In vielen Rathäusern, insbesondere den kleinsten, basiert der Alltag auf dem Wissen und der Erfahrung der dort Beschäftigten. Jemand weiß, welche Akte wichtig ist. Jemand weiß, wie ein Straßenname traditionell geschrieben wurde. Jemand erinnert sich daran, dass eine Einrichtung ihren Namen geändert hat. Jemand weiß, dass diese Einrichtung zwar auf einer Liste steht, aber nicht mehr wie früher genutzt wird.
Diese Arbeitsweise kann viele alltägliche Situationen lösen, birgt aber auch ein wichtiges Problem: Dieselbe Information kann je nach Dienst, Anwendung oder Dokument auf unterschiedliche Weise dargestellt werden.
Eine Person kann unterschiedliche Daten im Melderegister, beim Finanzamt oder bei den Sozialdiensten haben. Eine Adresse kann in drei verschiedenen Sprachen verfasst sein.eresEine Einrichtung kann in einem Bericht, einem Terminkalender und einem Vermögensverzeichnis unterschiedliche Namen haben. Ein Lieferant kann doppelt aufgeführt sein. Eine Organisation kann unter einem alten Namen erscheinen.
Es handelt sich hierbei nicht nur um kleinere administrative Probleme. Es sind Probleme, die die Datenqualität, die interne Koordination und die Bereitstellung öffentlicher Dienstleistungen beeinträchtigen.
Nach der Besprechung von Inventar, Metadaten und Datenqualität ist es daher wichtig, ein weiteres Schlüsselkonzept einzuführen: Stammdaten.
Was sind Stammdaten?
Stammdaten sind die grundlegenden, gemeinsam genutzten Daten, die die wichtigsten Elemente identifizieren, mit denen eine Organisation arbeitet. Einfach ausgedrückt: Es sind die Daten, die viele Bereiche des Stadtrats verwenden und die für alle dasselbe bedeuten sollten.
Im Rathaus können Stammdaten unter anderem Folgendes umfassen:
- Menschen;
- die Straßen;
- die Adressen;
- Immobilie;
- städtische Einrichtungen;
- die Entitäten;
- Verwaltungsbehörden und -einheiten;
- die Verfahren;
- Kommunale Dienstleistungen;
- die Elemente der öffentlichen Straße.
Diese Daten sind wichtig, da sie in vielen kommunalen Verfahren, Systemen und Prozessen verwendet werden. Beispielsweise können die Daten „Adresse“ im Melderegister, bei Steuern, in der Stadtplanung, in Bekanntmachungen, bei sozialen Diensten, bei Verkehrsunfällen, Aktivitäten und Einrichtungen auftauchen. transparènciaWenn diese Daten nicht konsistent sind, kann alles, was davon abhängt, beeinträchtigt werden.
Warum sind sie für einen Stadtrat wichtig?
Im Stadtrat mag die Rede von Stammdaten zunächst zu technisch klingen. Doch in der Praxis ist sie unerlässlich. Stammdaten helfen, Fehler und Doppelarbeit zu vermeiden. Sie erleichtern zudem die Zusammenarbeit der städtischen Dienste und sorgen für ein gemeinsames Verständnis. Sind die Stammdaten gut organisiert, weiß der Stadtrat genau, wer über welchen Ort, welches Gerät oder welche Datei spricht.
Dies ist besonders in kleinen Gemeinden nützlich, wo viele Menschen gleichzeitig mehrere Aufgaben wahrnehmen und wo es nicht immer spezialisierte Teams gibt, die Daten überprüfen, Systeme integrieren oder komplexe Kataloge pflegen.
Minimale, gut gepflegte Stammdaten können hilfreich sein:
- Fehler bei Benachrichtigungen und der Kommunikation reduzieren;
- Vermeiden Sie doppelte Einträge von Personen, Organisationen oder Lieferanten;
- Verbesserung der Koordination zwischen den Diensten;
- Erleichterung der administrativen Bearbeitung;
- Bessere Indikatoren erstellen;
- verbessern transparència;
- den Informationsaustausch mit anderen Verwaltungen erleichtern;
- die Abhängigkeit von informellem Wissen verringern;
- Die Implementierung gängiger Dienste wird dadurch erleichtert.
Es geht nicht darum, ein großes Technologieprojekt durchzuführen. Es geht darum, die gemeinsam genutzten Basisdaten zu identifizieren, sie in einem einzigen Tool zusammenzuführen und zu verwalten.
