Tutti gli enti locali dispongono di dati. Anche se sono piccoli, anche se non hanno un team tecnico specializzato, anche se non hanno un ufficio dati o strumenti di analisi avanzati.
I dati ci sono: nel registro, negli archivi, nelle tasse, nelle licenze, nei contratti, nell'assistenza sociale, nelle strutture, nelle attività, negli incidenti, nei documenti, nelle registrazioni contabili o nei sistemi di servizi al cittadino. Ma avere i dati non significa necessariamente essere in grado di utilizzarli bene.
Un dato può esistere, ma essere duplicato. Può essere memorizzato in un sistema, ma nessuno sa esattamente cosa significhi. Può essere disponibile, ma non sufficientemente affidabile. Può essere ben raccolto, ma non avere un proprietario chiaro. Può essere utile per un servizio, ma difficile da condividere con un altro reparto o amministrazione.
Ecco perché, quando parliamo di dati a livello locale, non basta chiedersi se disponiamo di dati. Dobbiamo chiederci se i dati sono ben governati, ben gestiti e di qualità sufficiente.
Si tratta di tre componenti diversi, ma fanno parte dello stesso ingranaggio.
Tre idee che dovrebbero essere differenziate
Quando si parla di dati, i concetti vengono spesso confusi. Governance dei dati, gestione dei dati, qualità dei dati, interoperabilità, analisi, dati aperti, intelligenza artificiale...
Per cominciare, è utile distinguere tre concetti fondamentali:
- Governare i dati significa decidere le regole del gioco. Come descritto nella precedente pubblicazione “Cosa significa governare i dati in un consiglio comunale?", risponde a domande come: chi decide, chi è responsabile, per cosa possono essere utilizzati i dati, chi può accedervi e quali garanzie devono essere applicate
- Gestire i dati significa applicare queste regole quotidianamente. Risponde a domande come: dove vengono archiviati, come vengono aggiornati, come vengono documentati, come vengono condivisi, come vengono conservati e come vengono integrati con altri sistemi.
- Garantire la qualità dei dati significa assicurarsi che siano sufficientemente validi per l'uso previsto. Risponde a domande come: sono corretti, completi, aggiornati, coerenti, univoci, comprensibili e utili per il processo decisionale?
Nessuno di questi tre pezzi funziona bene da solo.
Governance dei dati: applicazione di criteri e responsabilità
Gestire i dati non significa creare una mole enorme di documentazione o complicare il lavoro comunale. Significa piuttosto stabilire criteri minimi affinché i dati importanti del consiglio comunale abbiano responsabilità, utilizzi chiari e garanzie.
Ad esempio, in un piccolo comune, una struttura formale di governance dei dati potrebbe non essere necessaria. Tuttavia, è fondamentale sapere chi conosce meglio i dati del censimento, chi può convalidare i dati economici, chi è responsabile dei dati relativi alla pianificazione urbanistica o chi può decidere se le informazioni possono essere pubblicate sul portale. transparència.
È inoltre necessario sapere quali dati siano particolarmente sensibili, quali possano essere condivisi con altre amministrazioni, quali siano cruciali per la gestione comunale e quali, se non adeguatamente protetti, possano generare rischi. La gestione dei dati è, pertanto, una responsabilità pubblica. Si tratta di decidere come trattare le informazioni comunali affinché siano utili, sicure, affidabili e rispettose dei diritti dei cittadini.
Gestione dei dati: far funzionare le regole quotidianamente.
La gestione dei dati è la parte più operativa. Si tratta dell'insieme di pratiche che consentono di mantenere i dati organizzati, aggiornati, accessibili e riutilizzabili.
In un piccolo municipio, la gestione dei dati può assumere significati molto specifici:
- Specificare chiaramente in quale sistema viene registrata ciascuna informazione.
- impedire che gli stessi dati vengano gestiti in modo diverso in più file.
- Documentare, come minimo, il contenuto di ciascun set di dati.
- Stabilire chi può modificare determinati dati.
- Rivedere periodicamente i dati critici.
- garantire che i dati possano essere esportati o condivisi quando necessario.
- conservare le informazioni per il tempo necessario.
- Evitate di affidarvi a una sola persona o a un solo fornitore per comprendere i dati.
La gestione dei dati non si limita alla semplice "esecuzione di programmi". Significa garantire che le informazioni comunali possano essere utilizzate al meglio durante tutto il loro ciclo di vita: dalla raccolta fino all'archiviazione, al riutilizzo, alla pubblicazione o al momento in cui non sono più necessarie.
