Un conseil municipal peut disposer d'une multitude de données : registre de population, fichiers, impôts, permis, équipements, contrats, activités, incidents, aide sociale, plaintes, subventions ou informations budgétaires. Mais pourquoi se contenter de posséder une donnée ne suffit-il pas ? Parce que posséder des données ne signifie pas nécessairement bien les comprendre.
Imaginons que nous trouvions un fichier nommé « listat_final.xlsx ». Que contient-il exactement ? Est-ce la bonne version ? Qui l’a créé ? Quand a-t-il été mis à jour pour la dernière fois ? D’où proviennent les données ? Peut-on les partager ? Contient-il des données personnelles ? Est-il utile pour rédiger un rapport ? Peut-on le publier ? Est-il complet ?
Si nous ne pouvons pas répondre à ces questions, nous disposons de données, mais pas du contexte nécessaire pour les exploiter avec assurance. C'est là qu'interviennent les métadonnées. En termes simples, les métadonnées sont les données qui expliquent les données.
Que sont les métadonnées ?
Les métadonnées sont des informations descriptives qui nous aident à comprendre une donnée ou un ensemble de données. Par exemple, si nous disposons d'un ensemble de données sur les infrastructures municipales, les métadonnées peuvent nous indiquer :
- Comment s'appelle cet ensemble de données ?
- Que contient-il ?
- quelle zone en est responsable ?
- qui le tient à jour ;
- dans quel système ou fichier il se trouve ;
- à quelle fréquence est-il mis à jour ?
- si elle contient des données personnelles ou sensibles ;
- si elle peut être partagée avec d'autres administrations ;
- si elle peut être publiée en tant que données ouvertes ;
- Quel est son niveau de qualité ?
- À quels usages convient-il ?
- Quelles sont ses limitations ?
Ces informations peuvent paraître élémentaires, mais elles sont essentielles. Sans métadonnées, les données sont difficiles à trouver, à interpréter et à réutiliser.
Un exemple très simple
Prenons l'exemple d'une liste d'équipements municipaux. Cette liste peut contenir le nom de l'équipement, son adresse, son type, ses horaires d'ouverture, le service responsable et son état. Cependant, en l'absence de métadonnées, des doutes peuvent immédiatement surgir :
- Cette liste comprend-elle uniquement les installations ouvertes au public ou également les bâtiments à usage interne ?
- Cela inclut-il les installations gérées par des entités ?
- Les adresses sont-elles normalisées ?
- L'information est-elle à jour ?
- Qui vérifie qu'une installation reste active ?
- Ces informations peuvent-elles être publiées sur le site web de la municipalité ?
- Est-ce utile pour la planification de la maintenance ?
- Peut-on la croiser avec des données de consommation d'énergie ?
Les métadonnées permettent de répondre à ces questions. Elles fournissent le contexte, les critères et le niveau de confiance.
Les métadonnées ne sont pas réservées aux informaticiens.
Les métadonnées sont souvent perçues comme un sujet technique, mais en réalité, elles sont utiles à toute personne travaillant avec des informations municipales.
- Pour le travail de secrétariat, elles peuvent aider à savoir quel ensemble de données est lié à une procédure ou à un fichier.
- En matière d'intervention, ils peuvent aider à identifier l'origine des données économiques.
- Pour les services sociaux, elles peuvent aider à identifier les données sensibles et les mesures de protection à mettre en œuvre.
- En matière d'urbanisme, elles peuvent aider à déterminer si les données territoriales sont à jour et comment elles peuvent être utilisées.
- Pour capter l'attention des citoyens, ils peuvent contribuer à fournir des informations plus cohérentes.
- Pour transparència, peut vous aider à savoir quelles données peuvent être publiées et sous quelles conditions.
- Pour les acteurs du secteur des TIC ou les fournisseurs de technologies, ils peuvent contribuer à l'intégration des systèmes et éviter toute confusion.
Les métadonnées constituent donc un pont entre la connaissance fonctionnelle des services et la gestion de l'information technique.
Pourquoi sont-ils importants ?
Souvent, la connaissance des données est concentrée dans la tête de quelques personnes. L'une sait quel fichier est le bon. L'autre sait quand il a été mis à jour. L'autre sait quelle application contient les informations pertinentes. L'une sait quelles données peuvent être transmises à une autre administration. L'une sait comment le rapport de l'année dernière a été élaboré. Ce savoir est précieux, mais aussi fragile.
Si ces informations ne sont pas documentées, elles risquent de se perdre en cas de changement de personnel, de départ à la retraite, de licenciement, de changement de fournisseur ou de restructuration interne. Les métadonnées permettent de transformer ce savoir informel en savoir partagé. Il n'est pas nécessaire qu'il soit complexe. Une petite commune peut commencer par une simple feuille de calcul regroupant les principales données.
L’objectif n’est pas de tout documenter, mais d’éviter que des informations essentielles ne reposent uniquement sur la mémoire ou l’expérience d’une personne en particulier.
