Una notificación que no llega porque la dirección no es correcta. Una persona que aparece duplicada en dos registros municipales. Un expediente que cuesta localizar porque no se ha clasificado correctamente. Un equipamiento que consta como activo, pero que lleva tiempo sin prestar servicio. Un dato económico que no cuadra entre dos informes.
Son algunas situaciones a veces habituales en la administración. No siempre hacen ruido, no siempre tienen impacto en la ciudadanía ya menudo se resuelven con esfuerzo manual, llamadas, comprobaciones y mucha experiencia del personal municipal.
Pero todas tienen algo en común: detrás existe un problema de calidad de los datos.
En publicaciones anteriores hemos hablado de por qué hay que gobernar los datos, de la importancia de gestionarlos bien, saber qué datos tenemos y describirlos con metadatos. El siguiente paso es igualmente importante: asegurar que estos datos son suficientemente fiables para el uso que queremos hacer.
Un dato incorrecto no es sólo un error en una base de datos, sino que puede acabar generando un mal servicio público.
¿Qué significa que un dato tenga calidad?
Cuando hablamos de calidad de los datos, no hablamos de perfección absoluta. Hablamos de algo más práctico: que los datos sean adecuados para el uso que el ayuntamiento necesita hacer.
Un dato puede ser suficiente para un uso interno orientativo, pero no ser lo suficientemente bueno como para hacer una notificación formal, conceder una ayuda, publicar información en la web municipal o construir un indicador de gestión.
Por ejemplo, una dirección escrita de forma aproximada puede servir para que alguien del municipio identifique una zona, pero puede no ser vàlida para enviar una notificación electrónica o postal. Una lista de actividades puede servir para preparar una agenda interna, pero si no está actualizada puede generar confusión al publicarse en la ciudadanía. Una relación de equipamientos puede parecer correcta, pero si no indica quién los gestiona, qué servicios ofrecen o están abiertos, puede ser poco útil para planificar.
Por tanto, un dato de calidad es un dato que es correcta, completa, actualizada, coherente, comprensible, única cuando es necesario que lo sea, y útil para la finalidad prevista. Dicho de forma sencilla: un buen dato es aquel en el que podemos confiar para trabajar mejor.
La calidad de los datos no es sólo un problema técnico
En un ayuntamiento es habitual pensar que la calidad de los datos depende del programa informático o del proveedor. Y es cierto que las herramientas pueden ayudar mucho: pueden validar campos, evitar duplicados, normalizar formatos o generar avisos. Pero la calidad de los datos no es sólo responsabilidad de la tecnología.
La calidad comienza en el momento en que una persona introduce, modifica, interpreta o reutiliza una información. Por eso afecta a padrón, registro, secretaría, intervención, urbanismo, servicios sociales, atención ciudadana, cultura, deportes, policía local, archivo, gestión documental y cualquier otro servicio municipal.
Si cada servicio registra la información con criterios distintos, si no está claro quién debe actualizar un dato, si nadie revisa los errores recurrentes o si no se documentan los significados, la tecnología por sí sola no resolverá el problema.
La calidad de los datos es una responsabilidad compartida, asumible, práctica y proporcional.
Errores habituales que acaban costando tiempo y confianza
Los problemas de calidad de datos suelen aparecer en formas muy concretas.
- Puede haber datos duplicadas: una misma persona, empresa, entidad o equipamiento aparece registrada más de una vez.
- Puede haber datos incompletas: falta un campo importante, como una dirección, un identificador, una fecha, un estado o una clasificación.
- Puede haber datos desactualizadas: información que fue correcta en su día, pero que ya no refleja la realidad.
- Puede haber datos incoherentes: dos sistemas municipales contienen información diferente sobre el mismo elemento.
- Puede haber datos poco comprensibles: códigos, abreviaturas o campos que sólo entiende a una persona concreta.
- Puede haber datos mal clasificadas: expedientes, documentos, actividades o incidencias que no siguen un criterio común.
- Y puede haber datos que no son trazables: no sabemos de dónde provienen, quién las ha modificado o cuándo se actualizaron.
Estos problemas tienen consecuencias. Hacen perder tiempo, generan desconfianza, dificultan la coordinación interna, complican la transparència y pueden afectar directamente a la ciudadanía.
Cuando la calidad del dato afecta al servicio público
La calidad de los datos no es una cuestión interna sin impacto. Tiene efectos directos sobre la forma en que el ayuntamiento presta servicios.
- Si los datos de contacto no son correctas ni compartidas, la comunicación con la ciudadanía falla.
- Si los datos de los expedientes no están bien informadas, aumenta el tiempo de tramitación.
- Si los datos de una persona están duplicadas, puede haber errores en la atención o en la gestión de ayudas.
- Si los datos de los equipamientos no están actualizadas, puede informarse mal sobre horarios, servicios o disponibilidad.
- Si los datos de contratación, subvenciones o presupuesto no son coherentes, se hace más difícil una gestión eficiente y rendir cuentas.
- Si los datos territoriales no están bien alineadas, puede ser más complejo planificar actuaciones urbanas, mantenimiento o servicios.
La ciudadanía no ve "problemas de datos". La ciudadanía ve notificaciones que no llegan, trámites que se alargan, falta de coordinación interna, información contradictoria o servicios que no responden bien. Por eso, mejorar la calidad de los datos es mejorar el servicio público.
