Een melding die niet aankomt omdat het adres onjuist is. Een persoon die in twee gemeentelijke registers voorkomt. Een dossier dat moeilijk te vinden is omdat het niet correct is geclassificeerd. Een apparaat dat als activa is geregistreerd, maar al lange tijd niet meer in gebruik is. Economische gegevens die niet overeenkomen tussen twee rapporten.
Dit zijn enkele situaties die soms voorkomen binnen de administratie. Ze maken niet altijd veel ophef, hebben niet altijd gevolgen voor de burgers en worden vaak opgelost met handmatige inspanningen, telefoontjes, controles en veel ervaring van de gemeentelijke medewerkers.
Maar ze hebben allemaal één ding gemeen: erachter schuilt een probleem met de datakwaliteit.
In eerdere berichten hebben we besproken waarom databeheer noodzakelijk is, het belang van goed databeheer, het kennen van onze data en het beschrijven ervan met metadata. De volgende stap is net zo belangrijk: ervoor zorgen dat deze data betrouwbaar genoeg is voor het beoogde gebruik.
Onjuiste gegevens zijn niet alleen een fout in een database, maar kunnen uiteindelijk leiden tot een slechte dienstverlening aan het publiek.
Wat betekent het dat data van goede kwaliteit is?
Als we het over datakwaliteit hebben, bedoelen we niet absolute perfectie. Het gaat om iets praktischers: dat de data geschikt is voor het gebruik dat de gemeente ervan wil maken.
Een gegeven kan volstaan voor intern, indicatief gebruik, maar is mogelijk niet goed genoeg voor een formele melding, het toekennen van subsidies, het publiceren van informatie op de gemeentelijke website of het opstellen van een beheerindicator.
Een adres dat bijvoorbeeld haastig is opgeschreven, kan nuttig zijn voor iemand in de gemeente om een gebied te identificeren, maar het hoeft niet per se een bruikbaar adres te zijn. vàlidEen elektronische of schriftelijke melding versturen. Een activiteitenlijst kan worden gebruikt om een interne agenda op te stellen, maar als deze niet wordt bijgewerkt, kan dit verwarring veroorzaken wanneer deze openbaar wordt gemaakt. Een lijst met faciliteiten lijkt misschien correct, maar als er niet in staat wie ze beheert, welke diensten ze aanbieden of of ze open zijn, is deze mogelijk niet erg bruikbaar voor de planning.
Kwaliteitsgegevens zijn daarom gegevens die correct, volledig, actueel, samenhangend, begrijpelijk, uniek wanneer dat nodig is, en behulpzaam voor het beoogde doel. Simpel gezegd: goede data is data waarop we kunnen vertrouwen om beter te werken.
De kwaliteit van gegevens is niet alleen een technisch probleem.
Binnen een gemeenteraad is het gebruikelijk te denken dat de kwaliteit van de gegevens afhangt van het computerprogramma of de leverancier. En het is waar dat tools enorm kunnen helpen: ze kunnen velden valideren, duplicaten voorkomen, formaten normaliseren of waarschuwingen genereren. Maar de kwaliteit van gegevens is niet alleen de verantwoordelijkheid van de technologie.
Kwaliteit begint op het moment dat iemand informatie invoert, wijzigt, interpreteert of hergebruikt. Dit heeft gevolgen voor de volkstelling, het register, het secretariaat, interventies, stadsplanning, sociale diensten, burgerdiensten, cultuur, sport, de lokale politie, archieven, documentbeheer en alle andere gemeentelijke diensten.
Als elke dienst informatie vastlegt met verschillende criteria, als het onduidelijk is wie een gegeven moet bijwerken, als niemand terugkerende fouten controleert of als betekenissen niet gedocumenteerd zijn, zal technologie alleen het probleem niet oplossen.
De kwaliteit van gegevens is een gedeelde, haalbare, praktische en proportionele verantwoordelijkheid.
Veelgemaakte fouten die uiteindelijk tijd en vertrouwen kosten.
Problemen met de datakwaliteit manifesteren zich doorgaans in zeer specifieke vormen.
- Er zijn mogelijk gegevens beschikbaar. duplicaten: dezelfde persoon, bedrijf, entiteit of faciliteit staat meer dan eens geregistreerd.
- Er zijn mogelijk gegevens beschikbaar. onvolledigEen belangrijk veld, zoals een adres, identificatiecode, datum, status of classificatie, ontbreekt.
- Er zijn mogelijk gegevens beschikbaar. verouderd: informatie die destijds correct was, maar nu niet meer de werkelijkheid weerspiegelt.
