En molts ajuntaments, especialment en els més petits, el dia a dia funciona gràcies al coneixement i l’experiència de les persones que hi treballen. Algú sap quin és el fitxer bo. Algú sap com s’ha escrit sempre el nom d’un carrer. Algú recorda que una entitat va canviar de nom. Algú sap que aquell equipament consta en un llistat, però ja no s’utilitza com abans.
Aquesta manera de funcionar pot resoldre moltes situacions quotidianes, però també genera un problema important: la mateixa informació pot acabar apareixent de formes diferents segons el servei, l’aplicació o el document.
Una persona pot tenir dades diferents al padró, a tributs o a serveis socials. Una adreça pot estar escrita de tres maneres. Un equipament pot tenir noms diferents en una memòria, en una agenda d’activitats i en una relació patrimonial. Un proveïdor pot aparèixer duplicat. Una entitat pot constar amb una denominació antiga.
Aquests no són només petits desordres administratius. Són problemes que afecten la qualitat de les dades, la coordinació interna i la prestació dels serveis públics.
Per això, després d’haver parlat d’inventari, metadades i qualitat de dades, és important introduir un altre concepte clau: les dades mestres.
Què són les dades mestres?
Les dades mestres són aquelles dades bàsiques i compartides que identifiquen els elements principals amb què treballa una organització. Dit d’una manera planera, són les dades que moltes àrees de l’ajuntament utilitzen i que haurien de significar el mateix per a tothom.
En un ajuntament, entre d’altres, poden ser dades mestres:
- les persones;
- els carrers;
- les adreces;
- els immobles;
- els equipaments municipals;
- les entitats;
- els òrgans i unitats administratives;
- els procediments;
- els serveis municipals;
- els elements de la via pública.
Aquestes dades són importants perquè apareixen en molts tràmits, sistemes i processos municipals. Per exemple, la dada “adreça” pot aparèixer al padró, a tributs, a urbanisme, a notificacions, a serveis socials, a incidències de via pública, a activitats, a equipaments i a transparència. Si aquesta dada no és coherent, tot el que depèn d’ella pot veure’s afectat.
Per què són importants per a un ajuntament?
En un ajuntament pot semblar que parlar de dades mestres és massa tècnic. Però en realitat és una necessitat molt pràctica. Les dades mestres ajuden a evitar errors i duplicitats. També faciliten que els serveis municipals treballin amb una visió comuna. Quan les dades mestres estan ben ordenades, l’ajuntament pot saber millor de qui parla, de quin lloc parla, de quin equipament parla o de quin expedient parla.
Això és especialment útil en municipis petits, on moltes persones treballen amb diverses responsabilitats alhora i on no sempre hi ha equips especialitzats per revisar dades, integrar sistemes o mantenir catàlegs complexos.
Disposar d’unes dades mestres mínimes i ben cuidades pot ajudar a:
- reduir errors en notificacions i comunicacions;
- evitar duplicats de persones, entitats o proveïdors;
- millorar la coordinació entre serveis;
- facilitar la tramitació administrativa;
- preparar millors indicadors;
- millorar la transparència;
- facilitar l’intercanvi d’informació amb altres administracions;
- reduir la dependència del coneixement informal;
- fer més fàcil la implantació de serveis comuns.
No es tracta de fer un gran projecte tecnològic. Es tracta d’identificar quines dades bàsiques son compartides, unificar en una sola eina on resideixin i cuidar-les.
Persones: una dada crítica i sensible
Les dades de persones són una de les dades mestres més importants en qualsevol ajuntament. Apareixen al padró, als expedients, als serveis socials, als tributs, a les notificacions, a les sol·licituds, als registres d’entrada, a les activitats o a les comunicacions amb la ciutadania. Quan aquestes dades no estan ben gestionades, poden aparèixer problemes com persones duplicades, noms escrits de manera diferent, dades de contacte desactualitzades o identificadors incomplets.
Això pot provocar errors en notificacions, dificultats per relacionar tràmits, confusions en l’atenció ciutadana o problemes en la gestió d’ajuts i serveis. Ara bé, les dades de persones també són especialment sensibles. Per tant, no només cal que siguin correctes. Cal protegir-les adequadament, limitar-ne l’accés, utilitzar-les només per a finalitats legítimes i garantir-ne la traçabilitat. En aquest cas, qualitat i protecció de dades van de la mà.
