Todos los ayuntamientos trabajan con datos, aunque no siempre los llamen así. El padrón, los expedientes, los tributos, las licencias, las subvenciones, los contratos, las actividades, los equipamientos, las incidencias en la vía pública o los cuidados de los servicios sociales son ejemplos de datos municipales.
Estos datos permiten tramitar, informar, planificar, justificar, resolver y prestar servicios. Pero para que sean útiles deben ser fiables, estén actualizadas, se puedan encontrar cuando es necesario, estén bien protegidas y se puedan reutilizar con garantías.
Esto es, en esencia, gobernar los datos: decidir cómo organizar, cuidar, utilizar, compartir y proteger para que ayuden a prestar mejores servicios públicos. No se trata de crear una mayor burocracia. Se trata de trabajar mejor con la información que ya tiene el ayuntamiento.
"Gobernar los datos es poner orden, criterio y responsabilidad sobre la información municipal"
Más allá de una cuestión informática
Cuando se habla de gobierno del dato, es fácil pensar que es un tema exclusivamente tecnológico, pero no es así. Los sistemas informáticos son importantes pero los datos no son sólo responsabilidad del área TIC o del proveedor del programa de gestión municipal. Los datos nacen y se utilizan en los servicios: secretaría, intervención, urbanismo, padrón, servicios sociales, policía local, recursos humanos, medio ambiente, promoción económica, cultura o atención ciudadana.
Por eso, gobernar los datos significa responder a preguntas que son muy prácticas:
- ¿Quién conoce mejor este dato?
- ¿Quién debe actualizarla?
- ¿En qué sistema se guarda?
- ¿Con qué criterios debe entrarse?
- ¿Qué ocurre si es incorrecta?
- ¿Quién puede consultarla?
- ¿Se puede compartir con otra administración?
- ¿Durante cuánto tiempo debe conservarse?
- Es necesario o se puede compartir en transparència y datos abiertos?
- ¿Puede servir para realizar un indicador o un cuadro de mando?
Estas preguntas son sencillas, pero con frecuencia no tienen una respuesta clara. Y cuando no existe una respuesta clara, aparecen problemas: datos duplicados, información contradictoria, dificultades para encontrar documentos, errores en notificaciones, informes poco fiables o dependencia excesiva de una persona o proveedor concreto.
Gobernan los días es saber quién hace qué
En un ayuntamiento pequeño no es necesario crear una gran estructura de gobierno de datos. Pero sí es necesario tener unas responsabilidades mínimas claras.
Por ejemplo, puede ser útil identificar qué área es responsable de los datos del padrón, quién conoce mejor los datos de urbanismo, quién puede validar los datos económicos, quién sabe cómo se clasifican los expedientes o quién debe decidir si un dato puede reutilizarse en un informe o en un portal de transparència.
Esto no significa que una sola persona tenga que hacerlo todo. Quiere decir que cada dato importante debería tener a alguien que conozca su significado, uso y posibles problemas.
En pequeños municipios, esta responsabilidad puede recaer en personas que ya tienen otras funciones. Por eso es importante que el modelo sea simple, proporcional y adaptado a la realidad de cada ayuntamiento.
El objetivo no es poner nombres complicados a trabajos nuevos, sino reconocer mejor responsabilidades que a menudo ya existen de forma informal.
…es poner criterios comunes
Otro aspecto importante es establecer criterios comunes. Muchos problemas de datos aparecen porque cada servicio o aplicación trabaja de una manera diferente.
Un ejemplo muy sencillo es la dirección de una persona o inmueble. Si una misma dirección se escribe de tres maneres diferentes, puede resultar difícil cruzar información entre padrón, tributos, urbanismo o servicios sociales. Lo mismo puede ocurrir con nombres de personas, códigos de expediente, equipamientos, calles, actividades o clasificaciones documentales.
Gobernar los datos significa acordar criterios básicos para que la información sea coherente:
- ¿Cómo escribimos y validamos las direcciones?
- ¿Cómo identificamos a una persona?
- ¿Cómo clasificamos un expediente?
- ¿Qué campos son obligatorios?
- ¿Qué datos deben actualizarse periódicamente?
- ¿Qué datos son sensibles y requieren una mayor protección?
- ¿Qué datos pueden servir para realizar indicadores?
Estos criterios no deben ser complejos. Pero si no existen, cada cambio de persona, cada nuevo programa o cada nuevo proyecto puede generar mayor desorden.
… es proteger mejor a la ciudadanía
Los datos municipales no son neutros. Muchas de ellas hacen referencia a personas, familias, viviendas, situaciones sociales, actividad económica o relación con la administración. Por eso es necesario gestionarlas con cuidado.
Gobernar los datos también significa garantizar que sólo accede quien lo necesita, que se utilizan para finalidades legítimas, que se conservan durante el tiempo que corresponde y que se protegen adecuadamente.
