Todos los entes locales tienen datos. Aunque sean pequeños, aunque carezcan de un equipo técnico especializado, aunque no dispongan de una oficina de datos o de herramientas avanzadas de analítica.
Los datos están: en el padrón, en los expedientes, en los tributos, en las licencias, en los contratos, en las ayudas sociales, en los equipamientos, en las actividades, en las incidencias, en los documentos, en los registros contables o en los sistemas de atención ciudadana. Pero tener datos no significa necesariamente poder aprovecharlos bien.
Un dato puede existir, pero estar duplicado. Puede estar guardada en un sistema, pero nadie saber exactamente lo que significa. Puede estar disponible, pero no ser suficientemente fiable. Puede estar bien recogida, pero no tener un responsable claro. Puede ser útil para un servicio, pero difícil de compartir con otra área o administración.
Por eso, cuando hablamos de datos en el mundo local, no es suficiente con preguntarnos si tenemos datos. Cabe preguntarse si los datos están bien gobernados, bien gestionados y tienen suficiente calidad.
Son tres piezas distintas, pero forman parte de un mismo engranaje.
Tres ideas que conviene diferenciar
Cuando se habla de datos, a menudo se mezclan conceptos. Gobierno del dato, gestión del dato, calidad del dato, interoperabilidad, analítica, datos abiertos, inteligencia artificial…
Para empezar, es útil distinguir tres ideas básicas:
- Gobernar los datos significa decidir las reglas del juego. Tal y como se describió en la anterior publicación “¿Qué significa gobernar los datos en un ayuntamiento?“, responde a preguntas como: quién decide, quién es responsable, para qué utilizar un dato, quién puede acceder y qué garantías hay que aplicar
- Gestionar los datos significa aplicar estas reglas en el día a día. Responde a preguntas como: dónde se guarda, cómo se actualiza, cómo se documenta, cómo se comparte, cómo se conserva y cómo se integra con otros sistemas.
- Garantizar la calidad de los datos significa asegurar que los datos son suficientemente buenos para el uso que queremos hacer. Responde a preguntas como: ¿es correcta, es completa, está actualizada, es coherente, es única, es comprensible y sirve para tomar decisiones?
Ninguna de estas tres piezas funciona bien sola.
Gobernar los datos: poner criterio y responsabilidad
Gobernar los datos no significa crear mucha documentación ni complicar el trabajo municipal. Significa establecer unos criterios mínimos para que los datos importantes del ayuntamiento tengan responsables, usos claros y garantías.
Por ejemplo, en un ayuntamiento pequeño quizás no es necesaria una estructura formal de gobierno de datos. Pero sí que es necesario saber quién conoce mejor los datos del padrón, quién puede validar los datos económicos, quién es responsable de los datos de urbanismo o quién puede decidir si una información se puede publicar en el portal de transparència.
También es necesario saber qué datos son especialmente sensibles, cuáles se pueden compartir con otras administraciones, cuáles son críticas para la gestión municipal y cuáles pueden generar riesgo si no están bien protegidas. Gobernar los datos es, por tanto, una cuestión de responsabilidad pública. Es decidir cómo queremos tratar la información municipal para que sea útil, segura, fiable y respetuosa con los derechos de la ciudadanía.
Gestionar los datos: hacer que las reglas funcionen en el día a día
La gestión de los datos es la parte más operativa. Es el conjunto de prácticas que permiten que los datos se mantengan ordenados, actualizados, accesibles y reutilizables.
En un ayuntamiento pequeño, gestionar datos puede significar cosas muy concretas:
- tener claro en qué sistema se registra cada información.
- evitar que un mismo dato se mantenga de forma diferente en varios archivos.
- documentar mínimamente qué contiene cada conjunto de datos.
- establecer quien puede modificar determinados datos.
- revisar periódicamente datos críticos.
- asegurar que los datos se pueden exportar o compartir cuando sea necesario.
- conservar la información durante el tiempo que corresponda.
- evitar depender de una sola persona o un único proveedor para entender los datos.
Gestionar los datos no es sólo “utilizar programas”. Es asegurar que la información municipal puede utilizarse bien durante todo su ciclo de vida: desde que se recoge hasta que se archiva, se reutiliza, se publica o se deja de necesitar.
