Em muitas prefeituras, especialmente nas menores, as operações diárias são baseadas no conhecimento e na experiência das pessoas que ali trabalham. Alguém sabe qual é o arquivo correto. Alguém sabe como o nome de uma rua sempre foi escrito. Alguém se lembra de que uma entidade mudou de nome. Alguém sabe que aquele prédio está em uma lista, mas não é mais usado como antes.
Essa forma de trabalhar pode resolver muitas situações do dia a dia, mas também cria um problema importante: a mesma informação pode acabar aparecendo de maneiras diferentes, dependendo do serviço, aplicativo ou documento.
Uma pessoa pode ter dados diferentes no cadastro, nos impostos ou nos serviços sociais. Um endereço pode estar escrito em três idiomas diferentes.eresUma instalação pode ter nomes diferentes em um relatório, em uma agenda de atividades e em uma lista patrimonial. Um fornecedor pode aparecer duplicado. Uma entidade pode aparecer com um nome antigo.
Não se tratam apenas de pequenos problemas administrativos. São problemas que afetam a qualidade dos dados, a coordenação interna e a prestação de serviços públicos.
Portanto, depois de falar sobre inventário, metadados e qualidade de dados, é importante introduzir outro conceito-chave: dados mestres.
O que são dados mestres?
Os dados mestres são os dados básicos e compartilhados que identificam os principais elementos com os quais uma organização trabalha. Simplificando, são os dados que muitas áreas da câmara municipal utilizam e que devem ter o mesmo significado para todos.
Numa câmara municipal, entre outros, os dados mestres podem ser:
- pessoas;
- as ruas;
- os endereços;
- imobiliária;
- instalações municipais;
- as entidades;
- órgãos e unidades administrativas;
- os procedimentos;
- serviços municipais;
- os elementos da via pública.
Esses dados são importantes porque aparecem em muitos procedimentos, sistemas e processos municipais. Por exemplo, o dado “endereço” pode constar no cadastro populacional, em impostos, planejamento urbano, notificações, serviços sociais, ocorrências em vias públicas, atividades, instalações e transparènciaSe esses dados não forem consistentes, tudo o que depende deles poderá ser afetado.
Por que são importantes para uma câmara municipal?
Em uma câmara municipal, falar sobre dados mestres pode parecer muito técnico. Mas, na realidade, é uma necessidade muito prática. Os dados mestres ajudam a evitar erros e duplicação. Também facilitam o trabalho dos serviços municipais com uma visão comum. Quando os dados mestres estão bem organizados, a câmara municipal consegue saber melhor de quem se trata, a que local se trata, a que equipamento se trata ou a que arquivo se refere.
Isso é especialmente útil em municípios pequenos, onde muitas pessoas trabalham com múltiplas responsabilidades ao mesmo tempo e onde nem sempre existem equipes especializadas para revisar dados, integrar sistemas ou manter catálogos complexos.
Ter um conjunto mínimo de dados mestres bem mantido pode ajudar:
- Reduzir erros em notificações e comunicações;
- Evite duplicatas de pessoas, entidades ou fornecedores;
- Melhorar a coordenação entre os serviços;
- Facilitar o processamento administrativo;
- Preparar melhores indicadores;
- melhorar o transparència;
- Facilitar a troca de informações com outras administrações;
- Reduzir a dependência do conhecimento informal;
- Facilitar a implementação de serviços comuns.
Não se trata de realizar um grande projeto tecnológico. Trata-se de identificar quais dados básicos são compartilhados, unificá-los em uma única ferramenta onde residam e cuidar deles.
Pessoas: um dado crítico e sensível.
Os dados pessoais são um dos conjuntos de dados mais importantes em qualquer câmara municipal. Eles constam do cadastro populacional, de arquivos, de serviços sociais, de impostos, de notificações, de requerimentos, de registros de presença, de atividades e de comunicações com os cidadãos. Quando esses dados não são bem gerenciados, podem surgir problemas como pessoas duplicadas, nomes escritos de forma diferente, informações de contato desatualizadas ou identificadores incompletos.
Isso pode causar erros em notificações, dificuldades em procedimentos, confusão no atendimento ao cidadão ou problemas na gestão de auxílios e serviços. No entanto, os dados pessoais são particularmente sensíveis. Portanto, não basta que estejam corretos. Devem ser adequadamente protegidos, o acesso deve ser limitado, utilizados apenas para fins legítimos e a rastreabilidade deve ser garantida. Nesse caso, qualidade e proteção de dados caminham juntas.
