L’Ajuntament de Girona ha implementat un sistema automatitzat mitjançant la robòtica per actualitzar el cens de vehicles. La solució millora l’eficiència en el tractament de les dades i elimina tasques repetitives i mecàniques, fet que permet al personal municipal dedicar-se a activitats de valor afegit.
Les gestories envien a l’ajuntament les fitxes tècniques dels vehicles nous en format PDF, les quals s’han d’incorporar al cens de vehicles. Cada any s’han de donar d’alta unes 3.000 fitxes, dedicant a cadascuna 4 minuts de feina aproximadament. Aquesta tasca es caracteritza per ser molt repetitiva i consumeix molt temps i recursos humans. A més, hi ha el risc de cometre errors d’introducció de dades o de manipulació de fitxers. Gràcies a l’automatització d’aquest procés, s’ha reduït el temps mig de gestió de cada fitxa a 10 segons i amb total precisió en les dades.
Aquesta solució està documentada a l’Observatori dels DigiCanvis com a iniciativa innovadora de l’administració local.
Com funciona?
L’automatització robòtica de processos (RPA) fa referència a un programari que interactua de forma automàtica amb les aplicacions de la mateixa manera que ho fan les persones en la seva rutina diària: movent el ratolí, triant opcions, buscant en la pantalla o registrant informació.
Gràcies a aquestes capacitats, el robot RPA realitza totes les passes necessàries per introduir les dades de les fitxes en el cens de vehicles de forma automàtica i de la mateixa manera que ho faria el personal de l’organització:
- Prepara l’entorn de treball d’usuari, tanca les aplicacions obertes i inicia sessió en l’aplicació de cens de vehicles de gestió tributària.
- Com que les fitxes dels vehicles es guarden en format PDF en carpetes organitzades per dies, pregunta el mes de l’any que es vol processar
- Per cada fitxa de vehicle que hi ha a la carpeta, obre l’arxiu PDF i llegeix el camp de la matrícula. Després, comprova que el valor del camp coincideixi amb la matrícula que s’indica en el nom del fitxer (el nom dels fitxers comença amb la matrícula del vehicle al qual corresponen).
- Localitza el vehicle en l’aplicació de cens de vehicles mitjançant la matrícula, adjunta el document PDF a l’apartat corresponent i comprova que s’ha adjuntat correctament.
- Per últim, desa el PDF en un directori on es guarden tots els documents processats.
Actualment, l’Ajuntament de Girona executa aquest procés un cop al mes i dura unes 2 hores, sense cap intervenció directa del personal municipal.
Quins són els beneficis?
- Estalvi de temps. L’automatització permet processar un gran nombre de fitxes de vehicles de manera més ràpida i eficient que si es fa manualment.
- Minimització d’errors. L’automatització elimina el risc d’errors humans en la introducció de les dades. Aquestes es capturen i es traspassen de manera precisa entre els fitxers PDF i els sistemes de gestió tributària.
- Garantia de confidencialitat i seguretat de les dades. La robotització assegura la consistència de les dades tractades, així com la garantia de que l’execució del procés es realitza tal com estigui en l’automatisme, amb una traçabilitat de les accions efectuades.
El sistema està en funcionament des de maig de 2023 amb molt bons resultats: reducció del temps mig de gestió per fitxa en un 99,6%. L’estalvi de temps calculat és de 91 hores l’any amb l’automatització.
Podeu conèixer els aspectes claus a tenir en compte per replicar aquesta iniciativa a la fitxa Automatització de les altes en el cens de vehicles.
Observatori dels DigiCanvis
Nou espai per difondre i promoure projectes de transformació digital
Recopila iniciatives innovadores i bones pràctiques (DigiCanvis) que s’han implantat amb èxit a ajuntaments de Catalunya i que són una font d’inspiració per a la resta d’ens.
Si heu implantat un projecte de transformació digital amb èxit o teniu una experiència pilot, compartiu-la!