Personen: ein kritischer und sensibler Datenbestandteil
Personenbezogene Daten gehören zu den wichtigsten Stammdaten jeder Stadtverwaltung. Sie finden sich im Melderegister, in Akten, bei Sozialdiensten, in Steuerangelegenheiten, in Mitteilungen, in Anträgen, bei Anmeldungen, in Aktivitäten und in der Kommunikation mit Bürgern. Werden diese Daten nicht ordnungsgemäß verwaltet, können Probleme wie doppelte Einträge, unterschiedlich geschriebene Namen, veraltete Kontaktdaten oder unvollständige Identifikationsmerkmale auftreten.
Dies kann zu Fehlern bei Benachrichtigungen, Schwierigkeiten bei der Abwicklung von Verfahren, Verwirrung in der Bürgerbetreuung oder Problemen bei der Verwaltung von Hilfen und Dienstleistungen führen. Personenbezogene Daten sind zudem besonders sensibel. Daher ist es nicht nur erforderlich, dass sie korrekt sind. Sie müssen angemessen geschützt, der Zugriff darauf beschränkt, sie dürfen nur für legitime Zwecke verwendet und ihre Nachverfolgbarkeit gewährleistet werden. In diesem Fall gehen Qualität und Datenschutz Hand in Hand.
Gebiet: Straßen, Adressen und Grundstücke
Das Stadtgebiet ist ein weiterer großer Bereich kommunaler Stammdaten. Straßen, Adressen, Grundstücke, Stadtteile, Gebiete, Einrichtungen und Elemente des öffentlichen Straßennetzes sind unerlässliche Informationen für die Arbeit einer Stadtverwaltung. Eine falsch geschriebene oder nicht standardisierte Adresse kann sich auf das Melderegister, Benachrichtigungen, Genehmigungen, Steuern, Vorfälle, Volkszählungen, Stadtplanung oder kommunale Dienstleistungen auswirken. Daher ist es wichtig, einheitliche Kriterien zur Identifizierung und Beschreibung von Adressen, Straßen und Grundstücken zu haben.
Diese Arbeit mag unbedeutend erscheinen, hat aber große Auswirkungen. Wenn der Stadtrat mit einer einheitlichen Vision des Stadtgebiets arbeitet, kann er besser planen, Bedarfe erkennen, Vorfälle bewältigen und Dienstleistungen präziser anbieten. Das Stadtgebiet ist einer der Schlüssel zur Verknüpfung kommunaler Daten, die oft in verschiedenen Systemen verteilt sind.
Kommunale Einrichtungen: Wissen, was wir haben und wie es genutzt wird
Kommunale Einrichtungen sollten ebenfalls als Stammdaten geführt werden. Eine Kindertagesstätte, ein Pavillon, eine Bibliothek, ein Bürgerzentrum, eine Arztpraxis, ein Sportplatz, ein Gemeindezentrum, ein städtisches Lager oder ein Verwaltungsgebäude können an vielen Stellen auftauchen: Denkmalverzeichnis, Veranstaltungskalender, Instandhaltung, Budget, Energieverbrauch, transparència, kommunale Website oder Investitionspläne. Wenn jede Region einen anderen Namen verwendet oder ihre eigene Liste führt, wird es schwierig, einen Gesamtüberblick zu gewinnen.
Ein Stammdatensatz der Einrichtungen sollte uns zumindest Auskunft darüber geben, welche Einrichtungen existieren, wo sie sich befinden, welche Dienstleistungen sie anbieten, wer sie verwaltet, wie sie genutzt werden, in welchem Zustand sie sich befinden und welche weiteren Daten damit verbunden sind. Diese Informationen können helfen, die Instandhaltung zu planen, Investitionen zu priorisieren, Flächen zu optimieren, Bürger besser zu informieren und Managementkennzahlen zu entwickeln.
Kommunale Organisation
Stammdaten beziehen sich nicht nur auf Bürger und Gebiet. Sie umfassen auch Verwaltungseinheiten, Behörden, Stellen, kommunale Dienstleistungen und Verfahren. Dadurch lässt sich feststellen, wer für was zuständig ist, wer Daten verarbeitet, validiert und aktualisiert. Die Organisation dieser Daten trägt zur Verbesserung des internen Managements bei.
Stammdaten bedeuten nicht eine einzige große Datenbank.
