Tutti i consigli comunali lavorano con i dati, anche se non sempre li chiamano così. Il registro della popolazione, gli archivi, le tasse, le licenze, i sussidi, i contratti, le attività, le strutture, gli incidenti sulle strade pubbliche o i servizi sociali sono esempi di dati comunali.
Questi dati ci permettono di elaborare, informare, pianificare, giustificare, risolvere e fornire servizi. Ma affinché siano utili, devono essere affidabili, aggiornati, reperibili quando necessario, ben protetti e riutilizzabili con garanzie.
In sostanza, si tratta di governare i dati: decidere come debbano essere organizzati, curati, utilizzati, condivisi e protetti affinché contribuiscano a fornire servizi pubblici miglioriNon si tratta di creare ulteriore burocrazia, bensì di utilizzare al meglio le informazioni già a disposizione del consiglio comunale.
“Governare i dati significa dare ordine, criteri e responsabilità alle informazioni comunali”.
Oltre un problema informatico
Quando si parla di governance dei dati, è facile pensare che si tratti di una questione esclusivamente tecnologica, ma non è così. I sistemi informatici sono importanti, ma i dati non sono responsabilità esclusiva del settore ICT o del fornitore del programma di gestione comunale. I dati vengono creati e utilizzati nei servizi: segreteria, interventi, pianificazione urbanistica, censimento, servizi sociali, polizia locale, risorse umane, ambiente, promozione economica, cultura o assistenza ai cittadini.
Pertanto, governare i dati significa rispondere a domande molto pratiche:
- Chi conosce meglio questi dati?
- Chi dovrebbe aggiornarlo?
- In quale sistema è memorizzato?
- Quali criteri devo utilizzare per partecipare?
- E se fosse sbagliato?
- Chi può consultarlo?
- Può essere condiviso con un'altra amministrazione?
- Per quanto tempo va conservato?
- È necessario o si può condividere? transparència e dati aperti?
- Può essere utilizzato per creare un indicatore o un pannello di controllo?
Queste domande sono semplici, ma spesso non hanno una risposta chiara. E quando non c'è una risposta chiara, sorgono problemi: dati duplicati, informazioni contraddittorie, difficoltà nel reperire documenti, errori nelle notifiche, report inaffidabili o eccessiva dipendenza da una persona o un fornitore specifico.
Gestire il DSDS significa sapere chi fa cosa
In un piccolo consiglio comunale non è necessario creare una struttura di governance dei dati di grandi dimensioni. Tuttavia, è fondamentale definire chiaramente le responsabilità minime.
Ad esempio, può essere utile identificare quale area è responsabile dei dati del censimento, chi conosce meglio i dati di pianificazione urbanistica, chi può convalidare i dati economici, chi sa come sono classificati i file o chi dovrebbe decidere se un dato può essere riutilizzato in un rapporto o su un portale. transparència.
Questo non significa che una sola persona debba fare tutto. Significa che ogni dato importante dovrebbe essere gestito da qualcuno che ne conosca il significato, l'utilizzo e i potenziali problemi.
Nei piccoli comuni, questa responsabilità può ricadere su persone che già svolgono altre funzioni. Per questo è importante che il modello sia semplice, proporzionato e adattato alla realtà di ciascun comune.
L'obiettivo non è quello di dare nomi complicati a nuove mansioni, ma di riconoscere meglio le responsabilità che spesso esistono già informalmente.
...è quello di stabilire criteri comuni
Un altro aspetto importante è stabilire criteri comuni. Molti problemi relativi ai dati sorgono perché ogni servizio o applicazione funziona in modo diverso.
Un esempio molto semplice è l'indirizzo di una persona o di una proprietà. Se lo stesso indirizzo viene scritto tre volte,eres A differenza di altri, può essere difficile incrociare le informazioni tra censimenti, tasse, pianificazione urbanistica o servizi sociali. Lo stesso può accadere con nomi di persone, codici di file, strutture, strade, attività o classificazioni documentali.
Governare i dati significa concordare criteri di base affinché le informazioni siano coerenti:
- Come si scrivono e si convalidano gli indirizzi?
- Come facciamo a identificare una persona?
- Come classifichiamo un caso?
- Quali campi sono obbligatori?
- Quali dati devono essere aggiornati periodicamente?
- Quali dati sono sensibili e richiedono maggiore protezione?
- Quali dati si possono utilizzare per creare degli indicatori?
Questi criteri non devono essere complessi. Ma se non esistono, ogni cambio di persona, ogni nuovo programma o ogni nuovo progetto può generare ulteriore disordine.
…è quello di proteggere meglio i cittadini
I dati comunali non sono neutrali. Molti di essi si riferiscono a persone, famiglie, abitazioni, situazioni sociali, attività economiche o rapporti con l'amministrazione. Per questo motivo, devono essere gestiti con attenzione.
Gestire i dati significa anche garantire che solo chi ne ha bisogno vi abbia accesso, che vengano utilizzati per scopi legittimi, che siano conservati per il tempo necessario e che siano adeguatamente protetti.
