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L’importanza del periodo di modifica nel Digital Maturity Index (IMD)
Il Consiglio Comunale di Girona ha implementato a sistema automatizzato che utilizza la robotica per aggiornare il censimento dei veicoli. La soluzione migliora l'efficienza dell'elaborazione dei dati ed elimina attività ripetitive e meccaniche, che consente al personale comunale di impegnarsi in attività a valore aggiunto.
Le agenzie inviano al Comune le schede tecniche dei nuovi veicoli in formato PDF, che dovranno essere inserite nel censimento dei veicoli. Ogni anno è necessario registrare circa 3.000 carte, dedicando a ciascuna circa 4 minuti di lavoro. Questo compito è caratterizzato dall'essere molto ripetitivo e consuma molto tempo e risorse umane. Inoltre, esiste il rischio di errori di immissione dei dati o di manipolazione dei file. Grazie all'automazione di questo processo, il tempo medio di gestione di ogni file è stato ridotto a 10 secondi e con totale precisione nei dati.
Questa soluzione è documentata nelOsservatorio DigiCanvis come iniziativa innovativa dell'amministrazione locale.
Com funziona?
L'automazione dei processi robotici (RPA) si riferisce al software che interagisce automaticamente con le applicazioni nello stesso modo in cui fanno le persone nella loro routine quotidiana: spostando il mouse, scegliendo opzioni, effettuando una ricerca sullo schermo o registrando informazioni
Grazie a queste funzionalità, il robot RPA esegue tutti i passaggi necessari per inserire i dati dei token nel censimento dei veicoli in modo automatico e nello stesso modo in cui lo farebbe il personale dell'organizzazione:
- Preparare l'ambiente di lavoro dell'utente, chiudere le applicazioni aperte e accedere all'applicazione di censimento del veicolo di gestione fiscale.
- Poiché le registrazioni dei veicoli vengono salvate in formato PDF in cartelle organizzate per giorno, chiedi il mese dell'anno che desideri elaborare
- Per ogni file del veicolo presente nella cartella, aprire il file PDF e leggere il campo targa. Successivamente verifica che il valore del campo corrisponda alla targa riportata nel nome del file (i nomi dei file iniziano con la targa del veicolo a cui corrispondono).
- Individua il veicolo nella domanda di immatricolazione del veicolo utilizzando la registrazione, allega il documento PDF nella sezione corrispondente e verifica che sia stato allegato correttamente.
- Infine, salva il PDF in una directory in cui vengono salvati tutti i documenti elaborati.
Attualmente, il Comune di Girona esegue questo processo una volta al mese e dura circa 2 ore, senza alcun intervento diretto da parte del personale comunale.
Quali sono i vantaggi?
- Che fa risparmiare tempo L'automazione consente di elaborare un gran numero di record di veicoli in modo più rapido ed efficiente rispetto a quanto avviene manualmente.
- Minimizzazione degli errori. L'automazione elimina il rischio di errori umani nell'immissione dei dati. Questi vengono accuratamente acquisiti e trasferiti tra file PDF e sistemi di gestione fiscale.
- Garanzia di riservatezza e sicurezza dei dati. La robotizzazione garantisce la coerenza dei dati elaborati, nonché la garanzia che l'esecuzione del processo avvenga come nell'automazione, con una tracciabilità delle azioni eseguite.
Il sistema è operativo da maggio 2023 con ottimi risultati: riduzione del tempo medio di gestione per pratica del 99,6%. Il risparmio di tempo calcolato è di 91 ore all'anno con l'automazione.
Puoi scoprire gli aspetti chiave da tenere in considerazione per replicare questa iniziativa nel file Automazione delle iscrizioni al censimento dei veicoli.
Osservatorio DigiCanvis
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