Uma notificação que não chega porque o endereço está incorreto. Uma pessoa que aparece duplicada em dois registros municipais. Um arquivo difícil de localizar por não ter sido classificado corretamente. Um equipamento listado como ativo, mas que não está em serviço há muito tempo. Dados econômicos que não coincidem em dois relatórios.
Essas são algumas situações que às vezes são comuns na administração pública. Nem sempre causam alarde, nem sempre impactam os cidadãos e, frequentemente, são resolvidas com trabalho manual, telefonemas, verificações e muita experiência da equipe municipal.
Mas todos eles têm uma coisa em comum: por trás deles existe um problema de qualidade de dados.
Em posts anteriores, falamos sobre a necessidade da governança de dados, a importância de gerenciá-los bem, saber quais dados temos e descrevê-los com metadados. O próximo passo é igualmente importante: garantir que esses dados sejam confiáveis o suficiente para o uso que pretendemos fazer deles.
Dados incorretos não são apenas um erro em um banco de dados, mas podem acabar gerando um serviço público de má qualidade.
O que significa ter dados de qualidade?
Quando falamos de qualidade de dados, não estamos falando de perfeição absoluta. Estamos falando de algo mais prático: que os dados sejam adequados para o uso que a prefeitura precisa fazer deles.
Um dado pode ser suficiente para uso indicativo interno, mas não ser adequado o bastante para emitir uma notificação formal, conceder auxílio, publicar informações no site da prefeitura ou elaborar um indicador de gestão.
Por exemplo, um endereço escrito de forma aproximada pode ser útil para alguém no município identificar uma área, mas pode não ser vàlidEnviar uma notificação eletrônica ou postal. Uma lista de atividades pode ser usada para preparar uma agenda interna, mas, se não for atualizada, pode gerar confusão quando divulgada ao público. Uma lista de instalações pode parecer correta, mas, se não indicar quem as administra, quais serviços oferecem ou se estão abertas, pode não ser muito útil para o planejamento.
Portanto, dados de qualidade são dados que são correto, completo, atualizado, coerente, compreensível, único quando for necessário, e útil para o propósito pretendido. Em outras palavras: bons dados são dados nos quais podemos confiar para trabalhar melhor.
A qualidade dos dados não é apenas uma questão técnica.
Em uma câmara municipal, é comum pensar que a qualidade dos dados depende do programa de computador ou do fornecedor. E é verdade que as ferramentas podem ajudar bastante: podem validar campos, evitar duplicados, normalizar formatos ou gerar alertas. Mas a qualidade dos dados não é responsabilidade exclusiva da tecnologia.
A qualidade começa no momento em que uma pessoa insere, modifica, interpreta ou reutiliza informações. Isso afeta o censo, o cadastro, a secretaria, a intervenção, o planejamento urbano, os serviços sociais, os serviços ao cidadão, a cultura, o esporte, a polícia local, os arquivos, a gestão documental e qualquer outro serviço municipal.
Se cada serviço registra informações com critérios diferentes, se não estiver claro quem deve atualizar um dado, se ninguém revisa erros recorrentes ou se os significados não forem documentados, a tecnologia sozinha não resolverá o problema.
A qualidade dos dados é uma responsabilidade compartilhada, alcançável, prática e proporcional.
Erros comuns que acabam custando tempo e confiança.
Os problemas de qualidade de dados tendem a aparecer de formas muito específicas.
- Pode haver dados. duplicados: a mesma pessoa, empresa, entidade ou estabelecimento aparece registrado mais de uma vez.
- Pode haver dados. incompletoFalta um campo importante, como endereço, identificador, data, status ou classificação.
- Pode haver dados. desatualizadoInformação que era correta na época, mas que já não reflete a realidade.
- Pode haver dados. incoerenteDois sistemas municipais contêm informações diferentes sobre o mesmo elemento.
- Pode haver dados. incompreensívelCódigos, abreviações ou campos que apenas uma pessoa específica entende.
- Pode haver dados. classificado incorretamenteArquivos, documentos, atividades ou incidentes que não seguem um critério comum.
- E pode haver dados que não são rastreáveisNão sabemos de onde vêm, quem as modificou ou quando foram atualizadas.
Esses problemas têm consequências. Eles desperdiçam tempo, geram desconfiança, dificultam a coordenação interna e complicam as coisas. transparència e pode afetar diretamente os cidadãos.
Quando a qualidade dos dados afeta o serviço público
A qualidade dos dados não é uma questão interna sem impacto. Ela afeta diretamente a forma como a câmara municipal presta serviços.
- Se os dados de contato Eles não são corretos nem compartilhados, a comunicação com os cidadãos falha.
- Se os dados do arquivos Se não estiverem bem informados, o tempo de processamento aumenta.
- Se os dados de uma pessoa forem duplicadosPodem ocorrer erros no cuidado ou na gestão da assistência.
- Se os dados do equipamento Se não estiverem atualizadas, podem ser fornecidas informações incorretas sobre horários, serviços ou disponibilidade.
- Se os dados de aquisições, subsídios ou orçamento não são coerentes, o que dificulta a gestão eficiente e a responsabilização.
- Se os dados territorial Se não estiverem bem alinhados, o planejamento de ações urbanas, manutenção ou serviços pode se tornar mais complexo.
Os cidadãos não veem "problemas com os dados". Os cidadãos veem notificações que não chegam, procedimentos que demoram demais, falta de coordenação interna, informações contraditórias ou serviços que não respondem adequadamente. Portanto, melhorar a qualidade dos dados é melhorar o serviço público.
