jedoch wollen, dass diese Informationen zwischen verschiedenen Verwaltungen ausgetauscht, verglichen, veröffentlicht oder wiederverwendet werden, ist es wichtig, dass diese Metadaten einem gemeinsamen Modell folgen.
Hier kann DCAT-AP-ES einen großen Mehrwert bieten.
DCAT-AP-ES ist ein Metadatenprofil, das öffentliche Datenkataloge einheitlich beschreibt. Vereinfacht ausgedrückt: Es dient als Standard, um zu erklären, was ein Datensatz ist, wer ihn veröffentlicht, worum es geht, wie er zugänglich ist, in welchem Format er verfügbar ist, unter welcher Lizenz er wiederverwendet werden darf und welche ergänzenden Informationen benötigt werden.
Dies ist besonders für Kommunen von Vorteil, da kommunale Daten so nicht isoliert oder nach unterschiedlichen Kriterien in jeder Kommune beschrieben werden müssen. Wenn viele Kommunen ihre Daten nach demselben Modell beschreiben, lassen sie sich leichter finden, verstehen, vergleichen, in überkommunalen Katalogen zusammenführen und zur Erstellung von Diensten, Indikatoren oder offenen Daten wiederverwenden.
DCAT-AP-ES hilft beispielsweise dabei, zwischen dem Datenkatalog, dem Datensatz und den verschiedenen Darstellungsformen dieses Datensatzes zu unterscheiden. Eine Stadtverwaltung könnte einen Datensatz zu städtischen Einrichtungen führen und ihn in verschiedenen Formaten anbieten: CSV, Excel, API oder Webansicht. Die Metadaten ermöglichen es, zu verdeutlichen, dass all diese Versionen zum selben Datensatz gehören, aber jeweils eine andere Verbreitung darstellen.
Es hilft auch dabei, sehr wichtige Informationen zu standardisieren: Titel, Beschreibung, verantwortliche Stelle, Thema, Schlüsselwörter, Aktualisierungsfrequenz, territorialer Geltungsbereich, Format, Lizenz, Zugangsbedingungen oder Download-Link.
Für eine kleine Gemeindeverwaltung bedeutet dies nicht, einen komplexen technischen Standard erlernen zu müssen. Es bedeutet vielmehr, dass bei der Definition des minimalen und gemeinsamen Datenbestands aus der Region die zukünftige Kompatibilität mit DCAT-AP-ES berücksichtigt werden kann. So lassen sich die heute in einem einfachen Formular erfassten Informationen morgen nutzen, um einen Datenkatalog zu speisen, offene Daten zu veröffentlichen oder Metadaten mit anderen Plattformen zu teilen.
Die Rolle des Smart Local Government Network
Kleine Gemeinden müssen nicht selbst festlegen, welche Metadaten sie benötigen oder wie sie diese erfassen. Das Smart Local Government Network kann durch seine Arbeitsgruppen einen Mehrwert schaffen, indem es dazu beiträgt, ein minimales und gemeinsames Dateninventar für die Kommunalverwaltung und innerhalb dieses Inventars einen gemeinsamen Satz von Kernmetadaten zu erstellen.
Dies ermöglicht es allen lokalen Stellen, ihre Daten nach ähnlichen Kriterien zu beschreiben: Name, Beschreibung, Verantwortlicher, Ursprungssystem, Zweck, Aktualisierungshäufigkeit, Qualität, Sensibilität, Einschränkungen und Wiederverwendungspotenzial.
Die Arbeitsgruppen werden auch in der Lage sein, gemeinsame Metadatenmanagementmodelle zu definieren, die an die Realität lokaler Einheiten angepasst sind und insbesondere für Gemeinden mit geringeren technischen Kapazitäten nützlich sind.
Darüber hinaus kann das Netzwerk dazu beitragen, technologische Lösungen zu identifizieren und zu teilen, sodass Kommunen keine eigenen Tools zur Datendokumentation entwickeln müssen. Diese Lösungen sollten einfach und wiederverwendbar sein und die Pflege des Inventars und der Metadaten erleichtern.
Das Netzwerk kann konkrete Anwendungsfälle fördern, die den Wert von Metadaten aufzeigen: die Aufbereitung offener Daten, die Erstellung gemeinsamer Indikatoren, die Verbesserung der Qualität des Registers, die Organisation von Gerätedaten, die Erleichterung der Interoperabilität oder die Vorbereitung von Projekten im Bereich der künstlichen Intelligenz mit Garantien.
Das AOC und der lokale Weltdatenraum
Der Local World Data Space hat zum Ziel, lokale Organisationen dabei zu unterstützen, Daten durch gemeinsame Kriterien, Modelle, Dienste und Lösungen besser zu nutzen.
In diesem Zusammenhang sind Metadaten unerlässlich. Ohne Metadaten gibt es kein sinnvolles Dateninventar. Ohne ein sinnvolles Dateninventar ist die Datenverwaltung schwierig. Und ohne Datenverwaltung ist es schwierig, intelligentere, sicherere und proaktivere Dienste zu entwickeln.
Das AOC-Konsortium kann in Zusammenarbeit mit Provinzräten, Kreisräten, Localret und anderen lokalen Akteuren dazu beitragen, gemeinsame Modelle und Instrumente zu entwickeln, die den Stadträten helfen, die bereits vorhandenen Daten besser zu beschreiben.
Dies gilt insbesondere für kleine Gemeinden, die einfache, verhältnismäßige und gemeinsame Lösungen benötigen.
Erklären Sie die Daten so, dass man ihnen vertrauen kann.
Metadaten mögen wie ein technisches Detail erscheinen, sind aber eine Grundvoraussetzung für vertrauenswürdige Daten. Sie helfen uns zu verstehen, was wir haben, wo es sich befindet, wer darauf Zugriff hat, wie es aktualisiert wird, welche Qualität es besitzt, wie es genutzt werden kann und welche Garantien erforderlich sind. Deshalb sind Metadaten weit mehr als eine Beschreibung. Sie sind ein Werkzeug zur Wissensbewahrung, Fehlerreduzierung und Verbesserung. transparència, die Interoperabilität zu erleichtern und neue Verwendungsmöglichkeiten der Daten vorzubereiten.
Denn wenn wir Daten besser erklären, können wir sie auch besser nutzen. Und wenn wir sie besser nutzen, können wir bessere öffentliche Dienstleistungen anbieten.