Esto es especialmente importante en ayuntamientos pequeños, donde a menudo existe mucha proximidad con la ciudadanía. La confianza se construye también asegurando que la información personal se trata con responsabilidad.
Un buen gobierno de los datos ayuda a cumplir mejor las obligaciones de protección de datos, transparència, seguridad, interoperabilidad y administración digital. Pero sobre todo ayuda a proteger los derechos de las personas.
… es tomar mejores decisiones
Cuando los datos están bien organizados, pueden ayudar al ayuntamiento a decidir mejor.
Pueden ayudar a saber qué trámites generan más carga administrativa, qué servicios tienen más demanda, qué equipamientos tienen mayor uso, qué zonas del municipio acumulan más incidencias, qué colectivos necesitan más apoyo o qué actuaciones tienen mayor impacto.
Pero para que esto sea posible, los datos deben ser comprensibles, fiables y comparables. Si cada servicio recoge la información de forma diferente, si no sabemos de dónde sale un dato o si no podemos confiar en su calidad, los indicadores pueden llevar a conclusiones equivocadas.
Por eso, antes de hablar de cuadros de mando, analítica avanzada o inteligencia artificial, es necesario hablar de gobierno del dato.
La inteligencia pública comienza con datos bien gobernados.
¿Por dónde puede empezar un ayuntamiento pequeño?
Un pequeño ayuntamiento puede empezar con pasos muy concretos y asumibles.
- identificar unos pocos datos importantes. No hace falta empezar por todo. Se puede empezar por el padrón, los expedientes, los equipamientos, las incidencias, las ayudas o los datos económicos básicos.
- preguntarse quién las conoce mejor y quién las actualiza.
- detectar problemas habituales: duplicados, errores, carencia de actualización, campos vacíos, criterios diferentes o dificultades para extraer información.
- acordar pequeñas normas internas: cómo introducir determinados datos, quién puede modificarlos, cuándo deben revisarse y para qué se pueden utilizar.
- documentar de forma sencilla. Una hoja compartida, una ficha básica o una pequeña guía interna pueden ser suficientes para empezar.
Lo importante es no esperar a tener una gran herramienta o un gran proyecto. El gobierno de datos comienza con una forma más ordenada y consciente de trabajar.
La Red de Gobiernos Locales Inteligentes: convertir el reto en una tarea común y compartida
Los ayuntamientos pequeños no deben afrontar solos este reto. La realidad del mundo local es muy diversa y muchos municipios no disponen de perfiles técnicos especializados en gobierno y gestión de datos. Precisamente por eso es necesario construir respuestas compartidas.
La Red de Gobiernos Locales Inteligentes quiere aportar valor a través de grupos de trabajo orientados a necesidades concretas del mundo local. Estos grupos están ayudando a definir modelos comunes de gobierno y gestión de datos, criterios compartidos, soluciones tecnológicas reutilizables, perfiles profesionales de referencia y casos de uso que puedan aprovecharse por los ayuntamientos.
Esto significa que un municipio no tendrá que empezar desde cero para saber cómo inventariar sus datos, cómo definir responsabilidades, cómo priorizar datos críticos, cómo mejorar su calidad o cómo preparar un caso de uso basado en datos.
La red pretende facilitar conocimiento práctico, lenguaje común y herramientas compartidas. También debe permitir que las experiencias de unos ayuntamientos sirvan a otros, y que las diputaciones, consejos comarcales, Localret, Consorci AOC y el resto de actores de apoyo puedan coordinar mejor sus servicios.
Gobernar los datos no debe ser una carga añadida para los pequeños ayuntamientos. Debe ser una manera de ayudarles a trabajar mejor, con mayor apoyo, más criterio y mayor capacidad de cooperación.
La AOC y el Espacio de Datos del Mundo Local
En este contexto, el Espacio de Datos del Mundo Local quiere contribuir a poner a disposición de los entes locales modelos, servicios e infraestructuras comunes que faciliten el uso responsable y eficiente de los datos.
El papel de la AOC, en colaboración con el resto de agentes y otros actores del mundo local, es clave para evitar duplicidades, promover estándares, impulsar soluciones compartidas y facilitar que todos los entes locales, también los más pequeños, puedan beneficiarse de la cultura del dato.
El valor no está sólo en disponer de tecnología, sino en disponer de un modelo compartido que ayude a transformar los datos en mejores servicios públicos.
El camino no debe ser individual ni improvisado. Con la Red de Gobiernos Locales Inteligentes, se quiere construir una forma compartida de avanzar para que todos los ayuntamientos puedan hacer un uso más inteligente, seguro y útil de sus datos. Porque gobernar los datos, al final, es otra forma de gobernar mejor el municipio.
