Un consiglio comunale può disporre di moltissimi dati: registro della popolazione, fascicoli, tasse, licenze, strutture, contratti, attività, incidenti, assistenza sociale, reclami, sussidi o informazioni di bilancio. Ma perché non basta avere un dato? Perché possedere dati non significa necessariamente comprenderli a fondo.
Immaginiamo di trovare un file chiamato "listat_final.xlsx". Cosa contiene esattamente? È la versione corretta? Chi l'ha creato? Quando è stato aggiornato l'ultima volta? Da dove provengono i dati? Può essere condiviso? Contiene dati personali? È utile per creare un report? Può essere pubblicato? È completo?
Se non riusciamo a rispondere a queste domande, abbiamo dei dati, ma non un contesto sufficiente per utilizzarli con sicurezza. È qui che entrano in gioco i metadati. I metadati sono, in parole semplici, i dati che spiegano i dati.
Che cosa sono i metadati?
I metadati sono informazioni descrittive che ci aiutano a comprendere un dato o un insieme di dati. Ad esempio, se disponiamo di un insieme di dati relativi a strutture comunali, i metadati possono fornirci le seguenti informazioni:
- Qual è il nome del set di dati?
- cosa contiene?
- quale area ne è responsabile;
- chi si occupa di mantenerlo aggiornato;
- in quale sistema o file si trova;
- Con quale frequenza viene aggiornato?
- se contiene dati personali o sensibili;
- se può essere condiviso con altre amministrazioni;
- se può essere pubblicato come dati aperti;
- Qual è il suo livello di qualità?
- Per quali usi è adatto?
- Quali sono i suoi limiti?
Queste informazioni possono sembrare molto basilari, ma sono essenziali. Senza metadati, i dati sono difficili da trovare, difficili da interpretare e difficili da riutilizzare.
Un esempio molto semplice
Consideriamo un elenco di strutture comunali. L'elenco può contenere il nome della struttura, l'indirizzo, la tipologia, gli orari di apertura, l'ufficio responsabile e lo stato di manutenzione. Tuttavia, in assenza di metadati, possono sorgere immediatamente dei dubbi:
- Questo elenco comprende solo le strutture aperte al pubblico o anche gli edifici ad uso interno?
- Sono incluse anche le strutture gestite da enti esterni?
- Gli indirizzi sono standardizzati?
- Le informazioni sono aggiornate?
- Chi verifica che una struttura rimanga attiva?
- È possibile pubblicare queste informazioni sul sito web del comune?
- È utile per la pianificazione della manutenzione?
- È possibile incrociare questi dati con quelli relativi al consumo energetico?
I metadati aiutano a rispondere a queste domande. Forniscono contesto, criteri e affidabilità.
I metadati non sono solo per gli informatici
I metadati sono spesso considerati un argomento tecnico, ma in realtà sono utili a chiunque lavori con informazioni comunali.
- Nel lavoro di segreteria, possono essere utili per individuare quale insieme di dati è correlato a una procedura o a un file.
- Per intervenire, possono aiutare a identificare l'origine di un dato economico.
- Per i servizi sociali, possono essere utili per individuare quali dati sono sensibili e quali misure di sicurezza devono essere applicate.
- Nell'ambito della pianificazione urbana, possono contribuire a capire se i dati territoriali sono aggiornati e a quale uso possono essere destinati.
- Per attirare l'attenzione dei cittadini, possono contribuire a fornire informazioni più coerenti.
- Per a transparènciapuò aiutarti a sapere quali dati possono essere pubblicati e a quali condizioni.
- Per il settore ICT o per il fornitore di tecnologia, possono contribuire a integrare i sistemi ed evitare confusione.
Pertanto, i metadati fungono da ponte tra la conoscenza funzionale dei servizi e la gestione delle informazioni tecniche.
Perché sono importanti?
Spesso la conoscenza dei dati è concentrata nelle mani di poche persone. Qualcuno sa qual è il file giusto. Qualcuno sa quando è stato aggiornato. Qualcuno sa quale applicazione contiene le informazioni corrette. Qualcuno sa quali dati possono essere inviati a un'altra amministrazione. Qualcuno sa come è stato redatto quel report dell'anno scorso. Questa conoscenza è preziosa, ma anche fragile.
Se non viene documentata, almeno in minima parte, può andare persa in caso di cambio di personale, pensionamento, licenziamento, cambio di fornitore o riorganizzazione interna. I metadati aiutano a trasformare questa conoscenza informale in conoscenza condivisa. Non deve essere necessariamente complessa. Un piccolo comune può iniziare con un foglio molto semplice per i principali set di dati.
L'obiettivo non è documentare tutto, ma evitare che le informazioni essenziali si basino esclusivamente sulla memoria o sull'esperienza di una singola persona.
Quali metadati minimi sarebbero utili?