Wenn von Stammdaten die Rede ist, denkt man vielleicht an eine einzige, große, zentrale Datenbank. Das ist aber nicht unbedingt notwendig. Gerade in einer kleinen Gemeinde sollte das erste Ziel nicht der Aufbau einer umfangreichen IT-Lösung sein. Vielmehr sollte man sich zunächst darauf einigen, welche Basisdaten gemeinsam genutzt werden und wie diese identifiziert werden. Die Daten können zwar in verschiedenen Anwendungen gespeichert sein, aber es ist wichtig, die jeweilige Datenquelle zu kennen.
Zum Beispiel:
- Was ist die Referenzquelle für die Bewohner?
- Was ist die Referenzquelle für Straßen und Adressen?
- Was ist die Referenzquelle für die Ausrüstung?
- Was ist die Referenzquelle für Verwaltungseinheiten?
- Was ist die Referenzquelle für die Verfahren?
Dadurch werden Widersprüche vermieden. Im Zweifelsfall weiß der Stadtrat, welche Daten maßgeblich sind. Dieses Kriterium ist sehr wichtig, um zu verhindern, dass jede Behörde ihre eigene „Wahrheit“ behauptet.
Die Beziehung zu Inventar, Metadaten und Qualität
Stammdaten treten nicht isoliert auf. Sie sind Teil desselben Prozesses, den wir bereits in früheren Beiträgen erläutert haben.
- Das Inventar hilft uns zu erkennen, welche Datensätze wir haben.
- Metadaten helfen uns zu beschreiben, was sie enthalten, wer dafür verantwortlich ist, wo sie sich befinden und wie sie aktualisiert werden.
- Die Qualität hilft uns zu erkennen, ob diese Daten für unseren beabsichtigten Verwendungszweck zuverlässig sind.
- Stammdaten helfen uns dabei, diejenigen Daten zu identifizieren, die für den gesamten Stadtrat gemeinsam und besonders wichtig sind.
Eine kleine Gemeinde kann daher zunächst ermitteln, welche Daten in ihrem Bestand in den meisten Diensten und Systemen vorkommen. Diese Daten eignen sich wahrscheinlich als Stammdaten. Werden Daten in vielen Bereichen genutzt, betreffen sie wichtige Dienste oder sind sie für Entscheidungen notwendig, erfordern sie besondere Sorgfalt.
Wo kann man anfangen?
Ein kleiner Gemeinderat kann ganz einfach anfangen.
- Ermitteln Sie, welche Daten zwischen den Diensten am häufigsten wiederholt werden: Personen, Adressen, Einrichtungen, Organisationen, Lieferanten oder Dateien.
- Fragen Sie sich, welche Probleme am häufigsten auftreten: Duplikate, unterschiedliche Namen, unvollständige Daten, veraltete Informationen oder nicht übereinstimmende Kriterien.
- Legen Sie für jede Datenquelle eine Referenz fest. Beispielsweise, welches System als Referenz für das Register dient, welche Liste als Referenz für die Ausrüstung oder welches Register als Referenz für die Lieferanten.
- Grundlegende Kriterien definieren: Wie eine Adresse geschrieben wird, wie eine Entität identifiziert wird, wer Daten ändern kann, wer Änderungen validiert oder wann die Informationen überprüft werden sollten.
- Dokumentieren Sie es einfach in einer internen Datei oder einem Leitfaden.
Sie müssen nicht mit allen Stammdaten beginnen. Sie können mit ein oder zwei Daten anfangen, die viele Probleme verursachen oder einen großen Einfluss haben.
Ein praktisches Beispiel: Daten von Sortieranlagen
Ein guter Ausgangspunkt wären die Daten zu städtischen Einrichtungen. Es handelt sich um relativ wenige Daten, die in vielen Bereichen nützlich sind und direkte Auswirkungen auf die Bürger haben. Der Stadtrat kann eine erste gemeinsame Liste der Einrichtungen erstellen, ihr einen offiziellen Namen geben und Adresse, Art der Einrichtung, zuständige Stelle, Status, Hauptnutzung und weitere Informationen für die Öffentlichkeit angeben, die auf der Website veröffentlicht werden können.
Von hier aus können diese Daten für Aktivitäten, Instandhaltung, Budgetierung und Verbrauchsplanung genutzt werden. transparènciaPlanung und Bürgerinformation. Mit einem angemessenen Aufwand kann der Stadtrat von mehreren unvollständigen Listen zu einer gemeinsamen Referenz gelangen. Dies entspricht der Arbeit mit Stammdaten.