Garantire la qualità: dati affidabili per servizi affidabili
La qualità dei dati è ciò che rende un dato utile per uno scopo specifico.
Un dato può essere di buona qualità per uno scopo e insufficiente per un altro. Ad esempio, un indirizzo può essere utilizzato per identificare approssimativamente un'area del comune, ma potrebbe non essere abbastanza preciso per una notifica ufficiale. Un elenco di servizi può essere utilizzato per un rapporto interno, ma potrebbe non essere sufficientemente completo per essere pubblicato su un portale di servizi per i cittadini.
Pertanto, qualità non significa perfezione assoluta. Significa idoneità all'uso.
Nella vita quotidiana a livello comunale, la mancanza di qualità dei dati può avere conseguenze molto concrete:
- Le notifiche non arrivano.
- Duplicare le persone in sistemi diversi.
- File difficili da individuare.
- Resoconti contraddittori.
- Errori di registrazione, tasse o sussidi.
- Difficoltà nell'individuare quali servizi siano maggiormente richiesti.
- È una perdita di tempo rivedere manualmente le informazioni.
- Diffidenza nei confronti degli indicatori e dei pannelli di controllo.
Migliorare la qualità dei dati non richiede sempre strumenti complessi. Spesso si inizia con criteri semplici: campi obbligatori, formati coerenti, convalide di base, revisioni periodiche e responsabilità chiare.
Un semplice esempio: dati sulle infrastrutture comunali
Immaginiamo un piccolo municipio che desidera conoscere meglio le strutture comunali di cui dispone, il loro utilizzo e le loro esigenze di manutenzione.
Se non esiste una governance dei dati, forse nessuno sa chi sia responsabile di mantenere aggiornate queste informazioni. La cultura ha un elenco, lo sport un altro, gli interventi hanno informazioni economiche, la manutenzione conosce le condizioni degli edifici e la segreteria ha la documentazione amministrativa.
In assenza di un sistema di gestione dei dati, ogni elenco potrebbe contenere nomi diversi, indirizzi scritti in modo differente, apparecchiature duplicate o dati obsoleti.
In assenza di dati di qualità, le conclusioni tratte potrebbero essere inaffidabili: non sapremo quali apparecchiature sono più utilizzate, quali sono le più costose, quali necessitano di investimenti o quali potrebbero essere condivise con altri servizi.
Tuttavia, se i tre elementi vengono lavorati insieme, il risultato cambia.
- Governare significa decidere chi è responsabile delle informazioni presenti nelle strutture e per quali scopi devono essere utilizzate.
- Gestire significa disporre di un file comune delle apparecchiature, con un numero minimo di campi e criteri condivisi.
- Garantire la qualità significa verificare che le informazioni siano complete, aggiornate e coerenti.
In questo modo, il consiglio comunale può pianificare meglio, giustificare meglio gli investimenti e informare meglio i cittadini.
Prima di parlare di intelligenza artificiale, dobbiamo parlare di dati affidabili.
Si parla sempre più spesso di intelligenza artificiale nella pubblica amministrazione. Ed è positivo esplorare come possa contribuire a migliorare i servizi, automatizzare le attività, individuare i bisogni o supportare il processo decisionale.
Ma l'intelligenza artificiale ha bisogno di dati affidabili, ben descritti, ben protetti e ben gestiti.
Se i dati iniziali sono incompleti, errati, obsoleti o distorti, gli strumenti di analisi o di intelligenza artificiale possono generare risultati inutili o addirittura ingiusti.
Pertanto, i consigli comunali non dovrebbero iniziare chiedendosi quale strumento di intelligenza artificiale sia necessario, bensì quali dati possiedono, quali sono importanti, qual è il loro livello di qualità e con quali garanzie possono essere utilizzati.
Il modo migliore per prepararsi all'intelligenza artificiale è iniziare oggi stesso a gestire e governare meglio i dati.
Anche i piccoli comuni possono iniziare
Un piccolo consiglio comunale non ha bisogno di iniziare con un piano di governance dei big data. Può iniziare con un approccio molto pratico e graduale.
