Tous les conseils municipaux utilisent des données, même s'ils ne les désignent pas toujours ainsi. Le registre de la population, les archives, les impôts, les permis, les subventions, les contrats, les activités, les équipements, les incidents sur la voie publique ou les services sociaux sont autant d'exemples de données municipales.
Ces données nous permettent de traiter, d'informer, de planifier, de justifier, de résoudre et de fournir des services. Mais pour être utiles, elles doivent être fiables, à jour, accessibles en cas de besoin, bien protégées et réutilisables avec des garanties.
Il s'agit, en substance, de la gouvernance des données : décider comment ils doivent être organisés, entretenus, utilisés, partagés et protégés afin qu'ils contribuent à fournir de meilleurs services publicsIl ne s'agit pas de créer plus de bureaucratie, mais de mieux exploiter les informations dont dispose déjà le conseil municipal.
« La gouvernance des données implique de définir des ordres, des critères et des responsabilités en matière d’information municipale. »
Au-delà d'un problème informatique
Lorsqu'on aborde la gouvernance des données, on a souvent tendance à la réduire à une simple question technologique, ce qui est loin d'être le cas. Si les systèmes informatiques sont importants, les données ne relèvent pas uniquement de la responsabilité du secteur des TIC ou du fournisseur du logiciel de gestion municipale. Elles sont créées et utilisées par de nombreux services : secrétariat, intervention, urbanisme, recensement, services sociaux, police locale, ressources humaines, environnement, promotion économique, culture et services aux citoyens.
Par conséquent, la gouvernance des données implique de répondre à des questions très pratiques :
- Qui connaît le mieux ces données ?
- Qui devrait le mettre à jour ?
- Dans quel système est-il stocké ?
- Quels critères faut-il utiliser pour participer ?
- Et si c'est incorrect ?
- Qui peut le consulter ?
- Peut-il être partagé avec une autre administration ?
- Combien de temps faut-il le conserver ?
- Est-ce nécessaire ou peut-on le partager ? transparència et les données ouvertes ?
- Peut-on l'utiliser pour créer un indicateur ou un tableau de bord ?
Ces questions sont simples, mais elles n'ont souvent pas de réponse claire. Et en l'absence de réponse claire, des problèmes surgissent : données dupliquées, informations contradictoires, difficultés à retrouver des documents, erreurs dans les notifications, rapports peu fiables ou dépendance excessive à l'égard d'une personne ou d'un fournisseur en particulier.
Gérer le DSDS, c'est savoir qui fait quoi.
Dans une petite municipalité, il n'est pas nécessaire de mettre en place une structure de gouvernance des données complexe. En revanche, il est indispensable de définir clairement les responsabilités minimales.
Par exemple, il peut être utile d'identifier quel service est responsable des données de recensement, qui connaît le mieux les données d'urbanisme, qui peut valider les données économiques, qui sait comment les fichiers sont classés, ou qui devrait décider si une donnée peut être réutilisée dans un rapport ou sur un portail. transparència.
Cela ne signifie pas qu'une seule personne doive tout faire. Cela signifie que chaque donnée importante doit être prise en charge par une personne qui en connaît la signification, l'utilisation et les problèmes potentiels.
Dans les petites communes, cette responsabilité peut incomber à des personnes qui exercent déjà d'autres fonctions. C'est pourquoi il est important que le modèle soit simple, proportionné et adapté à la réalité de chaque commune.
L’objectif n’est pas de donner des noms compliqués aux nouveaux emplois, mais de mieux reconnaître les responsabilités qui existent souvent déjà de manière informelle.
...est d'établir des critères communs
Un autre aspect important consiste à établir des critères communs. De nombreux problèmes de données surviennent parce que chaque service ou application fonctionne différemment.
Un exemple très simple est l'adresse d'une personne ou d'un bien immobilier. Si la même adresse est écrite trois fois,eres Il peut s'avérer difficile de croiser les informations entre les recensements, les impôts, l'urbanisme ou les services sociaux. Il en va de même pour les noms de personnes, les codes de dossiers, les infrastructures, les rues, les activités ou les classifications documentaires.
La gouvernance des données implique de s'accorder sur des critères de base afin que l'information soit cohérente :
- Comment écrit-on et valide-t-on les adresses ?
- Comment identifier une personne ?
- Comment classifie-t-on un cas ?
- Quels champs sont obligatoires ?
- Quelles données doivent être mises à jour périodiquement ?
- Quelles sont les données sensibles qui nécessitent une protection renforcée ?
- Quelles données peuvent être utilisées pour créer des indicateurs ?
Ces critères n'ont pas besoin d'être complexes. Mais s'ils n'existent pas, chaque changement de personnel, chaque nouveau programme ou chaque nouveau projet peut engendrer davantage de désordre.
… est de mieux protéger les citoyens
Les données municipales ne sont pas neutres. Nombre d'entre elles concernent des personnes, des familles, des logements, des situations sociales, des activités économiques ou des relations avec l'administration. C'est pourquoi elles doivent être gérées avec soin.