Nem todos os dados exigem o mesmo nível de qualidade.
Uma câmara municipal não pode analisar todos os dados com a mesma intensidade. Nem deveria. O essencial é priorizar. Há dados mais críticos porque afetam os direitos dos cidadãos, procedimentos essenciais, obrigações legais, serviços sensíveis ou decisões importantes. Esses dados devem receber maior atenção.
Por exemplo, dados populacionais, dados econômicos, dados relacionados a serviços sociais, dados de arquivos administrativos, dados de notificações ou dados necessários para o transparència Pode exigir mais garantias do que outros dados para uso mais interno ou informativo.
A qualidade dos dados deve ser gerenciada com base em critérios de risco e valor público.
Isso significa fazer a si mesmo perguntas simples:
- Quais dados utilizamos com mais frequência?
- Quais dados geram mais erros?
- Quais dados afetam os cidadãos mais diretamente?
- Que dados são necessários para tomar decisões?
- Que dados compartilhamos com outras administrações?
- Que dados incorretos poderiam ter o maior impacto?
Essas perguntas ajudam a decidir por onde começar.
Por onde começar?
É possível começar a melhorar a qualidade dos dados sem grandes projetos ou ferramentas sofisticadas, seguindo estes passos:
- Identifique dois ou três conjuntos de dados que geram problemas comuns. Por exemplo: falta de padronização de endereços, pessoas, equipamentos, arquivos, atividades, incidentes ou informações de contato duplicados.
- Converse com as pessoas que trabalham com esses dados diariamente. Elas sabem onde estão os erros, quais campos estão em branco, quais critérios não estão claros e quais verificações são feitas manualmente.
- Concordar com critérios básicos. Por exemplo, como um endereço deve ser escrito, quais campos são obrigatórios, como uma entidade é identificada, quem pode modificar um dado ou quando as informações precisam ser revisadas.
- Faça revisões regularmente. Não precisa esperar até que surja um problema sério. Você pode revisar duplicados, campos vazios, dados antigos ou inconsistências com frequência.
- Documente os critérios. Criar um guia conciso, uma ficha técnica ou instruções internas pode evitar muitos erros futuros.
Essas ações são simples, mas têm um efeito importante: reduzem as dependências, melhoram a confiança e tornam a informação mais útil para todos.
A qualidade começa antes da análise.
Cada vez mais câmaras municipais querem ter indicadores, painéis de controlo, dados abertos ou ferramentas de inteligência artificial.
É uma boa direção, mas devemos ter em mente uma ideia básica: se os dados em que se baseia não forem confiáveis, os resultados também não serão confiáveis.
- Um indicador construído com dados incompletos pode levar a uma decisão errada.
- Um painel de controle com dados desatualizados pode criar uma falsa sensação de controle.
- Uma ferramenta de inteligência artificial alimentada com dados classificados incorretamente pode amplificar erros ou vieses.
Por isso, a qualidade dos dados não é uma reflexão tardia. Não é uma revisão final. É um pré-requisito para a geração de conhecimento confiável..
Antes de nos perguntarmos qual indicador queremos, precisamos nos perguntar se os dados que o alimentam são suficientemente bons.
A relação com o inventário e os metadados.
A qualidade dos dados está intimamente relacionada às etapas compartilhadas em artigos anteriores.
- O inventário nos ajuda a saber quais dados temos.
- Os metadados ajudam a entender o que significa, quem os mantém, onde estão localizados, com que frequência são atualizados e quais são suas limitações.
- A qualidade nos ajuda a saber se esses dados são bons o suficiente para o uso que pretendemos fazer deles.
São três peças interligadas.
- Se não soubermos quais dados temos, não podemos analisá-los.
- Se não soubermos o que significam ou quem é o responsável por elas, não poderemos corrigi-las adequadamente.
- Se não soubermos para que queremos usá-los, não podemos decidir qual o nível de qualidade necessário.
Portanto, um modelo de governança de dados deve integrar inventário, metadados e qualidade como parte do mesmo processo.
O papel da Rede de Governo Local Inteligente
A Rede de Governo Local Inteligente visa agregar valor por meio de seus grupos de trabalho, ajudando a definir um modelo comum de governança de dados para o âmbito local. Esse modelo deve ser simples, prático e adaptado à diversidade das entidades locais.
Na área da qualidade, a Rede pretende estabelecer critérios comuns sobre quais dados são prioritários, quais controles mínimos precisam ser aplicados, quais indicadores de qualidade podem ser úteis e como detectar problemas comuns.
O objetivo é também ajudar a definir modelos comuns de responsabilidade: quem valida os dados, quem os mantém, quem detecta incidentes, quem os resolve e quem decide se os dados são adequados para um determinado uso.
Dados melhores, serviços melhores
A qualidade dos dados pode parecer um problema interno, mas tem um impacto direto sobre os cidadãos.
Quando os dados são melhores, os procedimentos podem ser mais ágeis, as notificações mais confiáveis, os relatórios mais úteis e os serviços melhor planejados. transparència mais compreensível.
Melhorar a qualidade dos dados não significa tornar tudo perfeito. Significa começar a reduzir os erros que mais afetam as operações municipais e os serviços públicos.
Não se trata apenas de ter dados. Trata-se de poder confiar neles.
Porque quando os dados são confiáveis, a câmara municipal pode tomar decisões melhores. E quando a câmara municipal toma decisões melhores, os cidadãos recebem um serviço melhor.