Per esempio:
- Scegli due o tre aree prioritarie, come il registro, i documenti, le strutture, i servizi sociali, gli incidenti o i dati economici;
- identificare le persone che conoscono meglio questi dati;
- individuare i principali problemi di qualità;
- concordare i criteri minimi di accesso e di aggiornamento;
- documenta in modo semplice cosa contiene ciascun set di dati;
- verificare la presenza di dati duplicati o contraddittori;
- valutare quali dati potrebbero contribuire a costruire indicatori utili;
- Identificare quali dati sono sensibili e richiedono maggiore protezione.
Questi primi passi non richiedono grandi risorse. Richiedono la volontà di organizzarsi, criteri condivisi e supporto metodologico.
Il segreto non è cercare di gestire tutti i dati contemporaneamente. Bisogna iniziare dai dati che creano più problemi o che possono fornire il maggior valore.
Il ruolo della rete Smart Local Government Network
I piccoli comuni non devono affrontare questa sfida da soli. Il mondo locale ha bisogno di risposte condivise, perché molti di noi hanno esigenze simili ma capacità molto diverse.
La Smart Local Government Network intende offrire valore proprio in questo ambito: contribuendo a trasformare concetti che possono sembrare astratti – governance dei dati, gestione dei dati, qualità, interoperabilità o intelligenza artificiale – in modelli, strumenti e casi pratici adattati alla realtà locale.
Attraverso i suoi gruppi di lavoro, la Rete può contribuire a stabilire modelli comuni in modo che gli enti locali non debbano partire da zero. Ciò include
- criteri condivisi per l'inventario dei dati,
- descrivere i set di dati,
- definire le responsabilità,
- dare priorità ai dati critici,
- stabilire livelli di qualità
- individuare casi d'uso utili per i comuni.
Contribuisce inoltre a definire soluzioni tecnologiche comuni o riutilizzabili, progettate per servire il mondo locale nel suo complesso ed evitare duplicazioni, dipendenze non necessarie o progetti isolati.
Un altro aspetto fondamentale riguarda la descrizione dei profili professionali e delle funzioni associate ai dati. In molti piccoli comuni non ci sarà una persona dedicata esclusivamente a questi compiti, ma sarà necessario comprendere quali funzioni devono essere coperte: chi convalida i dati, chi li aggiorna, chi li protegge, chi li documenta, chi li interpreta e chi li utilizza per prendere decisioni.
Allo stesso modo, la rete promuove casi d'uso condivisi che aiutano a individuare applicazioni specifiche: preparazione dei dati e creazione di indicatori comuni, facilitazione di set di dati aperti, supporto al processo decisionale o predisposizione di servizi basati sull'intelligenza artificiale con garanzie.
Un compito condiviso tra AOC, consigli provinciali, consigli di contea ed enti locali.
La piattaforma di dati e intelligenza artificiale e la rete Smart Local Government Network dovrebbero contribuire a rendere la governance, la gestione e la qualità dei dati accessibili a tutte le autorità locali.
Ciò richiede la cooperazione tra le amministrazioni: consigli comunali, consigli provinciali, consigli di contea, Consorzi AOC e altri attori che supportano il mondo locale.
Il valore di questa cooperazione è evidente: condivisione delle conoscenze, definizione di criteri comuni, sfruttamento delle economie di scala, promozione dei servizi condivisi e garanzia che anche i comuni con meno risorse possano progredire.
La trasformazione basata sui dati non può essere appannaggio esclusivo dei grandi comuni. Deve essere una capacità comune all'intero sistema pubblico locale.
Tre elementi, un unico obiettivo: un servizio pubblico migliore.
La governance, la gestione e la garanzia della qualità dei dati non sono compiti separati né riservati agli specialisti.
Si tratta di tre elementi dello stesso meccanismo che consentono di rendere le informazioni comunali più utili, più affidabili, più sicure e più orientate al servizio pubblico.
- Governare significa assumersi responsabilità e capacità di giudizio.
- Gestire significa rendere i dati organizzati e disponibili.
- Garantire la qualità significa assicurarsi che siano adatti all'uso che ne vogliamo fare.
Quando questi tre elementi lavorano in sinergia, i consigli comunali possono ridurre gli errori, migliorare le procedure, pianificare meglio, proteggere meglio i cittadini e prendere decisioni più consapevoli.
Per cominciare, non è necessario che tutto sia risolto. Bisogna fare un primo passo: identificare i dati più importanti, capire come vengono utilizzati e iniziare a gestirli al meglio.
Questa è la strada da seguire affinché i dati smettano di essere un problema invisibile e diventino un vero strumento per migliorare i servizi pubblici locali.