Innanzitutto, non è necessario descrivere tutti i dettagli tecnici. Si può iniziare con un insieme minimo di metadati molto pratici.
Per esempio:
- Nome del dataset.
- Breve descrizione.
- Area o servizio di competenza.
- Indicare la persona o il ruolo.
- Sistema, applicazione o file in cui si trova.
- Scopo principale.
- Frequenza di aggiornamento.
- Tipo di dati che contiene.
- Esistenza di dati personali o sensibili.
- Livello di qualità percepito.
- Principali problemi noti.
- Possibili usi interni.
- Possibilità di condividere o pubblicare.
Questi metadati ci permettono già di rispondere a domande molto importanti: cosa possediamo, chi lo sa, dove si trova, se è affidabile, se può essere riutilizzato e se richiede una protezione speciale. È una base semplice ma molto potente.
Metadati e qualità: due facce della stessa medaglia
I metadati contribuiscono anche a migliorare la qualità dei dati. Se sappiamo chi è responsabile di un set di dati, sarà più facile correggere gli errori. Se sappiamo con quale frequenza viene aggiornato, possiamo individuare le informazioni obsolete. Se conosciamo i suoi limiti, eviteremo di utilizzarlo per scopi inappropriati. Se sappiamo da dove proviene, possiamo verificarne l'affidabilità.
Ad esempio, un indicatore sulle attività comunali può sembrare corretto, ma se non sappiamo se tutte le aree registrano le attività con gli stessi criteri, il risultato può essere fuorviante. I metadati non garantiscono automaticamente la qualità di un dato, ma aiutano a capire in che misura possiamo fidarci. Inoltre, aiutano a evitare un problema molto comune: l'utilizzo di dati fuori contesto.
Metadati e transparència
Quando un consiglio comunale pubblica informazioni, è importante che queste siano comprensibili. Non basta pubblicare una tabella, un documento o un insieme di dati. È necessario spiegare cosa representa, da quale periodo risale, come è stato preparato, con quale frequenza viene aggiornato e quali limitazioni può avere. Ciò è particolarmente importante nel campo di transparència e dati aperti.
I dati aperti privi di metadati sono difficili da riutilizzare. Possono generare confusione o interpretazioni errate. D'altro canto, dati ben descritti facilitano la comprensione e il corretto riutilizzo da parte di cittadini, aziende, enti, giornalisti, ricercatori o altre amministrazioni. I metadati rappresentano quindi anche uno strumento di rendicontazione.
Metadati e interoperabilità
I metadati sono essenziali anche per la condivisione di informazioni tra le amministrazioni. Quando un dato deve circolare tra un consiglio comunale, un consiglio provinciale, un consiglio regionale, la Generalitat o lo Stato, è necessario comprenderne il significato, il formato, l'identificativo, il livello di qualità e le restrizioni a cui è soggetto.
Senza metadati, la condivisione dei dati può risultare uno scambio insicuro, inefficiente o difficile da automatizzare. I metadati, al contrario, facilitano l'interoperabilità: consentono a sistemi e organizzazioni di comprendere e utilizzare le informazioni in modo coerente.
Questo è fondamentale per ridurre gli oneri amministrativi ed evitare di chiedere ai cittadini documenti o informazioni che l'amministrazione già possiede.
Metadati e intelligenza artificiale
Si parla sempre più spesso di intelligenza artificiale applicata ai servizi pubblici. Ma qualsiasi strumento di IA necessita di dati ben descritti. Non basta avere molti dati. Bisogna sapere cosa rappresentano, da dove provengono, se sono completi, se sono aggiornati, se contengono pregiudizi, se contengono dati personali, se possono essere utilizzati per uno scopo specifico e con quali garanzie.
I metadati sono un elemento fondamentale per un utilizzo responsabile dell'intelligenza artificiale. Senza metadati, è difficile stabilire se un dato sia adatto all'addestramento di un modello, alla creazione di un indicatore, all'automazione di una classificazione o al supporto di un processo decisionale. Pertanto, lavorare con i metadati oggi significa preparare al meglio le amministrazioni comunali agli utilizzi avanzati dei dati di domani.
DCAT-AP-ES. Descrizione più accurata dei dati comunali.
Quando un consiglio comunale inizia a redigere un inventario dei dati, può farlo con un foglio molto semplice: nome del set di dati, descrizione, area di competenza, sistema di origine, frequenza di aggiornamento, sensibilità, qualità percepita e possibili utilizzi.
Questo è un ottimo primo passo. Ma se vogliamo che queste informazioni vengano condivise, confrontate, pubblicate o riutilizzate tra le diverse amministrazioni, è importante che questi metadati seguano un modello comune.
È qui che DCAT-AP-ES può offrire un grande valore aggiunto.
