El Ayuntamiento de Girona ha implementado un sistema automatizado mediante la robótica para actualizar el censo de vehículos. La solución mejora la eficiencia en el tratamiento de los datos y elimina tareas repetitivas y mecánicas, lo que permite al personal municipal dedicarse a actividades de valor añadido.
Las gestorías envían al ayuntamiento las fichas técnicas de los vehículos nuevos en formato PDF, que deben incorporarse al censo de vehículos. Cada año deben darse de alta unas 3.000 fichas, dedicando a cada una 4 minutos de trabajo aproximadamente. Esta tarea se caracteriza por ser muy repetitiva y consume mucho tiempo y recursos humanos. Además, existe el riesgo de cometer errores de introducción de datos o de manipulación de archivos. Gracias a la automatización de este proceso, se ha reducido el tiempo medio de gestión de cada ficha a 10 segundos y con total precisión en los datos.
Esta solución está documentada en laObservatorio de los DigiCanvis como iniciativa innovadora de la administración local.
¿Cómo funciona?
La automatización robótica de procesos (RPA) hace referencia a un software que interactúa de forma automática con las aplicaciones de la misma forma que lo hacen las personas en su rutina diaria: moviendo el ratón, eligiendo opciones, buscando en la pantalla o registrando información.
Gracias a estas capacidades, el robot RPA realiza todos los pasos necesarios para introducir los datos de las fichas en el censo de vehículos de forma automática y de la misma forma que lo haría el personal de la organización:
- Prepara el entorno de trabajo de usuario, cierra las aplicaciones abiertas e inicia sesión en la aplicación de censo de vehículos de gestión tributaria.
- Dado que las fichas de los vehículos se guardan en formato PDF en carpetas organizadas por días, pregunta el mes del año que se quiere procesar
- Por cada ficha de vehículo que hay en la carpeta, abre el archivo PDF y lee el campo de la matrícula. Después, comprueba que el valor del campo coincida con la matrícula que se indica en el nombre del archivo (el nombre de los archivos comienza con la matrícula del vehículo al que corresponden).
- Localiza el vehículo en la aplicación de censo de vehículos mediante la matrícula, adjunta el documento PDF en el apartado correspondiente y comprueba que se ha adjuntado correctamente.
- Por último, guarda el PDF en un directorio donde se guardan todos los documentos procesados.
Actualmente, el Ayuntamiento de Girona ejecuta este proceso una vez al mes y dura unas 2 horas, sin intervención directa del personal municipal.
¿Cuáles son los beneficios?
- Ahorro de tiempo. La automatización permite procesar un gran número de fichas de vehículos de forma más rápida y eficiente que si se realiza manualmente.
- Minimización de errores. La automatización elimina el riesgo de errores humanos en la introducción de los datos. Éstas se capturan y se traspasan de forma precisa entre los archivos PDF y los sistemas de gestión tributaria.
- Garantía de confidencialidad y seguridad de los datos. La robotización asegura la consistencia de los datos tratados, así como la garantía de que la ejecución del proceso se realiza tal y como esté en el automatismo, con una trazabilidad de las acciones efectuadas.
El sistema está en funcionamiento desde mayo de 2023 con muy buenos resultados: reducción del tiempo medio de gestión por ficha en un 99,6%. El ahorro de tiempo calculado es de 91 horas al año con la automatización.
Puede conocer los aspectos claves a tener en cuenta para replicar esta iniciativa en la ficha Automatización de las altas en el censo de vehículos.
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