Ciò è particolarmente importante nei piccoli comuni, dove spesso la vicinanza ai cittadini è elevata. La fiducia si costruisce anche garantendo che le informazioni personali vengano gestite in modo responsabile.
Una buona governance dei dati contribuisce a una migliore conformità agli obblighi in materia di protezione dei dati, transparènciasicurezza, interoperabilità e amministrazione digitale. Ma, soprattutto, contribuisce a proteggere i diritti delle persone.
… sta prendendo decisioni migliori
Quando i dati sono ben organizzati, possono aiutare il consiglio comunale a prendere decisioni migliori.
Possono aiutare a capire quali procedure generano il maggior onere amministrativo, quali servizi sono più richiesti, quali strutture sono più utilizzate, quali zone del comune registrano il maggior numero di incidenti, quali gruppi necessitano di maggiore supporto o quali azioni hanno il maggiore impatto.
Affinché ciò sia possibile, i dati devono essere comprensibili, affidabili e comparabili. Se ogni servizio raccoglie le informazioni in modo diverso, se non sappiamo da dove provenga un dato o se non possiamo fidarci della sua qualità, gli indicatori possono portare a conclusioni errate.
Pertanto, prima di parlare di dashboard, analisi avanzate o intelligenza artificiale, dobbiamo parlare di governance dei dati.
L'intelligence pubblica inizia con dati ben gestiti.
Da dove può iniziare un piccolo municipio?
Un piccolo consiglio comunale può iniziare con passi molto concreti e realizzabili.
- Individua alcuni dati importanti. Non devi iniziare con tutto. Puoi iniziare con il registro, i file, le attrezzature, gli incidenti, i finanziamenti o i dati economici di base.
- Chiediti chi li conosce meglio e chi li tiene aggiornati.
- Individuare i problemi più comuni: duplicati, errori, mancato aggiornamento, campi vuoti, criteri diversi o difficoltà nell'estrazione delle informazioni.
- Concordare su piccole regole interne: come devono essere inseriti determinati dati, chi può modificarli, quando devono essere rivisti e a cosa possono servire.
- Documentate tutto in modo semplice. Un foglio condiviso, un foglio base o una piccola guida interna possono essere sufficienti per iniziare.
La cosa più importante è non aspettare di avere uno strumento eccezionale o un progetto di successo. La governance dei dati inizia con un modo di lavorare più ordinato e consapevole.
La rete per gli enti locali intelligenti: trasformare la sfida in un compito comune e condiviso
I piccoli comuni non devono affrontare questa sfida da soli. La realtà locale è molto variegata e molti comuni non dispongono di personale tecnico specializzato in governance e gestione dei dati. Proprio per questo è necessario costruire risposte condivise.
La Smart Local Government Network si propone di generare valore attraverso gruppi di lavoro focalizzati su specifiche esigenze locali. Questi gruppi contribuiscono a definire modelli comuni di governance e gestione dei dati, criteri condivisi, soluzioni tecnologiche riutilizzabili, profili professionali di riferimento e casi d'uso che possono essere sfruttati dalle amministrazioni locali.
Ciò significa che un comune non dovrà partire da zero per sapere come inventariare i propri dati, come definire le responsabilità, come dare priorità ai dati critici, come migliorarne la qualità o come preparare un caso d'uso basato sui dati.
La rete si propone di facilitare la condivisione di conoscenze pratiche, un linguaggio comune e strumenti condivisi. Dovrebbe inoltre consentire alle esperienze di alcuni comuni di essere utili ad altri e permettere ai consigli provinciali, alle contee, a Localret, al Consorci AOC e ad altri attori di supporto di coordinare meglio i propri servizi.
La gestione dei dati non dovrebbe rappresentare un ulteriore onere per i piccoli comuni. Dovrebbe piuttosto essere uno strumento per aiutarli a lavorare meglio, con maggiore supporto, criteri più precisi e una maggiore capacità di cooperazione.
L'AOC e lo spazio dati del mondo locale
In questo contesto, il Local World Data Space intende contribuire a rendere disponibili agli enti locali modelli, servizi e infrastrutture comuni che facilitino un utilizzo responsabile ed efficiente dei dati.
Il ruolo dell'AOC, in collaborazione con altri enti e attori a livello locale, è fondamentale per evitare duplicazioni, promuovere standard, favorire soluzioni condivise e consentire a tutti gli enti locali, anche i più piccoli, di beneficiare della cultura dei dati.
Il valore non risiede solo nel possedere la tecnologia, ma nell'avere un modello condiviso che contribuisca a trasformare i dati in servizi pubblici migliori.
Il percorso non deve essere individuale o improvvisato. Con la Smart Local Government Network, vogliamo costruire una via condivisa affinché tutti i comuni possano utilizzare i propri dati in modo più intelligente, sicuro e utile. Perché, in fin dei conti, governare i dati significa governare meglio il comune.
