Un ayuntamiento puede tener muchos datos: padrón, expedientes, tributos, licencias, equipamientos, contratos, actividades, incidencias, ayudas sociales, quejas, subvenciones o información presupuestaria. Pero, ¿por qué no basta con tener un dato? Porque tener datos no significa necesariamente entenderlos bien.
Imaginemos que encontramos un archivo llamado “listado_final.xlsx”. ¿Qué contiene exactamente? ¿Es la versión buena? ¿Quién lo ha creado? ¿Cuándo se actualizó por última vez? ¿De dónde salen los datos? ¿Se puede compartir? ¿Contiene datos personales? ¿Sirve para hacer un informe? ¿Se puede publicar? ¿Es completo?
Si no sabemos responder a estas preguntas, tenemos un dato, pero no tenemos suficiente contexto para utilizarlo con confianza. Aquí es donde aparecen los metadatos. Los metadatos son, dicho de forma sencilla, los datos que explican los datos.
¿Qué son los metadatos?
Los metadatos son información descriptiva que nos ayuda a entender un dato o un conjunto de datos. Por ejemplo, si tenemos un conjunto de datos sobre equipamientos municipales, los metadatos pueden decirnos:
- cómo se llama el conjunto de datos;
- qué contiene;
- qué área es responsable;
- quien lo mantiene actualizado;
- en qué sistema o archivo se encuentra;
- cada cuánto se actualiza;
- si contiene datos personales o sensibles;
- si se puede compartir con otras administraciones;
- si se puede publicar como dato abierto;
- qué nivel de calidad tiene;
- para qué usos es adecuado;
- qué limitaciones tiene.
Esta información puede parecer muy básica pero es esencial. Sin metadatos, los datos son difíciles de encontrar, difíciles de interpretar y difíciles de reutilizar.
Un ejemplo muy sencillo
Pensamos en una lista de equipamientos municipales. La lista puede contener el nombre del equipamiento, dirección, tipo de equipamiento, horario, servicio responsable y estado de conservación. Pero, si no hay metadatos, pueden aparecer dudas de inmediato:
- ¿Esta lista incluye sólo equipamientos abiertos al público o también edificios de uso interno?
- ¿Incluye equipamientos gestionados por entidades?
- ¿Las direcciones están normalizadas?
- ¿La información está actualizada?
- ¿Quién valida que un equipamiento sigue activo?
- ¿Esta información se puede publicar en la web municipal?
- ¿Sirve para planificar mantenimiento?
- ¿Se puede cruzar con datos de consumo energético?
Los metadatos ayudan a responder a estas preguntas. Dan contexto, criterio y confianza.
Los metadatos no son sólo para informáticos
A menudo se piensa que los metadatos son un tema técnico. Pero en realidad son útiles para cualquier persona que trabaje con información municipal.
- Para secretaría, pueden ayudarle a saber qué conjunto de datos está relacionado con un procedimiento o expediente.
- Para la intervención, pueden ayudar a identificar el origen de un dato económico.
- Para servicios sociales, pueden ayudar a saber qué datos son sensibles y qué garantías es necesario aplicar.
- Para urbanismo, pueden ayudar a entender si un dato territorial está actualizado y qué uso puede hacerse.
- Para atención ciudadana, pueden ayudarle a dar información más coherente.
- Para transparència, pueden ayudarle a saber qué datos se pueden publicar y con qué condiciones.
- Para el área TIC o el proveedor tecnológico pueden ayudar a integrar sistemas y evitar confusiones.
Por tanto, los metadatos son un puente entre el conocimiento funcional de los servicios y la gestión técnica de la información.
¿Por qué son importantes?
Muchas veces el conocimiento sobre los datos está en la cabeza de pocas personas. Alguien sabe qué archivo es el correcto. Alguien sabe cuándo se ha actualizado. Alguien sabe qué aplicación contiene la información buena. Alguien sabe qué datos se pueden enviar a otra administración. Alguien sabe cómo se ha hecho ese informe del año pasado. Este conocimiento es muy valioso pero también es frágil.
Si no se documenta mínimamente, puede perderse con un cambio de personal, una jubilación, una baja, un cambio de proveedor o una reorganización interna. Los metadatos ayudan a convertir este conocimiento informal en conocimiento compartido. No es necesario hacerlo de forma compleja. Un pequeño ayuntamiento puede empezar con una ficha muy sencilla para los principales conjuntos de datos.
El objetivo no es documentar todo, sino evitar que la información esencial dependa sólo de la memoria o la experiencia de una persona concreta.
¿Qué metadatos mínimos serían útiles?
