تتعامل جميع المجالس البلدية مع البيانات، وإن لم تستخدم هذا المصطلح دائماً. ومن أمثلة البيانات البلدية: سجل السكان، والسجلات، والضرائب، والتراخيص، والإعانات، والعقود، والأنشطة، والمرافق، والحوادث على الطرق العامة، أو الخدمات الاجتماعية.
تُمكّننا هذه البيانات من معالجة البيانات، والإعلام، والتخطيط، والتبرير، والحل، وتقديم الخدمات. ولكن لكي تكون مفيدة، يجب أن تكون موثوقة، ومُحدّثة، وقابلة للوصول إليها عند الحاجة، ومحمية جيدًا، وقابلة لإعادة الاستخدام مع ضمانات.
هذا، في جوهره، يتعلق بإدارة البيانات: تحديد كيفية تنظيمها، والعناية بها، واستخدامها، ومشاركتها، وحمايتها بحيث تساعد في تقديم خدمات عامة أفضللا يتعلق الأمر بخلق المزيد من البيروقراطية، بل يتعلق بالعمل بشكل أفضل مع المعلومات التي يمتلكها مجلس المدينة بالفعل.
"إدارة البيانات تعني وضع النظام والمعايير والمسؤولية بشأن المعلومات البلدية".
يتجاوز الأمر مجرد مشكلة تقنية المعلومات
عند الحديث عن إدارة البيانات، قد يتبادر إلى الذهن أنها مسألة تقنية بحتة، لكن هذا ليس صحيحاً. صحيح أن أنظمة الحاسوب مهمة، إلا أن البيانات ليست مسؤولية قطاع تكنولوجيا المعلومات والاتصالات أو الجهة المسؤولة عن برنامج الإدارة البلدية فحسب. تُنشأ البيانات وتُستخدم في مختلف الخدمات: الأمانة العامة، والتدخلات، والتخطيط العمراني، والإحصاء السكاني، والخدمات الاجتماعية، والشرطة المحلية، والموارد البشرية، والبيئة، والترويج الاقتصادي، والثقافة، ورعاية المواطنين.
لذلك، فإن إدارة البيانات تعني الإجابة على أسئلة عملية للغاية:
- من يعرف هذه البيانات أفضل من غيره؟
- من المسؤول عن تحديثه؟
- في أي نظام يتم تخزينها؟
- ما هي المعايير التي يجب استخدامها للدخول؟
- ماذا لو كان ذلك غير صحيح؟
- من يمكنه الاطلاع عليه؟
- هل يمكن مشاركتها مع إدارة أخرى؟
- كم من الوقت يجب الاحتفاظ به؟
- هل هو ضروري أم يمكن مشاركته؟ transparència والبيانات المفتوحة؟
- هل يمكن استخدامه لإنشاء مؤشر أو لوحة تحكم؟
هذه الأسئلة بسيطة، لكن غالباً ما لا يكون لها إجابة واضحة. وعندما لا توجد إجابة واضحة، تنشأ المشاكل: بيانات مكررة، معلومات متناقضة، صعوبات في العثور على المستندات، أخطاء في الإشعارات، تقارير غير موثوقة، أو اعتماد مفرط على شخص أو جهة معينة.
إدارة نظام دعم القرار (DSDS) تعني معرفة من يقوم بماذا
في مجلس مدينة صغير، ليس من الضروري إنشاء هيكل حوكمة بيانات ضخم، ولكن من الضروري تحديد الحد الأدنى من المسؤوليات بوضوح.
على سبيل المثال، قد يكون من المفيد تحديد المنطقة المسؤولة عن بيانات التعداد السكاني، ومن يعرف بيانات التخطيط الحضري بشكل أفضل، ومن يمكنه التحقق من صحة البيانات الاقتصادية، ومن يعرف كيفية تصنيف الملفات، أو من يجب أن يقرر ما إذا كان يمكن إعادة استخدام جزء من البيانات في تقرير أو على بوابة إلكترونية. transparència.
هذا لا يعني أن يقوم شخص واحد بكل شيء. بل يعني أن كل معلومة مهمة يجب أن يكون لها شخص يعرف معناها واستخدامها والمشاكل المحتملة المتعلقة بها.
في البلديات الصغيرة، قد تقع هذه المسؤولية على عاتق أشخاص يشغلون وظائف أخرى بالفعل. ولذلك، من المهم أن يكون النموذج بسيطًا ومتناسبًا مع واقع كل بلدية.