La gouvernance des données implique également de veiller à ce que seules les personnes qui en ont besoin y aient accès, qu'elles soient utilisées à des fins légitimes, qu'elles soient conservées pendant la durée appropriée et qu'elles soient correctement protégées.
Ceci est particulièrement important dans les petites municipalités, où la proximité avec les citoyens est souvent grande. La confiance se construit également en veillant à ce que les renseignements personnels soient traités de manière responsable.
Une bonne gouvernance des données contribue à mieux respecter les obligations en matière de protection des données. transparènciaElle concerne la sécurité, l'interopérabilité et l'administration numérique. Mais surtout, elle contribue à protéger les droits des personnes.
… prend de meilleures décisions
Lorsque les données sont bien organisées, elles peuvent aider le conseil municipal à prendre de meilleures décisions.
Elles peuvent aider à savoir quelles procédures engendrent le plus de charges administratives, quels services sont les plus demandés, quelles installations sont les plus utilisées, quelles zones de la municipalité accumulent le plus d'incidents, quels groupes ont le plus besoin de soutien ou quelles actions ont le plus d'impact.
Mais pour cela, les données doivent être compréhensibles, fiables et comparables. Si chaque service collecte l'information différemment, si l'on ignore la provenance d'une donnée ou si l'on ne peut se fier à sa qualité, les indicateurs risquent d'aboutir à des conclusions erronées.
Par conséquent, avant de parler de tableaux de bord, d'analyses avancées ou d'intelligence artificielle, il nous faut aborder la question de la gouvernance des données.
Le renseignement public commence par des données bien gérées.
Par où peut commencer une petite mairie ?
Un petit conseil municipal peut commencer par des mesures très concrètes et réalisables.
- Identifiez quelques données importantes. Il n'est pas nécessaire de tout recenser dès le départ. Vous pouvez commencer par le registre, les dossiers, le matériel, les incidents, les subventions ou les données économiques de base.
- Demandez-vous qui les connaît le mieux et qui les met à jour.
- Détecter les problèmes courants : doublons, erreurs, absence de mise à jour, champs vides, critères différents ou difficultés d’extraction d’informations.
- se mettre d'accord sur quelques règles internes : comment certaines données doivent être saisies, qui peut les modifier, quand elles doivent être vérifiées et à quoi elles peuvent servir.
- Documentez de façon simple. Une feuille partagée, une feuille de base ou un petit guide interne peuvent suffire pour commencer.
L'essentiel est de ne pas attendre d'avoir un outil ou un projet exceptionnel. La gouvernance des données commence par une méthode de travail plus rigoureuse et réfléchie.
Le Réseau des collectivités locales intelligentes : transformer le défi en une tâche commune et partagée
Les petites municipalités ne sont pas seules face à ce défi. La réalité locale est très diverse, et nombre d'entre elles ne disposent pas de profils techniques spécialisés en gouvernance et en gestion des données. C'est précisément pourquoi il est nécessaire de mettre en place des solutions partagées.
Le Réseau des collectivités locales intelligentes vise à apporter de la valeur ajoutée grâce à des groupes de travail axés sur des besoins locaux spécifiques. Ces groupes contribuent à définir des modèles communs de gouvernance et de gestion des données, des critères partagés, des solutions technologiques réutilisables, des profils professionnels de référence et des cas d'usage que les collectivités locales peuvent exploiter.
Cela signifie qu'une municipalité n'aura pas à partir de zéro pour savoir comment inventorier ses données, définir les responsabilités, hiérarchiser les données critiques, améliorer leur qualité ou préparer un cas d'utilisation basé sur les données.
Ce réseau vise à faciliter le partage de connaissances pratiques, un langage commun et des outils partagés. Il devrait également permettre aux collectivités territoriales de bénéficier de leur expérience et aux conseils provinciaux, départementaux, Localret, Consorci AOC et autres acteurs de soutien de mieux coordonner leurs services.
La gestion des données ne devrait pas constituer un fardeau supplémentaire pour les petites municipalités. Elle devrait au contraire les aider à mieux fonctionner, grâce à un soutien accru, des critères plus précis et une plus grande capacité de coopération.
L'AOC et l'espace de données du monde local
Dans ce contexte, l’espace de données mondial local souhaite contribuer à mettre à la disposition des entités locales des modèles, des services et des infrastructures communs qui facilitent une utilisation responsable et efficace des données.
Le rôle de l'AOC, en collaboration avec d'autres agents et acteurs du monde local, est essentiel pour éviter les doublons, promouvoir les normes, promouvoir les solutions partagées et permettre à toutes les entités locales, y compris les plus petites, de bénéficier de la culture des données.
La valeur ne réside pas seulement dans la technologie, mais aussi dans un modèle partagé qui contribue à transformer les données en meilleurs services publics.
Ce chemin ne doit pas être tracé individuellement ni improvisé. Avec le Réseau des collectivités locales intelligentes, nous souhaitons construire une voie commune pour que toutes les municipalités puissent exploiter leurs données de manière plus intelligente, plus sûre et plus utile. Car, au final, la maîtrise des données est une autre façon de mieux gouverner sa commune.
