إشعار لم يصل بسبب عدم صحة العنوان. شخص مُدرج اسمه مرتين في سجلين بلديين. ملف يصعب العثور عليه لعدم تصنيفه بشكل صحيح. قطعة من المعدات مُدرجة كأصل، ولكنها خارج الخدمة منذ مدة طويلة. بيانات اقتصادية غير متطابقة بين تقريرين.
هذه بعض المواقف الشائعة أحيانًا في الإدارة. لا تُثير هذه المواقف ضجة دائمًا، ولا تؤثر دائمًا على المواطنين، وغالبًا ما تُحل بالجهد اليدوي والاتصالات والتدقيق وخبرة موظفي البلدية.
لكن جميعها تشترك في شيء واحد: يكمن وراءها مشكلة في جودة البيانات.
تحدثنا في منشورات سابقة عن ضرورة حوكمة البيانات، وأهمية إدارتها بكفاءة، ومعرفة البيانات المتوفرة لدينا ووصفها باستخدام البيانات الوصفية. والخطوة التالية لا تقل أهمية: ضمان موثوقية هذه البيانات بما يكفي للاستخدام الذي نرغب في تحقيقه منها.
إن البيانات غير الصحيحة ليست مجرد خطأ في قاعدة البيانات، بل يمكن أن تؤدي في النهاية إلى تقديم خدمة عامة سيئة.
ماذا يعني أن تكون البيانات ذات جودة؟
عندما نتحدث عن جودة البيانات، فإننا لا نتحدث عن الكمال المطلق، بل عن شيء أكثر عملية: أن تكون البيانات مناسبة للاستخدام الذي يحتاجه مجلس المدينة.
قد تكون قطعة من البيانات كافية للاستخدام الإرشادي الداخلي، ولكنها ليست جيدة بما يكفي لإجراء إخطار رسمي، أو منح المساعدة، أو نشر المعلومات على الموقع الإلكتروني للبلدية، أو بناء مؤشر إداري.
على سبيل المثال، قد يكون العنوان المكتوب بشكل تقريبي مفيدًا لشخص ما في البلدية لتحديد منطقة ما، ولكنه قد لا يكون كذلك. vàlidلإرسال إشعار إلكتروني أو بريدي. يمكن استخدام قائمة الأنشطة لإعداد جدول أعمال داخلي، ولكن إذا لم يتم تحديثها، فقد تُسبب ارتباكًا عند نشرها للجمهور. قد تبدو قائمة المرافق صحيحة، ولكن إذا لم تُحدد الجهة المسؤولة عنها، أو الخدمات التي تُقدمها، أو ما إذا كانت مفتوحة، فقد لا تكون مفيدة جدًا للتخطيط.
لذلك، فإن البيانات عالية الجودة هي البيانات التي صحيح، كامل، محدّث، متماسك، مفهوم، فريد عندما يكون ذلك ضرورياً، و مفيد للغرض المقصود. ببساطة: البيانات الجيدة هي البيانات التي يمكننا الاعتماد عليها لتحسين أدائنا.
جودة البيانات ليست مجرد مشكلة تقنية
في مجالس المدن، يسود الاعتقاد بأن جودة البيانات تعتمد على برنامج الحاسوب أو مزود الخدمة. صحيح أن الأدوات تُسهم بشكل كبير في تحسين جودة البيانات، إذ يمكنها التحقق من صحة الحقول، وتجنب البيانات المكررة، وتوحيد تنسيقات البيانات، أو إصدار تنبيهات. لكن جودة البيانات ليست مسؤولية التكنولوجيا وحدها.
تبدأ الجودة لحظة إدخال الشخص للمعلومات أو تعديلها أو تفسيرها أو إعادة استخدامها. وهذا يؤثر على التعداد السكاني، والسجل، والأمانة العامة، والتدخل، والتخطيط العمراني، والخدمات الاجتماعية، وخدمات المواطنين، والثقافة، والرياضة، والشرطة المحلية، والأرشيف، وإدارة الوثائق، وأي خدمة بلدية أخرى.
إذا قامت كل خدمة بتسجيل المعلومات بمعايير مختلفة، وإذا لم يكن من الواضح من يجب عليه تحديث جزء من البيانات، وإذا لم يراجع أحد الأخطاء المتكررة أو إذا لم يتم توثيق المعاني، فإن التكنولوجيا وحدها لن تحل المشكلة.
جودة البيانات مسؤولية مشتركة وقابلة للتحقيق وعملية ومتناسبة.
أخطاء شائعة تؤدي في النهاية إلى خسارة الوقت والثقة
تميل مشاكل جودة البيانات إلى الظهور بأشكال محددة للغاية.
- قد توجد بيانات. نسخ مكررة: يظهر نفس الشخص أو الشركة أو الكيان أو المنشأة مسجلاً أكثر من مرة.
- قد توجد بيانات. غير مكتمل: هناك حقل مهم مفقود، مثل العنوان أو المعرف أو التاريخ أو الحالة أو التصنيف.
- قد توجد بيانات. قديم: معلومات كانت صحيحة في ذلك الوقت، ولكنها لم تعد تعكس الواقع.