Wie das Smart Local Government Network hilft
Kleine Kommunen sollten nicht allein entscheiden müssen, welche Stammdaten wichtig sind oder welches Modell anzuwenden ist. XGLI kann durch seine Arbeitsgruppen einen wertvollen Beitrag leisten und zur Etablierung eines gemeinsamen Daten-Governance-Modells für die Kommunalverwaltung beitragen. Dieses Modell legt fest, welche Stammdaten für die Kommunen Priorität haben, welche Mindestmetadaten beschrieben werden müssen und welche Verantwortlichkeiten definiert werden müssen.
Die Gruppen arbeiten an der Entwicklung einer gemeinsamen Vision für lokale Stammdaten: Personen, Gebiet, Einrichtungen, Organisationen, Lieferanten, Organisation, Dienstleistungen und Verfahren usw. Dies ermöglicht es den Stadträten, nicht bei Null anzufangen und auf gemeinsame Modelle zurückzugreifen, die an ihre Größe und Kapazität anpassbar sind.
Ein weiterer wichtiger Bereich ist die Beschreibung von Berufsprofilen und Funktionen. In einem kleinen Rathaus gibt es möglicherweise keine Person, die sich ausschließlich um Stammdaten kümmert, aber es muss festgelegt werden, wer Daten prüft, aktualisiert, korrigiert, dokumentiert und welche Datenquelle als Referenz dient.
Schließlich kann das Netzwerk gemeinsame Anwendungsfälle umsetzen, die den Wert von Stammdaten aufzeigen: Verbesserung der Adressqualität, Bestellung kommunaler Einrichtungen, Bereitstellung gemeinsamer Indikatoren oder Vorbereitung proaktiver Dienstleistungen auf der Grundlage zuverlässiger Informationen.
Der Wert von XGLI besteht darin, ein komplexes Bedürfnis in ein gemeinsames, praktisches und realisierbares Modell umzuwandeln.
Das AOC und der lokale Weltdatenraum
Der Local World Data Space hat zum Ziel, lokale Organisationen dabei zu unterstützen, ihre Daten durch gemeinsame Kriterien, Modelle, Dienste und Infrastrukturen besser zu nutzen.
In diesem Zusammenhang sind Stammdaten von grundlegender Bedeutung. Ohne konsistente Stammdaten ist es schwierig, Systeme zu integrieren, verlässliche Kennzahlen zu erstellen, Informationen zwischen verschiedenen Behörden auszutauschen oder proaktivere digitale Dienste bereitzustellen.
Das AOC-Konsortium kann in Zusammenarbeit mit Provinzräten, Kreisräten und anderen lokalen Akteuren dazu beitragen, dieses gemeinsame Modell zu fördern, damit kleine Räte eine Herausforderung, die die gesamte lokale Gemeinschaft betrifft, nicht allein bewältigen müssen.
Entscheidend ist, sich auf gemeinsame Kriterien zu konzentrieren, die dabei helfen, die wichtigsten Daten zu organisieren, sie besser zu schützen und sie mit Garantien wiederzuverwenden.
Sortierung von Basisdaten zur Verbesserung der kommunalen Verwaltung
Stammdaten sind die Basisdaten, die es einem Stadtrat ermöglichen, innerhalb der Organisation eine einheitliche Sprache zu sprechen. Sie sind Bestandteile, die in der kommunalen Verwaltung immer wieder zum Einsatz kommen. Sind diese Daten inkonsistent, doppelt vorhanden oder unzuverlässig, erfordert dies einen höheren Arbeitsaufwand und erhöht das Fehlerrisiko für den Stadtrat. Sind diese Daten hingegen gut identifiziert, beschrieben und gepflegt, kann der Stadtrat effizienter arbeiten, besser informieren, besser planen und bessere Entscheidungen treffen.
Es ist nicht nötig, eine umfangreiche Datenplattform aufzubauen. Wir müssen lediglich festlegen, welche Basisdaten wir teilen, die Referenzquelle kennen und uns auf Mindestkriterien einigen. Dies ist ein bescheidener, aber sehr wichtiger Schritt. Denn wenn ein Stadtrat seine Stammdaten organisiert, legt er den Grundstein für effizientere, zuverlässigere und bürgernähere öffentliche Dienstleistungen.