Quelles métadonnées minimales seraient utiles ?
Pour commencer, il n'est pas nécessaire de décrire tous les détails techniques. Un ensemble minimal de métadonnées très pratiques suffit.
Par exemple:
- Nom du jeu de données.
- Brève description.
- Domaine ou service responsable.
- Personne ou rôle de référence.
- Système, application ou fichier où il se trouve.
- Objectif principal.
- Fréquence de mise à jour.
- Type de données qu'il contient.
- Existence de données personnelles ou sensibles.
- Niveau de qualité perçu.
- Principaux problèmes connus.
- Utilisations internes possibles.
- Possibilité de partager ou de publier.
Ces métadonnées nous permettent déjà de répondre à des questions essentielles : que possédons-nous, qui le sait, où se trouve-t-il, est-il fiable, réutilisable et nécessite-t-il une protection particulière ? C’est une base simple, mais très puissante.
Métadonnées et qualité : les deux faces d'une même pièce
Les métadonnées contribuent également à améliorer la qualité des données. Connaître le responsable d'un jeu de données facilite la correction des erreurs. Savoir à quelle fréquence il est mis à jour permet de détecter les informations obsolètes. Connaître ses limites évite de l'utiliser à des fins inappropriées. Savoir d'où il provient permet de vérifier sa fiabilité.
Par exemple, un indicateur relatif aux activités municipales peut sembler correct, mais si l'on ignore si toutes les zones enregistrent leurs activités selon les mêmes critères, le résultat peut être trompeur. Les métadonnées ne garantissent pas automatiquement la qualité d'une donnée, mais elles permettent d'évaluer sa fiabilité. Elles contribuent également à éviter un problème très courant : l'utilisation de données hors contexte.
Métadonnées et transparència
Lorsqu'un conseil municipal publie des informations, il est important que ces informations soient compréhensibles. Il ne suffit pas de publier un tableau, un document ou un ensemble de données. Il est nécessaire d'expliquer ce que cela signifie. representa, la période à laquelle il appartient, comment il a été préparé, à quelle fréquence il est mis à jour et quelles sont ses éventuelles limitations. Ceci est particulièrement important dans le domaine de transparència et les données ouvertes.
Les données ouvertes sans métadonnées sont difficiles à réutiliser. Elles peuvent engendrer confusion et interprétations erronées. À l'inverse, des données bien décrites facilitent leur compréhension et leur réutilisation correcte par les citoyens, les entreprises, les organismes, les journalistes, les chercheurs et autres administrations. Les métadonnées constituent donc également un outil de traçabilité.
Métadonnées et interopérabilité
Les métadonnées sont également essentielles pour le partage d'informations entre administrations. Lorsqu'une donnée doit circuler entre un conseil municipal, un conseil provincial, un conseil régional, la Generalitat ou l'État, il est nécessaire de comprendre sa signification, son format, son identifiant, son niveau de qualité et les restrictions qui lui sont applicables.
Sans métadonnées, le partage de données peut s'avérer non sécurisé, inefficace ou difficile à automatiser. Les métadonnées, en revanche, facilitent l'interopérabilité : elles permettent aux systèmes et aux organisations de comprendre et d'utiliser l'information de manière cohérente.
C’est essentiel pour réduire les charges administratives et éviter de demander aux citoyens des documents ou des informations que l’administration possède déjà.
Métadonnées et intelligence artificielle
On parle de plus en plus de l'application de l'intelligence artificielle aux services publics. Mais tout outil d'IA a besoin de données bien définies. Il ne suffit pas d'avoir beaucoup de données. Il faut savoir ce qu'elles représentent, d'où elles viennent, si elles sont complètes, à jour, si elles contiennent des biais ou des données personnelles, si elles peuvent être utilisées à des fins spécifiques et avec quelles garanties.
Les métadonnées sont essentielles à une utilisation responsable de l'intelligence artificielle. Sans elles, il est difficile de déterminer si une donnée se prête à l'entraînement d'un modèle, à la création d'un indicateur, à l'automatisation d'une classification ou à la prise de décision. Par conséquent, l'utilisation des métadonnées dès aujourd'hui permet aux municipalités de mieux se préparer aux usages avancés des données de demain.
DCAT-AP-ES. Meilleure description des données municipales
Lorsqu'un conseil municipal entreprend de réaliser un inventaire de données, il peut le faire à l'aide d'une simple feuille de calcul : nom de l'ensemble de données, description, domaine responsable, système source, fréquence de mise à jour, sensibilité, qualité perçue et utilisations possibles.
Il s'agit d'un premier pas très positif. Toutefois, si nous souhaitons que ces informations puissent être partagées, comparées, publiées ou réutilisées entre les administrations, il est important que ces métadonnées suivent un modèle commun.
C’est là que DCAT-AP-ES peut apporter une grande valeur ajoutée.
