Toutes les collectivités locales possèdent des données. Même les plus petites, même celles qui ne disposent pas d'une équipe technique spécialisée, même celles qui n'ont pas de service des données ou d'outils d'analyse avancés.
Les données existent : dans les registres, les fichiers, les déclarations fiscales, les permis, les contrats, les dossiers d'aide sociale, les infrastructures, les activités, les incidents, les documents, la comptabilité ou les systèmes de services aux citoyens. Mais posséder des données ne signifie pas nécessairement savoir les exploiter efficacement.
Une donnée peut exister, mais être dupliquée. Elle peut être stockée dans un système, mais personne ne sait exactement ce qu'elle signifie. Elle peut être disponible, mais pas suffisamment fiable. Elle peut être bien collectée, mais sans propriétaire clairement identifié. Elle peut être utile à un service, mais difficile à partager avec un autre service ou une autre administration.
C’est pourquoi, lorsqu’on parle de données à l’échelle locale, il ne suffit pas de se demander si l’on dispose de données. Il faut aussi se demander si ces données sont bien gouvernées, bien gérées et de qualité suffisante.
Ce sont trois pièces différentes, mais elles font partie du même équipement.
Trois idées qu'il convient de différencier
Quand on parle de données, les concepts sont souvent confondus. Gouvernance des données, gestion des données, qualité des données, interopérabilité, analyse, données ouvertes, intelligence artificielle…
Pour commencer, il est utile de distinguer trois idées fondamentales :
- Gérer les données, c'est définir les règles du jeu. Comme décrit précédemment. , répond à des questions telles que : qui décide, qui est responsable, à quelles fins les données peuvent-elles être utilisées, qui peut y accéder et quelles garanties doivent être appliquées
- La gestion des données implique l'application quotidienne de ces règles. Elle répond à des questions telles que : où sont-elles stockées, comment sont-elles mises à jour, comment sont-elles documentées, comment sont-elles partagées, comment sont-elles préservées et comment sont-elles intégrées aux autres systèmes ?
- Garantir la qualité des données signifie s'assurer qu'elles sont suffisamment pertinentes pour l'usage prévu. Cela permet de répondre à des questions telles que : sont-elles correctes, complètes, à jour, cohérentes, uniques, compréhensibles et utiles à la prise de décision ?
Aucun de ces trois éléments ne fonctionne bien individuellement.
Gouvernance des données : application des critères et des responsabilités
La gouvernance des données ne signifie pas créer une documentation abondante ni complexifier le travail municipal. Il s'agit d'établir des critères minimaux afin que les données importantes du conseil municipal fassent l'objet de responsabilités, d'utilisations claires et de garanties.
Par exemple, dans une petite commune, une structure formelle de gouvernance des données n'est peut-être pas nécessaire. En revanche, il est indispensable de savoir qui connaît le mieux les données du recensement, qui peut valider les données économiques, qui est responsable des données d'urbanisme et qui peut décider de la publication des informations sur le portail. transparència.
Il est également nécessaire de savoir quelles données sont particulièrement sensibles, lesquelles peuvent être partagées avec d'autres administrations, lesquelles sont essentielles à la gestion municipale et lesquelles peuvent engendrer des risques si elles ne sont pas correctement protégées. La gouvernance des données relève donc de la responsabilité publique. Il s'agit de décider comment nous voulons traiter l'information municipale afin qu'elle soit utile, sécurisée, fiable et respectueuse des droits des citoyens.
Gestion des données : faire en sorte que les règles fonctionnent au quotidien
La gestion des données est la partie la plus opérationnelle. Il s'agit de l'ensemble des pratiques qui permettent de maintenir les données organisées, à jour, accessibles et réutilisables.
Dans une petite mairie, la gestion des données peut signifier des choses très précises :
- Indiquez clairement dans quel système chaque information est enregistrée.
- empêcher que les mêmes données soient gérées différemment dans plusieurs fichiers.
- Documentez au minimum le contenu de chaque ensemble de données.
- définir qui peut modifier certaines données.
- Examiner périodiquement les données critiques.
- S'assurer que les données peuvent être exportées ou partagées en cas de besoin.
- conserver les informations pendant la durée appropriée.
- Évitez de vous fier à une seule personne ou à un seul fournisseur pour comprendre les données.