Territori: carrers, adreces i immobles
El territori és un altre gran àmbit de dades mestres municipals. Els carrers, les adreces, els immobles, els barris, les zones, els equipaments i els elements de la via pública són informació essencial per al funcionament d’un ajuntament. Una adreça mal escrita o no normalitzada pot afectar padró, notificacions, llicències, tributs, incidències, censos, planificació urbana o serveis de proximitat. Per això és important disposar de criteris comuns per identificar i descriure adreces, carrers i immobles.
Aquesta feina pot semblar menor, però té molt d’impacte. Si l’ajuntament treballa amb una visió coherent del territori, pot planificar millor, detectar necessitats, gestionar incidències i prestar serveis amb més precisió. El territori és una de les claus per connectar dades municipals que sovint estan disperses en diferents sistemes.
Equipaments municipals: saber què tenim i com s’utilitza
Els equipaments municipals també haurien de ser una dada mestra. Una escola bressol, un pavelló, una biblioteca, un centre cívic, un consultori, una pista esportiva, un casal, un magatzem municipal o un edifici administratiu poden aparèixer en molts llocs: inventari patrimonial, agenda d’activitats, manteniment, pressupost, consums energètics, transparència, web municipal o plans d’inversió. Si cada àrea utilitza un nom diferent o manté la seva pròpia llista, serà difícil tenir una visió global.
Una dada mestra d’equipaments hauria de permetre saber, com a mínim, quins equipaments existeixen, on són, quin servei presten, qui els gestiona, quin ús tenen, quin estat presenten i amb quines altres dades es relacionen. Aquesta informació pot ajudar a planificar manteniment, prioritzar inversions, optimitzar espais, informar millor la ciutadania i construir indicadors de gestió.
Organització municipal
Les dades mestres no fan referència només a ciutadania i territori. També inclouen unitats administratives, òrgans de govern, llocs de treball, serveis municipals i procediments. Aquestes ajuden a saber qui és responsable de què, qui tramita, qui valida i qui ha d’actualitzar determinades dades. Ordenar aquestes dades ajuda a millorar la gestió interna.
Dades mestres no vol dir una única gran base de dades
Quan es parla de dades mestres, es pot pensar que cal crear una única gran base de dades centralitzada. Però no necessàriament. En un ajuntament petit, el primer objectiu no hauria de ser construir una gran solució tecnològica. El primer objectiu hauria de ser acordar quines dades bàsiques són comunes i com s’han d’identificar. Potser les dades continuaran estant en diferents aplicacions, però caldrà saber quina és la font de referència per a cada dada.
Per exemple:
- quina és la font de referència per a les persones residents;
- quina és la font de referència per als carrers i adreces;
- quina és la font de referència per als equipaments;
- quina és la font de referència per a les unitats administratives;
- quina és la font de referència per als procediments.
Això permet reduir contradiccions. Quan hi ha dubtes, l’ajuntament sap quina dada ha de prevaldre. Aquest criteri és molt important per evitar que cada servei mantingui la seva pròpia “veritat”.
La relació amb l’inventari, les metadades i la qualitat
Les dades mestres no apareixen de manera aïllada. Formen part del mateix camí que hem anat explicant en els posts anteriors.
- L’inventari ens ajuda a saber quins conjunts de dades tenim.
- Les metadades ens ajuden a descriure què contenen, qui n’és responsable, on són i com s’actualitzen.
- La qualitat ens ajuda a saber si aquestes dades són fiables per a l’ús que en volem fer.
- Les dades mestres ens ajuden a identificar quines dades són comunes i especialment importants per al conjunt de l’ajuntament.
Per això, un ajuntament petit pot començar detectant, dins del seu inventari, quines dades apareixen en més serveis i sistemes. Aquestes dades probablement són candidates a ser tractades com a dades mestres. Si una dada és utilitzada per moltes àrees, afecta serveis essencials o és necessària per prendre decisions, cal cuidar-la especialment.
Per on es pot començar?
Un ajuntament petit pot començar de manera molt senzilla.
- Identificar quines dades es repeteixen més entre serveis: persones, adreces, equipaments, entitats, proveïdors o expedients.
- Preguntar-se quins problemes apareixen més sovint: duplicats, noms diferents, dades incompletes, informació desactualitzada o criteris no compartits.