No todos los datos requieren el mismo nivel de calidad
Un ayuntamiento no puede revisar todos los datos con igual intensidad. Tampoco es necesario hacerlo. La clave es priorizar. Hay datos que son más críticos porque afectan a derechos de la ciudadanía, trámites esenciales, obligaciones legales, servicios sensibles o decisiones importantes. Estos datos deben tener más control.
Por ejemplo, los datos del padrón, los datos económicos, los datos vinculados a servicios sociales, los datos de expedientes administrativos, los datos de notificación o los datos necesarios para la transparència pueden requerir mayores garantías que otros datos de uso más interno o informativo.
La calidad de los datos debe gestionarse con criterio de riesgo y valor público.
Esto significa hacerse preguntas simples:
- ¿Qué datos utilizamos más?
- ¿Qué datos generan más errores?
- ¿Qué datos afectan más directamente a la ciudadanía?
- ¿Qué datos son necesarios para tomar decisiones?
- ¿Qué datos compartimos con otras administraciones?
- ¿Qué datos podrían tener mayor impacto si son incorrectos?
Estas preguntas ayudan a decidir por dónde empezar.
¿Por dónde se puede empezar?
Uno nos puede empezar a mejorar la calidad de los datos sin grandes proyectos ni herramientas sofisticadas, mediante los siguientes pasos:
- identificar dos o tres datos que generan problemas habituales. Por ejemplo: carencia de normalización de direcciones, personas duplicadas, equipamientos, expedientes, actividades, incidencias o datos de contacto.
- hablar con las personas que trabajan todos los días con estos datos. Ellas saben dónde hay errores, qué campos se dejan vacíos, qué criterios no están claros y qué comprobaciones se realizan manualmente.
- acordar criterios básicos. Por ejemplo, cómo escribir una dirección, qué campos son obligatorios, cómo se identifica una entidad, quién puede modificar un dato o cuándo es necesario revisar una información.
- revisar periódicamente. No es necesario esperar a tener un problema grave. Se pueden revisar duplicados, campos vacíos, datos antiguos o incoherencias de forma regular.
- documentar los criterios. Elaborar una guía breve, una ficha de datos o una instrucción interna puede evitar muchos errores futuros.
Estas acciones son sencillas, pero tienen un efecto importante: reducen dependencias, mejoran la confianza y hacen que la información sea más útil para todos.
La calidad comienza antes de analizar
Cada vez más ayuntamientos quieren disponer de indicadores, cuadros de mando, datos abiertos o herramientas de inteligencia artificial.
Es una buena dirección, pero es necesario tener presente una idea básica: si los datos de donde se parte no son fiables, los resultados tampoco lo serán.
- Un indicador construido con datos incompletos puede llevar a una decisión equivocada.
- Un salpicadero con datos desactualizados puede generar una falsa sensación de control.
- Una herramienta de inteligencia artificial alimentada con datos mal clasificados puede amplificar errores o sesgos.
Por eso, la calidad de los datos no es una tarea posterior. No es una revisión final. Es una condición previa para poder generar conocimiento fiable.
Antes de preguntarnos qué indicador queremos, cabe preguntarse si los datos que lo alimentan son suficientemente buenos.
La relación con el inventario y los metadatos
La calidad de los datos está muy relacionada con los pasos compartidos en artículos anteriores.
- El inventario ayuda a saber qué datos tenemos.
- Los metadatos ayudan a entender qué significan, quiénes los mantiene, dónde están, cada cuánto se actualizan y qué limitaciones tienen.
- La calidad ayuda a saber si estos datos son suficientemente buenos para el uso que queremos hacer.
Son tres piezas conectadas.
- Si no sabemos qué datos tenemos, no podemos revisarlos.
- Si no sabemos qué significan o quién es responsable, no podemos corregirlas bien.
- Si no sabemos qué uso queremos hacer, no podemos decidir qué nivel de calidad necesitan.
Por eso, un modelo de gobierno de datos debe integrar inventario, metadatos y calidad como parte de un mismo proceso.
El papel de la Red de Gobiernos Locales Inteligentes
La Red de Gobiernos Locales Inteligentes quiere aportar valor a través de sus grupos de trabajo, ayudando a definir un modelo de gobierno común de datos para el mundo local. Este modelo debe ser sencillo, práctico y adaptado a la diversidad de los entes locales.
En el ámbito de la calidad, la Red quiere establecer criterios compartidos sobre qué datos son prioritarios, qué controles mínimos deben aplicarse, qué indicadores de calidad pueden ser útiles y cómo detectar problemas habituales.
También quiere ayudar a definir modelos comunes de responsabilidad: quien valida un dato, quien lo mantiene, quien detecta incidencias, quien los resuelve y quien decide si un dato es apto para un determinado uso.
Datos mejores, mejores servicios
La calidad de los datos puede parecer una cuestión interna pero tiene un impacto directo en la ciudadanía.
Cuando los datos son mejores, los trámites pueden ser más ágiles, las notificaciones más fiables, los informes más útiles, los servicios mejor planificados y la transparència más comprensible.
Mejorar la calidad de los datos no significa hacerlo todo perfecto. Quiere decir empezar a reducir los errores que más afectan al funcionamiento municipal y al servicio público.
No se trata sólo de tener datos. Se trata de poder confiar en ellos.
Porque cuando un dato es fiable, el ayuntamiento puede decidir mejor. Y cuando el ayuntamiento decide mejor, la ciudadanía recibe mejor servicio.