Território: ruas, endereços e propriedades
O território é outra grande área de dados mestres municipais. Ruas, endereços, propriedades, bairros, áreas, instalações e elementos das vias públicas são informações essenciais para o funcionamento de uma câmara municipal. Um endereço com grafia incorreta ou não padronizado pode afetar o cadastro, notificações, licenças, impostos, ocorrências, censos, planejamento urbano ou serviços locais. Por isso, é importante haver critérios comuns para identificar e descrever endereços, ruas e propriedades.
Este trabalho pode parecer pequeno, mas tem um grande impacto. Se a câmara municipal trabalhar com uma visão coerente do território, poderá planear melhor, detetar necessidades, gerir incidentes e prestar serviços com maior precisão. O território é uma das chaves para interligar os dados municipais que muitas vezes se encontram dispersos em diferentes sistemas.
Equipamentos municipais: conhecer os recursos disponíveis e como são utilizados.
As instalações municipais também devem ser um conjunto de dados mestre. Uma creche, um pavilhão, uma biblioteca, um centro cívico, um consultório médico, um campo desportivo, um centro comunitário, um armazém municipal ou um edifício administrativo podem aparecer em muitos locais: inventário do património, agenda de atividades, manutenção, orçamento, consumo de energia. transparència, site municipal ou planos de investimento. Se cada área usar um nome diferente ou mantiver sua própria lista, será difícil ter uma visão global.
Um banco de dados mestre de instalações deve permitir saber, no mínimo, quais instalações existem, onde estão localizadas, que serviços prestam, quem as gerencia, qual a sua utilização, o seu estado de conservação e a que outros dados estão relacionadas. Essas informações podem auxiliar no planejamento de manutenção, na priorização de investimentos, na otimização de espaços, na melhor informação aos cidadãos e na elaboração de indicadores de gestão.
Organização municipal
Os dados mestres não se referem apenas a cidadãos e território. Incluem também unidades administrativas, órgãos governamentais, funções, serviços municipais e procedimentos. Isso ajuda a saber quem é responsável por quê, quem processa, quem valida e quem deve atualizar determinados dados. Organizar esses dados contribui para aprimorar a gestão interna.
Dados mestres não significam um único banco de dados grande.
Ao falar sobre dados mestres, você pode pensar que precisa criar um único banco de dados centralizado e de grande porte. Mas não necessariamente. Em um município pequeno, o primeiro objetivo não deve ser construir uma grande solução tecnológica. O primeiro objetivo deve ser definir quais dados básicos são comuns e como devem ser identificados. Os dados podem estar em diferentes aplicativos, mas você precisará saber qual é a fonte de referência para cada dado.
Por exemplo:
- Qual é a fonte de referência para os residentes?
- Qual é a fonte de referência para ruas e endereços?
- Qual é a fonte de referência para o equipamento?
- Qual é a fonte de referência para unidades administrativas?
- Qual é a fonte de referência para os procedimentos?
Isso reduz as contradições. Quando há dúvidas, a câmara municipal sabe quais dados devem prevalecer. Esse critério é muito importante para evitar que cada serviço mantenha sua própria "verdade".
A relação com o inventário, os metadados e a qualidade.
Os dados mestres não aparecem isoladamente. Eles fazem parte do mesmo processo que explicamos em publicações anteriores.
- O inventário nos ajuda a saber quais conjuntos de dados temos.
- Os metadados nos ajudam a descrever o que eles contêm, quem é responsável por eles, onde estão e como são atualizados.
- A qualidade nos ajuda a saber se esses dados são confiáveis para o uso que pretendemos fazer deles.
- Os dados mestres nos ajudam a identificar quais dados são comuns e especialmente importantes para toda a câmara municipal.
Portanto, um pequeno município pode começar por identificar, em seu inventário, quais dados aparecem na maioria dos serviços e sistemas. Esses dados são candidatos prováveis a serem tratados como dados mestres. Se um dado é usado por muitas áreas, afeta serviços essenciais ou é necessário para a tomada de decisões, ele precisa receber atenção especial.
Por onde começar?
Uma câmara municipal de uma pequena cidade pode começar de forma muito simples.
- Identifique quais dados se repetem com mais frequência entre os serviços: pessoas, endereços, instalações, entidades, fornecedores ou arquivos.
- Pergunte a si mesmo quais problemas aparecem com mais frequência: duplicados, nomes diferentes, dados incompletos, informações desatualizadas ou critérios não compartilhados.
