Alle Stadtverwaltungen arbeiten mit Daten, auch wenn sie diese nicht immer so bezeichnen. Beispiele für kommunale Daten sind das Einwohnerregister, Aufzeichnungen, Steuern, Lizenzen, Subventionen, Verträge, Aktivitäten, Einrichtungen, Vorfälle auf öffentlichen Straßen oder soziale Dienstleistungen.
Diese Daten ermöglichen es uns, Informationen zu verarbeiten, zu informieren, zu planen, zu begründen, Probleme zu lösen und Dienstleistungen zu erbringen. Damit sie jedoch nützlich sind, müssen sie zuverlässig, aktuell, bei Bedarf auffindbar, gut geschützt und mit entsprechenden Garantien wiederverwendbar sein.
Dies sind im Wesentlichen die Steuerungsdaten: entscheiden, wie sie organisiert, gepflegt, genutzt, geteilt und geschützt werden sollen, damit sie zu besseren öffentlichen Dienstleistungen beitragen.Es geht nicht darum, mehr Bürokratie zu schaffen. Es geht darum, besser mit den Informationen zu arbeiten, die dem Stadtrat bereits vorliegen.
„Datensteuerung bedeutet, kommunalen Informationen Ordnung, Kriterien und Verantwortlichkeiten zuzuweisen.“
Über ein IT-Problem hinaus
Wenn von Daten-Governance die Rede ist, liegt die Vermutung nahe, dass es sich um ein rein technologisches Thema handelt. Das ist jedoch nicht der Fall. Computersysteme sind zwar wichtig, aber die Verantwortung für Daten beschränkt sich nicht allein auf den IT-Bereich oder den Anbieter der kommunalen Verwaltungssoftware. Daten werden in verschiedenen Bereichen erhoben und genutzt: Sekretariat, Intervention, Stadtplanung, Volkszählung, Sozialdienste, Polizei, Personalwesen, Umweltschutz, Wirtschaftsförderung, Kultur und Bürgerbetreuung.
Datenmanagement bedeutet daher, sehr praktische Fragen zu beantworten:
- Wer kennt diese Daten am besten?
- Wer sollte es aktualisieren?
- In welchem System ist es gespeichert?
- Welche Kriterien sollten für die Teilnahme gelten?
- Was, wenn es falsch ist?
- Wer kann es konsultieren?
- Kann es mit einer anderen Verwaltung geteilt werden?
- Wie lange sollte es aufbewahrt werden?
- Ist es notwendig oder kann es geteilt werden? transparència und offene Daten?
- Kann es zur Erstellung eines Indikators oder eines Dashboards verwendet werden?
Diese Fragen sind einfach, aber oft nicht eindeutig zu beantworten. Und wenn es keine eindeutige Antwort gibt, entstehen Probleme: doppelte Daten, widersprüchliche Informationen, Schwierigkeiten beim Auffinden von Dokumenten, Fehler in Benachrichtigungen, unzuverlässige Berichte oder eine übermäßige Abhängigkeit von einer bestimmten Person oder einem bestimmten Anbieter.
Die Steuerung des DSDS bedeutet zu wissen, wer welche Aufgaben hat.
In einem kleinen Stadtrat ist es nicht notwendig, eine umfangreiche Datenverwaltungsstruktur zu schaffen. Es ist jedoch notwendig, klare Mindestverantwortlichkeiten festzulegen.
Es kann zum Beispiel hilfreich sein, festzustellen, welcher Bereich für die Volkszählungsdaten zuständig ist, wer die Stadtplanungsdaten am besten kennt, wer die Wirtschaftsdaten bestätigen kann, wer weiß, wie die Dateien klassifiziert sind oder wer entscheiden sollte, ob ein Datensatz in einem Bericht oder auf einem Portal wiederverwendet werden kann. transparència.
Das bedeutet nicht, dass eine einzelne Person alles erledigen sollte. Es bedeutet vielmehr, dass für jedes wichtige Datum jemand zuständig sein sollte, der dessen Bedeutung, Verwendungszweck und mögliche Probleme kennt.
In kleinen Gemeinden fällt diese Verantwortung möglicherweise auf Personen, die bereits andere Aufgaben wahrnehmen. Deshalb ist es wichtig, dass das Modell einfach, verhältnismäßig und an die Gegebenheiten jeder Gemeinde angepasst ist.
