Alle gemeenteraden werken met data, ook al noemen ze het niet altijd zo. Het bevolkingsregister, documenten, belastingen, vergunningen, subsidies, contracten, activiteiten, voorzieningen, incidenten op de openbare weg of sociale diensten zijn voorbeelden van gemeentelijke data.
Deze gegevens stellen ons in staat om te verwerken, te informeren, te plannen, te onderbouwen, op te lossen en diensten te leveren. Maar om bruikbaar te zijn, moeten ze betrouwbaar, actueel, vindbaar wanneer nodig, goed beveiligd en herbruikbaar zijn met garanties.
Dit is in essentie het beheren van gegevens: beslissen hoe ze georganiseerd, verzorgd, gebruikt, gedeeld en beschermd moeten worden, zodat ze bijdragen aan betere publieke dienstverlening.Het gaat er niet om meer bureaucratie te creëren. Het gaat erom beter te werken met de informatie waarover de gemeenteraad al beschikt.
"Databeheer betekent het ordenen, criteria vaststellen en verantwoordelijkheid toekennen aan gemeentelijke informatie."
Naast een IT-probleem
Bij het spreken over databeheer is het gemakkelijk te denken dat het uitsluitend een technologische kwestie is, maar dat is niet het geval. Computersystemen zijn belangrijk, maar data is niet alleen de verantwoordelijkheid van de ICT-afdeling of de aanbieder van het gemeentelijk beheerprogramma. Data wordt gegenereerd en gebruikt in diverse diensten: secretariaat, interventie, stadsplanning, volkstelling, sociale diensten, lokale politie, personeelszaken, milieu, economische stimulering, cultuur of burgerzorg.
Het beheren van data betekent daarom het beantwoorden van zeer praktische vragen:
- Wie kent deze gegevens het beste?
- Wie moet het bijwerken?
- In welk systeem is het opgeslagen?
- Welke criteria moeten worden gehanteerd voor deelname?
- Wat als het onjuist is?
- Wie kan het raadplegen?
- Kan het met een andere administratie worden gedeeld?
- Hoe lang moet het bewaard worden?
- Is het nodig of kan het gedeeld worden? transparència En open data?
- Kan het gebruikt worden om een indicator of een dashboard te maken?
Deze vragen zijn eenvoudig, maar hebben vaak geen eenduidig antwoord. En wanneer er geen eenduidig antwoord is, ontstaan er problemen: dubbele gegevens, tegenstrijdige informatie, moeilijkheden bij het vinden van documenten, fouten in meldingen, onbetrouwbare rapporten of een te grote afhankelijkheid van een specifieke persoon of aanbieder.
Om de DSDS te besturen, moet je weten wie wat doet.
In een kleine gemeenteraad is het niet nodig om een uitgebreide databeheerstructuur op te zetten. Wel is het noodzakelijk om duidelijke minimumverantwoordelijkheden vast te stellen.
Het kan bijvoorbeeld nuttig zijn om te bepalen welke afdeling verantwoordelijk is voor de censusgegevens, wie de stedenbouwkundige gegevens het beste kent, wie de economische gegevens kan valideren, wie weet hoe de bestanden zijn geclassificeerd, of wie moet beslissen of een gegeven opnieuw kan worden gebruikt in een rapport of op een portaal. transparència.
Dit betekent niet dat één persoon alles moet doen. Het betekent dat voor elk belangrijk gegeven iemand moet zijn die de betekenis, het gebruik en de mogelijke problemen ervan kent.
In kleine gemeenten kan deze verantwoordelijkheid terechtkomen bij mensen die al andere taken hebben. Daarom is het belangrijk dat het model eenvoudig, proportioneel en aangepast is aan de realiteit van elke gemeente.
Het doel is niet om nieuwe functies ingewikkelde namen te geven, maar om verantwoordelijkheden die vaak al informeel bestaan, beter te erkennen.
…is om gemeenschappelijke criteria vast te stellen
Een ander belangrijk aspect is het vaststellen van gemeenschappelijke criteria. Veel dataproblemen ontstaan doordat elke dienst of applicatie anders werkt.
Een heel eenvoudig voorbeeld is het adres van een persoon of een pand. Als hetzelfde adres drie keer wordt opgeschreven,eres Omdat gegevens verschillend zijn, kan het lastig zijn om informatie uit volkstellingen, belastinggegevens, stedenbouwkundige gegevens of sociale diensten met elkaar te vergelijken. Hetzelfde geldt voor namen van personen, dossiercodes, voorzieningen, straten, activiteiten of documentclassificaties.
Het beheren van data betekent het eens worden over basiscriteria, zodat de informatie consistent is:
- Hoe schrijven en valideren we adressen?
- Hoe identificeren we een persoon?
- Hoe classificeren we een geval?
- Welke velden zijn verplicht?
- Welke gegevens moeten periodiek worden bijgewerkt?
- Welke gegevens zijn gevoelig en vereisen extra bescherming?
- Welke gegevens kunnen worden gebruikt om indicatoren te creëren?
Deze criteria hoeven niet complex te zijn. Maar als ze ontbreken, kan elke personeelswisseling, elk nieuw programma of elk nieuw project tot meer wanorde leiden.
… is om burgers beter te beschermen
Gemeentelijke data zijn niet neutraal. Veel ervan heeft betrekking op personen, gezinnen, woningen, sociale situaties, economische activiteiten of relaties met de overheid. Daarom moet er zorgvuldig mee worden omgegaan.
Het beheren van data betekent ook ervoor zorgen dat alleen degenen die het nodig hebben er toegang toe hebben, dat het voor legitieme doeleinden wordt gebruikt, dat het gedurende de juiste periode wordt bewaard en dat het adequaat wordt beschermd.