La gestion des données ne se limite pas à « exécuter des programmes ». Il s'agit de veiller à ce que l'information municipale puisse être utilisée efficacement tout au long de son cycle de vie : de sa collecte à son archivage, sa réutilisation, sa publication ou jusqu'à ce qu'elle ne soit plus nécessaire.
Garantir la qualité : des données fiables pour des services fiables
La qualité des données est ce qui rend une donnée utile à un usage spécifique.
Une donnée peut être de bonne qualité pour un usage donné et insuffisante pour un autre. Par exemple, une adresse peut servir à identifier approximativement une zone de la commune, mais ne pas être suffisamment précise pour une notification officielle. Une liste d'équipements peut être utilisée pour un rapport interne, mais ne pas être assez complète pour être publiée sur un portail de services aux citoyens.
La qualité ne signifie donc pas la perfection absolue, mais l'adéquation à l'usage.
Dans la vie municipale quotidienne, le manque de données de qualité peut avoir des conséquences très concrètes :
- Les notifications n'arrivent pas.
- Des personnes en double dans différents systèmes.
- Fichiers difficiles à localiser.
- Des rapports contradictoires.
- Erreurs d'immatriculation, de taxes ou de subventions.
- Difficultés à déterminer quels services sont les plus demandés.
- Analyser les informations manuellement est une perte de temps.
- Méfiance envers les indicateurs et les tableaux de bord.
Améliorer la qualité des données ne nécessite pas toujours des outils complexes. Cela commence souvent par des critères simples : champs obligatoires, formats cohérents, validations de base, examens réguliers et responsabilités clairement définies.
Un exemple simple : les données sur les installations municipales
Imaginons une petite mairie qui souhaite mieux connaître ses installations municipales, leur utilisation et leurs besoins en matière d'entretien.
En l'absence de gouvernance des données, il est possible que personne ne sache qui est responsable de la mise à jour de ces informations. Le service culturel dispose d'une liste, le service sportif d'une autre, le service d'intervention d'informations économiques, le service de maintenance connaît l'état des bâtiments et le secrétariat gère la documentation administrative.
En l'absence de gestion des données, chaque liste peut comporter des noms différents, des adresses écrites différemment, du matériel en double ou des données obsolètes.
En l'absence de données de qualité, les conclusions tirées risquent d'être peu fiables : nous ne saurons pas quel équipement est le plus utilisé, le plus coûteux, celui qui nécessite un investissement ou celui qui pourrait être partagé avec d'autres services.
Cependant, si l'on travaille ensemble, le résultat change.
- Gouverner signifie décider qui est responsable des informations contenues dans les installations et à quelles fins elles doivent être utilisées.
- La gestion implique de disposer d'un fichier commun pour les installations, avec un minimum de champs et des critères partagés.
- Garantir la qualité implique de vérifier que les informations sont complètes, à jour et cohérentes.
Grâce à cela, le conseil municipal pourra mieux planifier, mieux justifier les investissements et mieux informer les citoyens.
Avant de parler d'intelligence artificielle, il nous faut aborder la question des données fiables.
On parle de plus en plus d'intelligence artificielle dans l'administration publique. Et il est positif d'explorer comment elle peut contribuer à améliorer les services, automatiser les tâches, détecter les besoins ou faciliter la prise de décision.
Mais l'intelligence artificielle a besoin de données fiables, bien décrites, bien protégées et bien gérées.
Si les données initiales sont incomplètes, erronées, obsolètes ou biaisées, les outils d'analyse ou d'intelligence artificielle peuvent générer des résultats inutiles, voire injustes.
Par conséquent, les conseils municipaux ne devraient pas commencer par se demander quel outil d'IA leur convient. Ils devraient plutôt s'interroger sur les données dont ils disposent, leur importance, leur qualité et les garanties offertes quant à leur utilisation.
La meilleure façon de se préparer à l'intelligence artificielle est de commencer dès aujourd'hui à mieux gouverner et gérer les données.
Les petites municipalités peuvent également commencer
Un conseil municipal de petite taille n'a pas besoin de commencer par un plan de gouvernance des données complexe. Il peut adopter une approche très pratique et progressive.
Par exemple:
- choisir deux ou trois domaines prioritaires, tels que le registre, les archives, les installations, les services sociaux, les incidents ou les données économiques ;
- identifier les personnes qui connaissent le mieux ces données ;
- détecter les principaux problèmes de qualité ;
- convenir de critères minimaux d'entrée et de mise à jour ;
- documenter de manière simple le contenu de chaque ensemble de données ;
- vérifier les données dupliquées ou contradictoires ;
- évaluer quelles données pourraient contribuer à l'élaboration d'indicateurs utiles ;
- identifier les données sensibles qui nécessitent une protection renforcée.