Ziel ist es nicht, neuen Aufgaben komplizierte Namen zu geben, sondern Verantwortlichkeiten, die oft schon informell existieren, besser anzuerkennen.
…besteht darin, gemeinsame Kriterien festzulegen
Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Festlegung gemeinsamer Kriterien. Viele Datenprobleme entstehen, weil jeder Dienst oder jede Anwendung anders funktioniert.
Ein sehr einfaches Beispiel ist die Adresse einer Person oder eines Grundstücks. Wenn dieselbe Adresse dreimal geschrieben wird,eres Aufgrund der unterschiedlichen Datenquellen kann es schwierig sein, Informationen aus Volkszählungen, Steuerdaten, Stadtplanung oder Sozialdiensten miteinander zu verknüpfen. Dasselbe gilt für Personennamen, Aktenzeichen, Einrichtungen, Straßen, Aktivitäten oder Dokumentenklassifizierungen.
Datengovernance bedeutet, sich auf grundlegende Kriterien zu einigen, damit die Informationen konsistent sind:
- Wie schreiben und validieren wir Adressen?
- Wie identifizieren wir eine Person?
- Wie klassifizieren wir einen Fall?
- Welche Felder sind Pflichtfelder?
- Welche Daten sollten regelmäßig aktualisiert werden?
- Welche Daten sind sensibel und erfordern einen höheren Schutz?
- Welche Daten können zur Erstellung von Indikatoren verwendet werden?
Diese Kriterien müssen nicht komplex sein. Fehlen sie jedoch, kann jeder Personalwechsel, jedes neue Programm oder jedes neue Projekt zu mehr Chaos führen.
… dient dem besseren Schutz der Bürger
Kommunale Daten sind nicht neutral. Viele davon beziehen sich auf Personen, Familien, Wohnungen, soziale Verhältnisse, wirtschaftliche Aktivitäten oder Beziehungen zur Verwaltung. Deshalb müssen sie sorgfältig verwaltet werden.
Datengovernance bedeutet auch sicherzustellen, dass nur diejenigen Zugriff darauf haben, die sie benötigen, dass sie für legitime Zwecke verwendet werden, dass sie für einen angemessenen Zeitraum aufbewahrt werden und dass sie angemessen geschützt sind.
Dies ist besonders wichtig in kleinen Gemeinden, wo die Nähe zu den Bürgern oft sehr groß ist. Vertrauen entsteht auch dadurch, dass sichergestellt wird, dass personenbezogene Daten verantwortungsvoll behandelt werden.
Eine gute Datenverwaltung trägt dazu bei, Datenschutzverpflichtungen besser einzuhalten. transparènciaSicherheit, Interoperabilität und digitale Verwaltung. Vor allem aber trägt es zum Schutz der Menschenrechte bei.
… trifft bessere Entscheidungen
Gut organisierte Daten können dem Stadtrat helfen, bessere Entscheidungen zu treffen.
Sie können dabei helfen, herauszufinden, welche Verfahren den größten Verwaltungsaufwand verursachen, welche Dienstleistungen am stärksten nachgefragt werden, welche Einrichtungen am häufigsten genutzt werden, in welchen Bereichen der Gemeinde sich die meisten Vorfälle ereignen, welche Gruppen die meiste Unterstützung benötigen oder welche Maßnahmen die größte Wirkung erzielen.
Damit dies möglich ist, müssen die Daten verständlich, zuverlässig und vergleichbar sein. Wenn jeder Dienst die Informationen auf unterschiedliche Weise erfasst, wenn wir die Herkunft eines Datenelements nicht kennen oder dessen Qualität nicht vertrauen können, können die Indikatoren zu falschen Schlussfolgerungen führen.
Bevor wir also über Dashboards, fortgeschrittene Analysen oder künstliche Intelligenz sprechen, müssen wir über Daten-Governance sprechen.
Öffentliche Aufklärung beginnt mit gut aufbereiteten Daten.
Wo kann ein kleines Rathaus anfangen?
Ein kleiner Stadtrat kann mit sehr konkreten und erreichbaren Schritten beginnen.
- Identifizieren Sie einige wichtige Daten. Sie müssen nicht mit allem beginnen. Sie können beispielsweise mit dem Register, den Akten, der Ausrüstung, den Vorfällen, den Fördermitteln oder grundlegenden Wirtschaftsdaten anfangen.