Para empezar, no es necesario describir todos los detalles técnicos. Se puede empezar con un conjunto mínimo de metadatos muy prácticos.
Por ejemplo:
- Nombre del conjunto de datos.
- Breve descripción.
- Área o servicio responsable.
- Persona o rol de referencia.
- Sistema, aplicación o archivo donde se encuentra.
- Finalidad principal.
- Frecuencia de actualización.
- Tipo de datos que contiene.
- Existencia de datos personales o sensibles.
- Nivel de calidad percibido.
- Principales problemas conocidos.
- Posibles usos internos.
- Posibilidad de compartir o publicar.
Estos metadatos ya permiten responder a preguntas muy relevantes: qué tenemos, quién lo conoce, dónde está, si es fiable, si se puede reutilizar y si requiere protección especial. Es una base sencilla pero muy potente.
Metadatos y calidad: dos caras de la misma moneda
Los metadatos también ayudan a mejorar la calidad de los datos. Si sabemos quién es el responsable de un conjunto de datos, será más fácil corregir errores. Si sabemos cada cuánto se actualiza, podremos detectar información obsoleta. Si sabemos qué limitaciones tiene, evitaremos utilizarla para fines inadecuados. Si sabemos de dónde proviene, podremos comprobar su fiabilidad.
Por ejemplo, un indicador sobre actividades municipales puede parecer correcto pero si no sabemos si todas las áreas registran las actividades con el mismo criterio, el resultado puede ser engañoso. Los metadatos no garantizan automáticamente que un dato sea bueno, pero ayudan a entender hasta qué punto podemos confiar en ellos. También ayudan a evitar un problema muy habitual: utilizar un dato fuera de contexto.
Metadatos y transparència
Cuando un ayuntamiento publica información, es necesario que esta información sea comprensible. No basta con publicar una tabla, un documento o un conjunto de datos. Hay que explicar qué representa, de qué período es, cómo se ha elaborado, con qué frecuencia se actualiza y qué limitaciones puede tener. Esto es especialmente importante en el ámbito de la transparència y los datos abiertos.
Un dato abierto sin metadatos es difícil de reutilizar. Puede generar confusión o interpretaciones erróneas. En cambio, un dato bien descrito facilita que ciudadanía, empresas, entidades, periodistas, investigadores u otras administraciones puedan entenderla y reutilizarla correctamente. Los metadatos, por tanto, también son una herramienta de rendición de cuentas.
Metadatos e interoperabilidad
Los metadatos también son esenciales para compartir información entre administraciones. Cuando un dato debe circular entre un ayuntamiento, una diputación, un consejo comarcal, la Generalitat o el Estado, es necesario entender bien qué significa, qué formato tiene, qué identificador utiliza, qué nivel de calidad tiene y qué restricciones se aplican.
Sin metadatos, compartir datos puede acabar siendo un intercambio poco seguro, poco eficiente o difícil de automatizar. Con metadatos, en cambio, se facilita la interoperabilidad: que los sistemas y organizaciones puedan entender y utilizar información de forma coherente.
Esto es clave para reducir cargas administrativas y evitar pedir a la ciudadanía documentos o información que la administración ya tiene.
Metadatos e inteligencia artificial
Se habla cada vez más de inteligencia artificial aplicada a los servicios públicos. Pero cualquier herramienta de IA necesita datos bien descritos. No es suficiente con tener muchos datos. Es necesario saber qué representan, de dónde provienen, si son completas, si están actualizadas, si contienen sesgos, si tienen datos personales, si se pueden utilizar para una finalidad concreta y con qué garantías.
Los metadatos son pieza fundamental para hacer un uso responsable de la inteligencia artificial. Sin metadatos, es difícil saber si un dato es adecuado para entrenar un modelo, construir un indicador, automatizar una clasificación o apoyar una decisión. Por eso, trabajar los metadatos hoy es preparar mejor a los ayuntamientos para los usos avanzados de datos de mañana.
DCAT-AP-ES. Describir mejor los datos municipales
Cuando un ayuntamiento comienza a realizar un inventario de datos, puede hacerlo con una ficha muy sencilla: nombre del conjunto de datos, descripción, área responsable, sistema de origen, frecuencia de actualización, sensibilidad, calidad percibida y posibles usos.
Éste es un muy buen primer paso. Pero si queremos que esta información se pueda compartir, comparar, publicar o reutilizar entre administraciones, conviene que estos metadatos sigan un modelo común.
Aquí es donde DCAT-AP-ES puede aportar mucho valor.