- Er zijn mogelijk gegevens beschikbaar. onsamenhangend: twee gemeentelijke systemen bevatten verschillende informatie over hetzelfde element.
- Er zijn mogelijk gegevens beschikbaar. onbegrijpelijk: codes, afkortingen of velden die alleen een specifieke persoon begrijpt.
- Er zijn mogelijk gegevens beschikbaar. verkeerd geclassificeerd: bestanden, documenten, activiteiten of incidenten die niet aan een gemeenschappelijk criterium voldoen.
- En er zijn mogelijk gegevens. die niet traceerbaar zijnWe weten niet waar ze vandaan komen, wie ze heeft aangepast of wanneer ze zijn bijgewerkt.
Deze problemen hebben gevolgen. Ze leiden tot tijdverlies, wantrouwen, problemen met interne coördinatie en complicaties. transparència en kan burgers rechtstreeks beïnvloeden.
Wanneer datakwaliteit de openbare dienstverlening beïnvloedt
De kwaliteit van de gegevens is geen interne kwestie zonder gevolgen. Het heeft directe effecten op de manier waarop de gemeenteraad diensten levert.
- Als de gegevens van contact Ze kloppen niet of worden niet gedeeld, de communicatie met de burgers loopt vast.
- Als de gegevens van de bestanden Doordat ze niet goed geïnformeerd zijn, neemt de verwerkingstijd toe.
- Als de gegevens van een persoon duplicatenEr kunnen fouten optreden bij de zorg of het beheer van de hulp.
- Als de gegevens van de apparatuur Omdat de informatie niet wordt bijgewerkt, kan er onjuiste informatie worden verstrekt over dienstregelingen, diensten of beschikbaarheid.
- Als de gegevens van aanbestedingen, subsidies of budget zijn niet coherent, waardoor efficiënt beheer en verantwoording moeilijker worden.
- Als de gegevens territorial Als deze factoren niet goed op elkaar zijn afgestemd, kan het plannen van stedelijke acties, onderhoud of diensten complexer worden.
Burgers zien geen "dataproblemen". Burgers zien meldingen die niet aankomen, procedures die te lang duren, een gebrek aan interne coördinatie, tegenstrijdige informatie of diensten die niet goed genoeg reageren. Het verbeteren van de datakwaliteit is daarom een verbetering van de publieke dienstverlening.
Niet alle gegevens vereisen dezelfde kwaliteitseisen.
Een gemeenteraad kan niet alle gegevens met dezelfde intensiteit beoordelen. En dat hoeft ook niet. Prioriteren is essentieel. Sommige gegevens zijn belangrijker omdat ze de rechten van burgers, essentiële procedures, wettelijke verplichtingen, gevoelige diensten of belangrijke beslissingen beïnvloeden. Aan deze gegevens moet meer controle worden besteed.
Bijvoorbeeld bevolkingsgegevens, economische gegevens, gegevens met betrekking tot sociale diensten, gegevens uit administratieve dossiers, notificatiegegevens of gegevens die nodig zijn voor de transparència Mogelijk zijn er meer garanties nodig dan voor andere gegevens, voor meer intern of informatief gebruik.
De datakwaliteit moet worden beheerd op basis van risico- en maatschappelijke waardecriteria.
Dit betekent dat je jezelf eenvoudige vragen moet stellen:
- Welke gegevens gebruiken we het meest?
- Welke gegevens genereren de meeste fouten?
- Welke gegevens hebben de meest directe invloed op burgers?
- Welke gegevens zijn nodig om beslissingen te nemen?
- Welke gegevens delen we met andere overheden?
- Welke gegevens zouden de grootste impact kunnen hebben als ze onjuist zijn?
Deze vragen helpen bepalen waar te beginnen.
Waar kun je beginnen?
Je kunt de datakwaliteit verbeteren zonder grote projecten of geavanceerde tools, door de volgende stappen te volgen:
- Identificeer twee of drie gegevens die vaak problemen veroorzaken. Bijvoorbeeld: gebrek aan standaardisatie van adressen, dubbele vermeldingen van personen, apparatuur, bestanden, activiteiten, incidenten of contactgegevens.
- Praat met de mensen die dagelijks met deze gegevens werken. Zij weten waar de fouten zitten, welke velden leeg zijn gelaten, welke criteria onduidelijk zijn en welke controles handmatig worden uitgevoerd.
- Overeenstemming bereiken over basiscriteria. Bijvoorbeeld hoe een adres moet worden geschreven, welke velden verplicht zijn, hoe een entiteit wordt geïdentificeerd, wie gegevens mag wijzigen of wanneer informatie moet worden gecontroleerd.
