Dans de nombreuses mairies, surtout les plus petites, le fonctionnement quotidien repose sur les connaissances et l'expérience du personnel. Quelqu'un sait quel est le bon dossier. Quelqu'un connaît l'orthographe traditionnelle d'un nom de rue. Quelqu'un se souvient qu'une entité a changé de nom. Quelqu'un sait qu'un bâtiment figure sur une liste, mais qu'il n'est plus utilisé comme avant.
Cette méthode de travail peut résoudre de nombreuses situations quotidiennes, mais elle crée également un problème important : une même information peut finir par apparaître de différentes manières selon le service, l’application ou le document.
Une personne peut avoir des données différentes dans l'état civil, les services fiscaux ou les services sociaux. Une adresse peut être écrite en trois langues différentes.eresUn établissement peut porter différents noms dans un rapport, un agenda d'activités et un inventaire patrimonial. Un fournisseur peut apparaître plusieurs fois. Une entité peut figurer sous son ancien nom.
Il ne s'agit pas de simples problèmes administratifs mineurs. Ce sont des problèmes qui affectent la qualité des données, la coordination interne et la prestation des services publics.
Par conséquent, après avoir abordé les notions d'inventaire, de métadonnées et de qualité des données, il est important d'introduire un autre concept clé : les données de référence.
Que sont les données de référence ?
Les données de référence sont les données de base partagées qui identifient les principaux éléments utilisés par une organisation. En d'autres termes, il s'agit des données utilisées par de nombreux services du conseil municipal et qui devraient avoir la même signification pour tous.
Dans une mairie, entre autres, les données de référence peuvent être :
- personnes;
- les rues;
- les adresses ;
- immobilier;
- installations municipales;
- les entités ;
- organes et unités administratives;
- les procédures ;
- services municipaux;
- les éléments de la voie publique.
Ces données sont importantes car elles apparaissent dans de nombreuses procédures, systèmes et processus municipaux. Par exemple, les données « adresse » peuvent figurer dans le registre de la population, les déclarations fiscales, les plans d’urbanisme, les notifications, les services sociaux, les incidents sur la voie publique, les activités, les équipements et autres documents. transparènciaSi ces données ne sont pas cohérentes, tout ce qui en dépend peut être affecté.
Pourquoi sont-ils importants pour un conseil municipal ?
Au sein d'un conseil municipal, parler de données de référence peut paraître trop technique. Pourtant, c'est une nécessité pratique essentielle. Les données de référence permettent d'éviter les erreurs et les doublons. Elles facilitent également la collaboration entre les services municipaux, qui peuvent ainsi se concentrer sur une vision commune. Grâce à une organisation optimale des données de référence, le conseil municipal peut identifier plus facilement les personnes concernées, les lieux, les équipements et les fichiers.
Ceci est particulièrement utile dans les petites municipalités, où de nombreuses personnes cumulent plusieurs responsabilités et où il n'y a pas toujours d'équipes spécialisées pour examiner les données, intégrer les systèmes ou tenir à jour des catalogues complexes.
Disposer de données de référence minimales et bien tenues à jour peut aider :
- réduire les erreurs dans les notifications et les communications ;
- éviter les doublons de personnes, d'entités ou de fournisseurs ;
- améliorer la coordination entre les services ;
- faciliter le traitement administratif ;
- préparer de meilleurs indicateurs ;
- améliorer le transparència;
- faciliter l'échange d'informations avec d'autres administrations ;
- réduire la dépendance à l'égard des connaissances informelles ;
- faciliter la mise en œuvre des services communs.
Il ne s'agit pas de réaliser un grand projet technologique. Il s'agit d'identifier les données de base partagées, de les unifier dans un outil unique où elles sont stockées, et d'en assurer la gestion.
Les personnes : une donnée essentielle et sensible
Les données personnelles constituent l'une des données de référence les plus importantes pour toute collectivité territoriale. Elles figurent au registre de la population, dans les fichiers, auprès des services sociaux, pour les déclarations fiscales, les notifications, les demandes, les enregistrements de présence, les activités et les communications avec les citoyens. Une mauvaise gestion de ces données peut entraîner des problèmes tels que des doublons, des noms orthographiés différemment, des coordonnées obsolètes ou des identifiants incomplets.
Cela peut entraîner des erreurs de notification, des difficultés de coordination des procédures, des confusions dans la prise en charge des citoyens ou des problèmes de gestion des aides et des services. Or, les données personnelles sont particulièrement sensibles. Il ne suffit donc pas qu'elles soient exactes ; elles doivent être protégées de manière adéquate, leur accès limité, leur utilisation réservée à des fins légitimes et leur traçabilité garantie. Dans ce contexte, qualité et protection des données sont indissociables.