- Fragen Sie sich, wer sie am besten kennt und wer sie auf dem Laufenden hält.
- Häufige Probleme erkennen: Duplikate, Fehler, fehlende Aktualisierungen, leere Felder, unterschiedliche Kriterien oder Schwierigkeiten beim Extrahieren von Informationen.
- Einigung auf kleinere interne Regeln: wie bestimmte Daten eingegeben werden sollen, wer sie ändern darf, wann sie überprüft werden sollen und wofür sie verwendet werden dürfen.
- Dokumentieren Sie auf einfache Weise. Ein gemeinsames Tabellenblatt, ein einfaches Tabellenblatt oder eine kurze interne Anleitung können für den Anfang ausreichen.
Am wichtigsten ist es, nicht auf ein tolles Tool oder ein tolles Projekt zu warten. Daten-Governance beginnt mit einer geordneteren und bewussteren Arbeitsweise.
Das Smart Local Government Network: Die Herausforderung in eine gemeinsame Aufgabe verwandeln
Kleine Gemeinden stehen vor dieser Herausforderung nicht allein. Die Realität vor Ort ist sehr vielfältig, und vielen Gemeinden fehlen Fachkräfte für Verwaltung und Datenmanagement. Genau deshalb ist es notwendig, gemeinsame Lösungsansätze zu entwickeln.
Das Netzwerk „Intelligente Kommunalverwaltung“ hat sich zum Ziel gesetzt, durch Arbeitsgruppen, die sich auf spezifische lokale Bedürfnisse konzentrieren, einen Mehrwert zu schaffen. Diese Gruppen tragen dazu bei, gemeinsame Verwaltungs- und Datenmanagementmodelle, gemeinsame Kriterien, wiederverwendbare technologische Lösungen, Referenzprofile von Fachkräften und Anwendungsfälle zu definieren, die von Kommunen genutzt werden können.
Das bedeutet, dass eine Gemeinde nicht bei Null anfangen muss, um zu wissen, wie sie ihre Daten inventarisiert, wie sie Verantwortlichkeiten definiert, wie sie kritische Daten priorisiert, wie sie deren Qualität verbessert oder wie sie einen datenbasierten Anwendungsfall erstellt.
Das Netzwerk zielt darauf ab, praktisches Wissen, eine gemeinsame Sprache und gemeinsame Instrumente zu fördern. Es soll außerdem ermöglichen, dass die Erfahrungen einiger Stadträte anderen zugutekommen und dass Provinzräte, Kreisräte, Localret, Consorci AOC und andere unterstützende Akteure ihre Dienstleistungen besser koordinieren können.
Die Verwaltung von Daten sollte für kleine Gemeinden keine zusätzliche Belastung darstellen. Sie sollte vielmehr dazu beitragen, dass sie besser arbeiten können – mit mehr Unterstützung, mehr Kriterien und einer größeren Kooperationsfähigkeit.
Das AOC und der lokale Weltdatenraum
In diesem Kontext möchte der Local World Data Space dazu beitragen, lokalen Akteuren gemeinsame Modelle, Dienste und Infrastrukturen zur Verfügung zu stellen, die eine verantwortungsvolle und effiziente Nutzung von Daten ermöglichen.
Die Rolle des AOC ist in Zusammenarbeit mit anderen Akteuren und Organisationen vor Ort von zentraler Bedeutung, um Doppelarbeit zu vermeiden, Standards zu fördern, gemeinsame Lösungen zu entwickeln und allen lokalen Einheiten, auch den kleinsten, den Nutzen aus der Datenkultur zu ermöglichen.
Der Wert liegt nicht nur in der Technologie selbst, sondern in einem gemeinsamen Modell, das dazu beiträgt, Daten in bessere öffentliche Dienstleistungen umzuwandeln.
Der Weg sollte nicht individuell oder improvisiert sein. Mit dem Smart Local Government Network wollen wir einen gemeinsamen Weg nach vorn entwickeln, damit alle Kommunen ihre Daten intelligenter, sicherer und nutzbringender einsetzen können. Denn letztendlich ist die Steuerung von Daten ein weiterer Weg, die Kommunalverwaltung zu verbessern.