- Acordar quina és la font de referència per a cada dada. Per exemple, quin sistema és la referència per al padró, quin llistat és la referència d’equipaments o quin registre és la referència de proveïdors.
- Definir criteris bàsics: com s’escriu una adreça, com s’identifica una entitat, qui pot modificar una dada, qui valida canvis o quan s’ha de revisar la informació.
- Documentar-ho de manera simple en una fitxa o guia interna.
No cal començar per totes les dades mestres. Es pot començar per una o dues que generin molts problemes o que tinguin molt d’impacte.
Un exemple pràctic: ordenar la dada d’equipaments
Un bon cas per començar pot ser la dada d’equipaments municipals. És una dada relativament acotada, útil per a moltes àrees i amb impacte directe en la ciutadania. L’ajuntament pot fer una primera llista comuna d’equipaments, assignar un nom oficial, indicar l’adreça, el tipus d’equipament, el servei responsable, l’estat, l’ús principal i la informació pública que es pot mostrar al web.
A partir d’aquí, aquesta dada pot servir per a activitats, manteniment, pressupost, consums, transparència, planificació i informació ciutadana. Amb un esforç assumible, l’ajuntament passa de tenir diverses llistes parcials a tenir una referència comuna. Això és treballar dades mestres.
En què ajuda la Xarxa de Governs Locals Intel·ligents
Els ajuntaments petits no haurien de definir sols quines dades mestres són importants ni quin model han de seguir. La XGLI pot aportar valor mitjançant els seus grups de treball, ajudant a establir un model de govern comú de dades per al món local. Aquest model identificarà quines dades mestres són prioritàries per als ens locals, poden identificar quines metadades mínimes cal descriure i quines responsabilitats cal definir.
Els grups estan treballant a construir una visió compartida sobre dades mestres locals: persones, territori, equipaments, entitats, proveïdors, organització, serveis i procediments, etc. Això permetrà que els ajuntaments no hagin de començar des de zero i que puguin disposar de models comuns adaptables a la seva dimensió i capacitat.
Un altre àmbit important serà la descripció de perfils professionals i funcions. En un ajuntament petit potser no hi haurà una persona dedicada exclusivament a les dades mestres, però sí que caldrà identificar qui valida, qui actualitza, qui corregeix, qui documenta i qui decideix quina és la font de referència.
Finalment, la Xarxa pot implementar casos d’ús compartits que mostrin el valor de les dades mestres: millorar la qualitat d’adreces, ordenar equipaments municipals, facilitar indicadors comuns o preparar serveis proactius basats en informació fiable.
El valor de la XGLI serà convertir una necessitat complexa en un model compartit, pràctic i assumible.
L’AOC i l’Espai de Dades del Món Local
L’Espai de Dades del Món Local vol ajudar els ens locals a aprofitar millor les seves dades mitjançant criteris, models, serveis i infraestructures comunes.
En aquest context, les dades mestres són una peça fonamental. Sense dades mestres coherents, és difícil integrar sistemes, construir indicadors fiables, compartir informació entre administracions o desplegar serveis digitals més proactius.
El Consorci AOC, en col·laboració amb diputacions, consells comarcals i altres actors del món local, pot contribuir a impulsar aquest model compartit perquè els ajuntaments petits no hagin de resoldre sols un repte que és comú a tot el món local.
La clau és avançar cap a criteris comuns que ajudin a ordenar les dades més importants, protegir-les millor i reutilitzar-les amb garanties.
Ordenar les dades bàsiques per millorar la gestió municipal
Les dades mestres són les dades bàsiques que fan possible que un ajuntament parli el mateix idioma dins de la seva pròpia organització. Són peces que apareixen una vegada i una altra en la gestió municipal. Si aquestes dades són incoherents, duplicades o poc fiables, l’ajuntament treballa amb més esforç i més risc d’error. Si aquestes dades estan ben identificades, descrites i cuidades, l’ajuntament pot tramitar millor, informar millor, planificar millor i decidir millor.
No cal construir una gran plataforma de dades. Cal identificar quines dades bàsiques compartim, saber quina és la font de referència i acordar uns criteris mínims. Aquest és un pas modest, però molt important. Perquè quan un ajuntament ordena les seves dades mestres, comença a construir una base sòlida per a uns serveis públics més eficients, fiables i orientats a la ciutadania.
