Городской совет Жироны реализовал автоматизированная система с использованием робототехники для обновления данных учета транспортных средств. Решение повышает эффективность обработки данных и устраняет повторяющиеся и механические задачи, что позволяет муниципальному персоналу заниматься деятельностью с добавленной стоимостью.
Агентства отправляют в мэрию технические паспорта новых автомобилей в формате PDF, которые должны быть включены в перепись транспортных средств. Ежегодно необходимо регистрировать около 3.000 карт, уделяя каждой примерно 4 минуты работы. Эта задача характеризуется высокой повторяемостью и требует много времени и человеческих ресурсов. Кроме того, существует риск ошибок при вводе данных или манипуляциях с файлами. Благодаря автоматизации этого процесса среднее время управления каждым файлом сократилось до 10 секунд при полной точности данных.
Это решение задокументировано вОбсерватория DigiCanvis как новаторская инициатива местной администрации.
Как это работает?
Роботизированная автоматизация процессов (RPA) — это программное обеспечение, которое автоматически взаимодействует с приложениями так же, как люди делают это в повседневной жизни: перемещая мышь, выбирая параметры, осуществляя поиск на экране или вводя информацию.
Благодаря этим возможностям робот RPA выполняет все необходимые действия для внесения данных с токенов в учет транспортных средств автоматически и так же, как это сделали бы сотрудники организации:
- Подготовьте рабочую среду пользователя, закройте открытые приложения и войдите в приложение переписи транспортных средств для управления налогами.
- Поскольку записи о транспортных средствах сохраняются в формате PDF в папках, упорядоченных по дням, запросите месяц года, который вы хотите обработать.
- Для каждого файла транспортного средства в папке откройте файл PDF и прочитайте поле номерного знака. Затем он проверяет, соответствует ли значение поля номерному знаку, указанному в имени файла (имена файлов начинаются с номерного знака транспортного средства, которому они соответствуют).
- Найдите транспортное средство в заявлении на регистрацию транспортного средства с помощью регистрации, прикрепите PDF-документ к соответствующему разделу и проверьте правильность его прикрепления.
- Наконец, сохраните PDF-файл в каталоге, где сохраняются все обработанные документы.
В настоящее время городской совет Жироны проводит этот процесс раз в месяц и длится около 2 часов, без какого-либо прямого вмешательства со стороны муниципальных сотрудников.
Каковы преимущества?
- Сохранение времени Автоматизация позволяет обрабатывать большое количество записей о транспортных средствах быстрее и эффективнее, чем если бы это делалось вручную.
- Минимизация ошибок. Автоматизация исключает риск человеческих ошибок при вводе данных. Они точно фиксируются и передаются между PDF-файлами и системами управления налогами.
- Гарантия конфиденциальности и безопасности данных. Роботизация обеспечивает согласованность обрабатываемых данных, а также гарантию того, что выполнение процесса осуществляется так же, как при автоматизации, с прослеживаемостью выполняемых действий.
Система работает с мая 2023 года и показывает очень хорошие результаты: сокращение среднего времени управления файлом на 99,6%. Расчетная экономия времени при автоматизации составляет 91 час в год.
Вы можете узнать ключевые аспекты, которые следует принять во внимание при воспроизведении этой инициативы, в файле. Автоматизация учета при переписи транспортных средств.
Обсерватория DigiCanvis
Новое пространство для распространения и продвижения проектов цифровой трансформации
Он собирает инновационные инициативы и передовой опыт (DigiCanvis), которые были успешно реализованы в каталонских советах и являются источником вдохновения для остальных органов.
Если вы реализовали успешный проект цифровой трансформации или имеете пилотный опыт, поделитесь им!