DCAT-AP-ES est un profil de métadonnées conçu pour décrire les catalogues de données publiques de manière homogène. En clair : il s’agit d’une méthode commune pour expliquer ce qu’est un jeu de données, qui le publie, son contenu, comment y accéder, dans quel format il est disponible, sous quelle licence il peut être réutilisé et quelles informations complémentaires sont nécessaires.
Ceci est particulièrement utile pour les collectivités locales, car cela permet d'éviter que les données municipales ne soient décrites de manière isolée ou selon des critères différents d'une commune à l'autre. Si de nombreuses collectivités locales décrivent leurs données selon le même modèle, il sera plus facile de les trouver, de les comprendre, de les comparer, de les fédérer dans des catalogues supracommunaux et de les réutiliser pour générer des services, des indicateurs ou des données ouvertes.
Par exemple, DCAT-AP-ES permet de différencier le catalogue de données, l'ensemble de données et les différents formats sous lesquels cet ensemble est disponible. Une municipalité peut disposer d'un ensemble de données sur les infrastructures municipales et le proposer sous plusieurs formats : CSV, Excel, API ou interface web. Les métadonnées permettent d'indiquer que toutes ces versions correspondent à un même ensemble de données, mais que chacune présente une distribution différente.
Cela permet également de standardiser des informations très importantes : le titre, la description, l’organisme responsable, le sujet, les mots-clés, la fréquence de mise à jour, la couverture territoriale, le format, la licence, les conditions d’accès ou le lien de téléchargement.
Pour une petite commune, cela ne signifie pas devoir maîtriser une norme technique complexe. Cela signifie que, lors de la définition d'un inventaire minimal et commun des données locales, sa compatibilité future avec DCAT-AP-ES peut être assurée. Ainsi, les informations collectées aujourd'hui sur une simple feuille de calcul pourront demain alimenter un catalogue de données, publier des données ouvertes ou partager des métadonnées avec d'autres plateformes.
Le rôle du réseau des collectivités locales intelligentes
Les petites municipalités n'ont pas à définir seules les métadonnées dont elles ont besoin ni la manière de les collecter. Le Réseau des collectivités locales intelligentes peut leur apporter une valeur ajoutée grâce à ses groupes de travail, en contribuant à établir un inventaire minimal et commun des données à l'échelle locale et, au sein de cet inventaire, un ensemble partagé de métadonnées essentielles.
Cela permet à toutes les entités locales de décrire leurs données selon des critères similaires : nom, description, responsable, système d’origine, finalité, fréquence de mise à jour, qualité, sensibilité, restrictions et potentiel de réutilisation.
Les groupes de travail pourront également contribuer à définir des modèles communs de gestion des métadonnées, adaptés à la réalité des entités locales et particulièrement utiles pour les municipalités disposant de moins de capacités techniques.
De plus, le Réseau pourra contribuer à identifier et à partager des solutions technologiques afin que les collectivités locales n'aient pas à créer leurs propres outils pour documenter leurs données. Ces solutions devront être simples, réutilisables et conçues pour faciliter la gestion de l'inventaire et des métadonnées.
Le réseau peut promouvoir des cas d'utilisation spécifiques qui démontrent la valeur des métadonnées : préparation de données ouvertes, élaboration d'indicateurs communs, amélioration de la qualité du registre, organisation des données d'équipement, facilitation de l'interopérabilité ou préparation de projets d'intelligence artificielle avec des garanties.
L'AOC et l'espace de données du monde local
L’espace de données Local World vise à aider les entités locales à mieux utiliser les données grâce à des critères, des modèles, des services et des solutions partagés.
Dans ce contexte, les métadonnées sont essentielles. Sans métadonnées, il n'y a pas d'inventaire exploitable. Sans inventaire exploitable, il est difficile de gouverner les données. Et sans gouvernance des données, il est difficile d'évoluer vers des services plus intelligents, plus sécurisés et plus proactifs.
Le consortium AOC, en collaboration avec les conseils provinciaux, les conseils départementaux, Localret et d'autres acteurs locaux, peut contribuer à faciliter la mise en place de modèles et d'outils communs qui aident les conseils municipaux à mieux décrire les données dont ils disposent déjà.
Cela est particulièrement pertinent pour les petites municipalités, qui ont besoin de solutions simples, proportionnées et partagées.
Expliquez les données pour que vous puissiez leur faire confiance.
Les métadonnées peuvent sembler un détail technique, mais elles constituent une condition essentielle à la fiabilité des données. Elles nous permettent de savoir ce que nous possédons, où cela se trouve, qui y a accès, comment c'est mis à jour, quelle est sa qualité, comment l'utiliser et quelles garanties sont nécessaires. C'est pourquoi les métadonnées sont bien plus qu'une simple description : elles sont un outil pour préserver les connaissances, réduire les erreurs et améliorer la qualité des données. transparència, faciliter l'interopérabilité et préparer de nouvelles utilisations des données.
Car mieux expliquer les données permet de mieux les utiliser. Et mieux les utiliser permet de fournir de meilleurs services publics.