- قد توجد بيانات. غير متماسك: يحتوي نظامان بلديان على معلومات مختلفة حول نفس العنصر.
- قد توجد بيانات. غير مفهوم: رموز أو اختصارات أو حقول لا يفهمها إلا شخص معين.
- قد توجد بيانات. تم تصنيفها بشكل خاطئ: الملفات أو المستندات أو الأنشطة أو الحوادث التي لا تتبع معيارًا مشتركًا.
- وقد تكون هناك بيانات التي لا يمكن تتبعهالا نعرف من أين أتت، أو من قام بتعديلها، أو متى تم تحديثها.
لهذه المشاكل عواقب. فهي تضيع الوقت، وتولد انعدام الثقة، وتجعل التنسيق الداخلي صعباً، وتزيد الأمور تعقيداً. transparència ويمكن أن يؤثر ذلك بشكل مباشر على المواطنين.
عندما تؤثر جودة البيانات على الخدمة العامة
إن جودة البيانات ليست مشكلة داخلية بلا تأثير، بل لها آثار مباشرة على طريقة تقديم مجلس المدينة للخدمات.
- إذا كانت بيانات اتصل إنها غير صحيحة أو غير مشتركة، والتواصل مع المواطنين يفشل.
- إذا كانت بيانات الملفات إذا لم تكن المعلومات كافية، فإن وقت المعالجة يزداد.
- إذا كانت بيانات الشخص نسخ مكررةقد تحدث أخطاء في رعاية أو إدارة المساعدات.
- إذا كانت بيانات معدات قد لا يتم تحديثها، وقد يتم تقديم معلومات غير صحيحة حول الجداول الزمنية أو الخدمات أو التوافر.
- إذا كانت بيانات المشتريات أو الإعانات أو الميزانية إنها غير متماسكة، مما يجعل الإدارة الفعالة والمساءلة أكثر صعوبة.
- إذا كانت البيانات إقليمي إذا لم تكن متوافقة بشكل جيد، فقد يكون من الصعب التخطيط للإجراءات الحضرية أو الصيانة أو الخدمات.
لا يرى المواطنون "مشاكل في البيانات" بحد ذاتها، بل يرون إشعارات لا تصل، وإجراءات تستغرق وقتاً طويلاً، ونقصاً في التنسيق الداخلي، ومعلومات متضاربة، أو خدمات لا تستجيب بالقدر الكافي. لذا، فإن تحسين جودة البيانات يعني تحسين الخدمة العامة.
لا تتطلب جميع البيانات نفس مستوى الجودة
لا يمكن لمجلس المدينة مراجعة جميع البيانات بنفس القدر من الدقة، ولا ينبغي له ذلك. يكمن الحل في تحديد الأولويات. فهناك بيانات أكثر أهمية لأنها تؤثر على حقوق المواطنين، والإجراءات الأساسية، والالتزامات القانونية، والخدمات الحساسة، أو القرارات المهمة. يجب أن تخضع هذه البيانات لمزيد من الرقابة.
على سبيل المثال، بيانات السكان، والبيانات الاقتصادية، والبيانات المرتبطة بالخدمات الاجتماعية، والبيانات من الملفات الإدارية، وبيانات الإخطارات، أو البيانات اللازمة لـ transparència قد تتطلب البيانات ضمانات أكثر من غيرها للاستخدام الداخلي أو لأغراض إعلامية.
يجب إدارة جودة البيانات بناءً على معايير المخاطر والقيمة العامة.
وهذا يعني أن تسأل نفسك أسئلة بسيطة:
- ما هي البيانات التي نستخدمها أكثر من غيرها؟
- ما هي البيانات التي تُنتج أكبر عدد من الأخطاء؟
- ما هي البيانات التي تؤثر بشكل مباشر على المواطنين؟
- ما هي البيانات اللازمة لاتخاذ القرارات؟
- ما هي البيانات التي نشاركها مع الإدارات الأخرى؟
- ما هي البيانات التي قد يكون لها التأثير الأكبر إذا كانت غير صحيحة؟
تساعد هذه الأسئلة في تحديد نقطة البداية.
من أين تبدأ؟
يمكن البدء بتحسين جودة البيانات دون الحاجة إلى مشاريع ضخمة أو أدوات متطورة، وذلك باتباع هذه الخطوات:
- حدد عنصرين أو ثلاثة عناصر من البيانات التي تُسبب مشاكل مشتركة. على سبيل المثال: عدم توحيد العناوين، أو تكرار أسماء الأشخاص، أو المعدات، أو الملفات، أو الأنشطة، أو الحوادث، أو بيانات الاتصال.
- تحدث إلى الأشخاص الذين يعملون مع هذه البيانات يومياً. فهم يعرفون أين توجد الأخطاء، وما هي الحقول الفارغة، وما هي المعايير غير الواضحة، وما هي عمليات التحقق التي تتم يدوياً.
- الاتفاق على المعايير الأساسية. على سبيل المثال، كيفية كتابة العنوان، والحقول الإلزامية، وكيفية تحديد هوية الكيان، ومن يمكنه تعديل جزء من البيانات أو متى يلزم مراجعة المعلومات.