Ces premières étapes ne nécessitent pas de ressources importantes. Elles requièrent une volonté d'organisation, des critères partagés et un soutien méthodologique.
L'essentiel est de ne pas essayer de maîtriser toutes les données en même temps. Il faut commencer par celles qui posent le plus de problèmes ou qui peuvent apporter le plus de valeur.
Le rôle du réseau des collectivités locales intelligentes
Les petites municipalités n'ont pas à relever ce défi seules. Le niveau local a besoin de réponses collectives, car nombre d'entre nous avons des besoins similaires mais des capacités très différentes.
Le réseau Smart Local Government Network souhaite apporter de la valeur précisément à ce stade : en aidant à transformer des concepts qui peuvent sembler abstraits — gouvernance des données, gestion des données, qualité, interopérabilité ou intelligence artificielle — en modèles, outils et cas pratiques adaptés à la réalité locale.
Par l'intermédiaire de ses groupes de travail, le Réseau peut contribuer à établir des modèles communs afin que les entités locales n'aient pas à partir de zéro. Cela comprend
- critères partagés pour l'inventaire des données,
- décrire les ensembles de données,
- définir les responsabilités,
- prioriser les données critiques,
- établir des niveaux de qualité
- identifier des cas d'utilisation utiles pour les municipalités.
Elle contribue également à définir des solutions technologiques communes ou réutilisables, conçues pour servir le monde local dans son ensemble et éviter les doublons, les dépendances inutiles ou les projets isolés.
Un autre point essentiel concerne la description des profils professionnels et des fonctions liées aux données. Dans de nombreuses petites communes, il n'y aura pas de personne dédiée exclusivement à ces tâches, mais il sera nécessaire de déterminer quelles fonctions doivent être assurées : qui valide les données, qui les met à jour, qui les protège, qui les documente, qui les interprète et qui les utilise pour la prise de décision.
De même, le Réseau encourage les cas d'utilisation partagés qui permettent de visualiser des applications spécifiques : préparation des données et élaboration d'indicateurs communs, facilitation des ensembles de données ouverts, aide à la prise de décision ou préparation de services basés sur l'intelligence artificielle avec des garanties.
Une tâche partagée entre les AOC, les conseils provinciaux, les conseils de comté et les entités locales
La plateforme de données et d'IA ainsi que le réseau Smart Local Government Network devraient contribuer à rendre la gouvernance, la gestion et la qualité des données accessibles à toutes les collectivités locales.
Cela nécessite une coopération entre les administrations : conseils municipaux, conseils provinciaux, conseils départementaux, Consorci AOC et autres acteurs qui soutiennent le monde local.
L’intérêt de cette coopération est évident : partage des connaissances, élaboration de critères communs, mise à profit des économies d’échelle, promotion des services partagés et garantie que les municipalités disposant de moins de ressources puissent également progresser.
La transformation fondée sur les données ne peut se limiter aux grandes municipalités. Elle doit être une capacité commune à l'ensemble du système public local.
Trois éléments, un objectif : un meilleur service public
La gouvernance, la gestion et l'assurance qualité des données ne sont pas des tâches distinctes ni réservées aux spécialistes.
Ce sont trois éléments d'un même système qui permettent à l'information municipale d'être plus utile, plus fiable, plus sécurisée et plus orientée vers le service public.
- Gouverner implique d'assumer ses responsabilités et son jugement.
- Gérer, c'est organiser et rendre les données disponibles.
- Garantir la qualité signifie s'assurer qu'ils sont adaptés à l'usage que nous voulons en faire.
Lorsque ces trois éléments fonctionnent de concert, les conseils municipaux peuvent réduire les erreurs, améliorer les procédures, mieux planifier, mieux protéger les citoyens et prendre des décisions plus éclairées.
Pour commencer, il n'est pas nécessaire que tout soit résolu. Il suffit de franchir une première étape : identifier les données les plus importantes, comprendre comment elles sont utilisées et commencer à mieux les protéger.
C’est la voie à suivre pour que les données cessent d’être un problème invisible et deviennent un véritable outil d’amélioration des services publics locaux.
