Во многих городских администрациях, особенно в самых маленьких, повседневная работа основана на знаниях и опыте работающих там людей. Кто-то знает, какой документ является правильным. Кто-то знает, как всегда писалось название улицы. Кто-то помнит, что организация сменила название. Кто-то знает, что это учреждение есть в списке, но больше не используется в прежнем виде.
Такой способ работы может решить множество повседневных задач, но он также создает важную проблему: одна и та же информация может отображаться по-разному в зависимости от сервиса, приложения или документа.
У одного и того же человека могут быть разные данные в реестре, налоговой или социальной службе. Адрес может быть написан на трёх разных языках.eresВ отчете, в программе мероприятий и в имущественном списке предприятие может иметь разные названия. Поставщик может отображаться дублированным. Организация может отображаться под старым названием.
Это не просто мелкие административные недочеты. Это проблемы, влияющие на качество данных, внутреннюю координацию и предоставление государственных услуг.
Поэтому, после обсуждения инвентаризации, метаданных и качества данных, важно ввести еще одно ключевое понятие: основные данные.
Что такое основные данные?
Основные данные — это базовые, общие данные, определяющие главные элементы, с которыми работает организация. Проще говоря, это данные, которые используют многие подразделения городского совета, и это должно означать одно и то же для всех.
В городской администрации, помимо прочего, основными данными могут быть:
- люди;
- улицы;
- адреса;
- недвижимость;
- муниципальные объекты;
- сущности;
- административные органы и подразделения;
- процедуры;
- муниципальные услуги;
- элементы общественной дороги.
Эти данные важны, поскольку они фигурируют во многих муниципальных процедурах, системах и процессах. Например, данные «адрес» могут фигурировать в регистре населения, налоговой отчетности, городском планировании, уведомлениях, социальных службах, дорожно-транспортных происшествиях, мероприятиях, объектах и т.д. transparènciaЕсли эти данные не согласуются, это может повлиять на всё, что от них зависит.
Почему они важны для городского совета?
В городском совете разговоры об основных данных могут показаться слишком техническими. Но на самом деле это очень важная практическая необходимость. Основные данные помогают избежать ошибок и дублирования. Они также упрощают работу муниципальных служб в соответствии с общей концепцией. Когда основные данные хорошо организованы, городской совет может лучше понимать, о ком идет речь, о каком месте идет речь, о каком оборудовании идет речь или о каком файле идет речь.
Это особенно полезно в небольших муниципалитетах, где много людей одновременно выполняют множество обязанностей и где не всегда есть специализированные команды для анализа данных, интеграции систем или ведения сложных каталогов.
Наличие минимального, но хорошо поддерживаемого массива основных данных может помочь:
- уменьшить количество ошибок в уведомлениях и коммуникациях;
- Избегайте дублирования данных о людях, организациях или поставщиках;
- улучшить координацию между службами;
- облегчить административную обработку;
- подготовить более качественные показатели;
- улучшить transparència;
- содействовать обмену информацией с другими администрациями;
- уменьшить зависимость от неформальных знаний;
- упростить внедрение общих сервисов.
Речь идёт не о реализации масштабного технологического проекта. Речь идёт об определении того, какие основные данные являются общими, объединении их в едином инструменте, где они хранятся, и обеспечении их обработки.
Люди: критически важная и конфиденциальная информация.
Персональные данные являются одними из важнейших основных данных в любом городском совете. Они содержатся в регистре населения, в документах, в социальных службах, в налоговых декларациях, уведомлениях, заявлениях, при регистрации, в мероприятиях или в общении с гражданами. Неправильное управление этими данными может привести к таким проблемам, как дублирование данных, различное написание имен, устаревшие контактные данные или неполные идентификаторы.
Это может привести к ошибкам в уведомлениях, трудностям в согласовании процедур, путанице в оказании помощи гражданам или проблемам в управлении помощью и услугами. Однако персональные данные также являются особенно конфиденциальной информацией. Поэтому важно не только, чтобы они были корректными. Их необходимо надлежащим образом защищать, доступ к ним должен быть ограничен, они должны использоваться только в законных целях, а отслеживаемость должна быть гарантирована. В этом случае качество и защита данных идут рука об руку.
Территория: улицы, адреса и объекты недвижимости.
