Una notificació que no arriba perquè l’adreça no és correcta. Una persona que apareix duplicada en dos registres municipals. Un expedient que costa de localitzar perquè no s’ha classificat correctament. Un equipament que consta com a actiu, però que fa temps que no presta servei. Una dada econòmica que no quadra entre dos informes.
Són algunes situacions de vegades habituals en l’administració. No sempre fan soroll, no sempre tenen impacte a la ciutadania i sovint es resolen amb esforç manual, trucades, comprovacions i molta experiència del personal municipal.
Però totes tenen una cosa en comú: al darrere hi ha un problema de qualitat de les dades.
En publicacions anteriors hem parlat de per què cal governar les dades, de la importància de gestionar-les bé, de saber quines dades tenim i de descriure-les amb metadades. El pas següent és igualment important: assegurar que aquestes dades són prou fiables per a l’ús que en volem fer.
Una dada incorrecta no és només un error en una base de dades, sinó que pot acabar generant un mal servei públic.
Què vol dir que una dada tingui qualitat?
Quan parlem de qualitat de les dades no parlem de perfecció absoluta. Parlem d’una cosa més pràctica: que les dades siguin adequades per a l’ús que l’ajuntament en necessita fer.
Una dada pot ser suficient per a un ús intern orientatiu, però no ser prou bona per fer una notificació formal, concedir un ajut, publicar informació al web municipal o construir un indicador de gestió.
Per exemple, una adreça escrita de manera aproximada pot servir perquè algú del municipi identifiqui una zona, però pot no ser vàlida per enviar una notificació electrònica o postal. Una llista d’activitats pot servir per preparar una agenda interna, però si no està actualitzada pot generar confusió quan es publica a la ciutadania. Una relació d’equipaments pot semblar correcta, però si no indica qui els gestiona, quins serveis ofereixen o si estan oberts, pot ser poc útil per planificar.
Per tant, una dada de qualitat és una dada que és correcta, completa, actualitzada, coherent, comprensible, única quan cal que ho sigui, i útil per a la finalitat prevista. Dit d’una manera senzilla: una bona dada és aquella en què podem confiar per treballar millor.
La qualitat de les dades no és només un problema tècnic
En un ajuntament, és habitual pensar que la qualitat de les dades depèn del programa informàtic o del proveïdor. I és cert que les eines poden ajudar molt: poden validar camps, evitar duplicats, normalitzar formats o generar avisos. Però la qualitat de les dades no és només responsabilitat de la tecnologia.
La qualitat comença en el moment en què una persona introdueix, modifica, interpreta o reutilitza una informació. Per això afecta padró, registre, secretaria, intervenció, urbanisme, serveis socials, atenció ciutadana, cultura, esports, policia local, arxiu, gestió documental i qualsevol altre servei municipal.
Si cada servei registra la informació amb criteris diferents, si no està clar qui ha d’actualitzar una dada, si ningú revisa els errors recurrents o si no es documenten els significats, la tecnologia per si sola no resoldrà el problema.
La qualitat de les dades és una responsabilitat compartida, assumible, pràctica i proporcional.
Errors habituals que acaben costant temps i confiança
Els problemes de qualitat de dades solen aparèixer en formes molt concretes.
- Hi pot haver dades duplicades: una mateixa persona, empresa, entitat o equipament apareix registrat més d’una vegada.
- Hi pot haver dades incompletes: falta un camp important, com una adreça, un identificador, una data, un estat o una classificació.
- Hi pot haver dades desactualitzades: informació que va ser correcta en el seu moment, però que ja no reflecteix la realitat.
- Hi pot haver dades incoherents: dos sistemes municipals contenen informació diferent sobre el mateix element.
- Hi pot haver dades poc comprensibles: codis, abreviatures o camps que només entén una persona concreta.
- Hi pot haver dades mal classificades: expedients, documents, activitats o incidències que no segueixen un criteri comú.
- I hi pot haver dades que no són traçables: no sabem d’on provenen, qui les ha modificat o quan es van actualitzar.
Aquests problemes tenen conseqüències. Fan perdre temps, generen desconfiança, dificulten la coordinació interna, compliquen la transparència i poden afectar directament la ciutadania.
Quan la qualitat de la dada afecta el servei públic
La qualitat de les dades no és una qüestió interna sense impacte. Té efectes directes sobre la manera com l’ajuntament presta serveis.
- Si les dades de contacte no són correctes ni compartides, la comunicació amb la ciutadania falla.
- Si les dades dels expedients no estan ben informades, augmenta el temps de tramitació.
- Si les dades d’una persona estan duplicades, pot haver-hi errors en l’atenció o en la gestió d’ajuts.
- Si les dades dels equipaments no estan actualitzades, es pot informar malament sobre horaris, serveis o disponibilitat.
- Si les dades de contractació, subvencions o pressupost no són coherents, es fa més difícil una gestió eficient i retre comptes.
- Si les dades territorials no estan ben alineades, pot ser més complex planificar actuacions urbanes, manteniment o serveis.
La ciutadania no veu “problemes de dades”. La ciutadania veu notificacions que no arriben, tràmits que s’allarguen, manca de coordinació interna, informació contradictòria o serveis que no responen prou bé. Per això, millorar la qualitat de les dades és millorar el servei públic.