Garantizar la calidad: datos fiables para servicios fiables
La calidad de los datos es lo que hace que un dato sea útil para un objetivo concreto.
Un dato puede ser de calidad para un fin e insuficiente para otro. Por ejemplo, una dirección puede servir para identificar aproximadamente una zona del municipio, pero puede no ser suficientemente buena para realizar una notificación formal. Una lista de equipos puede servir para hacer una memoria interna, pero puede no ser suficientemente completa para publicarla en un portal de servicios a la ciudadanía.
Por eso, calidad no significa perfección absoluta. Quiere decir adecuación al uso.
En el día a día municipal, la falta de calidad de los datos puede tener consecuencias muy prácticas:
- Notificaciones que no lleguen.
- Personas duplicadas en distintos sistemas.
- Expedientes difíciles de localizar.
- Informes contradictorios.
- Errores en padrón, tributos o subvenciones.
- Dificultades para saber qué servicios tienen mayor demanda.
- Pérdida de tiempo revisando información manualmente.
- Desconfianza en los indicadores y cuadros de mando.
Mejorar la calidad de los datos no siempre requiere grandes herramientas. A menudo comienza con criterios sencillos: campos obligatorios, formatos homogéneos, validaciones básicas, revisiones periódicas y responsabilidades claras.
Un ejemplo sencillo: los datos de los equipamientos municipales
Imaginemos un pequeño ayuntamiento que quiere saber mejor qué equipamientos municipales tiene, qué uso tienen y qué necesidades de mantenimiento acumulan.
Si no hay gobierno de datos, quizá nadie sabe quién es responsable de mantener actualizada esa información. Cultura tiene una lista, deportes tiene otra, intervención tiene información económica, mantenimiento conoce el estado de los edificios y secretaría tiene documentación administrativa.
Si no hay gestión de datos, puede que cada lista tenga nombres diferentes, direcciones escritas de forma diferente, equipos duplicados o datos desactualizados.
Si no hay calidad de datos, quizás las conclusiones que se saquen serán poco fiables: no sabremos qué equipamientos tienen más uso, cuáles tienen más coste, cuáles necesitan inversión o cuáles podrían compartirse con otros servicios.
Ahora bien, si se trabajan conjuntamente las tres piezas, el resultado cambia.
- Gobernar significa decidir quién es responsable de la información de los equipamientos y con qué finalidades se quiere utilizar.
- Gestionar significa tener una ficha común de los equipamientos, con campos mínimos y criterios compartidos.
- Garantizar la calidad significa revisar que la información sea completa, actualizada y coherente.
Con ello, el ayuntamiento puede planificar mejor, justificar mejor las inversiones e informar mejor a la ciudadanía.
Antes de hablar de inteligencia artificial, es necesario hablar de datos fiables
Cada vez se habla más de inteligencia artificial en la administración pública. Y es positivo explorar cómo puede ayudar a mejorar servicios, automatizar tareas, detectar necesidades o apoyar la toma de decisiones.
Pero la inteligencia artificial necesita datos fiables, bien descritos, bien protegidos y bien gobernados.
Si los datos de partida son incompletos, erróneos, desactualizados o sesgados, las herramientas de analítica o de inteligencia artificial pueden generar resultados poco útiles o incluso injustos.
Por eso, los ayuntamientos no deben empezar preguntándose qué herramienta de IA necesitan. Deben empezar preguntándose qué datos tienen, cuáles son importantes, qué nivel de calidad tienen y con qué garantías se pueden utilizar.
La mejor forma de prepararse para la inteligencia artificial es empezar a gobernar y gestionar mejor los datos de hoy.
Los ayuntamientos pequeños también pueden empezar
Un pequeño ayuntamiento no necesita empezar con un gran plan de gobierno de datos. Puede empezar con una aproximación muy práctica y gradual.