Территория представляет собой еще одну обширную область муниципальных основных данных. Улицы, адреса, недвижимость, районы, территории, объекты инфраструктуры и элементы общественных дорог — это важная информация для функционирования городского совета. Неправильно написанный или нестандартизированный адрес может повлиять на регистрацию, уведомления, лицензии, налоги, происшествия, переписи населения, городское планирование или местные службы. Именно поэтому важно иметь общие критерии для идентификации и описания адресов, улиц и недвижимости.
Эта работа может показаться незначительной, но она имеет большое значение. Если городской совет работает, руководствуясь целостным видением территории, он может лучше планировать, выявлять потребности, управлять инцидентами и предоставлять услуги с большей точностью. Территория является одним из ключевых элементов для объединения муниципальных данных, которые часто разбросаны по разным системам.
Муниципальные объекты: понимание того, что у нас есть и как это используется.
Объекты муниципальной инфраструктуры также должны представлять собой основной источник данных. Детский сад, павильон, библиотека, общественный центр, кабинет врача, спортивная площадка, общественный центр, муниципальный склад или административное здание могут фигурировать во многих местах: в реестре объектов культурного наследия, в расписании мероприятий, в техническом обслуживании, в бюджете, в данных об энергопотреблении. transparènciaмуниципальный веб-сайт или инвестиционные планы. Если каждый регион использует разные названия или ведет свой собственный список, будет сложно сформировать целостное видение.
База данных объектов должна, как минимум, позволять нам знать, какие объекты существуют, где они находятся, какие услуги предоставляют, кто ими управляет, для чего они используются, в каком состоянии находятся и к каким другим данным они относятся. Эта информация может помочь в планировании технического обслуживания, определении приоритетов инвестиций, оптимизации площадей, более эффективном информировании граждан и разработке показателей управления.
Муниципальная организация
Основные данные относятся не только к гражданам и территории. Они также включают административные единицы, государственные органы, должности, муниципальные службы и процедуры. Это помогает понять, кто за что отвечает, кто обрабатывает, кто проверяет и кто должен обновлять определенные данные. Организация этих данных способствует улучшению внутреннего управления.
Основные данные — это не единая большая база данных.
Когда речь заходит об основных данных, может показаться, что необходимо создать единую, большую, централизованную базу данных. Но это не обязательно. В небольшом муниципалитете первоочередной задачей не должно быть создание масштабного технологического решения. Первоочередной задачей должно быть согласование того, какие основные данные являются общими и как их следует идентифицировать. Данные могут по-прежнему находиться в разных приложениях, но необходимо знать, какой источник данных является эталонным для каждого элемента данных.
Например:
- Какой справочный источник информации доступен жителям?
- Какой источник информации об улицах и адресах?
- Какой источник информации об оборудовании?
- Какой источник информации используется для определения административных единиц?
- Какой источник информации используется для описания этих процедур?
Это уменьшает противоречия. В случае сомнений городской совет знает, какие данные должны иметь приоритет. Этот критерий очень важен для предотвращения ситуации, когда каждая служба отстаивает свою собственную «истину».
Взаимосвязь с инвентаризацией, метаданными и качеством.
Основные данные не существуют изолированно. Они являются частью того же процесса, который мы объясняли в предыдущих постах.
- Инвентаризация помогает нам понять, какими наборами данных мы располагаем.
- Метаданные помогают нам описать, что они содержат, кто за них отвечает, где они находятся и как обновляются.
- Качество помогает нам понять, являются ли эти данные надежными для того использования, которое мы хотим из них извлечь.
- Основные данные помогают нам определить, какие данные являются общими и особенно важными для всего городского совета.
Таким образом, небольшой муниципалитет может начать с выявления в своем реестре данных, которые чаще всего встречаются в различных службах и системах. Эти данные, вероятно, следует рассматривать как основные данные. Если данные используются многими подразделениями, влияют на важные услуги или необходимы для принятия решений, к ним следует относиться с особой осторожностью.
С чего начать?
Небольшой городской совет может начать свою работу с очень простых вещей.
- Определите, какие данные чаще всего повторяются между различными сервисами: люди, адреса, объекты, организации, поставщики или файлы.
- Задайте себе вопрос, какие проблемы возникают чаще всего: дубликаты, разные имена, неполные данные, устаревшая информация или несовпадающие критерии.