Territoire : rues, adresses et propriétés
Le territoire constitue un autre vaste domaine des données de référence municipales. Rues, adresses, propriétés, quartiers, zones, équipements et éléments de la voie publique sont des informations essentielles au fonctionnement d'une commune. Une adresse mal orthographiée ou non normalisée peut avoir des conséquences sur l'enregistrement, les notifications, les permis, les impôts, les incidents, les recensements, l'urbanisme ou les services locaux. C'est pourquoi il est important de disposer de critères communs pour identifier et décrire les adresses, les rues et les propriétés.
Ce travail peut paraître mineur, mais son impact est considérable. Si le conseil municipal travaille avec une vision cohérente du territoire, il peut mieux planifier, anticiper les besoins, gérer les incidents et fournir des services avec plus de précision. Le territoire est un élément clé pour centraliser les données municipales, souvent dispersées dans différents systèmes.
Infrastructures municipales : savoir ce que nous avons et comment elles sont utilisées
Les équipements municipaux devraient également faire l'objet d'une base de données de référence. Une école maternelle, un pavillon, une bibliothèque, un centre civique, un cabinet médical, un terrain de sport, un centre communautaire, un entrepôt municipal ou un bâtiment administratif peuvent apparaître à de nombreux endroits : inventaire du patrimoine, agenda des activités, entretien, budget, consommation d'énergie, etc. transparència, le site web municipal ou les plans d'investissement. Si chaque zone utilise un nom différent ou tient sa propre liste, il sera difficile d'avoir une vision globale.
Un référentiel de données sur les équipements devrait permettre de connaître, a minima, les équipements existants, leur localisation, les services qu'ils rendent, leurs gestionnaires, leur usage, leur état et les autres données associées. Ces informations facilitent la planification de la maintenance, la priorisation des investissements, l'optimisation des espaces, une meilleure information des citoyens et l'élaboration d'indicateurs de gestion.
organisation municipale
Les données de référence ne se limitent pas aux citoyens et au territoire. Elles englobent également les unités administratives, les organismes gouvernementaux, les emplois, les services municipaux et les procédures. Cela permet de savoir qui est responsable de quoi, qui traite les données, qui les valide et qui doit les mettre à jour. L'organisation de ces données contribue à améliorer la gestion interne.
Les données de référence ne désignent pas une seule et unique base de données volumineuse.
Lorsqu'on parle de données de référence, on pourrait penser qu'il faut créer une base de données unique, volumineuse et centralisée. Or, ce n'est pas forcément le cas. Dans une petite commune, la priorité ne devrait pas être de mettre en place une solution technologique complexe. Il s'agit plutôt de définir les données de base communes et la manière de les identifier. Ces données peuvent encore se trouver dans différentes applications, mais il est indispensable de connaître la source de référence de chaque donnée.
Par exemple:
- Quelle est la source de référence pour les résidents ?
- Quelle est la source de référence pour les rues et les adresses ?
- Quelle est la source de référence pour cet équipement ?
- Quelle est la source de référence pour les unités administratives ?
- Quelle est la source de référence pour ces procédures ?
Cela réduit les contradictions. En cas de doute, le conseil municipal sait quelles données prévalent. Ce critère est essentiel pour éviter que chaque service ne défende sa propre version des faits.
La relation avec l'inventaire, les métadonnées et la qualité
Les données de référence n'apparaissent pas isolément. Elles font partie intégrante du processus que nous avons décrit dans des articles précédents.
- L'inventaire nous permet de savoir de quels ensembles de données nous disposons.
- Les métadonnées nous aident à décrire leur contenu, les personnes qui en sont responsables, leur emplacement et leur mode de mise à jour.
- La qualité nous permet de savoir si ces données sont fiables pour l'usage que nous voulons en faire.
- Les données de référence nous aident à identifier les données communes et particulièrement importantes pour l'ensemble du conseil municipal.
Par conséquent, une petite municipalité peut commencer par identifier, parmi ses données existantes, celles qui sont le plus fréquemment utilisées dans les services et systèmes. Ces données sont susceptibles de devenir des données de référence. Si une donnée est utilisée par de nombreux services, a une incidence sur des services essentiels ou est indispensable à la prise de décision, elle doit faire l'objet d'une attention particulière.
Par où commencer ?
Un conseil municipal de petite ville peut commencer très simplement.
- Identifiez les données qui se répètent le plus entre les services : personnes, adresses, installations, entités, fournisseurs ou fichiers.
- Demandez-vous quels sont les problèmes qui apparaissent le plus souvent : doublons, noms différents, données incomplètes, informations obsolètes ou critères non partagés.
