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L'Observatoire Digicanvis : partager et inspirer les autres communes
La Mairie de Gérone a mis en place un système automatisé utilisant la robotique pour mettre à jour le recensement des véhicules. La solution améliore l'efficacité du traitement des données et élimine les tâches répétitives et mécaniques, ce qui permet au personnel municipal de s'engager dans des activités à valeur ajoutée.
Les agences transmettent à la mairie les fiches techniques des véhicules neufs au format PDF, qui doivent être incluses dans le recensement des véhicules. Environ 3.000 4 cartes doivent être enregistrées chaque année, consacrant environ 10 minutes de travail à chacune. Cette tâche se caractérise par être très répétitive et consomme beaucoup de temps et de ressources humaines. De plus, il existe un risque d’erreurs de saisie de données ou de manipulation de fichiers. Grâce à l'automatisation de ce processus, le temps moyen de gestion de chaque fichier a été réduit à XNUMX secondes et avec une précision totale des données.
Cette solution est documentée dans leObservatoire DigiCanvis comme une initiative innovante de l'administration locale.
Comment ça fonctionne?
L'automatisation des processus robotiques (RPA) fait référence à un logiciel qui interagit automatiquement avec les applications de la même manière que les gens le font dans leur routine quotidienne : en déplaçant la souris, en choisissant des options, en recherchant sur l'écran ou en enregistrant des informations.
Grâce à ces capacités, le robot RPA effectue toutes les étapes nécessaires pour saisir automatiquement les données des jetons dans le recensement des véhicules et de la même manière que le ferait le personnel de l'organisation :
- Préparez l'environnement de travail de l'utilisateur, fermez les applications ouvertes et connectez-vous à l'application de recensement des véhicules de gestion fiscale.
- Les dossiers des véhicules étant enregistrés au format PDF dans des dossiers organisés par jour, demandez le mois de l'année que vous souhaitez traiter.
- Pour chaque fichier de véhicule du dossier, ouvrez le fichier PDF et lisez le champ de la plaque d'immatriculation. Il vérifie ensuite que la valeur du champ correspond à la plaque d'immatriculation indiquée dans le nom du fichier (les noms de fichiers commencent par la plaque d'immatriculation du véhicule auquel ils correspondent).
- Localisez le véhicule dans la demande d'immatriculation du véhicule à l'aide de l'immatriculation, joignez le document PDF à la rubrique correspondante et vérifiez qu'il a été correctement joint.
- Enfin, enregistrez le PDF dans un répertoire où sont enregistrés tous les documents traités.
Actuellement, la Mairie de Gérone réalise ce processus une fois par mois et dure environ 2 heures, sans aucune intervention directe du personnel municipal.
Quels sont les bénéfices?
- Gain de temps L'automatisation permet de traiter un grand nombre d'enregistrements de véhicules plus rapidement et plus efficacement que si cela était effectué manuellement.
- Minimisation des erreurs. L'automatisation élimine le risque d'erreurs humaines lors de la saisie des données. Ceux-ci sont capturés avec précision et transférés entre les fichiers PDF et les systèmes de gestion fiscale.
- Garantie de confidentialité et de sécurité des données. La robotisation assure la cohérence des données traitées, ainsi que la garantie que l'exécution du processus s'effectue comme en automatisation, avec une traçabilité des actions réalisées.
Le système est opérationnel depuis mai 2023 avec de très bons résultats : réduction du temps moyen de gestion par dossier de 99,6%. Le gain de temps calculé est de 91 heures par an avec l'automatisation.
Vous pouvez découvrir les aspects clés à prendre en compte pour répliquer cette initiative dans le dossier Automatisation des inscriptions au recensement des véhicules.
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