Der Stadtrat von Girona hat a umgesetzt Automatisiertes System mit Robotik zur Aktualisierung der Fahrzeugzählung. Die Lösung Verbessert die Effizienz der Datenverarbeitung und eliminiert sich wiederholende und mechanische Aufgaben, was es den städtischen Mitarbeitern ermöglicht, sich an wertschöpfenden Aktivitäten zu beteiligen.
Die Behörden schicken die technischen Datenblätter der Neufahrzeuge im PDF-Format an das Rathaus, die in die Fahrzeugzählung einbezogen werden müssen. Pro Jahr müssen etwa 3.000 Karten registriert werden, wobei für jede Karte etwa 4 Minuten Arbeit aufgewendet werden müssen. Diese Aufgabe zeichnet sich dadurch aus, dass sie sehr repetitiv ist und viel Zeit und Personalressourcen in Anspruch nimmt. Darüber hinaus besteht die Gefahr von Dateneingabe- oder Dateimanipulationsfehlern. Dank der Automatisierung dieses Prozesses konnte die durchschnittliche Zeit für die Verwaltung jeder Datei auf 10 Sekunden reduziert werden, und das bei absoluter Genauigkeit der Daten.
Diese Lösung ist im dokumentiertDigiCanvis-Observatorium als innovative Initiative der örtlichen Verwaltung.
Wie es funktioniert?
Robotic Process Automation (RPA) bezieht sich auf Software, die automatisch mit Anwendungen auf die gleiche Weise interagiert, wie es Menschen in ihrer täglichen Routine tun: durch Bewegen der Maus, Auswählen von Optionen, Durchsuchen des Bildschirms oder Anmelden von Informationen
Dank dieser Fähigkeiten führt der RPA-Roboter alle notwendigen Schritte aus, um die Daten aus den Token automatisch und auf die gleiche Weise in die Fahrzeugzählung einzugeben, wie es die Mitarbeiter der Organisation tun würden:
- Bereiten Sie die Arbeitsumgebung des Benutzers vor, schließen Sie geöffnete Anwendungen und melden Sie sich bei der Fahrzeugzählungsanwendung für die Steuerverwaltung an.
- Da Fahrzeugdaten im PDF-Format in nach Tagen geordneten Ordnern gespeichert werden, fragen Sie nach dem Monat des Jahres, das Sie bearbeiten möchten
- Öffnen Sie für jede Fahrzeugdatei im Ordner die PDF-Datei und lesen Sie das Kennzeichenfeld. Anschließend wird überprüft, ob der Wert des Felds mit dem im Dateinamen angegebenen Nummernschild übereinstimmt (Dateinamen beginnen mit dem Nummernschild des Fahrzeugs, dem sie entsprechen).
- Suchen Sie das Fahrzeug im Kfz-Zulassungsantrag anhand der Zulassung, hängen Sie das PDF-Dokument an der entsprechenden Stelle an und prüfen Sie, ob es korrekt angehängt ist.
- Abschließend speichern Sie das PDF in einem Verzeichnis, in dem alle verarbeiteten Dokumente gespeichert werden.
Derzeit führt der Stadtrat von Girona diesen Prozess einmal im Monat durch und dauert etwa zwei Stunden, ohne dass das Gemeindepersonal direkt eingreifen muss.
Was sind die Vorteile?
- Zeitersparnis Die Automatisierung ermöglicht die schnellere und effizientere Verarbeitung einer großen Anzahl von Fahrzeugdatensätzen als bei manueller Bearbeitung.
- Minimierung von Fehlern. Durch die Automatisierung wird das Risiko menschlicher Fehler bei der Dateneingabe eliminiert. Diese werden präzise erfasst und zwischen PDF-Dateien und Steuerverwaltungssystemen übertragen.
- Gewährleistung der Vertraulichkeit und Datensicherheit. Die Robotisierung gewährleistet die Konsistenz der verarbeiteten Daten sowie die Garantie, dass die Ausführung des Prozesses wie bei der Automatisierung erfolgt, mit einer Nachvollziehbarkeit der durchgeführten Aktionen.
Das System ist seit Mai 2023 in Betrieb und hat sehr gute Ergebnisse erzielt: Reduzierung der durchschnittlichen Verwaltungszeit pro Datei um 99,6 %. Die errechnete Zeitersparnis beträgt mit Automatisierung 91 Stunden pro Jahr.
Die wichtigsten Aspekte, die bei der Umsetzung dieser Initiative zu berücksichtigen sind, finden Sie in der Datei Automatisierung der Registrierungen bei der Fahrzeugzählung.
DigiCanvis-Observatorium
Neuer Raum zur Verbreitung und Förderung digitaler Transformationsprojekte
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