DCAT-AP-ES è un profilo di metadati progettato per descrivere i cataloghi di dati pubblici in modo omogeneo. In parole semplici: è un modo comune per spiegare cos'è un dataset, chi lo pubblica, di cosa tratta, come è possibile accedervi, in quale formato è disponibile, con quale licenza può essere riutilizzato e quali informazioni complementari è necessario conoscere.
Questo è particolarmente utile per gli enti locali, perché permette di evitare che i dati comunali vengano descritti in modo isolato o con criteri diversi per ogni comune. Se molti enti locali descrivono i propri dati seguendo lo stesso modello, sarà più facile trovarli, comprenderli, confrontarli, federarli in cataloghi sovracomunali e riutilizzarli per generare servizi, indicatori o dati aperti.
Ad esempio, DCAT-AP-ES aiuta a distinguere tra il catalogo dati, il dataset e le diverse forme in cui questo dataset è disponibile. Un consiglio comunale potrebbe avere un dataset sulle infrastrutture municipali e offrirlo in diversi formati: CSV, Excel, API o visualizzazione web. I metadati ci permettono di spiegare che tutte queste versioni corrispondono allo stesso dataset, ma che ognuna rappresenta una distribuzione diversa.
Contribuisce inoltre a standardizzare informazioni molto importanti: titolo, descrizione, ente responsabile, argomento, parole chiave, frequenza di aggiornamento, copertura territoriale, formato, licenza, condizioni di accesso o link per il download.
Per un piccolo consiglio comunale, questo non significa dover imparare uno standard tecnico complesso. Significa che, quando si definisce l'inventario minimo e comune dei dati provenienti dal contesto locale, lo si può fare tenendo conto della futura compatibilità con DCAT-AP-ES. In questo modo, le informazioni raccolte oggi in un semplice foglio di calcolo potranno essere utilizzate domani per alimentare un catalogo di dati, pubblicare dati aperti o condividere metadati con altre piattaforme.
Il ruolo della rete Smart Local Government Network
I piccoli comuni non devono definire autonomamente quali metadati necessitano o come raccoglierli. La Smart Local Government Network può apportare valore aggiunto attraverso i suoi gruppi di lavoro, contribuendo a stabilire un inventario minimo e comune di dati per il mondo locale e, all'interno di tale inventario, un insieme condiviso di metadati fondamentali.
Ciò permette a tutti gli enti locali di descrivere i propri dati con criteri simili: nome, descrizione, responsabile, sistema di origine, scopo, frequenza di aggiornamento, qualità, sensibilità, restrizioni e potenziale di riutilizzo.
I gruppi di lavoro potranno inoltre contribuire a definire modelli comuni di gestione dei metadati, adattati alla realtà degli enti locali e particolarmente utili per i comuni con minori capacità tecniche.
Inoltre, la Rete potrà contribuire a individuare o condividere soluzioni tecnologiche affinché gli enti locali non debbano creare i propri strumenti per documentare i dati. Queste soluzioni dovrebbero essere semplici, riutilizzabili e finalizzate a facilitare la gestione dell'inventario e dei metadati.
La rete può promuovere casi d'uso specifici che dimostrino il valore dei metadati: preparazione di dati aperti, creazione di indicatori comuni, miglioramento della qualità del registro, organizzazione dei dati relativi alle apparecchiature, facilitazione dell'interoperabilità o preparazione di progetti di intelligenza artificiale con garanzie.
L'AOC e lo spazio dati del mondo locale
Il Local World Data Space si propone di aiutare gli enti locali a utilizzare al meglio i dati attraverso criteri, modelli, servizi e soluzioni condivisi.
In questo contesto, i metadati sono un elemento essenziale. Senza metadati, non esiste un inventario utile. Senza un inventario utile, è difficile governare i dati. E senza una governance dei dati, è difficile progredire verso servizi più intelligenti, più sicuri e più proattivi.
Il consorzio AOC, in collaborazione con i consigli provinciali, i consigli di contea, Localret e altri attori locali, può contribuire a facilitare modelli e strumenti comuni che aiutino i consigli comunali a descrivere meglio i dati di cui già dispongono.
Ciò è particolarmente rilevante per i piccoli comuni, che necessitano di soluzioni semplici, proporzionate e condivise.
Spiega i dati in modo che tu possa fidarti
I metadati possono sembrare un dettaglio tecnico, ma sono una condizione fondamentale per la fiducia nei dati. Ci aiutano a sapere cosa abbiamo, dove si trova, chi lo conosce, come viene aggiornato, che qualità ha, come può essere utilizzato e di quali garanzie ha bisogno. Ecco perché i metadati sono molto più di una semplice descrizione. Sono uno strumento per preservare la conoscenza, ridurre gli errori, migliorare transparènciafacilitare l'interoperabilità e preparare nuovi utilizzi dei dati.
Perché quando riusciamo a spiegare meglio i dati, possiamo utilizzarli meglio. E quando li utilizziamo meglio, possiamo fornire servizi pubblici migliori.