- Defina a fonte de referência para cada dado. Por exemplo, qual sistema é a referência para o cadastro, qual lista é a referência para os equipamentos ou qual cadastro é a referência para os fornecedores.
- Defina os critérios básicos: como um endereço é escrito, como uma entidade é identificada, quem pode modificar os dados, quem valida as alterações ou quando as informações devem ser revisadas.
- Documente isso de forma simples em um arquivo interno ou guia.
Você não precisa começar com todos os dados mestres. Pode começar com um ou dois que geram muitos problemas ou têm um grande impacto.
Um exemplo prático: classificação de dados de equipamentos
Um bom ponto de partida seria utilizar os dados sobre instalações municipais. Trata-se de um conjunto de dados relativamente limitado, útil para diversas áreas e com impacto direto sobre os cidadãos. A câmara municipal pode elaborar uma lista inicial comum das instalações, atribuir-lhes um nome oficial, indicar o endereço, o tipo de instalação, o serviço responsável, o estatuto, a principal utilização e informações públicas que podem ser divulgadas no sítio web.
A partir daqui, esses dados podem ser usados para atividades, manutenção, orçamento, consumo, transparènciaPlanejamento e informação ao cidadão. Com um esforço aceitável, a câmara municipal passa de ter várias listas parciais para ter uma referência comum. Isto é trabalhar com dados mestres.
Como a Rede de Governo Local Inteligente ajuda
Os municípios de pequeno porte não devem ser deixados à própria sorte para decidir quais dados mestres são importantes ou qual modelo seguir. O XGLI pode agregar valor por meio de seus grupos de trabalho, ajudando a estabelecer um modelo comum de governança de dados para o âmbito local. Esse modelo identificará quais dados mestres são prioritários para as autoridades locais, quais metadados mínimos precisam ser descritos e quais responsabilidades precisam ser definidas.
Os grupos estão trabalhando para construir uma visão compartilhada sobre dados mestres locais: pessoas, território, instalações, entidades, fornecedores, organização, serviços e procedimentos, etc. Isso permitirá que as câmaras municipais não precisem começar do zero e tenham modelos comuns adaptáveis ao seu tamanho e capacidade.
Outra área importante será a descrição dos perfis e funções profissionais. Numa câmara municipal de pequena dimensão, poderá não haver uma pessoa dedicada exclusivamente aos dados cadastrais, mas será necessário identificar quem valida, quem atualiza, quem corrige, quem documenta e quem decide qual é a fonte de referência.
Por fim, a Rede pode implementar casos de uso compartilhados que demonstram o valor dos dados mestres: melhorar a qualidade dos endereços, solicitar serviços municipais, fornecer indicadores comuns ou preparar serviços proativos com base em informações confiáveis.
O valor do XGLI será converter uma necessidade complexa em um modelo compartilhado, prático e viável.
A AOC e o Espaço de Dados Mundial Local
O Espaço de Dados Mundial Local visa ajudar as entidades locais a fazerem melhor uso de seus dados por meio de critérios, modelos, serviços e infraestruturas comuns.
Nesse contexto, os dados mestres são fundamentais. Sem dados mestres coerentes, torna-se difícil integrar sistemas, construir indicadores confiáveis, compartilhar informações entre administrações ou implementar serviços digitais mais proativos.
O Consórcio AOC, em colaboração com os conselhos provinciais, conselhos distritais e outros atores locais, pode contribuir para a promoção deste modelo compartilhado, para que os pequenos conselhos não tenham que resolver sozinhos um desafio comum a todo o mundo local.
A chave é avançar em direção a critérios comuns que ajudem a organizar os dados mais importantes, protegê-los melhor e reutilizá-los com garantias.
Organização de dados básicos para melhorar a gestão municipal
Os dados mestres são os dados básicos que permitem que uma câmara municipal fale a mesma língua dentro da sua própria organização. São elementos que se repetem constantemente na gestão municipal. Se esses dados forem inconsistentes, duplicados ou não confiáveis, a câmara municipal trabalha com mais esforço e corre maior risco de erros. Se esses dados forem bem identificados, descritos e gerenciados, a câmara municipal poderá processar informações, informar-se, planejar e tomar decisões de forma mais eficaz.
Não há necessidade de construir uma grande plataforma de dados. Precisamos identificar quais dados básicos compartilhamos, saber qual é a fonte de referência e concordar com alguns critérios mínimos. Este é um passo modesto, mas muito importante. Porque quando uma câmara municipal organiza seus dados mestres, ela começa a construir uma base sólida para serviços públicos mais eficientes, confiáveis e voltados para o cidadão.