الهدف ليس إعطاء أسماء معقدة للوظائف الجديدة، بل التعرف بشكل أفضل على المسؤوليات التي غالباً ما تكون موجودة بالفعل بشكل غير رسمي.
...يتمثل في وضع معايير مشتركة
ومن الجوانب المهمة الأخرى وضع معايير مشتركة. تنشأ العديد من مشاكل البيانات لأن كل خدمة أو تطبيق يعمل بشكل مختلف.
مثال بسيط جدًا هو عنوان شخص أو عقار. إذا كُتب العنوان نفسه ثلاث مرات،eres نظراً لاختلاف مصادر المعلومات، قد يصعب الربط بينها وبين بيانات التعداد السكاني، والضرائب، والتخطيط العمراني، أو الخدمات الاجتماعية. وينطبق الأمر نفسه على أسماء الأشخاص، ورموز الملفات، والمرافق، والشوارع، والأنشطة، أو تصنيفات الوثائق.
إدارة البيانات تعني الاتفاق على معايير أساسية لضمان اتساق المعلومات:
- كيف نكتب العناوين ونتحقق من صحتها؟
- كيف نتعرف على شخص ما؟
- كيف نصنف حالة ما؟
- ما هي الحقول المطلوبة؟
- ما هي البيانات التي يجب تحديثها دورياً؟
- ما هي البيانات الحساسة التي تتطلب حماية أكبر؟
- ما هي البيانات التي يمكن استخدامها لإنشاء المؤشرات؟
لا يشترط أن تكون هذه المعايير معقدة. ولكن في حال غيابها، فإن كل تغيير في الأشخاص، أو كل برنامج جديد، أو كل مشروع جديد، قد يُولّد المزيد من الفوضى.
... وذلك لحماية المواطنين بشكل أفضل
لا تُعدّ البيانات البلدية محايدة، إذ إنّ الكثير منها يتعلق بالأفراد والأسر والمنازل والأوضاع الاجتماعية والنشاط الاقتصادي أو العلاقات مع الإدارة. ولذلك، يجب إدارتها بعناية.
كما أن إدارة البيانات تعني ضمان أن يكون الوصول إليها مقتصراً على من يحتاجون إليها فقط، وأن يتم استخدامها لأغراض مشروعة، وأن يتم الاحتفاظ بها للمدة المناسبة، وأن يتم حمايتها بشكل كافٍ.
يُعدّ هذا الأمر بالغ الأهمية، لا سيما في البلديات الصغيرة، حيث يكون التواصل المباشر مع المواطنين وثيقاً. كما تُبنى الثقة من خلال ضمان التعامل مع المعلومات الشخصية بمسؤولية.
تساعد الإدارة الجيدة للبيانات على الامتثال بشكل أفضل لالتزامات حماية البيانات، transparènciaوالأمن، وقابلية التشغيل البيني، والإدارة الرقمية. ولكن قبل كل شيء، فهي تساعد في حماية حقوق الناس.
... هو اتخاذ قرارات أفضل
عندما تكون البيانات منظمة بشكل جيد، فإنها يمكن أن تساعد مجلس المدينة على اتخاذ قرارات أفضل.
يمكنهم المساعدة في معرفة الإجراءات التي تولد أكبر قدر من العبء الإداري، والخدمات الأكثر طلباً، والمرافق الأكثر استخداماً، والمناطق البلدية التي تتراكم فيها أكبر عدد من الحوادث، والمجموعات التي تحتاج إلى أكبر قدر من الدعم، أو الإجراءات التي لها أكبر تأثير.
لكن لكي يكون ذلك ممكناً، يجب أن تكون البيانات مفهومة وموثوقة وقابلة للمقارنة. فإذا جمعت كل خدمة المعلومات بطريقة مختلفة، أو إذا لم نعرف مصدر البيانات، أو إذا لم نثق بجودتها، فقد تؤدي المؤشرات إلى استنتاجات خاطئة.
لذلك، قبل الحديث عن لوحات المعلومات أو التحليلات المتقدمة أو الذكاء الاصطناعي، نحتاج إلى الحديث عن إدارة البيانات.
تبدأ المعلومات الاستخباراتية العامة ببيانات تخضع لحوكمة جيدة.
من أين يمكن أن تبدأ قاعة بلدية صغيرة؟
بإمكان مجلس مدينة صغير أن يبدأ بخطوات ملموسة وقابلة للتحقيق.