- Согласуйте источник данных для каждого вида информации. Например, какая система является источником данных для реестра, какой список — источником данных для оборудования или какой реестр — источником данных для поставщиков.
- Определите основные критерии: как пишется адрес, как идентифицируется субъект, кто может изменять данные, кто проверяет изменения или когда следует проверять информацию.
- Просто задокументируйте это во внутреннем файле или руководстве.
Необязательно начинать со всех основных данных. Можно начать с одного-двух, которые создают много проблем или оказывают значительное влияние.
Практический пример: данные о сортировочном оборудовании.
Хорошим примером для начала могут послужить данные о муниципальных объектах. Это относительно ограниченный объем данных, полезный для многих областей и оказывающий непосредственное влияние на граждан. Городской совет может составить первоначальный общий список объектов, присвоить им официальное название, указать адрес, тип объекта, ответственную службу, статус, основное назначение и общедоступную информацию, которая может быть размещена на веб-сайте.
Эти данные можно использовать для планирования деятельности, технического обслуживания, составления бюджета и учета потребления. transparènciaпланирование и информирование граждан. Приложив приемлемые усилия, городской совет переходит от нескольких неполных списков к единому справочнику. Это работа с основными данными.
Как сеть «Умное местное самоуправление» помогает
Небольшие муниципалитеты не должны самостоятельно решать, какие основные данные важны или какой модели следовать. XGLI может принести пользу через свои рабочие группы, помогая создать общую модель управления данными для местного сообщества. Эта модель определит, какие основные данные являются приоритетными для местных органов власти, сможет определить минимальный объем метаданных, которые необходимо описать, и какие обязанности должны быть определены.
Группы работают над созданием общего видения на основе местных основных данных: люди, территория, объекты, организации, поставщики, структура, услуги и процедуры и т. д. Это позволит городским советам не начинать с нуля и иметь общие модели, адаптируемые к их размеру и возможностям.
Еще одной важной областью станет описание профессиональных профилей и функций. В небольшой ратуше может не быть человека, занимающегося исключительно основными данными, но необходимо будет определить, кто занимается проверкой, обновлением, исправлением, документированием и кто определяет, какие данные являются справочным источником.
Наконец, сеть может реализовывать общие сценарии использования, демонстрирующие ценность основных данных: повышение качества адресов, упорядочение муниципальных объектов, предоставление общих показателей или подготовка упреждающих услуг на основе достоверной информации.
Ценность XGLI заключается в преобразовании сложной потребности в общую, практичную и достижимую модель.
AOC и локальное мировое пространство данных
Проект Local World Data Space призван помочь местным организациям более эффективно использовать свои данные посредством общих критериев, моделей, сервисов и инфраструктур.
В этом контексте основные данные являются основополагающим элементом. Без согласованных основных данных сложно интегрировать системы, создавать надежные показатели, обмениваться информацией между администрациями или внедрять более проактивные цифровые сервисы.
Консорциум AOC в сотрудничестве с провинциальными и окружными советами, а также другими местными участниками может внести свой вклад в продвижение этой модели совместного использования ресурсов, чтобы небольшим советам не приходилось в одиночку решать проблему, общую для всего региона.
Ключевым моментом является переход к общим критериям, которые помогут систематизировать наиболее важные данные, лучше их защитить и гарантированно использовать повторно.
Сортировка базовых данных для улучшения управления муниципалитетом.
Основные данные — это базовая информация, позволяющая городскому совету говорить на одном языке внутри своей организации. Это элементы, которые постоянно встречаются в процессе муниципального управления. Если эти данные противоречивы, дублируются или ненадежны, городской совет работает с большими усилиями и с большим риском ошибок. Если же эти данные хорошо идентифицированы, описаны и поддерживаются в актуальном состоянии, городской совет может лучше обрабатывать информацию, лучше информировать, лучше планировать и лучше принимать решения.
Нет необходимости создавать крупную платформу данных. Нам нужно определить, какие основные данные мы будем использовать совместно, знать, что является источником информации, и согласовать минимальные критерии. Это скромный, но очень важный шаг. Потому что, когда городской совет организует свои основные данные, он начинает закладывать прочную основу для более эффективных, надежных и ориентированных на граждан государственных услуг.