- Controleer regelmatig. Je hoeft niet te wachten tot je een ernstig probleem hebt. Je kunt regelmatig controleren op duplicaten, lege velden, verouderde gegevens of inconsistenties.
- Leg de criteria vast. Het opstellen van een korte handleiding, een gegevensblad of interne instructie kan veel fouten in de toekomst voorkomen.
Deze acties zijn eenvoudig, maar hebben een belangrijk effect: ze verminderen afhankelijkheden, vergroten het vertrouwen en maken informatie nuttiger voor iedereen.
Kwaliteit begint vóór de analyse.
Steeds meer gemeentehuizen willen gebruikmaken van indicatoren, dashboards, open data of tools met kunstmatige intelligentie.
Het is een goede richting, maar we moeten een fundamenteel principe in gedachten houden: als de gegevens waarop het gebaseerd is niet betrouwbaar zijn, zullen de resultaten dat ook niet zijn.
- Een indicator die is gebaseerd op onvolledige gegevens kan leiden tot een verkeerde beslissing.
- Een dashboard met verouderde gegevens kan een vals gevoel van controle geven.
- Een kunstmatige intelligentietool die wordt gevoed met verkeerd geclassificeerde gegevens kan fouten of vooroordelen versterken.
Daarom is datakwaliteit geen bijzaak. Het is geen eindcontrole. Het is een voorwaarde voor het genereren van betrouwbare kennis..
Voordat we ons afvragen welke indicator we willen gebruiken, moeten we ons eerst afvragen of de gegevens die eraan ten grondslag liggen wel goed genoeg zijn.
De relatie met inventaris en metadata
De kwaliteit van de gegevens hangt nauw samen met de stappen die in eerdere artikelen zijn beschreven.
- De inventarisatie helpt ons te weten welke gegevens we hebben.
- Metadata helpt om te begrijpen wat iets betekent, wie het onderhoudt, waar het zich bevindt, hoe vaak het wordt bijgewerkt en welke beperkingen het heeft.
- Kwaliteit helpt ons te bepalen of deze gegevens goed genoeg zijn voor het doel waarvoor we ze willen gebruiken.
Het zijn drie met elkaar verbonden stukken.
- Als we niet weten welke gegevens we hebben, kunnen we ze niet beoordelen.
- Als we niet weten wat ze betekenen of wie ervoor verantwoordelijk is, kunnen we ze niet goed corrigeren.
- Als we niet weten waarvoor we ze willen gebruiken, kunnen we ook niet bepalen aan welke kwaliteitseisen ze moeten voldoen.
Een databeheermodel moet daarom inventarisatie, metadata en kwaliteit integreren als onderdeel van hetzelfde proces.
De rol van het Smart Local Government Network
Het Smart Local Government Network streeft ernaar waarde te creëren via zijn werkgroepen, door te helpen bij het definiëren van een gemeenschappelijk model voor gegevensbeheer op lokaal niveau. Dit model moet eenvoudig, praktisch en aangepast zijn aan de diversiteit van lokale entiteiten.
Op het gebied van kwaliteit wil het netwerk gezamenlijke criteria vaststellen over welke gegevens prioriteit hebben, welke minimale controles moeten worden toegepast, welke kwaliteitsindicatoren nuttig kunnen zijn en hoe veelvoorkomende problemen kunnen worden opgespoord.
Het is ook de bedoeling om gemeenschappelijke verantwoordelijkheidsmodellen te definiëren: wie valideert de gegevens, wie onderhoudt ze, wie detecteert incidenten, wie lost ze op en wie beslist of de gegevens geschikt zijn voor een bepaald gebruik.
Betere data, betere diensten
De kwaliteit van gegevens lijkt misschien een interne kwestie, maar heeft een directe impact op de burgers.
Wanneer data beter is, kunnen procedures flexibeler worden uitgevoerd, meldingen betrouwbaarder, rapporten nuttiger, diensten beter gepland en transparència begrijpelijker.
Het verbeteren van de datakwaliteit betekent niet dat alles perfect moet zijn. Het betekent dat we moeten beginnen met het verminderen van de fouten die de gemeentelijke activiteiten en openbare diensten het meest beïnvloeden.
Het gaat niet alleen om het hebben van data. Het gaat erom dat je erop kunt vertrouwen.
Want als de gegevens betrouwbaar zijn, kan de gemeenteraad betere beslissingen nemen. En als de gemeenteraad betere beslissingen neemt, krijgen de burgers een betere dienstverlening.