DCAT-AP-ES es un perfil de metadatos pensado para describir catálogos de datos públicos de forma homogénea. Dicho de forma sencilla: es una forma común de explicar qué es un conjunto de datos, quién lo publica, de qué trata, cómo acceder, en qué formato está disponible, con qué licencia se puede reutilizar y qué información complementaria hay que conocer.
Esto es especialmente útil para los entes locales, porque permite que los datos municipales no queden descritos de forma aislada o con criterios distintos a cada ayuntamiento. Si muchos entes locales describen sus datos siguiendo un mismo modelo, será más fácil encontrarlos, entenderlos, compararlos, federarlos en catálogos supramunicipales y reutilizarlos para generar servicios, indicadores o datos abiertos.
Por ejemplo, DCAT-AP-ES ayuda a diferenciar entre el catálogo de datos, el conjunto de datos y las diferentes formas en las que este conjunto está disponible. Un ayuntamiento podría tener un conjunto de datos sobre equipamientos municipales y ofrecerlo en distintos formatos: CSV, Excel, API o visualización web. Los metadatos permiten explicar que todas estas versiones corresponden al mismo conjunto de datos, pero que cada una es una distribución distinta.
También ayuda a normalizar información muy importante: el título, la descripción, el organismo responsable, la temática, las palabras clave, la frecuencia de actualización, la cobertura territorial, el formato, la licencia, las condiciones de acceso o el enlace de descarga.
Para un ayuntamiento pequeño, esto no significa tener que aprender un estándar técnico complejo. Quiere decir que, cuando se defina el inventario mínimo y común de datos del mundo local, podrá hacerse pensando ya en su futura compatibilidad con DCAT-AP-ES. Así, la información recogida hoy en una ficha sencilla podrá servir mañana para alimentar un catálogo de datos, publicar datos abiertos o compartir metadatos con otras plataformas.
El papel de la Red de Gobiernos Locales Inteligentes
Los ayuntamientos pequeños no deben definir sólo qué metadatos necesitan ni cómo deben recogerlos. La Red de Gobiernos Locales Inteligentes puede aportar valor mediante sus grupos de trabajo, ayudando a establecer un inventario mínimo y común de datos para el mundo local y, dentro de ese inventario, un conjunto compartido de metadatos básicos.
Esto puede permitir que todos los entes locales describan sus datos con criterios similares: nombre, descripción, responsable, sistema de origen, finalidad, frecuencia de actualización, calidad, sensibilidad, restricciones y potencial de reutilización.
Los grupos de trabajo también podrán ayudar a definir modelos comunes de gestión de metadatos, adaptados a la realidad de los entes locales y especialmente útiles para los municipios con menor capacidad técnica.
Además, la Red podrá contribuir a identificar o compartir soluciones tecnológicas para que los ayuntamientos no tengan que crear herramientas propias para documentar sus datos. Estas soluciones deberían ser sencillas, reutilizables y orientadas a facilitar el mantenimiento del inventario y de los metadatos.
La Red puede impulsar casos de uso concretos que muestren el valor de los metadatos: preparar datos abiertos, construir indicadores comunes, mejorar la calidad del padrón, ordenar datos de equipamientos, facilitar interoperabilidad o preparar proyectos de inteligencia artificial con garantías.
La AOC y el Espacio de Datos del Mundo Local
El Espacio de Datos del Mundo Local quiere ayudar a los entes locales a aprovechar mejor sus datos mediante criterios, modelos, servicios y soluciones compartidas.
En este contexto, los metadatos son una pieza esencial. Sin metadatos, no existe inventario útil. Sin útil inventario, es difícil gobernar los datos. Y sin gobierno de datos, es difícil avanzar hacia servicios más inteligentes, seguros y proactivos.
El Consorci AOC, en colaboración con diputaciones, consejos comarcales, Localret y otros actores del mundo local, puede contribuir a facilitar modelos comunes y herramientas que ayuden a los ayuntamientos a describir mejor los datos que ya tienen.
Esto es especialmente relevante para los pequeños ayuntamientos, que necesitan soluciones simples, proporcionadas y compartidas.
Explicar los datos para poder confiar en ellos
Los metadatos pueden parecer un detalle técnico, pero son una condición básica para confiar en los datos. Nos ayudan a saber qué tenemos, dónde está, quién lo conoce, cómo se actualiza, qué calidad tiene, cómo se puede utilizar y qué garantías necesita. Por eso, los metadatos son mucho más que una descripción. Son una herramienta para preservar conocimiento, reducir errores, mejorar la transparència, facilitar la interoperabilidad y preparar nuevos usos de los datos.
Porque cuando explicamos mejor los datos, podemos utilizarlos mejor. Y cuando las utilicemos mejor, podemos prestar mejores servicios públicos.