No totes les dades requereixen el mateix nivell de qualitat
Un ajuntament no pot revisar totes les dades amb la mateixa intensitat. Tampoc cal fer-ho. La clau és prioritzar. Hi ha dades que són més crítiques perquè afecten drets de la ciutadania, tràmits essencials, obligacions legals, serveis sensibles o decisions importants. Aquestes dades han de tenir més control.
Per exemple, les dades del padró, les dades econòmiques, les dades vinculades a serveis socials, les dades d’expedients administratius, les dades de notificació o les dades necessàries per a la transparència poden requerir més garanties que altres dades d’ús més intern o informatiu.
La qualitat de les dades s’ha de gestionar amb criteri de risc i valor públic.
Això vol dir fer-se preguntes simples:
- Quines dades fem servir més?
- Quines dades generen més errors?
- Quines dades afecten més directament la ciutadania?
- Quines dades són necessàries per prendre decisions?
- Quines dades compartim amb altres administracions?
- Quines dades podrien tenir més impacte si són incorrectes?
Aquestes preguntes ajuden a decidir per on començar.
Per on es pot començar?
Un ens pot començar a millorar la qualitat de les dades sense grans projectes ni eines sofisticades, mitjançant les següent passes :
- identificar dues o tres dades que generen problemes habituals. Per exemple: manca de normalització d’adreces, persones duplicades, equipaments, expedients, activitats, incidències o dades de contacte.
- parlar amb les persones que treballen cada dia amb aquestes dades. Elles saben on hi ha errors, quins camps es deixen buits, quins criteris no estan clars i quines comprovacions es fan manualment.
- acordar criteris bàsics. Per exemple, com s’ha d’escriure una adreça, quins camps són obligatoris, com s’identifica una entitat, qui pot modificar una dada o quan cal revisar una informació.
- revisar periòdicament. No cal esperar a tenir un problema greu. Es poden revisar duplicats, camps buits, dades antigues o incoherències de manera regular.
- documentar els criteris. Elaborar una guia breu, una fitxa de dades o una instrucció interna pot evitar molts errors futurs.
Aquestes accions són senzilles, però tenen un efecte important: redueixen dependències, milloren la confiança i fan que la informació sigui més útil per a tothom.
La qualitat comença abans d’analitzar
Cada vegada més ajuntaments volen disposar d’indicadors, quadres de comandament, dades obertes o eines d’intel·ligència artificial.
És una bona direcció, però cal tenir present una idea bàsica: si les dades d’on es parteix no són fiables, els resultats tampoc ho seran.
- Un indicador construït amb dades incompletes pot portar a una decisió equivocada.
- Un quadre de comandament amb dades desactualitzades pot generar una falsa sensació de control.
- Una eina d’intel·ligència artificial alimentada amb dades mal classificades pot amplificar errors o biaixos.
Per això, la qualitat de les dades no és una tasca posterior. No és una revisió final. És una condició prèvia per poder generar coneixement fiable.
Abans de preguntar-nos quin indicador volem, cal preguntar-nos si les dades que l’alimenten són prou bones.
La relació amb l’inventari i les metadades
La qualitat de les dades està molt relacionada amb els passos que s’han compartit en articles anteriors.
- L’inventari ajuda a saber quines dades tenim.
- Les metadades ajuden a entendre què signifiquen, qui les manté, on són, cada quant s’actualitzen i quines limitacions tenen.
- La qualitat ajuda a saber si aquestes dades són prou bones per a l’ús que en volem fer.
Són tres peces connectades.
- Si no sabem quines dades tenim, no les podem revisar.
- Si no sabem què signifiquen o qui n’és responsable, no podem corregir-les bé.
- Si no sabem quin ús en volem fer, no podem decidir quin nivell de qualitat necessiten.
Per això, un model de govern de dades ha d’integrar inventari, metadades i qualitat com a part d’un mateix procés.
El paper de la Xarxa de Governs Locals Intel·ligents
La Xarxa de Governs Locals Intel·ligents vol aportar valor mitjançant els seus grups de treball, ajudant a definir un model de govern comú de dades per al món local. Aquest model ha de ser senzill, pràctic i adaptat a la diversitat dels ens locals.
En l’àmbit de la qualitat, la Xarxa vol establir criteris compartits sobre quines dades són prioritàries, quins controls mínims cal aplicar, quins indicadors de qualitat poden ser útils i com detectar problemes habituals.
També vol ajudar a definir models comuns de responsabilitat: qui valida una dada, qui la manté, qui detecta incidències, qui les resol i qui decideix si una dada és apta per a un determinat ús.
Dades millors, serveis millors
La qualitat de les dades pot semblar una qüestió interna, però té un impacte directe en la ciutadania.
Quan les dades són millors, els tràmits poden ser més àgils, les notificacions més fiables, els informes més útils, els serveis més ben planificats i la transparència més comprensible.
Millorar la qualitat de les dades no vol dir fer-ho tot perfecte. Vol dir començar a reduir els errors que més afecten el funcionament municipal i el servei públic.
No es tracta només de tenir dades. Es tracta de poder confiar-hi.
Perquè quan una dada és fiable, l’ajuntament pot decidir millor. I quan l’ajuntament decideix millor, la ciutadania rep un millor servei.