- Déterminez la source de référence pour chaque donnée. Par exemple, quel système sert de référence pour le registre, quelle liste pour les équipements, ou quel registre pour les fournisseurs ?
- Définir les critères de base : comment une adresse est écrite, comment une entité est identifiée, qui peut modifier les données, qui valide les modifications ou quand les informations doivent être révisées.
- Documentez-le simplement dans un fichier ou un guide interne.
Il n'est pas nécessaire de commencer par toutes les données de référence. Vous pouvez commencer par une ou deux qui génèrent beaucoup de problèmes ou qui ont un impact important.
Un exemple concret : les données des équipements de tri
Un bon point de départ pourrait être les données relatives aux équipements municipaux. Bien que relativement limitées, ces données sont utiles dans de nombreux domaines et ont un impact direct sur les citoyens. Le conseil municipal peut établir une liste commune initiale des équipements, leur attribuer un nom officiel, indiquer l'adresse, le type d'équipement, le service responsable, le statut, l'usage principal et les informations publiques qui pourront être affichées sur le site web.
Ces données peuvent ensuite être utilisées pour les activités, la maintenance, le budget, la consommation, transparència, planification et information des citoyens. Avec un effort raisonnable, le conseil municipal passe de plusieurs listes partielles à une base de données de référence commune. C'est ce qu'on appelle travailler avec des données de référence.
Comment le réseau Smart Local Government Network aide
Les petites municipalités ne devraient pas être laissées seules à décider quelles données de référence sont importantes ni quel modèle adopter. XGLI peut apporter une valeur ajoutée grâce à ses groupes de travail, en contribuant à l'établissement d'un modèle commun de gouvernance des données au niveau local. Ce modèle permettra d'identifier les données de référence prioritaires pour les collectivités locales, de définir les métadonnées minimales à décrire et de préciser les responsabilités de chacun.
Ces groupes travaillent à l'élaboration d'une vision commune des données de référence locales : personnes, territoire, infrastructures, entités, fournisseurs, organisation, services et procédures, etc. Cela permettra aux conseils municipaux de ne pas avoir à partir de zéro et de disposer de modèles communs adaptables à leur taille et à leurs capacités.
Un autre aspect important concerne la description des profils et des fonctions des professionnels. Dans une petite mairie, il n'y aura peut-être pas de personne dédiée exclusivement aux données de référence, mais il sera nécessaire d'identifier qui les valide, les met à jour, les corrige, les documente et qui décide de la source de référence.
Enfin, le réseau peut mettre en œuvre des cas d'utilisation partagés qui démontrent la valeur des données de référence : améliorer la qualité des adresses, commander les équipements municipaux, fournir des indicateurs communs ou préparer des services proactifs basés sur des informations fiables.
L'intérêt de XGLI sera de transformer un besoin complexe en un modèle partagé, pratique et réalisable.
L'AOC et l'espace de données du monde local
L’espace de données mondial local vise à aider les entités locales à mieux utiliser leurs données grâce à des critères, des modèles, des services et des infrastructures communs.
Dans ce contexte, les données de référence sont un élément fondamental. Sans données de référence cohérentes, il est difficile d'intégrer les systèmes, de construire des indicateurs fiables, de partager l'information entre les administrations ou de déployer des services numériques plus proactifs.
Le consortium AOC, en collaboration avec les conseils provinciaux, les conseils de comté et d'autres acteurs locaux, peut contribuer à promouvoir ce modèle partagé afin que les petits conseils n'aient pas à résoudre seuls un défi commun à l'ensemble du monde local.
L'essentiel est de s'orienter vers des critères communs permettant d'organiser les données les plus importantes, de mieux les protéger et de les réutiliser avec des garanties.
Trier les données de base pour améliorer la gestion municipale
Les données de référence sont les données fondamentales qui permettent à un conseil municipal de communiquer efficacement au sein de son organisation. Ce sont des éléments récurrents dans la gestion municipale. Si ces données sont incohérentes, dupliquées ou peu fiables, le conseil municipal devra déployer plus d'efforts et s'exposera à un risque d'erreur accru. En revanche, si ces données sont bien identifiées, décrites et gérées, le conseil municipal pourra traiter l'information, planifier et prendre des décisions plus efficaces.
Il n'est pas nécessaire de construire une vaste plateforme de données. Il nous faut identifier les données essentielles que nous partageons, connaître la source de référence et convenir de critères minimaux. C'est une étape modeste, mais cruciale. Car lorsqu'un conseil municipal organise ses données de référence, il pose les fondements de services publics plus efficaces, plus fiables et plus adaptés aux besoins des citoyens.