- حدد بعض البيانات المهمة. ليس عليك البدء بكل شيء. يمكنك البدء بالسجل، أو الملفات، أو المعدات، أو الحوادث، أو المنح، أو البيانات الاقتصادية الأساسية.
- اسأل نفسك من يعرفهم أفضل من غيره ومن يقوم بتحديث معلوماتهم.
- اكتشاف المشاكل الشائعة: التكرارات، والأخطاء، وعدم التحديث، والحقول الفارغة، والمعايير المختلفة أو صعوبات استخراج المعلومات.
- الاتفاق على قواعد داخلية صغيرة: كيفية إدخال بيانات معينة، ومن يمكنه تعديلها، ومتى يجب مراجعتها، ولأي غرض يمكن استخدامها.
- قم بتوثيق المعلومات بطريقة بسيطة. قد تكون ورقة مشتركة، أو ورقة أساسية، أو دليل داخلي صغير كافية للبدء.
الأهم هو عدم انتظار امتلاك أداة رائعة أو مشروع عظيم. تبدأ إدارة البيانات بطريقة عمل أكثر تنظيماً ووعياً.
شبكة الحكومات المحلية الذكية: تحويل التحدي إلى مهمة مشتركة ومتعددة الأطراف
لا يتعين على البلديات الصغيرة مواجهة هذا التحدي بمفردها. فواقع العالم المحلي شديد التنوع، والعديد من البلديات تفتقر إلى الكفاءات التقنية المتخصصة في الحوكمة وإدارة البيانات. ولهذا السبب تحديداً، من الضروري بناء استجابات مشتركة.
تهدف شبكة الحكومات المحلية الذكية إلى تقديم قيمة مضافة من خلال فرق عمل تركز على الاحتياجات المحلية المحددة. وتساعد هذه الفرق في تحديد نماذج مشتركة للحوكمة وإدارة البيانات، ومعايير مشتركة، وحلول تقنية قابلة لإعادة الاستخدام، وملفات تعريفية مهنية مرجعية، ودراسات حالة يمكن للحكومات المحلية الاستفادة منها.
وهذا يعني أن البلدية لن تضطر إلى البدء من الصفر لمعرفة كيفية جرد بياناتها، وكيفية تحديد المسؤوليات، وكيفية تحديد أولويات البيانات الهامة، وكيفية تحسين جودتها، أو كيفية إعداد حالة استخدام قائمة على البيانات.
تهدف الشبكة إلى تيسير المعرفة العملية، وتوحيد اللغة، وتبادل الأدوات. كما ينبغي أن تتيح الاستفادة من خبرات بعض المجالس البلدية لخدمة غيرها، ولمجالس المحافظات، ومجالس المقاطعات، ومنظمة لوكالريت، وكونسورتسي إيه أو سي، وغيرها من الجهات الداعمة، لتحسين تنسيق خدماتها.
لا ينبغي أن تشكل إدارة البيانات عبئاً إضافياً على البلديات الصغيرة، بل يجب أن تكون وسيلة لمساعدتها على العمل بشكل أفضل، من خلال توفير المزيد من الدعم والمعايير، وتعزيز قدرتها على التعاون.
رابطة مصنعي المعدات الأصلية ومساحة البيانات العالمية المحلية
في هذا السياق، تسعى مساحة البيانات العالمية المحلية إلى المساهمة في إتاحة النماذج والخدمات والبنى التحتية المشتركة للكيانات المحلية التي تسهل الاستخدام المسؤول والفعال للبيانات.
إن دور مركز العمليات المشتركة، بالتعاون مع الجهات الفاعلة الأخرى في العالم المحلي، هو أمر أساسي لتجنب الازدواجية، وتعزيز المعايير، وتعزيز الحلول المشتركة، وتمكين جميع الكيانات المحلية، بما في ذلك أصغرها، من الاستفادة من ثقافة البيانات.
لا تكمن القيمة في امتلاك التكنولوجيا فحسب، بل في امتلاك نموذج مشترك يساعد على تحويل البيانات إلى خدمات عامة أفضل.
لا ينبغي أن يكون المسار فرديًا أو مرتجلًا. نسعى من خلال شبكة الحكم المحلي الذكي إلى بناء مسار مشترك يمكّن جميع البلديات من استخدام بياناتها بشكل أكثر ذكاءً وأمانًا وفائدة. ففي نهاية المطاف، تُعدّ إدارة البيانات وسيلةً أخرى لتحسين إدارة البلدية.