Dit is vooral belangrijk in kleine gemeenten, waar burgers vaak dicht bij elkaar staan. Vertrouwen wordt ook opgebouwd door ervoor te zorgen dat persoonlijke gegevens op een verantwoorde manier worden behandeld.
Goed databeheer helpt om beter te voldoen aan de verplichtingen op het gebied van gegevensbescherming. transparènciaHet draagt bij aan de beveiliging, interoperabiliteit en digitale administratie. Maar bovenal helpt het de rechten van mensen te beschermen.
… neemt betere beslissingen
Goed georganiseerde data kunnen de gemeenteraad helpen betere beslissingen te nemen.
Ze kunnen helpen om te weten welke procedures de meeste administratieve lasten met zich meebrengen, welke diensten het meest gevraagd zijn, welke faciliteiten het meest gebruikt worden, in welke delen van de gemeente de meeste incidenten plaatsvinden, welke groepen de meeste ondersteuning nodig hebben of welke acties de grootste impact hebben.
Maar om dit mogelijk te maken, moeten de gegevens begrijpelijk, betrouwbaar en vergelijkbaar zijn. Als elke dienst de informatie op een andere manier verzamelt, als we niet weten waar een gegeven vandaan komt of als we de kwaliteit ervan niet kunnen vertrouwen, kunnen de indicatoren tot verkeerde conclusies leiden.
Voordat we het over dashboards, geavanceerde analyses of kunstmatige intelligentie hebben, moeten we het dus eerst over databeheer hebben.
Publieke inlichtingen beginnen met goed beheerde data.
Waar kan een klein gemeentehuis beginnen?
Een kleine gemeenteraad kan beginnen met zeer concrete en haalbare stappen.
- Identificeer een paar belangrijke gegevens. Je hoeft niet met alles te beginnen. Je kunt beginnen met het register, dossiers, apparatuur, incidenten, subsidies of basis economische gegevens.
- Vraag jezelf af wie ze het beste kent en wie ze bijwerkt.
- Veelvoorkomende problemen opsporen: duplicaten, fouten, gebrek aan updates, lege velden, verschillende criteria of problemen bij het extraheren van informatie.
- Spreek een paar kleine interne regels af: hoe bepaalde gegevens moeten worden ingevoerd, wie ze mag wijzigen, wanneer ze moeten worden gecontroleerd en waarvoor ze mogen worden gebruikt.
- Documenteer op een eenvoudige manier. Een gedeeld document, een basisdocument of een korte interne handleiding kan al voldoende zijn om te beginnen.
Het belangrijkste is niet te wachten tot je een geweldige tool of een geweldig project hebt. Databeheer begint met een meer geordende en bewuste manier van werken.
Het Smart Local Government Network: de uitdaging omzetten in een gezamenlijke taak.
Kleine gemeenten hoeven deze uitdaging niet alleen aan te gaan. De lokale realiteit is zeer divers en veel gemeenten beschikken niet over technische profielen die gespecialiseerd zijn in bestuur en databeheer. Juist daarom is het nodig om gezamenlijke oplossingen te ontwikkelen.
Het Smart Local Government Network streeft ernaar waarde te creëren door middel van werkgroepen die zich richten op specifieke lokale behoeften. Deze groepen helpen bij het definiëren van gemeenschappelijke modellen voor bestuur en gegevensbeheer, gedeelde criteria, herbruikbare technologische oplossingen, referentieprofielen van professionals en praktijkvoorbeelden die door lokale overheden kunnen worden gebruikt.
Dit betekent dat een gemeente niet helemaal vanaf nul hoeft te beginnen om te weten hoe ze haar gegevens in kaart moet brengen, hoe ze verantwoordelijkheden moet definiëren, hoe ze prioriteit moet geven aan cruciale gegevens, hoe ze de kwaliteit ervan kan verbeteren of hoe ze een op gegevens gebaseerd gebruiksplan moet opstellen.
Het netwerk heeft als doel praktische kennis, een gemeenschappelijke taal en gedeelde instrumenten te bevorderen. Het moet er ook voor zorgen dat de ervaringen van sommige gemeenteraden ten goede komen aan andere, en dat provinciale raden, districtsraden, Localret, Consorci AOC en andere ondersteunende instanties hun diensten beter op elkaar afstemmen.
Het beheren van data mag geen extra last zijn voor kleine gemeenten. Het moet juist een middel zijn om hen te helpen efficiënter te werken, met meer ondersteuning, meer criteria en een grotere capaciteit voor samenwerking.
De AOC en de lokale werelddataruimte
In deze context wil Local World Data Space bijdragen aan het beschikbaar stellen van gemeenschappelijke modellen, diensten en infrastructuren aan lokale entiteiten, die het verantwoord en efficiënt gebruik van data vergemakkelijken.
De rol van de AOC, in samenwerking met andere agenten en actoren in de lokale wereld, is cruciaal om overlappingen te voorkomen, standaarden te bevorderen, gedeelde oplossingen te stimuleren en ervoor te zorgen dat alle lokale entiteiten, inclusief de kleinste, kunnen profiteren van de datagestuurde cultuur.
De waarde zit hem niet alleen in de technologie zelf, maar ook in een gedeeld model dat helpt om data om te zetten in betere publieke diensten.
De weg ernaartoe mag niet individueel of geïmproviseerd zijn. Met het Smart Local Government Network willen we een gezamenlijke aanpak creëren, zodat alle gemeenten hun data slimmer, veiliger en nuttiger kunnen gebruiken. Want databeheer is uiteindelijk een andere manier om de gemeente beter te besturen.