- راجع البيانات بانتظام. ليس عليك الانتظار حتى تواجه مشكلة خطيرة. يمكنك مراجعة البيانات المكررة، والحقول الفارغة، والبيانات القديمة، أو التناقضات بشكل دوري.
- وثّق المعايير. إن إنشاء دليل مختصر أو ورقة بيانات أو تعليمات داخلية يمكن أن يمنع العديد من الأخطاء المستقبلية.
هذه الإجراءات بسيطة، لكن لها تأثير مهم: فهي تقلل من الاعتماد على الآخرين، وتحسن الثقة، وتجعل المعلومات أكثر فائدة للجميع.
الجودة تبدأ قبل التحليل
تتزايد رغبة المجالس البلدية في الحصول على مؤشرات ولوحات معلومات وبيانات مفتوحة أو أدوات ذكاء اصطناعي.
إنه اتجاه جيد، ولكن يجب أن نضع في اعتبارنا فكرة أساسية: إذا لم تكن البيانات التي يستند إليها موثوقة، فلن تكون النتائج موثوقة أيضًا.
- قد يؤدي استخدام مؤشر مبني على بيانات غير مكتملة إلى اتخاذ قرار خاطئ.
- يمكن أن تخلق لوحة المعلومات التي تحتوي على بيانات قديمة شعوراً زائفاً بالسيطرة.
- يمكن لأداة الذكاء الاصطناعي التي تتغذى ببيانات مصنفة بشكل خاطئ أن تضخم الأخطاء أو التحيزات.
لهذا السبب، لا تُعتبر جودة البيانات أمراً ثانوياً، وليست مراجعة نهائية. إنه شرط أساسي لتوليد معرفة موثوقة..
قبل أن نسأل أنفسنا عن المؤشر الذي نريده، نحتاج إلى أن نسأل أنفسنا ما إذا كانت البيانات التي تغذيه جيدة بما فيه الكفاية.
العلاقة مع المخزون والبيانات الوصفية
ترتبط جودة البيانات ارتباطًا وثيقًا بالخطوات المذكورة في المقالات السابقة.
- يساعدنا الجرد على معرفة البيانات التي لدينا.
- تساعد البيانات الوصفية في فهم معناها، ومن يقوم بصيانتها، وأين توجد، وعدد مرات تحديثها، وما هي القيود التي تواجهها.
- تساعدنا الجودة في معرفة ما إذا كانت هذه البيانات جيدة بما يكفي للاستخدام الذي نريد القيام به منها.
إنها ثلاث قطع متصلة.
- إذا لم نكن نعرف البيانات التي لدينا، فلن نتمكن من مراجعتها.
- إذا لم نعرف ما تعنيه هذه الكلمات أو من المسؤول عنها، فلن نتمكن من تصحيحها بشكل صحيح.
- إذا لم نكن نعرف ما نريد استخدامه من أجله، فلن نتمكن من تحديد مستوى الجودة الذي يحتاجونه.
لذلك، يجب أن يدمج نموذج إدارة البيانات المخزون والبيانات الوصفية والجودة كجزء من نفس العملية.
دور شبكة الحكومة المحلية الذكية
تهدف شبكة الحكومات المحلية الذكية إلى تقديم قيمة مضافة من خلال فرق العمل التابعة لها، والمساهمة في وضع نموذج موحد لحوكمة البيانات على المستوى المحلي. يجب أن يكون هذا النموذج بسيطًا وعمليًا وقابلًا للتكيف مع تنوع الكيانات المحلية.
في مجال الجودة، تسعى الشبكة إلى وضع معايير مشتركة بشأن البيانات ذات الأولوية، والحد الأدنى من الضوابط التي يجب تطبيقها، ومؤشرات الجودة التي يمكن أن تكون مفيدة، وكيفية اكتشاف المشكلات الشائعة.
كما أنها تريد المساعدة في تحديد نماذج مشتركة للمسؤولية: من يتحقق من صحة البيانات، ومن يحافظ عليها، ومن يكتشف الحوادث، ومن يحلها، ومن يقرر ما إذا كانت البيانات مناسبة لاستخدام معين.
بيانات أفضل، خدمات أفضل
قد تبدو جودة البيانات وكأنها مشكلة داخلية، لكنها تؤثر بشكل مباشر على المواطنين.
عندما تتحسن البيانات، تصبح الإجراءات أكثر مرونة، والإشعارات أكثر موثوقية، والتقارير أكثر فائدة، والخدمات أفضل تخطيطاً. transparència أكثر وضوحاً.
إن تحسين جودة البيانات لا يعني جعل كل شيء مثالياً، بل يعني البدء في تقليل الأخطاء التي تؤثر بشكل كبير على العمليات البلدية والخدمات العامة.
الأمر لا يتعلق فقط بامتلاك البيانات، بل يتعلق أيضاً بالقدرة على الوثوق بها.
لأنّ البيانات الموثوقة تمكّن مجلس المدينة من اتخاذ قرارات أفضل، وعندما يتخذ مجلس المدينة قرارات أفضل، يحصل المواطنون على خدمات أفضل.