Por ejemplo:
- elegir dos o tres ámbitos prioritarios, como padrón, expedientes, equipamientos, servicios sociales, incidencias o datos económicos;
- identificar qué personas conocen mejor estos datos;
- detectar los principales problemas de calidad;
- acordar criterios mínimos de entrada y actualización;
- documentar de forma sencilla qué contiene cada conjunto de datos;
- revisar si existen datos duplicados o contradictorios;
- valorar qué datos podrían ayudar a construir indicadores útiles;
- identificar qué datos son sensibles y requieren una mayor protección.
Estos primeros pasos no requieren grandes recursos. Requieren voluntad de ordenar, criterio compartido y soporte metodológico.
La clave es no intentar gobernar todos los datos de repente. Es necesario empezar por los datos que generan más problemas o que pueden aportar más valor.
El papel de la Red de Gobiernos Locales Inteligentes
Los ayuntamientos pequeños no deben afrontar este reto solos. El mundo local necesita respuestas compartidas, porque muchos nos tienen necesidades similares pero muy diferentes capacidades.
La Red de Gobiernos Locales Inteligentes quiere aportar valor precisamente a este respecto: ayudar a convertir conceptos que pueden parecer abstractos —gobierno de datos, gestión de datos, calidad, interoperabilidad o inteligencia artificial— en modelos, herramientas y casos prácticos adaptados a la realidad local.
A través de sus grupos de trabajo, la Red puede ayudar a establecer modelos comunes para que los entes locales no tengan que empezar desde cero. Esto incluye
- criterios compartidos para inventariar datos,
- describir conjuntos de datos,
- definir responsabilidades,
- priorizar datos críticos,
- establecer niveles de calidad
- identificar casos de uso útil para los municipios.
También contribuye a definir soluciones tecnológicas comunes o reutilizables, pensadas para dar servicio al conjunto del mundo local y evitar duplicidades, dependencias innecesarias o proyectos aislados.
Otro ámbito clave es la descripción de perfiles profesionales y funciones asociadas al dato. En muchos ayuntamientos pequeños no habrá una persona dedicada exclusivamente a estas tareas, pero sí que habrá que entender qué funciones deben cubrirse: quién valida datos, quién los actualiza, quién los protege, quién los documenta, quién los interpreta y quién los utiliza para tomar decisiones.
Asimismo, la Red impulsa casos de uso compartido que ayudan a ver aplicaciones concretas: preparar datos y construir indicadores comunes, facilitar conjuntos de datos abiertos, ayudar a la toma de decisiones o preparar servicios basados en inteligencia artificial con garantías.
Un trabajo compartido entre AOC, diputaciones, consejos comarcales y entes locales
La plataforma de datos e IA y la Red de Gobiernos Locales Inteligentes deben ayudar a que el gobierno, la gestión y la calidad de los datos estén disponibles para todos los entes locales.
Esto requiere cooperación entre administraciones: ayuntamientos, diputaciones, consejos comarcales, Consorci AOC y otros actores que apoyan el mundo local.
El valor de esta cooperación está claro: compartir conocimiento, generar criterios comunes, aprovechar economías de escala, impulsar servicios compartidos y garantizar que los municipios con menos recursos también pueden avanzar.
La transformación basada en datos no sólo puede ser para los grandes ayuntamientos. Debe ser una capacidad común del conjunto del sistema público local.
Tres piezas, un mismo objetivo: mejor servicio público
Gobernar, gestionar y garantizar la calidad de los datos no son tareas separadas ni reservadas a especialistas.
Son tres piezas de un mismo engranaje que permiten que la información municipal sea más útil, más fiable, segura y orientada al servicio público.
- Gobernar significa poner responsabilidad y criterio.
- Gestionar significa que los datos estén ordenados y disponibles.
- Garantizar la calidad significa asegurar que sirven para el uso que queremos hacer.
Cuando estas tres piezas funcionan juntas, los ayuntamientos pueden reducir errores, mejorar trámites, planificar mejor, proteger mejor a la ciudadanía y tomar decisiones más fundamentadas.
Para empezar, no es necesario tenerlo todo resuelto. Hay que dar un primer paso: identificar los datos más importantes, entender cómo se están utilizando y empezar a cuidarlos mejor.
Éste es el camino para que los datos dejen de ser un problema invisible y se conviertan en una herramienta real de mejora de los servicios públicos locales.
